Firma digitale: cos'è, come funziona e come ottenerla

Molto spesso tendiamo a fare confusione tra i concetti di firma digitale e firma elettronica in quanto entrambe sono molto utilizzate nel nostro quotidiano per firmare diversi tipi di documenti.

In questo articolo approfondiremo in maniera dettagliata il tema della firma digitale, i suoi usi pratici e le caratteristiche che la differenziano dalla firma elettronica.

Sei pronto per scoprire tutte le peculiarità della firma digitale in questo articolo completo? Buona lettura! 

Partiamo innanzitutto dalla definizione di “firma digitale”: la firma digitale è una tipologia di firma elettronica qualificata, che ha la stessa equivalenza della firma autografa in quanto garantisce un riconoscimento di identità forte del firmatario che la utilizza e dà un valore legale certo del documento firmato.

In Italia la firma elettronica qualificata (FEQ) più diffusa e nota è infatti la firma digitale. La firma elettronica qualificata rappresenta oggigiorno il livello più alto per la sicurezza di una firma, questo a causa della sua complessità tecnica e la sua alta certificazione e regolamentazione da parte dell’AgID.

Da un punto di vista tecnico, la firma digitale funziona tramite l’utilizzo di un sistema di crittografia asimmetrica. Due chiavi crittografiche, di cui una pubblica (appartenente al destinatario) ed una privata (appartenente al titolare), vengono utilizzate per assicurarsi dell’integrità e dell’originalità di uno o più documenti informatici.

In maniera più specifica, quindi, la firma digitale ed il suo funzionamento sono basati su tre principi fondamentali riconosciuti:

• Il principio dell’autenticità del firmatario - la cui identità viene riconosciuta con l’uso di un sistema di chiavi di autenticazione;
• Il principio dell’integrità dei documenti firmati - che non verranno e non potranno essere modificati dopo l’apposizione della firma;
• Il principio del non ripudio dei documenti - un documento firmato da una persona tramite questa firma non potrà essere disconosciuto dalla persona che lo ha firmato.

In Italia è l’AgID (Agenzia per l’italia digitale) che si occupa dell’emissione del certificato di firma digitale, il quale lega l’identità di una persona fisica alla chiave pubblica e che garantisce la veridicità di questo legame e l’identità del titolare.

La firma digitale è una tipologia di firma prevista soltanto in Italia ed è regolamentata dal CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale -, come definito nell’ articolo 24, dlgs 82/2005: 

In generale, si possono distinguere due modalità di firma digitale: la firma digitale e la firma digitale remota. Se la prima necessita dell’utilizzo di un token USB o di una smart card per essere apposta sui documenti, la seconda, invece, non ne ha bisogno.

La firma digitale apposta tramite token USB (o anche chiavetta USB) utilizza anche una SIM card ed un software capace di leggere i documenti e di apporre la firma sugli stessi in un secondo momento. La firma digitale con smart card, invece, utilizza un apposito lettore collegato ad un computer e un software specifico in grado di leggere la firma e di apporla sul documento desiderato.

Come chiarito nel paragrafo precedente, la firma digitale è un tipo di firma elettronica qualificata (FEQ). Questo significa che garantisce un livello molto elevato di identificazione del firmatario di un documento.

La firma digitale è considerata la forma più forte di autenticazione elettronica, in quanto si basa su:

• un certificato di firma rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato;
• un dispositivo sicuro per la creazione della firma (come smart card o token USB);
• la conformità con il Regolamento europeo eIDAS (UE n. 910/2014).

La firma elettronica qualificata ha valore legale equivalente a una firma autografa e attribuisce pieno valore giuridico ai documenti informatici. Una volta firmato, il documento non può essere modificato e la firma è riconosciuta legalmente in tutti i Paesi dell'Unione Europea.

Inoltre, la FEQ presenta un importante vantaggio giuridico: l’inversione dell’onere della prova. Chi desidera contestare un documento firmato digitalmente deve presentare prove concrete della falsità della firma. 

