ONG : la signature électronique au service du secteur non lucratif

La signature électronique est un outil très transversal : elle peut intéresser tous types de secteurs et de métiers !

Vous avez sans doute déjà lu sur notre blog les nombreux avantages que la signature électronique offre aux entreprises commerciales mais : “saviez-vous que les solutions digitales comme la signature électronique peuvent aussi être utiles dans le secteur non lucratif ?”

N.B. : par secteur lucratif, nous parlons d’organismes comme les ONG (Organisations Non Gouvernementales) et les associations reconnues d’utilité publique. 

Alors prenez quelques minutes et restez à nos côtés pour en apprendre plus ! 

• Une ONG, c’est quoi ?
• La signature électronique : quelle.s plus-value.s ?

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Le terme d'Organisation Non Gouvernementale a été mis en place par la célèbre Organisation des Nations Unies dès 1945 pour permettre à des organisations internationales indépendantes de jouer un rôle consultatif dans les travaux officiels de l'ONU.

Les critères d’une ONG :

• avoir un but non lucratif d’intérêt public,
• être indépendante de toute autorité politique,
• exercer une activité effective dans au moins deux Etats,
• être vouée à une ou plusieurs causes.

Elles se déploient sur des terrains très variés dans les domaines économique et social :

🤝 l’humanitaire (citons alors Médecins sans frontières, client de Yousign),
🌳 l’environnement et développement durable (Greenpeace), 
🗣️ la liberté de la presse (Reporters sans frontière),
etc.

Les ONG ont une place importante sur la scène internationale MAIS jusque-là, aucune convention internationale ne leur reconnaît une quelconque capacité juridique (elles ne sont pas des sujets de droit international).

💡 Bon à savoir : les ONG sont considérées dans l’Union européenne comme des personnes morales de droit privé. Rappelons qu’en France, d’un point de vue juridique, une ONG n’a pas d’existence légale et est enregistrée soit en tant qu’association, soit en tant que fondation.

Pour obtenir les fonds nécessaires à la poursuite de son objectif, deux méthodes de collecte s’offrent aux ONG :

• les fonds propres provenant de mécènes ou de dons privés,
• les appels à projets émis par des bailleurs de fonds (organismes qui financent les actions humanitaires).

Les solutions offertes par Yousign sont conformes au règlement européen eIDAS, texte de loi de référence définissant les règles communes à l’ensemble des procédés de signature électronique : 

• garantir l’intégrité du document signé, 
• permettre d’identifier son signataire, grâce notamment à l’authentification multi-facteurs (SMS avec code OTP, mails, vérification de la carte d’identité).

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Un aperçu des niveaux de signatures définis par eIDAS par ici ⬇

En cas de litiges :

✔ la signature électronique Yousign est recevable en justice,
✔ Yousign offre un accompagnement en fournissant un dossier de preuves horodaté et archivé à chaque invitation de signature.

Pour rappel : le dossier de preuves contient l'ensemble des informations qui ont conduit au bon déroulement de la signature afin d'assurer la sécurité des différentes parties.

Comme nous l’avons explicité plus haut, les ONG évoluent dans un contexte spécifique qui demande, au même titre que le secteur lucratif, d’allier sécurité, économie de moyens et efficacité pour atteindre leur but.

Les arguments en faveur de l’utilisation de la signature électronique :

1️⃣ des processus administratifs denses et complexes
La signature électronique permet de rationaliser cette complexité grâce à ses nombreuses qualités. Typiquement, plus besoin d’imprimer, de signer, de scanner et de renvoyer par mail les documents à signer. 

2️⃣ une grande diversité d’interlocuteurs plus ou moins dispersés géographiquement, sur un ou plusieurs continents
Tout se fait numériquement et quasi instantanément. Les signataires évitent des déplacements physiques chronophages ou des délais de signature interminables compte tenu des distances.

3️⃣ des moyens en interne plus ou moins limités,
Parce qu’elles vivent de dons majoritairement, les ONG ont tout intérêt à éviter des dépenses inutiles dues aux impressions ou envois postaux à répétitions.

4️⃣ une conformité au RGPD,
Yousign garantit la confidentialité des documents et informations traités et hébergés sur ses serveurs et ceux de ses sous-traitants.

5️⃣ une sécurisation des échanges avec les différentes parties prenantes,
Yousign propose le chiffrement des informations et documents ainsi qu’un hébergement sur des serveurs situés en France pour un niveau de sécurité supplémentaire.

VOLONTARIAT
Les volontaires sont le moteur des ONG, aussi est-il primordial de leur fournir un moyen d’adhérer de manière sécurisée.

📜 Bulletin d’adhésion, renouvellement d’adhésion

COLLECTES DE FONDS
Quoi de plus naturel que de permettre aux donateurs de contribuer sereinement à une cause ? 

📜 Formulaire de dons, mandat SEPA

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Sachez qu’en France, les dons de particuliers à des organismes d’intérêt général ou reconnu d’utilité publique “ouvrent droit à une réduction d’impôt sur le revenu égale à 66 % du montant versé dans la limite de 20 % du revenu imposable.” (economie.gouv.fr)

Dans ce cadre, les associations ou fondations doivent délivrer un 📜 reçu fiscal signé par une personne habilitée (président ou trésorier) au particulier afin que ce dernier puisse justifier de la réelle existence de son don auprès de l’administration fiscale si besoin est. 

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SPONSORSHIPS 
Pour une ONG, cela peut être un bon moyen de trouver de l’argent pour un projet donné ou un événement. Du côté de l’entreprise, cela peut contribuer à son image de marque (capital sympathie) auprès de sa communauté.

📜 Convention de partenariat

RESSOURCES HUMAINES

📜 contrats de travail, avenants

ADMINISTRATIF

📜 Procès verbaux d’assemblée générale, règlement intérieur

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