Come digitalizzare e gestire i documenti aziendali in modo sicuro

Quello della trasformazione digitale è senza dubbio uno dei temi cardine che caratterizzano il mondo aziendale degli ultimi anni. Grazie a un avanzamento delle tecnologie e a una sempre maggiore attenzione delle aziende all'efficienza, la digitalizzazione è diventata un aspetto chiave per garantire la competitività della propria impresa nel mercato globale.

Oggi parleremo di una sfaccettatura di questo argomento che ti tocca particolarmente da vicino e che risulta, per vari motivi che spiegheremo, tra i più importanti da affrontare: la digitalizzazione dei documenti aziendali.

Come funziona? Quali strumenti richiede? Come implementare una strategia efficace? Ne parliamo qui sotto.

Andiamo per prima cosa a rispondere a una domanda chiave: perché digitalizzare tutti i documenti all'interno di un'azienda? Semplicemente, perché i vantaggi sono davvero moltissimi:

• risparmio economico – con costi di produzione e conservazione decisamente inferiori rispetto alla vecchia carta, i documenti digitali consentono un importante risparmio, che può permettere di allocare un maggiore budget verso ambiti che creano valore;
• maggiore sostenibilità – sempre più aziende scelgono di passare a un approccio paperless anche per ragioni ambientali, riducendo così la loro impronta di CO2.
• possibilità di implementare policy zero trust – la gestione digitale dei documenti consente una rigida regolamentazione degli accessi, vale a dire che è possibile limitare l'accesso dei dipendenti solo a quei documenti che sono indispensabili nelle loro mansioni, applicando quelle che vengono chiamate policy “zero trust”. In questo modo, in caso gli accessi di un qualche dipendente finissero nelle mani dei cybercriminali, questi non potrebbero mettere le mani sull'integrità dei documenti aziendali, ma solo su quelli che il dipendente in questione aveva l'autorizzazione di visionare;
• accesso e ricerca semplificati – i documenti digitali possono essere visionati da chiunque sia autorizzato ad accedervi, a prescindere da dove si trova. Questo significa che qualunque dipendente o stakeholder può visionare i documenti che gli occorrono, anche se si trova in una sede diversa. Inoltre, la ricerca all'interno degli archivi sarà facilitata da funzioni di ricerca impensabili nei vecchi archivi cartacei, che rendono qualunque informazione accessibile nell'arco di pochi secondi;
• più trasparenza – la trasparenza è un valore sempre più ricercato sia nel mercato B2C che B2B. Offrendo a clienti, dipendenti e partner l'accesso ai documenti che li riguardano in formato digitale, si alimentano fiducia e lealtà alla propria azienda;
• più efficienza – non c'è alcun dubbio che la digitalizzazione dei processi amministrativi e burocratici permetta una migliore gestione del tempo, con i compiti più ripetitivi che vengono automatizzati e i dipendenti indirizzati verso mansioni a maggiore valore aggiunto;
• più agilità e velocità – grazie allo scambio più rapido di documenti dovuto alla loro digitalizzazione (si pensi semplicemente all'esempio delle fatture o degli ordini ai fornitori) è possibile applicare politiche just in time e rendere la propria azienda più agile e veloce, pronta a rispondere alle opportunità e alle esigenze del mercato non appena queste si presentano;
• meno errori umani – grazie all'uso di template e workflow preimpostati l'errore umano si riduce drasticamente, riducendo anche le perdite ad esso collegate;
• migliore esperienza per clienti, dipendenti e fornitori – con clienti, dipendenti e fornitori sempre più attenti all'esperienza che un'azienda può garantirgli, la digitalizzazione offre fluidità, semplicità e rapidità, permettendo anche modalità di lavoro full remote;
• accesso a nuovi mercati – la digitalizzazione dei documenti aziendali abbatte le barriere spaziali, consentendo alle aziende di accedere a mercati fisicamente lontani dalla loro sede;
• insight dai dati – fatture e altri documenti offrono preziose metriche che possono consentire alla tua azienda di prendere decisioni strategiche informate e basate sui dati;
• riduzione delle frodi – vantaggio particolarmente importante in settori come quello bancario, è legato alla possibilità di mettere al lavoro sui documenti digitali dei tool di rilevazione dei comportamenti sospetti, prevenendo appunto i tentativi fraudolenti.

