Come scegliere il miglior software per la firma elettronica in Italia

Sei alla ricerca di un servizio software per firmare documenti da remoto in tutta sicurezza e comodità? In questo articolo di guideremo alla scoperta dei software per la firma di documenti informatici, e ti offriremo dei consigli utili per trovare quello giusto per le tue esigenze.

Un software per la firma elettronica può essere utile in moltissimi ambiti:

• Relazioni con la Pubblica Amministrazione: un software per la firma elettronica, specialmente quando si tratta di firma digitale, velocizza le relazioni con gli uffici e gli enti pubblici, consentendo le relazioni da remoto.
• Risorse umane: nel mondo HR, la possibilità di far firmare contratti, NDA e altre tipologie di documenti senza la presenza fisica del firmatario è un grandissimo vantaggio, soprattutto da quando lo smart working è diventato una modalità di lavoro diffusa. Per non parlare poi del fatto che un buon software per la firma elettronica offre anche importanti funzionalità di automazione che riducono il carico di lavoro e velocizzano i processi di firma.
• Banche e assicurazioni: nell'ambito dei servizi finanziari e assicurativi, un software di firma elettronica consente di firmare i documenti in modo sicuro e tracciabile, assicurando la valenza legale della firma.
• Imprese: un software per la firma elettronica consente di firmare documenti della massima importanza come gare d'appalto pubbliche o bilanci, in modo pratico, sicuro e capace di mantenere la confidenzialità dei dati.

Vediamo ora un importante concetto legato proprio alla sicurezza della firma e dei dati ad essa collegati: quello di Trust Service Provider o, per dirlo in italiano, prestatore di servizi fiduciari.

Un Trust Service Provider (TSP) è una figura descritta dalla regolamento eIDAS, la normativa europea relativa alla firma elettronica e all'amministrazione digitale in generale. Si tratta di un'entità – che può essere un ente pubblico o un'azienda privata – che offre servizi quali firme elettroniche, marche temporali e altri, in conformità con la legge. 

Questo significa che ha le competenze per effettuare la verifica dell'identità del firmatario, autenticare e certificare la firma, oltre a garantire l'integrità del documento firmato e il fatto che non sia stato modificato. In questo modo, assicura il valore legale della firma e del documento. 

In Italia, a vigilare sulla conformità dei TSP è l'AgID (l'Agenzia per l'Italia Digitale). Inutile dire che il tuo fornitore di software per la firma elettronica deve essere un Trust Service Provider autorizzato dall'AgID.

Anche se alcuni fornitori che si occupano di firme digitali offrono tale tipologia di firma tramite appositi dispositivi (come smartcard o token USB), oggi ci si orienta sempre di più verso soluzioni 100% software che offrono la firma digitale remota, senza bisogno di dispositivi hardware che possono sempre rompersi e vanno sostituiti periodicamente.

Tali soluzioni possono essere di due tipi:

• SaaS: acronimo che sta per software as a service, indica delle applicazioni pronte all'uso che non richiedono laboriose installazioni né il coinvolgimento di tecnici.
• API: la versione API di un software può essere integrata nei sistemi esistenti, nei fatti diventandone parte e permettendo a chi li utilizza di inserire semplicemente la nuova tecnologia nel suo flusso di lavoro.

I migliori provider offrono entrambe le soluzioni, per accontentare sia i clienti che desiderano un software pronto all'uso, che quelli che preferiscono inserire le funzionalità di firma elettronica all'interno del loro sistema esistente.

Un buon software per la firma elettronica deve avere le seguenti caratteristiche:

• Sicurezza: imprescindibile per assicurare che i tuoi dati più delicati (come la tua firma e i tuoi documenti) siano protetti, si ottiene con l'implementazione di tecnologie all'avanguardia e sistemi di autenticazione sicuri. 
• Facilità d'uso: il tuo software deve velocizzare e semplificare i tuoi processi, non rallentarli e complicarli. Inoltre, deve essere facilmente utilizzabile da persone prive di particolari competenze tecniche.
• Conformità: abbiamo spiegato poco sopra l'importanza di questo punto. Solo un provider in regola con la legge può garantire la validità legale dei documenti firmati.
• Velocità: la possibilità di firmare per via digitale un documento velocizza moltissimi procedimenti burocratici. Un buon software è in grado di sfruttare al massimo tali potenzialità, grazie a flussi rapidi e reminder che possono fare sì che un documento venga restituito firmato in pochi minuti.
• Versatilità: come dicevamo nel capitolo precedente, un software deve adattarsi alle esigenze di chi lo utilizza, sia dal punto di vista delle funzionalità che da quello tecnico.
• Capacità di automazione: non è solo questione di far firmare da remoto i propri documenti, ma anche di automatizzare alcuni compiti ripetitivi, come l'invio di reminder o l'elaborazione di documenti standardizzati.
• Miglioramento continuo: un provider di qualità si impegna affinché la nuova versione del suo software sia sempre migliore delle versioni precedenti. Un software che rimane statico e non migliora nel tempo non sarà in linea con le ultime tecnologie e potrebbe anche risultare vulnerabile agli attacchi dei cybercriminali.

Vediamo ora tre consigli che ti guideranno nella scelta del fornitore ideale per le tue necessità.

Esistono diverse tipologie di firma elettronica, a seconda del livello di sicurezza che ti occorre. Si va dalla firma elettronica semplice, alla firma OTP, proseguendo con la firma elettronica avanzata e la firma digitale. Stabilisci quella che fa al caso tuo e trova un provider in grado di offrirla.

Yousign offre :

• firma OTP: ideale in moltissimi contesti e più sicura della firma elettronica semplice grazie all'autenticazione tramite inserimento di codice inviato via SMS, e-mail, messaggio vocale o messaggistica;
• firma elettronica avanzata (FEA): per chi desidera un livello di sicurezza in più, offre un'autenticazione più robusta.

API o SaaS? Dipende dalle tue preferenze e necessità. Se sei un privato cittadino, la soluzione SaaS è senza dubbio quella più semplice da usare. Se invece sei un'azienda, potresti preferire un'API da integrare nei tuoi software esistenti. 

Yousign offre entrambe le possibilità, con un'applicazione SaaS intuitiva e personalizzabile, e un'API facile da integrare per un percorso di firma fluido.

I migliori fornitori di software per firma elettronica offrono la possibilità di una prova gratuita delle loro soluzioni. Sfruttala per scoprire se si tratta dell'opzione più adatta a te.