Questa inversione dell’onere della prova rende la firma di un documento con FEQ estremamente sicura, sia per il titolare della firma elettronica qualificata, che firmerà con crittografia asimmetrica, sia per la sua controparte contrattuale, tutelata legalmente nel caso in cui il firmatario dichiarasse di non essere stato lui a firmare il documento.

La firma elettronica qualificata condivide i criteri di sicurezza della firma elettronica avanzata, ma introduce ulteriori vincoli:

• verifica preventiva dell'identità del firmatario;
• conservazione della chiave crittografica privata in un dispositivo QSCD (Qualified Signature Creation Device).

La procedura richiede l’intervento di un’autorita di certificazione che verifica e convalida l'identità del firmatario prima del rilascio del kit di firma.

Le modalità di verifica dell'identità per ottenere una firma digitale possono variare:

• A domicilio, con presentazione del documento a un incaricato;
• Riconoscimento via webcam, assistito da un operatore;
• Presso un ufficio postale;
• Con marca da bollo e firma di un pubblico ufficiale.

A seguito della verifica, si riceve un "token" (smart card, chiavetta USB o badge) necessario per firmare i documenti con pieno valore legale.

Affinché un documento firmato digitalmente sia valido, è essenziale che il servizio utilizzato sia conforme ai requisiti del regolamento europeo eIDAS e alle normative sulla protezione dei dati (GDPR). Questo significa che ogni firma deve garantire l’integrità del contenuto, l’autenticità dell’identità del firmatario e la non ripudiabilità. Yousign, ad esempio, è un prestatore di servizi fiduciari qualificato (QTSP), il che assicura che tutte le firme apposte tramite la piattaforma siano legalmente riconosciute in tutta l’Unione Europea. Inoltre, funzionalità come l'autenticazione via OTP, i certificati digitali e l’archiviazione sicura dei documenti permettono di operare in piena tranquillità anche in ambiti regolamentati, come quello legale, sanitario o finanziario.

Una volta compreso cos'è la firma digitale e quali sono i suoi vantaggi, è importante sapere come viene tecnicamente apposta la firma sui documenti. In questo contesto entrano in gioco i formati di firma elettronica riconosciuti in Europa: CAdES e PAdES.

Anche se spesso si tende a considerarli equivalenti, i due non sono intercambiabili e rispondono a logiche diverse. Entrambi sono standard approvati a livello europeo (Direttiva 2011/130/EU), ma ciascuno ha caratteristiche, funzionalità e casi d’uso distinti.

Il formato CAdES, ad esempio, è tipico della firma digitale qualificata e permette di firmare qualsiasi tipo di file, generando un documento con estensione .p7m (busta crittografica), che include:

• il file originale,
• la firma digitale,
• e la chiave per verificarne l’autenticità.

Al contrario, il formato PAdES è specifico per i file .pdf e incorpora la firma direttamente nel documento, senza modificarne l’estensione, rendendolo più leggibile e pratico per l’uso quotidiano.

La firma digitale, avente un valore equivalente alla firma autografa di un individuo, può risultare utile in vari ambiti ed è essenziale per firmare alcuni tipi di documenti.

Come vedremo più avanti, infatti, questo tipo di firma qualificata è uno degli strumenti utili per lo scambio di documenti con la Pubblica Amministrazione e in particolar modo con la Camera di Commercio, il proprio Comune di residenza, l’INAIL o l’INPS.

Dato l’alto livello di sicurezza e di tutela legale di questo tipo di firma e la forte identificazione del firmatario di un documento che essa comporta, i documenti che normalmente possono essere firmati con questo tipo di firma sono svariati e diversi. 

