Sécuriser une réunion en ligne : bonnes pratiques et outils à adopter

Les réunions en ligne sont devenues indispensables pour les entreprises et les professionnels, mais elles présentent aussi des risques de sécurité non négligeables. Intrusions non autorisées, piratage des données, enregistrements illégaux… autant de menaces qui peuvent compromettre la confidentialité des échanges.

Pour sécuriser vos réunions en ligne, il est essentiel de choisir des outils de visioconférence fiables, d’adopter des bonnes pratiques de protection et de se conformer aux réglementations en vigueur. Cet article vous guide à travers les risques à éviter, les paramètres de sécurité à activer et les solutions à privilégier pour garantir des réunions virtuelles sans faille.

Avec l’essor du télétravail et des échanges à distance, les cyberattaques ciblant les réunions en ligne se multiplient. Sans précautions adéquates, une simple visioconférence peut devenir une porte d’entrée pour des intrusions, des fuites de données ou des abus d’accès. Voici les principales menaces à connaître et à anticiper.

Les intrusions et détournements de réunion

Les attaques de type Zoom Bombing ont fait parler d’elles dès le début du télétravail massif : des individus non invités s’infiltrent dans une réunion pour perturber l’échange ou collecter des informations sensibles. Un lien de réunion mal protégé ou partagé publiquement facilite ces intrusions.

Comment s’en protéger ?

• Activer la salle d’attente pour filtrer les participants avant l’accès.
• Restreindre l’accès aux seules personnes invitées en exigeant une authentification.
• Utiliser un mot de passe pour l’entrée en réunion.

L’écoute et l’enregistrement illégaux

Dans certains cas, des participants malveillants peuvent enregistrer la réunion à votre insu ou utiliser des outils pour intercepter l’audio et la vidéo. Ces enregistrements peuvent être réutilisés à des fins frauduleuses ou divulgués publiquement.

Le vol de données et le partage d’écran non sécurisé

Un partage d’écran mal maîtrisé peut exposer des informations confidentielles (contrats, données clients, documents internes). De plus, certains outils de visioconférence stockent les conversations et les fichiers partagés, posant un risque en cas de faille de sécurité.

Mesures de protection :

• Limiter le partage d’écran aux organisateurs.
• Vérifier les autorisations d’accès aux fichiers pour éviter toute fuite accidentelle.
• Utiliser des solutions sécurisées de signature électronique comme Yousign pour l’échange de documents sensibles.

L’usurpation d’identité et le phishing

Certains hackers usurpent l’identité d’un participant en utilisant des adresses e-mail falsifiées ou des faux liens de connexion. Une simple invitation à une réunion via un faux e-mail peut conduire à une attaque de phishing, où les victimes fournissent involontairement leurs identifiants et mots de passe.

Prévention :

• Vérifier systématiquement l’origine des invitations à rejoindre une réunion.
• Utiliser l’authentification à deux facteurs (2FA) pour sécuriser l’accès.
• Ne jamais cliquer sur des liens douteux envoyés par e-mail ou chat.

Plusieurs entreprises et administrations ont été victimes d’attaques ciblant leurs réunions en ligne :

Choisir une solution de visioconférence sécurisée est la première étape pour protéger vos réunions en ligne contre les intrusions et les fuites de données. Toutes les plateformes ne se valent pas en matière de sécurité, et certaines offrent des fonctionnalités avancées pour garantir la confidentialité des échanges.

Avant d’opter pour un outil, il est essentiel de vérifier plusieurs éléments de sécurité :

• Chiffrement des données : Privilégier une solution offrant un chiffrement de bout en bout (E2EE) pour garantir la protection des communications.
• Authentification et accès sécurisé : Intégration du SSO (Single Sign-On) et de l’authentification à deux facteurs (2FA) pour éviter les accès frauduleux.
• Gestion des permissions et contrôles d’accès : Possibilité pour l’organisateur de gérer les droits des participants (activation du micro/caméra, partage d’écran, enregistrement).
• Protection contre les intrusions : Présence d’une salle d’attente, de mots de passe obligatoires et de restrictions d’accès aux invités.

