Métiers du droit : quand utiliser la signature électronique ?

Vous faites partie d’un service juridique, êtes avocat en cabinet, en LegalTech ou à votre compte ?👩‍⚖

Si vous vous posez encore des questions sur :

👉 la validité de la signature électronique dans votre métier,
👉 les différents niveaux de signature électronique,
👉 le type de documents que vous pouvez signer ou faire signer à vos clients.

Prenez cinq minutes à nos côtés !

Nous avons rédigé cet article pour clarifier vos doutes et vous partager les questions les plus fréquentes des professionnels du droit à propos de la signature électronique ! 👌

1- Quel contexte ?
2- La signature électronique est-elle sécurisée pour mon métier ?
3- Puis-je prouver l’existence d’une procédure en cas de litige ?
4- Quels documents sont éligibles à la signature électronique ?
5- Quels sont les documents faisant l’objet d’une exception ?

Depuis le début des années 2010, le terreau est favorable à la numérisation des métiers du droit 🌱

2011 : l’acte d’avocat électronique et la mise en place du e-Barreau ont remodelé la profession

Et aussi :

• l’émergence rapide des LegalTech dans le paysage juridique, 
• la perspective d’une relation renouvelée entre client et professionnel du droit : valeur ajoutée au client et meilleure rétention du côté des professionnels de leur portefeuille clients !
• la motivation d’un gain de temps et de productivité par l’automatisation de documents et processus

2020 : la crise sanitaire a intensifié l’adoption du numérique et sa nécessité voire son usage obligatoire dans l’accomplissement quotidien des formalités administratives. 

Les différentes professions concernées connaissent un réel engouement pour les facilités offertes par le numérique.

Yousign est une solution de signature électronique qui peut vous aider à dématérialiser vos processus internes.

Nous accompagnons déjà des professionnels du droit comme vous en leur permettant de digitaliser intégralement leur gestion de documents et ainsi de se consacrer pleinement à leur cœur de métier.

A la clé : des processus simplifiés, des signatures certifiées et sécurisées, une gestion globale optimisée.

Il existe 3️⃣ niveaux de signatures plus ou moins complexes et sécurisés, encadrés par la réglementation européenne eIDAS :

• la signature simple 
  Premier stade de sécurité et de reconnaissance légale de la signature d’un document.
  
• la signature avancée
  Conseillée dans le cadre de transactions financières conséquentes ou de signature de documents pouvant présenter des enjeux juridiques importants.
  
• la signature qualifiée
  Il s’agit du stade le plus poussé de sécurité en matière de signature électronique. Pouvant se révéler particulièrement contraignante, elle n’est utilisée que dans des cas bien précis.

➡ Pour en savoir plus, consultez notre article de blog sur la différence entre signature électronique simple, avancée et qualifiée.

Un dossier de preuves horodaté est généré pour chaque signature électronique : il contient l'ensemble des informations qui ont conduit au bon déroulement de ladite signature et est archivé chez notre partenaire Arkhineo.

En cas de litige, ce document permettra de rejouer techniquement la signature électronique. 

Il est accessible et téléchargeable depuis l’espace client et doit faire l’objet de confidentialité et sécurité au vu des informations sensibles qu’il contient.

Presque l’ensemble des actes légaux peut aujourd’hui être signé par voie électronique.

Pour les avocats et les services juridiques d'entreprises :

✔ les statuts juridiques liés à la Chambre de commerce et d'industrie ou au greffe du Tribunal de commerce*,
✔ les actes d'avocat en droit civil, droit social, droit commercial,
✔ les demandes d'inscription ou un dépôt d'acte ou de pièce au registre du commerce et des sociétés, 
✔ les procès-verbaux d’assemblée générale,
✔ les baux commerciaux, 
✔ les documents relatifs aux échanges de toute société avec l’URSSAF,
✔ les déclarations fiscales,
✔ la déclaration et le paiement de la TVA.

* certains greffes n’acceptent pas les actes électroniques

La signature électronique est complètement exclue de certains domaines (article 1175 du Code civil).Il s’agit principalement des actes sous seing privés liés au droit de la famille et des successions, tels que le testament olographe.

Les actes sous signature privée relatifs à des sûretés personnelles ou réelles, de nature civile ou commerciale, sauf s'ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession.

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Nous n’avons pas répondu à toutes vos interrogations ? N’hésitez pas à contacter directement l’un de nos experts solutions par mail : hello@yousign.com

Si vous êtes un indépendant exerçant dans le droit, notre offre One peut vous intéresser !