• Si può di fatto utilizzare la firma digitale per firmare da remoto: dichiarazioni ed atti costitutivi da presentare al registro delle imprese, deposito di bilanci, comunicazioni ufficiali etc..
• La firma digitale puo’ essere anche utilizzata dai privati per snellire il processo di firma di alcuni tipi di documenti che potrebbero richiedere una presenza fisica dell’individuo. Basti pensare che i vari tipi di firme qualificate, soprattutto la firma digitale da remoto, permettono di firmare in un batter d’occhio contratti, fatture elettroniche, ordini di acquisto, verbali di riunioni, scambi con la PA.
• Per alcune categorie di documenti, la firma digitale è addirittura obbligatoria come per esempio durante la presentazione di bandi pubblici per le aziende o la richiesta di finanziamenti.

Come già accennato nel paragrafo precedente, sia i liberi professionisti che le imprese hanno la possibilità di usufruire di questo strumento e di firmare dei documenti in formato digitale tramite l’utilizzo di questo strumento.

Per le imprese, la firma digitale può essere considerata un mezzo particolarmente indicato per firmare documenti importanti a distanza, come ad esempio quelli che implicano una certa rilevanza strategica per l’azienda e che devono essere soggetti ad un livello di sicurezza di firma elevato. 

Degli esempi chiave potrebbero essere contratti di cessione, contratti di acquisizione, visure camerali, atti immobiliari da presentare all’Agenzia delle Entrate. 

Un’azienda può anche gestire, con la firma digitale, tutti quei documenti che riguardano protocolli informatici, procedure di archiviazione documentale, servizi camerali, mandati informatici di pagamento e procedure telematiche di acquisto.

La firma digitale rappresenta uno strumento importante per garantire la validità legale di un documento. Tuttavia, non è sempre necessaria, specialmente per l’uso quotidiano in contesti privati o aziendali meno strutturati. In molti casi, soluzioni più semplici possono risultare più pratiche.

Quante volte hai ricevuto via email documenti da firmare, come informative privacy o moduli interni? In situazioni come queste, non è necessario ricorrere a una firma digitale qualificata. Una firma elettronica semplice o firma con OTP è spesso sufficiente per confermare l’accettazione del contenuto in modo pratico e legalmente valido.

Secondo diverse analisi di settore, la firma digitale si dimostra particolarmente utile quando si tratta di firmare documenti ufficiali da inviare alla Pubblica Amministrazione, garantendo un elevato livello di sicurezza e valore legale. Tuttavia, questa tecnologia richiede spesso dispositivi fisici come smart card, token USB o lettori compatibili, che possono rendere la procedura più complessa per utenti non esperti o in contesti aziendali meno strutturati.

In effetti, circa il 60% delle aziende lavora prevalentemente con enti pubblici, mentre solo una piccola percentuale, pari al 3%, interagisce direttamente con cittadini privati, in particolare nei settori bancario, assicurativo o legale. Per questo motivo, scegliere il giusto tipo di firma elettronica significa anche valutare l’ambiente operativo, la frequenza d’uso e la necessità di gestire dati sensibili o contratti digitali in modo conforme.

In tutti gli altri scenari, l’adozione di una firma elettronica più semplice e accessibile, ad esempio tramite app online intuitive, strumenti con OTP via SMS o interfacce guidate, rappresenta la soluzione ideale per semplificare i flussi di lavoro, ridurre i tempi e garantire comunque la validità legale del documento firmato.

Difatti, il processo di firma dei documenti tra privati può essere snellito in primo luogo favorendo la digitalizzazione documentale e poi utilizzando altri tipi di firma elettronica, come la firma elettronica avanzata o con la firma OTP.

La firma elettronica, grazie alla sua semplicità d’uso è facilmente accessibile a tutti i tipi di società, liberi professionisti, PMI e grandi gruppi. Per firmare dei documenti non servono né processi complicati né tecnologie specifiche perché basterà connettersi tramite un browser come Chrome, Firefox o EDGE per accedere ai documenti tramite un'e-mail di richiesta di firma ed di inserire un codice OTP ricevuto tramite SMS per confermare la propria identità.