Voici un comparatif des principales plateformes en fonction de leurs fonctionnalités de sécurité :

• Pour les entreprises cherchant une intégration avec leurs outils collaboratifs : Microsoft Teams s’impose comme un choix stratégique grâce à son intégration avec Office 365 et Azure AD.
• Pour les réunions avec des participants externes : Google Meet est un bon compromis avec une sécurité native et une interface simple.
• Pour un haut niveau de sécurité et de conformité : Cisco Webex est une solution recommandée pour les secteurs sensibles (santé, finance, juridique).
• Pour une utilisation flexible avec des fonctionnalités avancées : Zoom (version pro) propose un bon équilibre entre simplicité et protection avec le chiffrement E2EE et la gestion fine des participants.

Une plateforme de visioconférence, aussi sécurisée soit-elle, ne garantit pas à elle seule la protection de vos réunions en ligne. Il est indispensable de configurer correctement les paramètres de sécurité pour limiter les risques d’intrusions, de fuites de données et d’abus d’accès.

L’accès à une réunion doit être contrôlé strictement pour empêcher les personnes non autorisées d’y entrer. Voici les mesures à mettre en place :

Activer la salle d’attente

• Permet de filtrer les participants avant qu’ils n’accèdent à la réunion.
• L’organisateur peut valider ou refuser l’entrée d’une personne.
• Présente sur Zoom, Microsoft Teams et Webex.

Restreindre l’accès aux participants invités uniquement

• Utiliser un lien privé et éviter de le partager publiquement (ex : réseaux sociaux).
• Exiger une authentification (SSO ou email vérifié) pour rejoindre la réunion.

Exiger un mot de passe pour l’entrée en réunion

• Disponible sur Zoom, Webex et certaines versions de Google Meet.
• Assurez-vous de transmettre ce mot de passe de manière sécurisée aux participants.

Les droits des participants doivent être bien définis pour éviter tout usage abusif du micro, de la caméra ou du partage d’écran.

Autoriser ou restreindre l’activation du micro et de la caméra

• Empêcher l’activation automatique pour éviter les interruptions intempestives.
• Donner le contrôle à l’organisateur pour activer/désactiver le micro et la caméra.
• Fonctionnalité disponible sur Zoom, Teams et Webex.

Limiter le partage d’écran aux organisateurs uniquement

• Empêche un participant de montrer des contenus non souhaités.
• Option activable dans les paramètres de sécurité de Zoom, Microsoft Teams et Webex.

Désactiver l’enregistrement non autorisé

• Restreindre cette fonctionnalité à l’organisateur ou aux personnes de confiance.
• Sur Microsoft Teams, les enregistrements sont stockés sur OneDrive ou SharePoint, permettant un contrôle précis des accès.

Même avec des précautions, des incidents peuvent survenir. Il est donc important d’avoir des outils pour les détecter et les gérer rapidement.

Utiliser des alertes et des notifications de sécurité

• Certaines plateformes envoient des notifications en cas de connexion suspecte ou de tentative d’accès non autorisée.
• Zoom et Webex disposent de rapports d’incidents et de logs de connexion accessibles aux administrateurs.

Verrouiller la réunion une fois tous les participants présents

• Empêche toute personne supplémentaire d’entrer, même avec un lien valide.
• Fonctionnalité disponible sur Zoom, Webex et Microsoft Teams.

Éviter les connexions via un téléphone personnel

• Si possible, privilégier les connexions depuis un ordinateur sécurisé.
• Les appels téléphoniques peuvent être plus difficiles à surveiller et ne garantissent pas toujours une connexion sécurisée.

Sensibiliser les participants aux bonnes pratiques

• Former les employés sur les risques liés aux réunions en ligne.
• Insister sur l’importance de ne pas partager de liens ou d’informations sensibles en dehors du cadre prévu.

Une réunion en ligne sécurisée ne repose pas uniquement sur les paramètres techniques des outils de visioconférence. Les bonnes pratiques adoptées par les organisateurs et les participants jouent un rôle clé pour prévenir les intrusions, protéger les données et garantir la confidentialité des échanges.

Les organisateurs ont la responsabilité de mettre en place des règles de sécurité strictes et de s’assurer que tous les participants respectent les consignes.

Configurer les paramètres de sécurité avant la réunion

• Activer la salle d’attente pour filtrer les entrées.
• Restreindre l’accès aux seuls participants invités avec une authentification obligatoire.
• Définir des permissions adaptées pour les micros, caméras et partage d’écran.

