Le guide complet de l’immatriculation d’entreprise

L’immatriculation d’entreprise est une étape clé dans la création d’une société civile ou commerciale. Elle comporte un certain nombre de démarches administratives qui peuvent s’avérer fastidieuses, comme le choix du statut juridique, la constitution d’un dossier détaillé, des documents légaux obligatoires… Toutes ces formalités peuvent faire peur, surtout si vous ouvrez votre première entreprise, mais pas de panique ! Dans ce guide complet, vous retrouverez toutes les étapes à suivre pour réussir l’immatriculation de votre entreprise.

L’immatriculation d’une entreprise est la procédure administrative qui lui permet d’exister de manière légale, et de la rattacher à une activité économique. Elle vise à inscrire la société dans un registre officiel selon la nature de son activité. Pour cela, l’immatriculation attribue un numéro d’identification, qui sert de carte d’identité à l’entreprise. Il s’agit du numéro SIRET ou SIREN. Toutes les entreprises doivent être immatriculées pour pouvoir exercer leurs activités, qu’il s’agisse d’une société civile, d’une société commerciale, ou encore d’une micro-entreprise.

Donner une existence légale à une entreprise a plusieurs objectifs. Elle permet tout d’abord à l’entreprise d’exercer son activité commerciale ou économique en effectuant les actions suivantes : signer des contrats, facturer des clients, engager des salariés, bénéficier de droits légaux.

Elle permet également d’obtenir un numéro SIREN (9 chiffres) et SIRET (14 chiffres), qui sont indispensables pour remplir certaines démarches administratives, telles que les déclarations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés, déclarations des cotisations et des charges…). De plus, ces numéros sont nécessaires pour collaborer avec des partenaires commerciaux.

Une entreprise immatriculée peut aussi ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire des assurances (multirisques, responsabilité civile professionnelle…), demander des subventions publiques et des financements, ou encore adhérer à des organismes professionnels (mutuelles, caisse des retraites…).

Jusqu’à la fin de l’année 2022, les entreprises devaient être immatriculées dans un Centre de Formalités des Entreprises, en fonction des activités. Les sociétés commerciales s’immatriculaient notamment au Greffe du Tribunal de Commerce (CFE), et les artisans à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat (CMA). Les micro-entrepreneurs, libéraux et artistes auteurs dépendaient quant à eux de l’URSSAF.

Depuis le premier janvier 2023, les démarches sont simplifiées, car toutes les entreprises doivent s’immatriculer auprès de l’INPI. Ce guichet unique permet de faciliter les démarches administratives et de limiter les échanges à un seul interlocuteur.

L’immatriculation d’une entreprise individuelle suit un processus assez simple par rapport à l’immatriculation des sociétés commerciales et civiles.

Vous devez tout d’abord définir la nature de votre activité et vérifier si elle est compatible avec le régime de la micro-entreprise. Vous choisissez ensuite la domiciliation de votre entreprise et fournissez une adresse de siège social et un justificatif de domiciliation.

La déclaration de début d’activité s’effectue au guichet unique des formalités des entreprises de l’INPI. Vous devez créer un compte, remplir le formulaire en ligne avec toutes vos pièces justificatives, puis soumettre votre dossier. Une fois ce dossier traité, vous recevez votre numéro SIRET, ainsi que la notification d’affiliation à la sécurité sociale des indépendants (SSI) ou à l’URSSAF). Vous pouvez ensuite souscrire les assurances obligatoires selon votre activité et ouvrir un compte bancaire dédié.

Votre comptabilité est également simplifiée, car vous devez uniquement tenir un livre de recettes et un livre des achats. A contrario, les entreprises « classiques » doivent tenir une comptabilité complète qui nécessite les services d’un expert-comptable. 

L’immatriculation d’une entreprise individuelle doit être suivie de la création d’un espace URSSAF. Cet espace vous permettra de déclarer votre chiffre d’affaires et de payer vos cotisations sociales (tous les mois ou tous les trimestres selon votre choix). Pour créer votre espace Urssaf, il suffit de créer un compte et d’entrer les informations suivantes :

• Le numéro SIRET de l’entreprise
• Le régime fiscal choisi
• Les coordonnées bancaires
• Le numéro de sécurité sociale
• Les informations personnelles : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, adresse email.

Les statuts d’une entreprise représentent un contrat juridique qui détaille les règles de fonctionnement de celle-ci. Ce document doit inclure :

L’identité de l’entreprise 

• La dénomination sociale de l’entreprise (le nom sous lequel elle sera identifiée).
• La forme juridique (SARL, SAS, SCI…).
• L’objet social (l’activité principale de la société).
• L’adresse du siège social (local commercial, domicile personnel…).
• La durée de vie de la société (généralement 99 ans avec possibilité de renouvellement).

Le capital social

• Le montant du capital social (minimum 1€ pour les SAS/SARL) : il s’agit des apports des associés.
• La nature des apports (numéraires, nature, industrie).
• La répartition des parts sociales ou des actions entre chaque associé.

