Il settore legale non è risparmiato dalle importanti trasformazioni della digitalizzazione, ma, rispetto ad altri, è ancora più soggetto a regole rigide che vanno assolutamente rispettate. In questo post, vogliamo fornire una guida breve ma completa per gli avvocati e gli studi legali che desiderano utilizzare la firma elettronica nel loro lavoro quotidiano.
Riassunto in breve:
- Definizione: la firma elettronica si divide in tre categorie: semplice (FES), avanzata (FEA) e qualificata o digitale (FEQ), con livelli di sicurezza e validità legale crescenti.
- Obbligo normativo: la firma digitale è obbligatoria per gli avvocati nel Processo Civile Telematico, le notifiche PEC, l'autenticazione delle procure, la mediazione telematica e i ricorsi al CNF.
- Valore legale: Secondo il Codice dell'Amministrazione Digitale, la firma digitale ha valore identico alla firma autografa in tutti i contesti legali.
- Sanzioni: L'assenza di firma digitale quando obbligatoria comporta la nullità dell'atto, possibili sanzioni deontologiche dall'Ordine e risarcimenti verso i clienti.
- Come ottenerla: È necessario rivolgersi a un prestatore di servizi fiduciari qualificati, iscritto nell'elenco ufficiale dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) o nel corrispondente elenco UE.
Cosa dice la legge
Non possiamo non partire con una veloce ricognizione delle normative che regolamentano la questione della sottoscrizione elettronica in generale:
- Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014) - normativa europea nata per armonizzare l'utilizzo dei servizi di fiducia digitale e della firma elettronica in particolare all'interno dei diversi paesi UE, descrive le diverse tipologie di sottoscrizione esistenti e le loro specifiche tecniche.
- Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) - la legge italiana di riferimento, recepisce quanto stabilito dall'eIDAS e specifica le caratteristiche che garantiscono validità legale alle firme elettroniche. In particolare, sottolinea che la firma digitale, un particolare tipo di firma di cui parleremo a breve, ha valore identico alla firma autografa.
Le diverse tipologie di firma
Prima di entrare nello specifico dell'ambito legale, occorre fare una breve panoramica sulle diverse firme elettroniche esistenti e descritte nelle normative a cui abbiamo accennato sopra:
- Firma elettronica semplice (FES) - si tratta di una tipologia generica, priva di caratteristiche tecniche specifiche. Per questo il suo valore legale non è garantito. Può essere rafforzata grazie all'uso di una one-time-password (OTP), ovvero una password valida una sola volta che viene inviata al firmatario, ad esempio, al suo numero di cellulare. Rientrano nella categoria di FES una grande quantità di "firme" che apponiamo quotidianamente tramite dispositivi digitali, dalle semplici caselle di spunta che incontriamo su tanti siti web, agli scarabocchi che i corrieri ci chiedono di apporre sui loro terminali elettronici alla consegna di un pacco.
- Firma elettronica avanzata (FEA) - grazie all'identificazione certa del firmatario e alla sua connessione univoca con la firma e il documento, si tratta di una categoria dalla sicurezza più elevata.
- Firma elettronica qualificata (FEQ) o firma digitale - la tipologia più sicura in assoluto, viene formata grazie a una coppia di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata. La chiave privata è ad esclusivo controllo del firmatario tramite una smart card, un token USB o un token virtuale (firma digitale remota). Come stabilito dal Codice dell'Amministrazione Digitale, ha valore in tutto e per tutto identico a una firma autografa.
