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Lavoro da remoto: guida agli strumenti per lo smartworking

Strumenti per lo smartworking
Raffaella Torriero

Raffaella Torriero

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Antoine Visonneau

Lo smartworking è ormai diventato parte integrante nella attività lavorativa di tutti noi: il lavoro da remoto (o lavoro agile), infatti, è passato dall’essere un trend per pochi a una prassi lavorativa a cui tutti ci stiamo abituando. Eppure le opinioni sullo smartworking si dividono ancora tra coloro che credono che lavorare in smartworking migliori la produttività sul lavoro e coloro che invece insistono per un ritorno negli uffici.

Di sicuro, per essere produttivi nel lavoro da remoto è importante avere i giusti strumenti per lo smartworking.

Ecco una guida! ⬇

Strumenti per lo smartworking: impossibile farlo senza gli strumenti di videochiamata

Scontato, forse, menzionarle. Ma come non mettere le piattaforme e le app per fare riunioni e videochiamate al primo posto tra gli strumenti essenziali per lo smartworking e il lavoro agile?

I più noti strumenti sono senz’altro le soluzioni di Google (Google Drive e Google Meet) e Microsoft (Microsoft Teams) - tool ormai di utilizzo quotidiano per l’attività lavorativa da casa o da remoto - seguiti dalla notissima Zoom e da alcune meno popolari ma in grande crescita come Whereby, la preferita dai nomadi digitali che fanno smartworking e lavoro agile in giro per il modo.

Ci, sono poi, quelle specializzate per fare video eventi da remoto, come Blue Jeans di Verizon.

Gli strumenti per lavorare da remoto a progetti di gruppo

Non solo videochiamate: a volte il lavoro da remoto o da casa, specialmente quando calato nel contesto di un lavoro di gruppo, richiede strumenti più evoluti di collaborazione tra smartworker e membri del team che lavorano in modalità agile.

Tra questi, lo strumento essenziale per il lavoro agile rimane Google Drive, con la sua suite di strumenti per collaborare e lavorare a distanza. Ma non è l’unico: tra gli altri strumenti essenziali per lo smartworking ci sono tool come:

  • Mirò, Mural e Realtime Boards, delle board visuali che aiutano i membri del team a collaborare a distanza;
  • Trello, Asana o Monday, alcuni tra gli strumenti di project management ideali per organizzare l’attività lavorativa e lo smartworking;
  • Slack o Workplace per la messaggistica e la comunicazione tra membri di team distribuiti;
  • Notion e Airtable, una sorta di wiki dell'attività lavorativa di team agili, che lavorano dall’ufficio, da casa o da remoto.

Gli strumenti per lo smartworking che automatizzano processi

Infine, tra gli strumenti essenziali per lavorare in smartworking ci sono quelli che automatizzano processi aziendali, semplificando l’attività lavorativa di tutti i membri dei team che lavorano in modo agile, e Yousign è uno di questi!

Con la firma elettronica, infatti, è possibile concludere interamente da remoto molti processi che riguardano quasi tutte le funzioni aziendali: dai contratti HR per i nuovi dipendenti che iniziano a lavorare in smartworking, alla conclusione di accordi di vendita o di partnership a distanza.

Ci sono anche altri strumenti che automatizzano i processi di lavoro a distanza o distribuito: tra questi Salesforce è sicuramente il più famoso, altri sono “connettori” come Zapier o CRM come Hubspot o Sugar.

Il team di Yousign, lo smartworking e i suoi strumenti per lavorare da remoto

Anche il team di Yousign adotta molti di questi strumenti per lavorare da remoto: ad esempio Slack per la messaggistica, Google Drive per la gestione di file condivisi, Airtable per la pianificazione dei contenuti e Salesforce per la gestione dei clienti.

Lo smartworking e il lavoro agile, infatti, fanno parte della nostra cultura aziendale da ben prima del COVID, e abbiamo diversi team che lavorano a distanza tra la sede di Parigi e quella di Caen. Nella squadra di Yousign ci sono anche molti membri del team che lavorano interamente da remoto dalla città che preferiscono, e che hanno firmato il loro contratto di assunzione in Yousign proprio con la nostra soluzione di firma elettronica!

Infine, durante il lockdown, abbiamo messo a punto, insieme agli amici di The Coding Machine, un videogioco che riproduce fedelmente gli ambienti dell’ufficio di Parigi, per mantenere il clima dell’ufficio anche durante lo smartworking. Ognuno di noi team member può costruire il suo avatar, prendere posto all scrivanie, raggiungere le sale riunioni e addirittura incontrarsi in corridoio per scambiare quattro chiacchiere, con webcam e microfono che si attivano automaticamente ad ogni “incontro”.