Vérification d’un numéro SIREN : mieux connaître vos clients

Le numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) est un identifiant unique à 9 chiffres, attribué à toute entité juridique qui exerce une activité en France. Il est délivré par l’INSEE au moment de l’enregistrement de l’entreprise auprès du centre de formalités compétent. Il peut s’agir de l’Urssaf, de la CCI ou de la Chambre des métiers.

Il est attribué à aux : 

• Entreprises (SARL, SA, SAS, micro-entreprises…)
• Associations ayant un but économique
• Établissements publics et certaines professions libérales

Il permet d’identifier une organisation au niveau national, peu importe le nombre d'établissements qu’elle possède. Il y a donc un seul SIREN par structure juridique.

Ce numéro figure sur plusieurs documents : 

• Extrait Kbis
• Document commercial (exemple : facture)
• Bases de données publiques comme Infogreffe ou encore l’INSEE

Plusieurs numéros et codes peuvent permettre d’identifier une entreprise. Cependant, ces identifiants ne désignent pas la même chose, c’est pourquoi il est important de ne pas les confondre.

SIREN : 

Ce code à 9 numéros identifie uniquement la personne morale, sans tenir compte du nombre d'établissements qu’elle possède. Par exemple, une chaîne de prêt-à-porter disposant de 12 boutiques physiques dans plusieurs villes aura un seul numéro SIREN.

SIRET : 

Composé de 14 chiffres, il permet d’identifier chaque établissement que possède une entreprise. Les 9 premiers numéros représentent le numéro SIREN, tandis que les 5 derniers sont appelés NIC (Numéro Interne de Classement) et désignent un établissement précis. La chaîne de prêt-à-porter de l’exemple précédent possèderait donc 1 SIREN et 12 SIRET.

APE (ou NAF) : 

Le code APE (Activité Principale Exercée), aussi appelée NAF comporte 4 chiffres et une lettre attribués par l’INSEE. Il désigne l’activité principale de l’entreprise selon la nomenclature officielle. Il a plusieurs objectifs : 

• Catégoriser les entreprises par secteur (BTP, informatique, commerce…)
• Rassembler des statistiques économiques
• Appliquer certaines règles (conventions collectives, assurances, cotisations…)

Avant d’entreprendre une collaboration commerciale avec une entreprise ou d’échanger de la data sensible, une question très importante doit se poser : la société est-elle réelle et légale ? Vérifier le numéro SIREN est un excellent moyen d’avoir la réponse. En effet, vous pouvez retrouver toutes les informations les plus importantes en consultant les bases officielles, comme le répertoire de l’INSEE  : 

• La raison sociale ou le nom de l’organisme
• Son statut
• L’adresse du siège social
• La date de création
• Le statut actuel
• Le code APE/NAF
• L’identité du représentant légal

Cette analyse est donc une garantie de fiabilité qui assure la sécurité de votre collaboration.

Vérifier la validité du numéro SIREN n’est pas qu’une simple formalité. Il s’agit d’un moyen efficace pour se protéger contre les tentatives de fraude. L’usurpation d’identité est notamment un risque réel pour les entreprises de toute taille. Elle peut prendre plusieurs formes : 

• Utilisation frauduleuse d’un numéro SIREN valide pour se faire passer pour une organisation existante
• Création de faux documents commerciaux à l’image d’une entreprise connue
• Vol de l’identité d’une société radiée dont les datas sont encore en ligne

Contrôler l’authenticité d’une entreprise est donc primordial pour éviter d’être la cible d’escrocs.

Pour de nombreuses entreprises, vérifier le numéro SIREN fait partie des obligations légales, car elle prend part à un processus de sécurité réglementé. C’est notamment le cas de la démarche KYC (Know Your Customer) qui consiste à s’assurer de l’identité et de la légitimité d’un client ou d’un partenaire avant de conclure un accord commercial. Le KYC est obligatoire dans certains secteurs comme la banque, les services financiers, l’immobilier, les assurances, ou encore les prestataires de signature électronique comme Yousign. Plusieurs textes de loi réglementent le KYC, comme le Code Monétaire et Financier (CMF), la loi Sapin II n°2016-1691 du 9 décembre 2016, ou encore le décret du 18 avril 2018.

Il existe aussi le KYB (Know Your Business), qui est une version BtoB du KYC. Ce procédé consiste à identifier juridiquement les personnes morales, afin d’assurer une collaboration sécurisée.

Yousign propose notamment une solution adaptée aux entreprises : Yousign Verify. Elle vous permet de vérifier l’identité de vos utilisateurs en toute simplicité, grâce à une authentification automatique, un contrôle des fichiers et des données, ainsi qu’une vérification complète des entreprises.

La première étape est de vous rendre sur https://www.sirene.fr/sirene/public/recherche. Il s’agit d’un service de l’INSEE, qui vous permet de rechercher le SIREN d’une entreprise pour vérifier son authenticité. Vous pouvez alors rechercher une entreprise à partir de son nom, de son adresse, ou encore de son numéro SIREN ou SIRET.

Vous pouvez également vous rendre sur https://avis-situation-sirene.insee.fr/ et entrer le numéro SIRET ou SIREN dans la barre de recherche.

