Il mondo della digitalizzazione documentale ha rivoluzionato il modo in cui firmiamo e gestiamo atti amministrativi, soprattutto nelle pubbliche amministrazioni. Dalla firma su carta siamo passati alla firma elettronica, oggi regolata da normative precise e in continua evoluzione. Ma esistono anche modalità meno conosciute, come la firma autografa sostituita a mezzo stampa, ancora utilizzata nei sistemi informatici pubblici per semplificare la sottoscrizione di documenti amministrativi. In questo articolo ti spieghiamo cosa prevede la normativa, quando si può usare e in cosa si differenzia dalle firme digitali moderne.
Che cos'è la firma autografa sostituita a mezzo stampa
Prima di approfondire il concetto, partiamo dalla definizione normativa.
La firma autografa sostituita a mezzo stampa è una forma di sottoscrizione che non crea un legame diretto tra il documento e il firmatario, ma serve esclusivamente per attribuire la paternità dell’atto tramite una dicitura prestabilita. E regolamentata dall’articolo 3, comma 2, del Decreto Legislativo n. 39/1993.
La procedura è semplice. Sul documento viene apposta la seguente dicitura: “Firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3, comma 2, del D.Lgs. 39/93”, accompagnata dal nome, cognome e ruolo del titolare del documento.
Questo tipo di firma non comporta l’apposizione manuale della firma, ma si limita a indicare, in forma testuale, chi è il responsabile dell’atto.
La firma autografa sostituita a mezzo stampa è una formula utilizzata principalmente nella Pubblica Amministrazione e negli enti scolastici per attribuire la paternità di un atto generato digitalmente. Non si tratta di una firma “scritta a mano” né di una vera firma elettronica, ma di una dicitura che attesta chi è il responsabile del documento.
Questo tipo di firma trova fondamento giuridico nell’articolo 3, comma 2 del Decreto Legislativo 39/1993, secondo cui, negli atti generati tramite sistemi informatici o telematici, la firma autografa può essere sostituita dall’indicazione a stampa del nominativo del soggetto responsabile, a patto che siano chiaramente specificati la fonte e il responsabile della trasmissione o dell’elaborazione.
Un esempio
Validità legale e ambiti di utilizzo
La firma autografa sostituita a mezzo stampa è riconosciuta legalmente in Italia, ma esclusivamente in contesti ben definiti. La sua validità è sancita dall’art. 3, comma 2 del D.Lgs. 39/1993, che ne consente l’impiego all’interno delle pubbliche amministrazioni, a condizione che il documento sia prodotto da un sistema informatico automatizzato e che riporti chiaramente il nome del soggetto responsabile dell’emissione. Non si tratta di una firma autografa nel senso tradizionale, né di una firma elettronica: non prevede l’uso di certificati digitali né garantisce l’identificazione certa del firmatario.
Per questo motivo, il suo utilizzo è limitato ad atti amministrativi interni e non è adatta per contratti, atti privati o documenti che richiedano una piena tracciabilità e opposabilità a terzi. Si rivela invece utile per semplificare i processi documentali in ambito scolastico, sanitario o istituzionale, dove serve solo attestare formalmente la provenienza di un documento.
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La sua evoluzione
Questo procedimento nasce negli anni ‘90 al fine di favorire la digitalizzazione. L'obiettivo è difatti quello di snellire le attività amministrative dei grandi enti pubblici che si ritrovano spesso ad inviare centinaia di atti ai contribuenti. Un altro esempio sono le centinaia di circolari o pagelle distribuite nelle scuole.
Sostituire la firma autografa del funzionario responsabile con la stampa meccanizzata sul documento cartaceo, permette di automatizzare e velocizzare i processi. Tuttavia, come precisato dal decreto legislativo, questo tipo di firma può essere utilizzato unicamente su documenti cartacei provenienti da un sistema informatico.
La riforma del CAD del 2010 (d.lgs. 235/2010) ha permesso il definitivo abbandono di questa modalità di firma favorendo la completa gestione digitale di tutti i processi amministrativi. Dall’essere la norma, la firma autografa sostituita con mezzo stampa è quindi diventata un’eccezione a cui ricorrere solo nel caso in cui la pubblica amministrazione dimostri l’impossibilità nell’usare le nuove tecnologie.
Nel 2016, invece, un altro decreto legislativo (d.lgs. 179/2016) ha abrogato tutti gli articoli del d.lgs.39/1993 tranne il comma 1 dell'art. 3. Ad oggi la firma autografa sostituita a mezzo stampa può essere applicata esclusivamente per stampare e inviare massivamente dei documenti a terzi. Tuttavia, non essendo la stampa un atto amministrativo, essa non ha alcun valore giuridico.
Ricorda
La firma autografa sostituita a mezzo stampa non va confusa con la firma in formato .png. Sebbene possano sembrare simili, si tratta di due modalità molto diverse e con finalità distinte. La firma .png è, in sostanza, un'immagine digitalizzata della propria firma scritta a mano, creata scansionando una firma su carta oppure disegnandola con il mouse, su tablet o tramite software grafici. Viene poi inserita manualmente all’interno di un documento, ad esempio in formato PDF.