Il documento in formato .pdf, una volta firmato, avrà un certificato elettronico integrato, il tutto senza dover installare nessun software. La firma elettronica è poi riconosciuta in tribunale a patto che l’operatore utilizzato soddisfi i requisiti tecnici richiesti e approvati dalla regolamentazione eIDAS.

Non tutte le soluzioni di firma digitale sono davvero pensate per facilitare il lavoro. Molte piattaforme, pur sembrando economiche, nascondono limiti rigidi sul numero di documenti firmabili, complicano la gestione multiutente o richiedono costi aggiuntivi per funzioni avanzate come la tracciabilità delle firme o l’archiviazione dei dati. Inoltre, alcune applicazioni risultano poco intuitive o non offrono un’assistenza localizzata, creando ostacoli inutili per aziende che desiderano processi snelli e sicuri.

Al contrario, una soluzione davvero efficace dovrebbe garantire la possibilità di firmare in modo sicuro, da qualsiasi dispositivo, con piani trasparenti e scalabili. L’acquisto online delle firme deve essere immediato, senza intermediari o contratti vincolanti, e adattarsi alle esigenze reali di liberi professionisti, PMI e grandi imprese. Le funzionalità fondamentali, come la scelta del livello di firma elettronica (semplice, OTP, avanzata, qualificata), la protezione dei dati personali e l’integrazione con altre app aziendali, devono essere parte integrante dell’offerta, non un extra a pagamento.

Scegliere la firma digitale giusta significa puntare su flessibilità, chiarezza e sicurezza. E non tutte le piattaforme sono all’altezza.

Yousign utilizza il formato di firma elettronica PAdES, con verifica dell’identità tramite codice OTP (per la firma elettronica semplice – FES) o OTP + documento d’identità (per la firma elettronica avanzata – FEA).
Questo significa che tutti i documenti da firmare devono essere in formato PDF, e vengono firmati in modo integrato, senza alterarne l’estensione.

Con Yousign, puoi anche visualizzare un'immagine della firma accanto a quella elettronica e persino disegnare la tua firma a mano, per un’esperienza più personale e intuitiva.

Tutte le firme apposte tramite Yousign sono conformi al regolamento eIDAS e completamente vincolanti a livello giuridico in tutta l’Unione Europea.
Yousign è infatti riconosciuta come Autorità di Certificazione (CA) a livello europeo: ogni firma è emessa con un certificato elettronico sicuro, così puoi firmare i tuoi documenti digitali con la massima tranquillità.

Sebbene la firma elettronica “usa e getta”, ovvero la possibilità di firmare un solo documento senza creare un account o attivare un abbonamento, non sia prevista in senso stretto, Yousign offre comunque una valida alternativa:

• Soluzioni in abbonamento: piani mensili o annuali adatti anche a chi firma pochi documenti, ma desidera una soluzione professionale e conforme.
• Prova gratuita di 14 giorni: nessun impegno, ideale per firmare uno o più documenti senza costi, anche in caso di necessità saltuarie.
• Un piano base su misura: perfetto per liberi professionisti e piccole imprese, con accesso completo alle funzionalità principali (firma via OTP – FES, firma elettronica avanzata – FEA).

Conformità eIDAS garantita: ogni documento firmato ha pieno valore legale in tutta l’Unione Europea.

Con Yousign, attivare un servizio di firma digitale è questione di minuti. Basta creare un account, scoprire tutte le funzionalità con la prova gratuita di 14 giorni e iniziare subito a firmare online, ovunque ti trovi. Nessun software da installare, solo una web app intuitiva che guida ogni passo del processo.

Tutti i tuoi documenti firmati sono conservati in cloud, in totale sicurezza e nel rispetto dei tuoi dati personali. Puoi monitorare ogni firma, verificare l’identità dei firmatari e scegliere il livello di firma elettronica più adatto: semplice, con OTP o avanzata.

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