Limiter la diffusion des liens de réunion

• Ne jamais partager un lien de réunion publiquement (ex : réseaux sociaux, forums).
• Utiliser des invitations personnelles par email avec contrôle d’accès.

Mettre en place des règles strictes pour les enregistrements

• Informer clairement les participants si un enregistrement est prévu.
• Restreindre l’enregistrement aux seules personnes autorisées.
• Vérifier où les fichiers sont stockés et qui peut y accéder.

Surveiller et réagir en cas d’incident

• Vérifier la liste des participants en cours de réunion.
• Supprimer immédiatement tout utilisateur non reconnu ou perturbateur.
• Verrouiller la réunion une fois tous les participants présents pour empêcher toute nouvelle entrée.

Les participants doivent aussi adopter des réflexes de sécurité pour éviter les fuites de données et les intrusions indésirables.

Se connecter via un réseau sécurisé

• Éviter les connexions Wi-Fi publiques, non sécurisées.
• Privilégier un VPN pour chiffrer la connexion et protéger les échanges.

Vérifier les liens et les expéditeurs avant de rejoindre une réunion

• Ne jamais cliquer sur un lien douteux reçu par email ou via un message non vérifié.
• Vérifier l’adresse email de l’expéditeur pour éviter les attaques de phishing.

Utiliser un arrière-plan flouté ou une salle virtuelle

• Éviter de montrer des éléments sensibles visibles dans le champ de la caméra.
• Fonctionnalité disponible sur Zoom, Microsoft Teams et Google Meet.

Désactiver micro et caméra lorsqu’ils ne sont pas nécessaires

• Réduire les risques d’écoute clandestine et d’accès non autorisé.
• Ne pas autoriser une plateforme à utiliser le micro/caméra en dehors des réunions.

Ne pas partager d’informations sensibles oralement ou dans le chat

• Éviter de mentionner des noms de clients, chiffres financiers ou stratégies confidentielles.
• Ne transmettre des fichiers qu’à des personnes de confiance via des canaux sécurisés.

La sécurité des réunions en ligne ne se limite pas aux bonnes pratiques techniques et organisationnelles. Il est également crucial de respecter le cadre légal en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles. En France et en Europe, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des règles strictes pour assurer la confidentialité des informations échangées lors des visioconférences. La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) fournit des recommandations précieuses pour garantir la conformité des outils et des pratiques.

 Choisir une plateforme conforme au RGPD

• Privilégier des outils de visioconférence hébergés en Europe ou offrant des garanties solides en matière de protection des données.
• Vérifier que le fournisseur applique le chiffrement des communications et limite la conservation des données.

Informer les participants sur la collecte de leurs données

• L’organisateur doit expliquer les données collectées, leur usage et leur durée de conservation.
• Exiger le consentement des participants si la réunion est enregistrée.

Limiter la conservation des enregistrements

• Supprimer les enregistrements dès qu’ils ne sont plus nécessaires.
• Vérifier où ils sont stockés et qui y a accès.

Contrôler l’accès aux données et aux réunions

• Restreindre les droits d’accès aux seules personnes habilitées.
• Éviter les plateformes qui partagent les données des utilisateurs à des tiers sans consentement.

La signature électronique est une solution complémentaire aux réunions en ligne sécurisées, en garantissant l’authenticité et l’intégrité des documents échangés. Grâce à une plateforme comme Yousign, il est possible de :

• Signer des documents en toute sécurité directement après une visioconférence.
• Garantir la conformité légale avec un service de signature électronique certifié.
• Éviter les impressions et envois de documents papier qui augmentent les risques de pertes ou de falsifications.

Sécuriser une réunion en ligne est essentiel pour protéger les données sensibles, éviter les intrusions et garantir la confidentialité des échanges. En combinant une plateforme fiable, une configuration rigoureuse des paramètres de sécurité et l’application des bonnes pratiques, il est possible de réduire considérablement les risques.

Respecter les recommandations de la CNIL et utiliser des outils conformes au RGPD assurent une protection supplémentaire. Enfin, pour officialiser et sécuriser les documents échangés lors des visioconférences, la signature électronique Yousign est une solution fiable et légale.