Le site vous renvoie vers une fiche récapitulative officielle, appelée “avis de situation au répertoire SIRENE”. Vous y retrouverez, en plus du SIREN, les informations suivantes : 

• Raison sociale ou dénomination de l’entreprise
• Forme juridique (SAS, SARL, association, micro-entreprise…)
• Adresse du siège social
• Date de création
• Statut de l’entreprise (Active, fermée, en liquidation…)
• Code APE/NAF
• Numéro de SIRET du siège

Vous pouvez alors vérifier que toutes les informations sont cohérentes avec ce que vous avez reçu de la part de votre interlocuteur.

L’un des éléments les plus importants à consulter est le statut administratif de l’entreprise. Si elle est “active”, cela signifie qu’elle est bien enregistrée et qu’elle fonctionne. En revanche, s’il est indiqué “radiée”, “fermée” ou bien “en liquidation”, elle n’a plus d’existence légale. De ce fait, elle ne peut pas signer des contrats, ni émettre des factures.

Recevoir une proposition commerciale de la part de sociétés qui ne sont pas actives est un indice important qui peut vous permettre de détecter des tentatives de fraude.

Pour renforcer la fiabilité de votre recherche, pensez à recouper les données de plusieurs plateformes et sources fiables, telles que : 

• Infogreffe
• Societe.com 
• Pappers.fr
• API SIRENE

Si la recherche n'aboutit pas, il peut y avoir plusieurs explications possibles.

Lorsqu’une recherche sur une plateforme officielle et fiable ne donne aucun résultat, cela ne veut pas forcément dire que l’entreprise n’existe pas. Tout d’abord, assurez-vous d’avoir saisi correctement les 9 chiffres, sans espace ni erreur. Vérifiez également que vous n’avez pas confondu avec le SIRET ou le numéro de TVA intracommunautaire. 

Si vous ne trouvez toujours rien, vous pouvez demander à votre interlocuteur de vous fournir une copie d’un document officiel, comme un extrait Kbis (preuve de l’immatriculation) par exemple. Vous pouvez également rechercher le nom commercial ou la raison sociale sur le site de l’INSEE.

Quoi qu’il en soit, il est préférable de suspendre la collaboration tant que l’identité de l’entreprise n’est pas officiellement confirmée.

Si l’entreprise porte la mention “radiée”, “fermée”, ou “en liquidation judiciaire”, elle n’existe plus légalement. De ce fait, elle n’est pas en capacité de signer un contrat ou d’établir une quelconque collaboration commerciale avec vous. Dans ce cas, il est crucial de ne rien signer, tant que la société ne dispose pas d’un nouveau SIREN valable et d’un statut actif.

En outre, si vous recevez des devis, des factures, des contrats ou des propositions commerciales de la part d’une entreprise radiée, il peut s’agir d’une tentative d'escroquerie basée sur une usurpation d’identité.

Il peut arriver que le numéro existe, mais que les informations ne soient pas cohérentes. C’est notamment le cas si : 

• Le nom de l’entreprise ne correspond pas à celui annoncé par votre interlocuteur
• L’adresse ou les activités sont différentes
• Le statut n’est pas le même que celui énoncé par mail ou par téléphone
• Le nom du responsable légal ne correspond pas

Vous pouvez alors combiner plusieurs démarches pour éclaircir la situation. Recoupez tout d’abord les données de plusieurs plateformes, afin de savoir si les incohérences se répètent. Contactez ensuite l’organisme en question via des coordonnées officielles et demandez une preuve d’habilitation.

Yousign vous permet d’aller plus loin dans la sécurisation de vos échanges commerciaux. Prestataire de confiance, basé en France et dans plusieurs pays européens, nos solutions s’adaptent à tous les besoins : 

Signature électronique 

La signature électronique vous permet de signer des contrats à distance, en respectant la réglementation européenne eIDAS. Trois niveaux de sécurité sont disponibles (simple, avancé et qualifié), afin de sécuriser tous les fichiers, des plus basiques aux plus critiques. Lorsqu’elle est délivrée par un prestataire certifié comme Yousign, la e-signature possède la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Elle permet également d’horodater les signatures et de conserver des dossiers de preuves solides.

Cachet électronique

Le cachet électronique joue le rôle de tampon officiel pour une entreprise ou une organisation. Il permet d’authentifier les documents émis par l’entreprise, et de vérifier formellement sa fiabilité. Il se décline aussi en trois niveaux de sécurité : simple, avancé et qualifié.

Yousign Verify

La solution Yousign Verify permet d’identifier les signataires, d’authentifier les documents, et de vérifier la légalité et la conformité des entreprises. Elle répond aux différentes réglementations (eIDAS, RGPD), ainsi qu’aux exigences KYC et KYB.

Vérifier la validité du numéro SIREN est donc indispensable pour confirmer l’existence d’une entreprise et éviter les escroqueries. Plusieurs sources fiables sont à votre disposition pour recueillir rapidement les informations dont vous avez besoin.

Tout au long de la collaboration, Yousign vous accompagne pour sécuriser vos échanges, vous faire gagner du temps et maximiser votre productivité.