Tabella di confronto
Tipo di firma | Identificazione firmatario | Sicurezza | Valore legale | Dispositivo richiesto | Casi d'uso legali |
|---|---|---|---|---|---|
FES | Non garantita | Bassa | Non garantito | Nessuno (es: OTP via SMS) | Mandati semplici, consensi |
FEA | Certa e univoca | Media-alta | Presunto | No | Accordi compenso, privacy |
FEQ/Digitale | Certificata (coppia chiavi crittografiche) | Massima | = firma autografa (CAD) | Smart card/Token USB o remoto | PCT, PEC, CNF, mediazione |
Attenzione
La firma elettronica semplice (FES) non garantisce valore legale automatico. Per le pratiche legali obbligatorie come il Processo Civile Telematico o le notifiche PEC, è indispensabile utilizzare la firma digitale (FEQ).
Andiamo ora a vedere nello specifico quali sono le applicazioni delle sottoscrizioni elettroniche per gli studi legali, cominciando con la domanda più importante.
Scopri la firma elettronica facile, conforme e versatile di Yousign
Provala gratis per 14 giorni senza impegno
La firma elettronica è obbligatoria per gli avvocati?
La risposta è sì. Ma non un tipo qualunque di firma elettronica, bensì la firma digitale. Essendo che, come dicevamo sopra, per la legge italiana la firma digitale è l'equivalente virtuale di quella autografa, essa è indispensabile per tutta una serie di procedure legali che sono ormai in toto o in buona parte digitalizzate.
Quando bisogna usare la firma digitale
La firma digitale, dicevamo, è indispensabile per gli avvocati in tutta una serie di contesti legali:
- nell'ambito del Processo Civile Telematico (PCT). Nato per rendere più agile la giustizia digitalizzando alcune attività processuali e non solo, permette un grande risparmio di tempo e di denaro. La sua efficacia e validità si fondano sull'utilizzo di strumenti di fiducia digitali tra cui, appunto, la firma digitale con certificato qualificato.
- le notifiche telematiche tramite PEC. Gli atti giudiziari devono essere notificati ad altri professionisti legali, alle imprese o alla Pubblica Amministrazione tramite PEC, apponendo obbligatoriamente una firma digitale. Pena la nullità della notifica.
- l'autenticazione della procura alle liti. Nel caso di firma della procura all'avvocato da parte di un cliente, l'avvocato stesso deve autenticarne la sottoscrizione. Nell'ambito del processo telematico, questa autenticazione avviene con l'apposizione della firma digitale.
- la mediazione telematica. Verbale e accordi vanno sottoscritti con firma digitale (o con un'altra firma elettronica qualificata).
- i ricorsi al Consiglio Nazionale Forense (CNF). Come ribadito dallo stesso CNF nella sentenza n. 149 del 24 aprile 2024, le impugnazioni inviate per via telematica devono obbligatoriamente essere accompagnate dalla firma digitale.
Importante
Come da Decreto Legge n. 179 del 18 ottobre 2012, articolo 16-bis, il deposito telematico con firma digitale è obbligatorio per tutte le procedure civili. L'assenza di firma digitale comporta l'inammissibilità dell'atto e possibili sanzioni disciplinari.
Ci sono poi molti altri documenti legati al lavoro degli avvocati che possono essere sottoscritti in modalità elettronica. Vediamo quali sono.
Gli altri documenti che possono essere firmati elettronicamente
Ma i documenti e i processi che gli avvocati sono obbligati per legge a sottoscrivere tramite firme digitali non esauriscono gli ambiti di applicazione delle firme elettroniche. Ad esempio:
- Mandato professionale. Anche se spesso il mandato viene comunicato semplicemente a voce, può essere buona norma prevedere una sottoscrizione vera e propria. Quest'ultima può essere anche compiuta da remoto, tramite una banale firma elettronica semplice.
- Accordo sul compenso. Documento di maggiore importanza, va obbligatoriamente firmato pena la sua nullità. Laddove non sia possibile o non si voglia passare per la vecchia firma autografa, si può prevedere l'uso di una FEA o FEQ.
- Informativa sulla privacy. Data la delicatezza dei dati trattati in ambito legale, è bene affidarsi a una sottoscrizione con un livello di sicurezza elevato, come la FEA o FEQ.