Confronto tra firma autografa sostituita a mezzo stampa e firma elettronica
A prima vista, firma autografa sostituita a mezzo stampa e firma elettronica potrebbero sembrare simili, perché in entrambi i casi sul documento compare il nome e cognome del firmatario. Ma nella sostanza, sono due strumenti molto diversi per quanto riguarda procedura, finalità e valore giuridico.
La firma autografa a mezzo stampa è utilizzabile esclusivamente nei sistemi automatizzati della Pubblica Amministrazione, dove può sostituire la firma autografa solo se viene indicato il responsabile dell’atto. Non garantisce tuttavia l’identità del firmatario né l’integrità del documento. Non è opponibile a terzi ed è vincolata a un contesto d’uso ristretto e normato.
La firma elettronica, invece, è una tecnologia completa, 100% digitale e conforme al regolamento europeo eIDAS, che permette di firmare documenti a distanza, da qualunque dispositivo. A seconda del livello scelto (semplice, avanzato, qualificato), offre garanzie crescenti in termini di identificazione del firmatario, sicurezza, tracciabilità e validità legale. È una soluzione moderna, flessibile e soprattutto legalmente vincolante, ideale per firmare contratti, accordi, dichiarazioni e qualsiasi documento rilevante a livello giuridico, sia nel settore pubblico che privato.
In breve: la firma elettronica rappresenta oggi lo standard più evoluto e affidabile per firmare digitalmente, ben oltre le possibilità della firma a mezzo stampa.
La firma elettronica di Yousign
Ad oggi sono tanti i provider che offrono questo servizio, ma il più vantaggioso in termini di sicurezza e praticità è senz’altro Yousign.
Yousign è una soluzione SaaS di firma elettronica in forte crescita attualmente presente in Italia, Francia, Germania e Spagna. E a differenza della firma autografa sostituita a mezzo stampa, questa ha validità legale in quanto approvata dalla regolamentazione eIDAS.
Ti stai chiedendo come funziona Yousign? E’ molto più che semplice: dovrai collegarti alla nostra webapp da un motore di ricerca, caricare i documenti che desideri firmare, e apporre la tua firma in pochissimi click. E’ tutto! Il tuo nome e cognome appariranno sul “foglio” informatico.
Se preferisci disegnare la tua propria firma, invece, nessun problema. Yousign offre anche questa opzione.
Parlando di opzioni, come accennato precedentemente, puoi scegliere che tipo di firma elettronica usare a seconda del livello di sicurezza. Ciò significa che nel processo di firma, si possono aggiungere degli step come l’inserimento di un codice OTP o di un documento d’identità.
Ricapitolando
La firma autografa sostituita a mezzo stampa è utilizzata principalmente nella pubblica amministrazione e nelle scuole. Permette di snellire i processi aziendali poiché consiste nel sostituire la firma autografa del funzionario con la dicitura “Firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3, comma 2, del D.Lgs. 39/93“. Tuttavia, ad oggi non ha più alcun valore legale.
La firma autografa sostituita a mezzo stampa e la firma in formato .png sembrano simili, ma non lo sono. Quest'ultima è l’immagine scansionata di una firma che si può successivamente inserire in documenti pdf. Ma nemmeno questo metodo è approvato dalla legge!
La firma elettronica è l’alternativa ideale applicabile anche nella pubblica amministrazione o nelle istituzioni. Ti ricordiamo alcuni vantaggi di Yousign:
- è paperless, non ci sarà più bisogno di stampare centinaia di migliaia di circolari
- si può effettuare una presa visione dei documenti
- è semplice da utilizzare e rapidissima
- è certificata e approvata dal regolamento eIDAS
- puoi scegliere se inserire il tuo nome e cognome o se disegnare la tua firma
- hai scelta tra diversi tipi di firma elettronica
FAQ
Che cosa significa “firma autografa sostituita a mezzo stampa”?
È una forma di attribuzione di responsabilità in un documento generato da un sistema informatico. Consiste nel riportare a stampa il nome del responsabile al posto della firma a mano.
Quando è legalmente accettabile?
È accettata solo nel contesto della Pubblica Amministrazione e in ambiti regolamentati, ad esempio nel settore scolastico o amministrativo. Il suo uso è limitato ai documenti prodotti da sistemi automatizzati, a condizione che venga indicato il nome del soggetto responsabile, la fonte del documento e che il contesto normativo lo consenta.
Quali documenti prevedono questo tipo di firma?
Generalmente è usata su:
- attestati scolastici
- documenti amministrativi interni
- comunicazioni istituzionali
- provvedimenti digitali prodotti da software gestionali pubblici
In cosa si differenzia dalle altre firme?
- Non è una firma grafica né elettronica
- Non garantisce l’identità o l’integrità del documento come fa la firma elettronica
- È valida solo in ambiti specifici e non ha valore in contesti privati o contrattuali
- È una prassi amministrativa, non uno strumento di autenticazione
La firma elettronica è obbligatoria nei documenti delle pubbliche amministrazioni?
Non sempre. Le pubbliche amministrazioni possono adottare firme sostitutive a mezzo stampa in determinati casi. Tuttavia, per alcuni procedimenti o atti di particolare rilevanza (es. comunicazioni tra enti o con i cittadini), il codice di amministrazione digitale o la normativa specifica di settore può richiedere l’uso di una firma elettronica qualificata, che assicura autenticità, tracciabilità e sicurezza.
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