Comment choisir sa Plateforme de Dématérialisation Partenaire ?

Entre 2026 et 2027, toutes les entreprises de taille intermédiaire, grandes entreprises, PME et micro-entreprises devront passer à la facturation électronique. Cette obligation instaurée par la loi de finances 2024 a pour objectif de simplifier et d’uniformiser les démarches administratives et de réduire le délai des processus de paiements.

Pour émettre, transmettre et recevoir les factures électroniques, les entreprises devront utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Comment fonctionne ce type de plateforme ? Quels sont les avantages et comment faire un choix entre les différentes offres proposées ? C’est ce que nous allons vois dans ce guide.

Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est une solution numérique agréée par l’administration fiscale. Elle permet de créer, de transmettre, de recevoir et d’archiver des factures électroniques, tout en respectant les normes légales.

Les entreprises devaient initialement avoir le choix entre les PDP et le Portail Public de Facturation (PPF). Ce dernier se présentait comme un outil gratuit mis en place par l’État, mais son développement a été abandonné à la fin de l’année 2024. Les PDP sont désormais les seules plateformes disponibles pour la facturation électronique des entreprises. Elles proposent des services complets et personnalisables, qui peuvent s’adapter à tout type d’activité.

Pour être reconnue comme plateforme de dématérialisation partenaire en France, une plateforme doit répondre à des critères définis par l’administration fiscale :

1. Enregistrement auprès de l’administration fiscale

La plateforme doit être immatriculée auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et figurer sur la liste officielle des PDP agréées. Cet enregistrement atteste de sa conformité aux normes légales et fiscales en vigueur.

2. Respect des normes légales et techniques

La PDP doit se conformer aux réglementations imposées par la réforme, notamment :

• Formats de factures électroniques : Factur-X, UBL ou CII.
• Transmission des données fiscales : certaines informations sont envoyées automatiquement à l’administration fiscale.
• Archivage : les factures sont conservées dans un environnement sécurisé selon les exigences de la norme NF Z42-013.

3. Sécurité des données

• Chiffrement des données : la sécurité des données est assurée lors de leur transmission et de leur stockage.
• Certification ISO 27001 : mise en place d’un système de gestion de la sécurité de l’information.
• Protection contre les cyberattaques : utilisation de pare-feu, de systèmes de détection d’intrusion, et autres dispositifs pour prévenir toute menace.

4. Interopérabilité

La plateforme doit pouvoir s’intégrer facilement avec les systèmes d’information des entreprises (ERP, logiciels de gestion…), ainsi qu’avec d’autres plateformes de dématérialisation.

5. Transmission des données de facturation

La PDP doit transmettre à l’administration fiscale des informations clés sur les factures, telles que leur statut, le montant, ou encore la TVA.

6. Traçabilité et intégrité des factures

Chaque facture électronique traitée par la PDP doit être traçable, afin de pouvoir identifier clairement son origine et son destinataire. L’intégrité des données doit être maintenue à chaque étape du traitement.

7. Tests et audits réguliers

Pour garantir sa fiabilité, la plateforme doit subir des tests techniques validés par la DGFiP. Des audits réguliers viennent compléter ce processus pour évaluer la conformité et les performances de la PDP.

Les entreprises doivent recouvrir à la facturation électronique dès 2026 (ou 2027 pour les TPE et microentreprises). Cependant, elles ne sont pas obligées d’utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire, puisque le Portail Public de Facturation est lui aussi disponible et gratuit. Néanmoins, les grandes entreprises et celles qui émettent de nombreuses factures auront tout intérêt à opter pour une PDP, car ces plateformes présentent des avantages notables.

• Automatisation des processus

Une PDP permet de dématérialiser et d’automatiser la gestion des factures. Elle réduit donc significativement le temps consacré aux tâches administratives répétitives. Cela libère des ressources précieuses tout en diminuant les risques d’erreurs humaines.

• Sécurisation des échanges

Grâce à des protocoles de sécurité, les PDP protègent les données financières contre les accès non autorisés et les cyberattaques. Elles assurent également une traçabilité complète.

• Conformité légale assurée

Plus besoin de suivre l’évolution constante des réglementations fiscales. Une PDP certifiée garantit que toutes les factures, émises ou reçues, respectent les normes en vigueur.

• Archivage sécurisé et accessible

Les PDP offrent un archivage électronique à valeur probante. Il permet de conserver les factures dans un format sécurisé et consultable pendant toute la durée légale de conservation. Cette fonctionnalité simplifie grandement les audits et les contrôles fiscaux.

