Digitale Unterschrift in Word einfügen – Kann man Word Dokumente e-signieren?

Bis vor einiger Zeit wurden Dokumente, wie beispielsweise Verträge, in Papierform signiert. Nicht selten passierte dies im Beisein beider Vertragspartner:innen. Sobald das Dokument signiert war, kam der Vertrag zustande. 

In der heutigen Zeit greifen andere Mechanismen und vieles läuft auf digitalen Wegen ab. Diese fortschreitende Digitalisierung ist für Millionen von Unternehmen heutzutage ein unverzichtbares Mittel, um mit höherer Geschwindigkeit und mehr Sicherheit arbeiten zu können. So können Dokumente binnen weniger Sekunden überregional geteilt und verwaltet werden, was wiederum neue Wege zur Expansion eröffnet. 

Microsoft Office hat sich im Laufe der Jahre als Nummer 1 Software für Textverarbeitung und Vertragsverwaltung etabliert. Die meisten Unternehmen setzen bei ihrer digitalen Dokumentenstruktur auf O365, um damit Dokumente zu erstellen und zu teilen. Inzwischen ist es auch möglich, seine Unterschrift in ein Word-Dokument einzufügen. Dies hat den Vorteil, dass Dokumente nicht per Mail verschickt, ausgedruckt, unterzeichnet, eingescannt und wieder zurückgeschickt werden müssen. 

Wie man in Word eine Unterschrift erstellt und ob solch eine digitale Signatur auch rechtsgültig ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wenn Sie nicht gerade mehrere Jahrzehnte lang im Winterschlaf waren, ist Ihnen sicherlich bekannt, dass das Textverarbeitungsprogramm Word sich weltweit großer Beliebtheit erfreut. Es ist vielfältig einsetzbar und wird von Unternehmen aller Art verwendet, um Dokumente in digitaler Form aufzubereiten. 

Für die meisten Firmen gehört es sogar zu den Programmen, auf die nicht mehr verzichtet werden kann, weil es so häufig verwendet wird. Die Einsatzmöglichkeiten von Word sind quasi grenzenlos: Von der Erstellung von Angeboten, über die Ausarbeitung von Pressemitteilungen bis hin zum Aufsetzen von Verträgen ist alles möglich.

Office 365 von Microsoft wird weltweit von fast 1,2 Milliarden Menschen genutzt (das sind so viele Menschen wie in Indien leben 😯), von denen ein erheblicher Teil Stammkunden von Microsoft Word ist - die sogenannten Hooligans der Textverarbeitung ;). 

Die Alternative von Google namens Google Docs ist zwar auch sehr leistungsfähig, aber trotzdem: Word ist und bleibt für viele die Nummer eins.

In dieser Erfolgsgeschichte gibt es allerdings einen Haken: Noch immer bereit es vielen Menschen Kopfzerbrechen, wie man ein Word-Dokument unterschreibt.

Wir alle sind mit dem zeitraubenden und altmodischen Prozess, ein Blatt Papier handschriftlich zu unterschreiben, vertraut. Dieses Verfahren impliziert das potenzielle Eintreten aller möglicher Fehlerquellen: 

• Probleme beim Drucken, wenn der Drucker mal wieder kein Papier, keine Tinte oder andere Wehwehchen hat.
• …Selbiges gilt für den Prozess des Scannens
• Das zu unterzeichnende Dokument, das erst einmal durch die halbe Weltgeschichte geschickt wird - entweder per Post oder per E-Mail - bis alle Parteien unterschrieben haben.

Der Prozess ist langwierig, unübersichtlich und kann sogar zum Verlust von Dokumenten führen. Grundsätzlich gilt: Je mehr Schritte ein Prozess umfasst, desto mehr Raum bietet er auch für Fehler.

Ein kleiner Spoiler vorweg: Sie können ein Word-Dokument unterschreiben, ohne es vorher ausdrucken zu müssen.

