Il mondo della digitalizzazione ha vissuto enormi cambiamenti negli ultimi decenni. Si è passati col tempo dalla firma su carta a alla firma elettronica e digitale. Le normative sono infatti in continua evoluzione ed è facile perdersi o non riuscire a restare aggiornati sulle ultime modifiche. Effettivamente, esistono norme poco conosciute come quelle riguardanti la firma autografa sostituita a mezzo stampa. Ne hai mai sentito parlare? In questo articolo ti spieghiamo cos’è e com’è inquadrata oggi dalla legge.
Sommario
- Che cos'è la firma autografa sostituita a mezzo stampa?
- La sua evoluzione
- La firma .png
- La firma elettronica
- La firma Yousign
Che cos'è la firma autografa sostituita a mezzo stampa?
Prima di spiegare cos’é, partiamo dalla sua definizione. La firma autografa sostituita a mezzo stampa è un tipo di firma che “non impone il legame stretto tra titolare, firma e documento, perché questa non è altro che un’attribuzione, attraverso una dicitura, della paternità dell’atto” regolamentata dall’articolo 3 comma 2 del D.lgs 39/1993.
La procedura è molto semplice. Consiste nell’apporre la dicitura “Firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3, comma 2, del D.Lgs. 39/93“, dopo il titolo e il nome e cognome del titolare del documento. E’ utilizzata principalmente nella pubblica amministrazione e nelle scuole per reclamare la paternità dell’atto in sistemi informativi automatizzati.
Secondo l’articolo del decreto legislativo, infatti:
“Nell’ambito delle pubbliche amministrazioni l’immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi informatici o telematici, nonché l’emanazione di atti amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnati dall’indicazione della fonte e del responsabile dell’immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall’indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile.” art. 3, comma 2, D.Lgs. 39/93
Esempio:
La sua evoluzione
Questo procedimento nasce negli anni ‘90 al fine di favorire la digitalizzazione. L'obiettivo è difatti quello di snellire le attività amministrative dei grandi enti pubblici che si ritrovano spesso ad inviare centinaia di atti ai contribuenti. Un altro esempio sono le centinaia di circolari o pagelle distribuite nelle scuole.
Sostituire la firma autografa del funzionario responsabile con la stampa meccanizzata sul documento cartaceo, permette di automatizzare e velocizzare i processi. Tuttavia, come precisato dal decreto legislativo, questo tipo di firma può essere utilizzato unicamente su documenti cartacei provenienti da un sistema informatico.
La riforma del CAD del 2010 (d.lgs. 235/2010) ha permesso il definitivo abbandono di questa modalità di firma favorendo la completa gestione digitale di tutti i processi amministrativi. Dall’essere la norma, la firma autografa sostituita con mezzo stampa è quindi diventata un’eccezione a cui ricorrere solo nel caso in cui la pubblica amministrazione dimostri l’impossibilità nell’usare le nuove tecnologie.
Nel 2016, invece, un altro decreto legislativo (d.lgs. 179/2016) ha abrogato tutti gli articoli del d.lgs.39/1993 tranne il comma 1 dell'art. 3. Ad oggi la firma autografa sostituita a mezzo stampa può essere applicata esclusivamente per stampare e inviare massivamente dei documenti a terzi. Tuttavia, non essendo la stampa un atto amministrativo, essa non ha alcun valore giuridico.
La firma .png
Non bisogna confondere la firma autografa sostituita a mezzo stampa con la firma .png. Pur sembrando simili, hanno infatti ben poco in comune. La firma in formato .png è semplicemente un’immagine scansionata di una firma, la quale attraverso software specifici può essere inserita in un documento pdf. Può anche essere disegnata col mouse o su un tablet. E’ quindi un modo indubbiamente facile per creare la propria firma in formato .png.
Ad ogni modo, come la firma autografa sostituita a mezzo stampa, anche la firma in formato .png non è legalmente vincolante poiché non è riconosciuta dalla legge.
La firma elettronica
Facciamo ora un confronto dettagliato con la firma elettronica.
L’unica cosa che hanno in comune queste modalità di firma è il fatto che in entrambi i casi appaiono sul documento informatico il nome e il cognome del firmatario. In quanto a legalità e procedimento, invece, non presentano nessuna similitudine in quanto firma autografa sostituita a mezzo stampa e firma elettronica non sono assolutamente la stessa cosa.
La firma elettronica è una soluzione al 100% digitale che consente di firmare diversi tipi di documenti a distanza, e da un qualsiasi dispositivo informatico. In base al tipo di documento e al livello di sicurezza scelto, si può decidere quale firma elettronica apporre.
E’ una soluzione notevolmente più rapida e totalmente paperless, oltre ad essere certificata e decisamente più moderna.
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La firma Yousign
Ad oggi sono tanti i provider che offrono questo servizio, ma il più vantaggioso in termini di sicurezza e praticità è senz’altro Yousign.
Yousign è una soluzione SaaS di firma elettronica in forte crescita attualmente presente in Italia, Francia, Germania e Polonia. E a differenza della firma autografa sostituita a mezzo stampa, questa ha validità legale in quanto approvata dalla regolamentazione eIDAS.
Ti stai chiedendo come funziona Yousign? E’ molto più che semplice: dovrai collegarti alla nostra webapp da un motore di ricerca, caricare i documenti che desideri firmare, e apporre la tua firma in pochissimi click. E’ tutto! Il tuo nome e cognome appariranno sul “foglio” informatico.
Se preferisci disegnare la tua propria firma, invece, nessun problema. Yousign offre anche questa opzione.
Parlando di opzioni, come accennato precedentemente, puoi scegliere che tipo di firma elettronica usare a seconda del livello di sicurezza. Ciò significa che nel processo di firma, si possono aggiungere degli step come l’inserimento di un codice OTP o di un documento d’identità. Leggi questo articolo per saperne di più su tutti i tipi di firma elettronica.
Ti farà piacere sapere che con Yousign potrai anche effettuare una presa visione dei documenti. Non ci sarà quindi alcun bisogno di stampare centinaia di atti e di spedirli, si potrà fare tutto digitalmente.
In un mondo che si sta digitalizzando sempre più è infatti importante restare al passo coi tempi. La firma autografa sostituita a mezzo stampa è ormai datata, la tecnologia si è evoluta e ti permette di fare qualsiasi cosa molto più comodamente e in pochissimo tempo. Perché non approfittarne?
Ricapitolando
La firma autografa sostituita a mezzo stampa è utilizzata principalmente nella pubblica amministrazione e nelle scuole. Permette di snellire i processi aziendali poiché consiste nel sostituire la firma autografa del funzionario con la dicitura “Firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3, comma 2, del D.Lgs. 39/93“. Tuttavia, ad oggi non ha più alcun valore legale.
La firma autografa sostituita a mezzo stampa e la firma in formato .png sembrano simili, ma non lo sono. Quest'ultima è l’immagine scansionata di una firma che si può successivamente inserire in documenti pdf. Ma nemmeno questo metodo è approvato dalla legge!
La firma elettronica è l’alternativa ideale applicabile anche nella pubblica amministrazione o nelle istituzioni. Ti ricordiamo alcuni vantaggi di Yousign:
- è paperless, non ci sarà più bisogno di stampare centinaia di migliaia di circolari
- si può effettuare una presa visione dei documenti
- è semplice da utilizzare e rapidissima
- è certificata e approvata dal regolamento eIDAS
- puoi scegliere se inserire il tuo nome e cognome o se disegnare la tua firma
- hai scelta tra diversi tipi di firma elettronica
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