La firma autografa sostituita a mezzo stampa è una modalità semplificata, utilizzata dalla Pubblica Amministrazione italiana per firmare documenti cartacei generati da sistemi informatici. Consiste nel riportare nome, cognome e ruolo del responsabile, al posto della firma manuale.
Prevista dall’art. 3 del D.Lgs. 39/1993, questa formula è ancora ammessa in ambito amministrativo, ma ha un valore legale molto limitato e non è opponibile a terzi. In questa guida scoprirai quando si può utilizzare, cosa dice la normativa, e perché oggi è preferibile adottare la firma elettronica, pienamente conforme al Regolamento eIDAS.
Che cos'è la firma autografa sostituita a mezzo stampa?
La firma autografa sostituita a mezzo stampa è una forma di sottoscrizione usata nei documenti digitali, in cui non si appone fisicamente la firma, ma si indica in chiaro il nome, il cognome e il ruolo del responsabile.
È prevista dall’art. 3, comma 2 del D.Lgs. 39/1993 e si presenta così:
“Firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3, comma 2, del D.Lgs. 39/93”
Questa dicitura viene stampata sul documento per attribuire la paternità dell’atto, senza necessità di una firma manuale o elettronica.
A differenza della firma elettronica, come quella offerta da Yousign, non crea un legame crittografico con il documento e non garantisce lo stesso livello di sicurezza e tracciabilità.
Un esempio
Quando è valida?
La firma autografa sostituita a mezzo stampa è riconosciuta in Italia dall’articolo 3, comma 2 del D.Lgs. 39/1993.
"Negli atti predisposti mediante sistemi informatici o telematici delle amministrazioni pubbliche, la firma autografa può essere sostituita dall'indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile." Articolo 3, comma 2 del Decreto Legislativo 12 febbraio 1993, n. 39
Scopri l'esperienzaNon è una firma elettronica né un'autografa tradizionale: è una dicitura digitale inserita in un documento informatico che riporta il nome e il ruolo del responsabile.
Questa firma ha validità solo in ambiti specifici, come atti amministrativi interni generati da sistemi informatici automatizzati. È ammessa nelle amministrazioni pubbliche, ma non ha efficacia legale nei contratti privati, né può essere usata per atti che richiedono una firma con valore probatorio pieno.
La sua utilità sta nel semplificare la gestione dei documenti digitali, purché sia chiara la provenienza dell’atto e il rispetto delle condizioni previste dal Codice dell’amministrazione digitale.
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La sua evoluzione
Questo procedimento nasce negli anni ‘90 al fine di favorire la digitalizzazione. L'obiettivo è difatti quello di snellire le attività amministrative dei grandi enti pubblici che si ritrovano spesso ad inviare centinaia di atti ai contribuenti.
Un altro esempio sono le centinaia di circolari o pagelle distribuite nelle scuole. Sostituire la firma autografa del funzionario responsabile con la stampa meccanizzata sul documento cartaceo, permette di automatizzare e velocizzare i processi.
Tuttavia, come precisato dal decreto legislativo, questo tipo di firma può essere utilizzato unicamente su documenti cartacei provenienti da un sistema informatico. La riforma del CAD del 2010 (d.lgs. 235/2010) ha permesso il definitivo abbandono di questa modalità di firma favorendo la completa gestione digitale di tutti i processi amministrativi. Dall’essere la norma, la firma autografa sostituita con mezzo stampa è quindi diventata un’eccezione a cui ricorrere solo nel caso in cui la pubblica amministrazione dimostri l’impossibilità nell’usare le nuove tecnologie.
Nel 2016, invece, un altro decreto legislativo (d.lgs. 179/2016) ha abrogato tutti gli articoli del d.lgs.39/1993 tranne il comma 1 dell'art. 3. Ad oggi la firma autografa sostituita a mezzo stampa può essere applicata esclusivamente per stampare e inviare massivamente dei documenti a terzi. Tuttavia, non essendo la stampa un atto amministrativo, essa non ha alcun valore giuridico.
Ricorda
La firma autografa sostituita a mezzo stampa non va confusa con la firma in formato .png. Sebbene possano sembrare simili, si tratta di due modalità molto diverse e con finalità distinte. La firma .png è, in sostanza, un'immagine digitalizzata della propria firma scritta a mano, creata scansionando una firma su carta oppure disegnandola con il mouse, su tablet o tramite software grafici. Viene poi inserita manualmente all’interno di un documento, ad esempio in formato PDF.
Qual è la differenza tra firma autografa sostituita a mezzo stampa e firma elettronica?
Attenzione a non confonderle: anche se entrambe riportano il nome del firmatario, firma autografa sostituita a mezzo stampa e firma elettronica sono strumenti molto diversi.