Aber Vorsicht! ☝️Um eine elektronische Signatur auf einem Dokument anzubringen, reicht es nicht aus, das Bild Ihrer Unterschrift zu kopieren und einzufügen oder Ihre Unterschrift auf ein Touchscreen-Tablet zu kritzeln. Dies hat leider keine Rechtsgültigkeit, da keinerlei Beweise darüber entstehen, wer das Dokument tatsächlich unterzeichnet hat. Sie sollten sich deshalb dessen bewusst sein, dass Sie mit einer gescannten Unterschrift, einer gemalten, fotografierten oder eingefügten Unterschrift weit weniger geschützt sind als mit einer echten elektronischen Signatur. In unserer Infografik zu diesem Thema finden Sie weitere Informationen.

Um eine rechtsgültige digitale Unterschrift in ein Word- oder PDF-Dokument einzufügen, benötigen Sie eine Software zum elektronischen Signieren von Dokumenten, wie z.B. Yousign. Sobald Sie diese eingerichtet haben, können Sie ein Dokument am Computer rechtsgültig digital unterzeichnen.

Um ein Dokument auf einem Computer rechtsgültig unterschreiben zu können, muss im Laufe des Unterzeichnungsprozesses:

• Die Identität des Unterzeichners festgestellt werden.
• Die Unveränderbarkeit des Dokuments sichergestellt werden.
• Ein digitales Zertifikat verwendet werden, das mit den unterzeichnenden Personen verknüpft ist.

Diese Anforderungen sind gewährleistet, wenn Sie mit zertifizierten und eIDAS-konformen Vertrauensdiensteanbietern wie Yousign unterschreiben, bei denen der Unterzeichner oder die Unterzeichnerin über elektronische Daten authentifiziert bzw. identifiziert wird. Außerdem kann durch die Generierung eines sogenannten Hash-Wertes sichergestellt werden, dass das nachträgliche Bearbeiten eines bereits signierten Dokuments sichtbar gemacht wird. Elektronische Signaturen von e-Signatur-Anbietern bieten deshalb ein hohes Maß an Sicherheit und Rechtsgültigkeit. 

Eine Web-App oder API-Schnittstelle eines Anbieters für e-Signaturen kann sowohl von Android-Nutzer:innen als auch auf Mac-Geräten verwendet werden.

Die Vorteile dieses Verfahrens?

1. Der Verbrauch von Papier und Tinte fällt weg, da Ihre Word-Dokumente online signiert werden, ohne dass sie ausgedruckt werden müssen.

2. Der Signaturprozess ist schneller, einfacher und sicherer: 

• Unterzeichner:innen authentifizieren bzw. identifizieren sich vor dem Unterschreiben per SMS-Einmalpasswort oder per AutoIdent-Verfahren.
• Die digital unterschriebenen Vereinbarungen werden von europäischen Behörden rechtlich anerkannt.
• Die Integrität und Authentizität des Dokuments wird gesichert.

3. Ihre Vertragspartner:innen können das von ihnen bevorzugte Gerät zum Unterschreiben verwenden (PC, Smartphone oder Tablet).

4. Sie können den Signaturprozess in Echtzeit verfolgen (Kommentare, Validierung, Signatur).

Wie kann man also am Computer eine digitale Unterschrift unter ein Dokument setzen? Mit Yousign ist das ganz einfach. Die ausführliche Anleitung finden Sie im folgenden Abschnitt. Zunächst schildern wir Ihnen den Signaturprozess aus Sicht des Senders der Signaturanfrage.

Und so wiederum sieht der Signaturprozess aus Sicht des Empfängers der Signaturanfrage aus:

Das Einfügen einer Signatur in ein Word- oder PDF-Dokument mit Yousign könnte nicht einfacher und sicherer sein! Dank Yousign ist das Einfügen einer digitalen Signatur in Word ein Kinderspiel. Sie können Verträge an die Unterzeichnenden versenden und sogar automatische Erinnerungen aktivieren, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Jetzt brennt uns nur noch eine einzige Frage unter den Fingernägeln: Warum testen Sie Yousign nicht 14 Tage lang kostenlos?

Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.