Dokumente online unterschreiben

Word Unterschrift einfügen – Kann man Word Dokumente e-signieren?

Word Unterschrift einfügen
Dominik Drechsler

Dominik Drechsler

Country Manager Germany @Yousign

Illustration: Icons8

Eine Word-Unterschrift einzufügen, wäre die Möglichkeit, ein in Microsoft Office erstelltes Dokument digital mit einer rechtsgültigen Unterschrift zu versehen. Die Signatur ist zur Authentifizierung eines Dokumentes unabdingbar. Bis vor einiger Zeit wurden Dokumente wie beispielsweise Verträge in Papierform signiert. Nicht selten passierte dies im Beisein beider Vertragspartner. Sobald das Dokument signiert war, kam der Vertrag zustande. In der heutigen Zeit greifen andere Mechanismen und vieles läuft auf digitalen Wegen ab. Diese fortschreitende Digitalisierung ist für Millionen von Unternehmen heutzutage ein unverzichtbares Mittel, um mit höherer Geschwindigkeit und mehr Sicherheit arbeiten zu können. So können Dokumente binnen weniger Sekunden überregional geteilt und verwaltet werden, was wiederum neue Wege zur Expansion eröffnet. Auf der anderen Seite gibt es einige Hürden, die überwunden werden müssen, um die Digitalisierung voll und ganz für sich nutzen zu können.

Microsoft Office – Word als meistgenutzte Dokumentensoftware

Microsoft Office hat sich im Laufe der Jahre als Nummer 1 Software für Textverarbeitung und -verwaltung etabliert. Die meisten Unternehmen setzen bei ihrer digitalen Dokumentenstruktur auf O365, um damit Dokumente zu erstellen und zu teilen. Der einzige Haken, der fortwährend besteht ist, wie diese Dokumente unterzeichnet werden können. Bislang lief es so ab, dass die Dokumente per Mail verschickt, ausgedruckt, unterzeichnet, eingescannt und wieder zurückgeschickt werden mussten. (Wie ein digitales Vertragsmanagement abläuft, können Sie hier nachlesen.) Diese Prozedur ist nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Je mehr Schritte ein Prozess beinhaltet, desto mehr Quellen tun sich auch, an denen es zu Problemen kommen kann. Die Word-Signatur kann nicht innerhalb des Dokumentes stattfinden, sondern höchstens nach Erstellung einer PDF-Datei mithilfe eines externen Programms, da es sich um ein nicht-modifizierbares Dateiformat handeln muss.

Die Word Signatur als Zukunft der digitalen Dokumentenverwaltung

Die eSignatur ist die moderne Art und Weise, ein Dokument zu signieren.  Dabei wird der Unterzeichner über elektronische Daten identifiziert und somit authentifiziert. Aus rechtlicher Sicht kann eine elektronische Unterschrift wirkungsgleich zu einer händisch auf einem Dokument hinzugefügten Unterschrift sein. Der Unterschied dabei besteht lediglich darin, dass die Authentifizierung des Unterzeichners über elektronische Mittel sichergestellt wird. Die Word Signatur ist jedoch nicht möglich, da Word Dokumente immer veränderbar sind. Erst, wenn Sie in ein unveränderbares Format wie eine PDF-Datei umgewandelt werden, können sie digital unterzeichnet werden.

Verwaltungsprozesse so schlank wie möglich abzubilden:. Mit Yousign auf die elektronische Unterschrift setzen.

Dokumente werden fortan nicht mehr ausgedruckt und nach Unterzeichnung wieder eingescannt, sondern können direkt unterzeichnet und weitergereicht werden. Da Yousign europäisch gehostet wird, sind die Datenschutzanforderungen durch Yousign erfüllt. Darüber hinaus, ist die Unterschrift des PDF Dokumentes auch eIDAS konform. Der bisher umständliche und altmodische Weg der Unterzeichnung von Dokumenten wird zukünftig mit der digitalen Lösung von Yousign kein Problem mehr sein.

Warum ist eine Unterschrift in Word einfügen so wichtig?

Bei Microsoft Office werden allerhand Dokumente mit den unterschiedlichsten Nutzen erstellt. Niemand setzt sich heutzutage hin und wird einen Kaufvertrag an der Schreibmaschine erstellen. Microsoft Office lässt dank extrem vieler gestalterischer Möglichkeiten sowie der Option, die Dokumente auf verschiedenen Wegen zu teilen, dem Nutzer alle Freiheiten, Dokumente im Nachhinein anzupassen und zu verarbeiten. Die elektronische Unterschrift auf einem Dokument bewirkt, dass es nicht nach der Signatur weiter verändert werden kann, während das Papierformat beispielsweise auch nachträgliche Anpassungen zuließe, was eine große Schwachstelle des Papiers ist. Zukünftig müssen allerdings Arbeitsverträge und Mietverträge nicht mehr altmodisch per Post verschickt werden, die Verkäufe eines Unternehmens nicht mehr Papierstapel abgewickelt werden und die Mitarbeiter nicht mehr eine eigene Papierwirtschaft führen, da jedes Dokument in ausgedruckter Form vorliegen müsste. Die praktische Lösung für das Unterzeichnen von Word Dokumenten heißt Yousign und bezieht alles ein, was eine “echte Unterschrift” benötigt. Die ist rechtlich abgesichert, eindeutig und authentifiziert.

Holen Sie sich für 14 Tage die kostenlose Testversion:

Kostenlos testen Kostenlos testen