Aspetto | Firma autografa a mezzo stampa | Firma elettronica |
|---|---|---|
Contesto d’uso | Solo PA, documenti cartacei da sistemi automatizzati | Pubblico e privato, documenti digitali |
Valore legale | Limitato, non opponibile a terzi | Pieno valore giuridico (eIDAS) |
Identificazione firmatario | Non garantita | Garantita (soprattutto con firma qualificata) |
Tracciabilità | Nessuna | Totale (audit trail, verifica del firmatario, marcatura) |
Flessibilità d’uso | Solo per stampe massive, ambiti interni | Contratti, accordi, dichiarazioni, in qualsiasi contesto |
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Ad oggi sono tanti i provider che offrono questo servizio, ma il più vantaggioso in termini di sicurezza e praticità è senz’altro Yousign.
Yousign è una soluzione SaaS di firma elettronica in forte crescita attualmente presente in Italia, Francia, Germania e Spagna. E a differenza della firma autografa sostituita a mezzo stampa, questa ha validità legale in quanto approvata dalla regolamentazione eIDAS.
Ti stai chiedendo come funziona Yousign? E’ molto più che semplice: dovrai collegarti alla nostra webapp da un motore di ricerca, caricare i documenti che desideri firmare, e apporre la tua firma in pochissimi click. E’ tutto! Il tuo nome e cognome appariranno sul “foglio” informatico.
Se preferisci disegnare la tua propria firma, invece, nessun problema. Yousign offre anche questa opzione.
Parlando di opzioni, come accennato precedentemente, puoi scegliere che tipo di firma elettronica usare a seconda del livello di sicurezza. Ciò significa che nel processo di firma, si possono aggiungere degli step come l’inserimento di un codice OTP o di un documento d’identità.
Ricapitolando: quale firma scegliere oggi?
La firma autografa sostituita a mezzo stampa è stata per anni una prassi comune nella Pubblica Amministrazione e nel settore scolastico. Consisteva nel sostituire la firma a mano con una dicitura prestampata del tipo:
“Firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3, comma 2, del D.Lgs. 39/93”.
Oggi, tuttavia, questa modalità non ha più alcun valore legale se non in casi molto specifici e residuali.
Anche la firma in formato .png, ovvero l’immagine della firma scansionata e incollata su un PDF, non è riconosciuta legalmente. Non offre garanzie di autenticità, integrità o tracciabilità del documento.
La vera alternativa moderna e legale è la firma elettronica, che si applica anche ai documenti prodotti dalla Pubblica Amministrazione o da enti istituzionali.
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- Conforme al Regolamento eIDAS, con validità legale certificata
- Scegli se firmare con nome e cognome digitato o con una firma grafica disegnata
- Più livelli di firma elettronica disponibili, da quella semplice a quella qualificata
In un contesto sempre più digitale, scegliere una firma elettronica affidabile non è solo una questione di praticità: è una garanzia di conformità legale, sicurezza e efficienza.
FAQ
Che cosa significa “firma autografa sostituita a mezzo stampa”?
È una forma di sottoscrizione che sostituisce la firma autografa tradizionale con una dicitura digitale prestampata contenente nome, cognome e ruolo del soggetto responsabile del documento. Questa modalità è prevista dall’art. 3, comma 2 del D.Lgs. 39/1993 e viene applicata su documenti generati da sistemi informatici. Non si tratta di una firma elettronica e non implica alcun certificato digitale.
Quando è legalmente accettabile?
È ammessa esclusivamente in ambito pubblico, per atti amministrativi o documenti digitali interni. La validità giuridica è subordinata al rispetto di requisiti specifici:
- il documento deve provenire da un sistema informatico automatizzato;
- deve indicare in modo chiaro e leggibile il nominativo del responsabile;
- deve essere conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Questa firma non è opponibile a terzi e non può essere utilizzata in contesti contrattuali o nel settore privato.
Quali documenti prevedono questo tipo di firma?
Questo tipo di firma è utilizzata principalmente in:
- attestati scolastici
- comunicazioni istituzionali
- provvedimenti interni alla pubblica amministrazione
- documenti generati da software gestionali pubblici
Non è idonea per contratti, atti giuridici privati o documenti che richiedano opposabilità a terzi.
In cosa si differenzia dalle altre firme?
La firma autografa sostituita a mezzo stampa non è una firma grafica né una firma elettronica. A differenza della firma elettronica qualificata o avanzata, non garantisce l’identità del firmatario, non assicura l’integrità del documento e non è opponibile a terzi. È una prassi amministrativa interna, priva di certificati digitali e limitata a contesti regolamentati.
La firma elettronica è obbligatoria nei documenti delle pubbliche amministrazioni?
Dipende dal tipo di documento. In molti casi, le PA possono utilizzare la firma autografa sostituita a mezzo stampa per semplificare la produzione massiva di documenti digitali (es. circolari, certificati scolastici). Tuttavia, per comunicazioni ufficiali con valore legale, scambi tra enti o con cittadini, o atti vincolanti, è obbligatorio ricorrere a una firma elettronica qualificata, che garantisce tracciabilità, sicurezza e validità giuridica piena, secondo quanto previsto dal Regolamento eIDAS.
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