Cosa succede se non si rispetta l'obbligo di utilizzo della firma digitale?
Torniamo per un attimo all'obbligo di utilizzo della firma digitale nell'ambito del Processo Civile Telematico e non solo. Cosa succede se tale obbligo non viene rispettato? Le conseguenze possono essere gravi.
In prima istanza, l'atto che avrebbe dovuto essere oggetto della sottoscrizione può essere considerato nullo o inammissibile, pregiudicando in modo irrimediabile la posizione del cliente. In secondo luogo, l'avvocato può andare incontro a un illecito deontologico che può essere sanzionato dall'Ordine o addirittura, se causa un danno al cliente, prevedere un risarcimento verso quest'ultimo in sede civile.
Nota Bene
Il deposito telematico è obbligatorio per tutte le procedure civili che rientrano all'interno della normativa vigente. La mancata conformità può comportare conseguenze sia processuali che deontologiche.
Come ottenere una firma digitale (o altra firma elettronica)
Un avvocato che voglia dotarsi di una firma digitale (ma in generale di una qualunque firma elettronica) deve rivolgersi a un prestatore di servizi fiduciari qualificati. Questi sono enti pubblici o aziende private dotati di precise caratteristiche tecniche che li autorizzano a emettere firme conformi alla legge.
Nei fatti, l'emissione delle firme avviene tramite software, che possono essere proposti in forma di SaaS pronti all'uso o integrati nei sistemi informatici esistenti dello studio legale (o dell'azienda).
L'elenco dei fornitori autorizzati è disponibile sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale. Basterà sceglierne uno adatto alle proprie esigenze, aprire un account e seguire la procedura per ottenere la firma digitale. Ricordiamo che quest'ultima è, in pratica, una firma elettronica qualificata, ed è così che viene indicata nelle piattaforme di alcuni fornitori.
Dispositivi fisici VS firma digitale remota
Tradizionalmente, per utilizzare la firma digitale serve una smart card (tesserino dotato di chip con certificato digitale) o un token USB contenente il certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi). La prima va inserita in un lettore smart card collegato al computer.
Il lettore smart card permette di leggere la smart card per l'apposizione della firma digitale e utilizzare la coppia di chiavi crittografiche memorizzate. Questo è il metodo tradizionale ancora molto diffuso tra gli avvocati, soprattutto per l'ordine degli avvocati e le pratiche processo civile telematico.
Il costo di questi dispositivi tradizionali varia generalmente tra €30 e €150 all'anno, a seconda del fornitore scelto e dell'inclusione o meno del lettore smart card. I principali fornitori qualificati in Italia includono Aruba, InfoCert, Namirial, Poste Italiane, Intesa, e altri prestatori accreditati AgID.
Tuttavia, le soluzioni moderne come Yousign permettono di utilizzare la firma digitale remota, eliminando completamente la necessità di token USB smart card o lettori fisici. La verifica dell'identità avviene tramite riconoscimento automatico del documento d'identità e video-identificazione, rendendo il processo più rapido, accessibile e utilizzabile anche da smartphone.
Buono a sapersi
Con Yousign, la firma qualificata funziona senza smart card né token USB. La verifica dell'identità avviene tramite riconoscimento del documento e autenticazione video, rendendo il processo più rapido e accessibile da qualsiasi dispositivo.
Scegli la firma facile, versatile e conforme di Yousign
Pensata per soddisfare le esigenze di firma di professionisti e aziende, la soluzione di fiducia digitale di Yousign (Youtrust) offre:
- tutte le tipologie di firma elettronica (FES, FEA e FEQ o firma digitale)
- firma elettronica qualificata che può essere utilizzata in totale autonomia dai firmatari, grazie alla verifica automatica del documento d'identità e alla verifica facciale tramite video
- la possibilità di utilizzare la soluzione come SaaS o integrarla nei propri sistemi
- funzionalità aggiuntive anti-frode come la verifica dei documenti, del conto bancario e dell'identità
- sigillo elettronico, per sigillare e certificare elettronicamente i documenti e avere una sicurezza in più
- flussi di lavoro tutto-in-uno specifici per settore
- firme conformi eIDAS e CAD, valide in tutta l'Unione Europea
- intuitività e rapidità d'uso
- funzionalità di automazione, come i reminder automatici e i modelli per i documenti più frequenti
- un team di esperti pronto a supportarti nell'ottimizzazione delle tue procedure di firma.