Con un mercato che, secondo il Politecnico di Milano, ha raggiunto nel 2024 un valore di 2,3 miliardi di euro solo in Italia (+13% rispetto al 2021), il settore della gestione digitale dei documenti è in pieno sviluppo. Ma quali sono quelli più importanti per la gestione documentale digitale? Vediamoli subito:

• DMS o EDRMS: i DMS (Document Management System o sistemi di gestione documentale) e gli EDRMS (Electronic Document and Records Management System o sistemi di gestione dei documenti e dei record elettronici) sono entrambi software per la gestione documentale utilizzati dalle aziende per le loro molte e utili funzionalità, come la creazione e l'archiviazione dei documenti, la ricerca avanzata, i workflow, la collaborazione e molte altre. Nella nota più avanti potrai conoscere in base a quali criteri scegliere l'uno o l'altro.
• Sistemi di sicurezza avanzata: la digitalizzazione dei documenti della tua azienda non può non andare di pari passo con l'implementazione di misure di sicurezza digitali che siano all'altezza dei rischi. Tra questi ci sono VPN, sistemi di autenticazione a due fattori e strumenti per l'analisi dei comportamenti degli utenti, al fine di individuare anomalie sospette.
• Firma elettronica e sigillo elettronico: entrambi strumenti fondamentali per la gestione di procedure come la firma di contratti, le relazioni con la PA, la candidatura a bandi e appalti e molto altro.
• Identità digitale: legata al punto precedente, consente di svolgere in modalità digitale molte operazioni delicate che richiedono una verifica dell'identità.
• PEC: strumento cruciale per comunicazioni sicure e certificate
• EDI: l'electronic data interchange o interscambio elettronico di dati è una tecnologia che ha lo scopo di consentire lo scambio elettronico di documenti tra aziende, eliminando l'uso di documenti cartacei. Viene impiegato soprattutto tra le aziende che lavorano in ambito supply chain.

Scopriamo ora i passaggi fondamentali per passare a una digitalizzazione completa dei tuoi processi relativi ai documenti:

• pianifica con attenzione il tuo programma di digitalizzazione, tenendo conto anche delle esigenze organizzative dell'azienda e dei requisiti di conformità del tuo settore;
• scegli gli strumenti migliori per le tue necessità. Ad esempio, per procedere alla digitalizzazione dei documenti cartacei, avrai bisogno di un DMS o di un EDRMS con solide funzionalità di riconoscimento ottico dei caratteri;
• forma il tuo personale affinché possa adottare i nuovi processi in modo sicuro e fluido;
• implementa nuovi workflow digitali, magari avvantaggiandoti delle funzionalità dei tuoi nuovi strumenti software.

La base legislativa della svolta digitale italiana nella gestione dei documenti è senza dubbio il Codice dell'Amministrazione Digitale (ovvero il D.Lgs. 82/2005) e successive modifiche. Il CAD stabilisce che:

• il documento informatico sia del tutto equiparato a quello cartaceo, a patto di rispettare criteri di autenticità, leggibilità, reperibilità e integrità;
• la conservazione digitale di tali documenti debba avvenire con metodi certificati;
• la dematerializzazione, ovvero la conversione dei documenti da cartacei a digitali, debba anch'essa avvenire con processi certificati o con dei raffronti da parte di un notaio.

A livello europeo, fondamentale è la normativa eIDAS, che regolamenta i servizi fiduciari quali la firma elettronica, la conservazione digitale qualificata (eArchiving) e la marca temporale.

Altri importanti elementi normativi da tenere a mente sono l'obbligo di fatturazione elettronica (e di conservazione delle fatture per 10 anni tramite sistemi conformi), l'obbligo di Registro Elettronico dei Rifiuti, l'eCMR per il trasporto merci. Informati sui requisiti specifici del tuo settore per non rischiare di incorrere in sanzioni.

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