Sélectionner la plateforme de dématérialisation partenaire est une décision stratégique pour votre entreprise. La plateforme influence en effet la fluidité de vos processus de facturation, ainsi que la conformité légale de votre entreprise. Voici les critères clés à prendre en compte pour faire un choix judicieux :

Le premier réflexe avant de choisir une PDP est de vérifier qu’elle est certifiée par l’administration fiscale française. En effet, l’utilisation d’une plateforme non agréée pourrait exposer votre entreprise à des pénalités. Voici les certifications à examiner de près :

• Enregistrement officiel : assurez vous que la PDP figure sur la liste des plateformes approuvées par l’administration fiscale.
• Normes de qualité et de sécurité : privilégiez les plateformes respectant des standards tels que la norme NF203 pour l’archivage électronique ou ISO 27001 pour la sécurité des données.

Les besoins en facturation varient d’une entreprise à l’autre. Il est donc essentiel de choisir une plateforme adaptée à vos exigences spécifiques :

• Compatibilité avec vos outils : la PDP doit s’intégrer à vos logiciels existants, qu’il s’agisse d’un ERP ou d’une solution de comptabilité.
• Gestion multi-format et multi-langue : la plateforme doit pouvoir traiter différents formats de factures, et gérer des échanges internationaux si vous travaillez avec des partenaires étrangers.
• Archivage électronique sécurisé : la PDP doit proposer un archivage à valeur probante.
• Tableaux de bord et reporting avancés : certaines plateformes offrent des outils analytiques permettant de suivre l’état des factures en temps réel et d’optimiser la gestion de vos flux financiers.

Une PDP performante doit être facile à utiliser, même pour les collaborateurs peu à l’aise avec les outils numériques. Voici les aspects essentiels à vérifier :

• Interface intuitive : une interface fluide et ergonomique simplifie le travail, réduit les erreurs et optimise le gain de temps.
• Formation et assistance utilisateur : la plateforme doit proposer des ressources comme des tutoriels, des guides ou des formations pour une prise en main rapide et efficace.

La gestion de documents sensibles comme les factures électroniques impose une sécurité irréprochable. Assurez-vous que la PDP respecte des normes strictes en matière de protection des données :

• Chiffrement des données : les factures doivent être cryptées, aussi bien lors de leur transmission que durant leur stockage.
• Sauvegardes régulières : une politique de sauvegarde rigoureuse garantit la restauration des données en cas de problème.
• Protection contre les cyberattaques : pare-feu, détection d’intrusions, audits réguliers…

Les PDP sont payantes. Les tarifs sont donc un critère déterminant dans votre choix, car ils doivent correspondre à votre budget. Voici les critères à analyser :

• Abonnement ou coût à l’utilisation : certaines plateformes proposent un abonnement mensuel, tandis que d’autres facturent à la facture traitée. Optez pour le modèle le mieux adapté à votre volume d’activité.
• Coûts cachés : restez vigilant face aux frais supplémentaires (formations, options avancées, stockage additionnel). Privilégiez une PDP avec une tarification claire et transparente dès le départ.

Comme nous l’avons mentionné précédemment, la liste des plateformes de dématérialisation partenaires est disponible sur le site officiel impôts.gouv.fr.

Pour faire votre choix, commencez par définir précisément vos besoins en facturation, afin de déterminer les services indispensables à votre entreprise. Pour cela, posez-vous les questions suivantes :

• Combien de factures traitez-vous chaque mois ?
• Quels formats de factures utilisez-vous (Factur-X, PDF, UBL...) ?
• Avez-vous des échanges internationaux nécessitant une gestion multi-langue ou multi-format ?
• Disposez-vous d’un logiciel de gestion ou d’un ERP à interfacer avec la PDP ?

Comparez ensuite plusieurs offres, afin de trouver les solutions les plus adaptées à votre entreprise, et le meilleur rapport qualité/prix.

Assurez-vous que la solution que vous sélectionnez soit compatible avec tous les outils et les plateformes nécessaires à votre activité. Vérifiez le respect des normes légales, la transparence des coûts et la réputation de la plateforme.

Une fois que la PDP est installée, veillez à assurer la formation de vos salariés et collaborateurs, afin que toutes vos équipes puissent prendre en main les différentes fonctionnalités de manière optimale.

Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire pour la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises entre 2026 et 2027. Les PDP offrent des solutions complètes pour les entreprises qui gèrent un volume assez important de facture, pour les grandes entreprises, ainsi que pour les multinationales. Elles permettent d’optimiser les processus internes en garantissant la conformité réglementaire et la sécurité des données. Elles facilitent également les échanges et accélère les paiements. Les services étant personnalisables, les PME et les microentreprises pourront également y trouver leur compte, en sélectionnant notamment des options plus basiques.

Avant de choisir votre plateforme de dématérialisation partenaire, prenez le temps de comparer les offres, afin de dénicher celle qui répondra le mieux à vos besoins.