Scopri di più su come Yousign può semplificare le tue firme e aiutarti a ottenere la totale conformità di legge in tutta facilità. Prenota una demo con un nostro consulente, o comincia subito il periodo di prova gratuito di 14 giorni!
FAQ
Gli avvocati sono obbligati a usare la firma digitale?
Sì, gli avvocati - così come altri professionisti legali, come ad esempio i notai - hanno l'obbligo di utilizzo della firma digitale per alcune operazioni. Tra queste ci sono il Processo Civile Telematico, le notifiche telematiche tramite PEC, l'autenticazione della procura alle liti, la mediazione telematica e i ricorsi al CNF.
Quali sono i vantaggi dell'uso delle firme elettroniche in ambito legale?
I vantaggi sono notevoli, e vanno da una velocizzazione delle procedure a un risparmio in termini economici (sia per gli studi legali che per lo Stato). Inoltre, l'utilizzo di funzionalità di verifica dei documenti d'identità e la connessione automatica con i registri digitali permette di incrociare dati e allertare in caso di possibili frodi.
Quali caratteristiche dovrebbe avere un fornitore di servizi fiduciari qualificati per funzionare bene in ambito legale?
Un fornitore di servizi fiduciari qualificati utilizzato in ambito legale dovrebbe:
- prevedere l'uso di diverse firme elettroniche, non solo quelle digitali obbligatorie per legge
- offrire un'interfaccia intuitiva e facile da utilizzare, che non richieda lunghi tempi di apprendimento
- avere un sistema di prezzi in linea con le esigenze degli studi e dei professionisti sia grandi che piccoli, per adattarsi ai loro volumi d'uso
- includere funzionalità utili quali i modelli per i documenti più frequenti - pensiamo ad esempio alle informative sulla privacy o agli accordi sui compensi
- prevedere un'assistenza rapida in caso di problematiche, che possa intervenire in tempi brevi quando ne hai bisogno.
Quanto costa ottenere una firma digitale per avvocati?
Il costo varia in base alla soluzione scelta. Per i dispositivi tradizionali (smart card o token USB con lettore), i prezzi vanno generalmente da €30 a €150 all'anno presso i principali fornitori qualificati. Con soluzioni SaaS moderne come Yousign, si adotta un modello di tariffazione flessibile basato sull'utilizzo effettivo, con piani adatti sia a professionisti individuali che a studi legali di medie e grandi dimensioni, senza necessità di investire in hardware.
Posso usare la firma digitale anche da smartphone?
Sì. Le soluzioni di firma digitale remota come Yousign permettono di firmare documenti direttamente da smartphone tramite app, senza bisogno di smart card, token USB o lettori fisici. Il processo di identificazione avviene tramite video e documento d'identità, rendendo la firma accessibile ovunque.
Quali sono i principali fornitori di firma digitale per avvocati in Italia?
I principali prestatori di servizi fiduciari qualificati sono elencati sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID). Tra i 21 fornitori attualmente accreditati ci sono: Actalis, Aruba PEC, InfoCert, Namirial, Poste Italiane, Intesa, Register, TeamSystem e soluzioni internazionali conformi eIDAS come Yousign, che offre firma digitale remota senza necessità di dispositivi fisici.
Scopri come Yousign può rendere più facili e rapide le tue procedure di firma
Comincia subito il periodo di prova gratuito di 14 giorni