Les gestionnaires de la société

• La désignation des dirigeants : noms, rôles, pouvoirs et responsabilités de chaque dirigeant.
• Les modalités de prise de décisions : règles pour les assemblées générales (votes, quorum), définitions des décisions qui nécessitent un accord unanime ou une majorité.
• La répartition des bénéfices attribués à chaque associé.
• Les clauses spécifiques : clause d’agrément, clause de non-concurrence…

Le capital social représente l’ensemble des valeurs et des biens qui sont mis à disposition de l’entreprise. Ce capital peut se composer de sommes d’argents ou de biens en nature. Les biens en natures peuvent être :

• Des biens matériels :  meubles, locaux commerciaux, machines, équipements, véhicules…
• Des biens immatériels : brevet, marque ou logo, site internet ou application, droit au bail sur un local commercial…

Le dépôt du capital social est une étape essentielle lors de la création d’entreprise. Il sert à formaliser la création de la société, à définir sa solidité financière et à obtenir une attestation de dépôt des fonds. Chaque associé peut déposer les fonds qu’il s’engage à apporter en numéraire. Cette démarche peut s’effectuer auprès d’une banque, d’un notaire, ou de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC).

Une fois le dépôt terminé, l’organisme concerné délivre une attestation de dépôt de capital, qui devra être intégrée au dossier d’immatriculation de la société.

Important : Toutes les sociétés civiles ou commerciales doivent obligatoirement ouvrir un compte bancaire professionnel (sauf les SCI). Si le capital social contient autre chose que des fonds, il est également obligatoire de faire appel à un commissaire aux apports. Cependant, si la valeur totale des apports en nature ne dépasse pas la moitié du capital social et si aucun apport en nature ne dépasse les 30 000 €, alors cette obligation ne s’applique pas pour les EURL, SASU, SAS et SARL.

Les sociétés commerciales doivent publier un avis de constitution d’entreprise dans un journal d’annonces légales (JAL). Cette publication vise à informer les tiers que l’entreprise est en cours de création. Elle doit inclure les informations suivantes :

• La dénomination de la société et la forme juridique
• Le capital social
• L’adresse du siège social
• L’objet social
• La durée de la société
• Les noms des dirigeants
• Le nom du greffe compétent

Notez que cette étape est payante. En fonction des entreprises, les tarifs peuvent varier. On estime qu’il faut compter entre 150 et 250€ en moyenne pour une SARL ou une SAS classique.

Une fois que la publication est validée, le journal délivre une attestation de publication, qui est, là encore, un document indispensable à ajouter au dossier d’immatriculation. Cette opération nécessite en moyenne une durée de 48 heures.

Le dossier de demande d’immatriculation d’une entreprise doit contenir de nombreuses pièces justificatives :

1 - Le formulaire de déclaration de création d’entreprise :

• Formulaire M0 société commerciale pour entreprises commerciales (SARL, SAS, SA, SASU, EURL)
• Formulaire M0 société civile pour les entreprises civiles (SCM, SCP, SCI, SEL)
• Formulaire P0 pour les entreprises individuelles

Vous trouvez ces formulaires sur le site des formalités de L’INPI.

2 - Les statuts de la société : un exemplaire original daté et signé par tous les associés, les actionnaires et les dirigeants.

3 - Une attestation de dépôt des fonds : délivrée par l’organisme où le capital social a été déposé.

4 - Une attestation de parution dans un journal d’annonces légales.

5 - Un justificatif de domiciliation du siège social :

• Bail commercial si le siège est loué.
• Titre de propriété si le siège est détenu en propre.
• Attestation d’hébergement si le siège est établi au domicile du dirigeant ou d’un tiers.
• Contrat de domiciliation si le siège est domicilié auprès d’une société de domiciliation.

6 - Les pièces d’identité des dirigeants et des associés :

• Copie recto-verso d’un passeport ou d’une carte d’identité en cours de validité.
• Attestation de filiation.
• Extrait Kbis de moins de 3 mois si les associés sont des personnes morales.

7 - Déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation.

8 - Liste des bénéficiaires effectifs.

9 - Autorisations ou diplômes requis pour exercer certaines activités réglementées.

Une fois que vous avez déposé votre dossier complet au guichet de l’INPI, celui-ci est analysé afin de vérifier que chaque pièce justificative est correcte. Au bout de quelques jours ou semaines, vous recevez votre numéro SIREN, qui identifie votre entreprise auprès de l’administration française, et votre numéro SIRET (SIREN + 5 chiffres) qui identifie chaque établissement de l’entreprise.

Vous recevez également votre extrait Kibs, qui représente la carte d’identité officielle de votre entreprise. Il contient :

• La dénomination sociale et la forme juridique
• L’adresse du siège social
• Le numéro de SIREN / SIRET
• Les informations sur le ou les dirigeants

Cet extrait Kbis est nécessaire pour l’ouverture de votre compte bancaire professionnel, à vos déclarations fiscales, aux souscriptions de vos assurances, ainsi qu’aux facturations de vos clients.

L’immatriculation de votre entreprise engendre des frais d’immatriculation, auxquels il faudra ajouter le prix de la publication de l’annonce dans un journal d’annonces légales. Ces coûts varient en fonction du type de société que vous voulez immatriculer, ainsi que de votre localisation. Pour les micro-entreprises, tout est gratuit. Vous n’avez aucuns frais d’immatriculation ou de publication à payer. En revanche, pour les sociétés civiles ou commerciales, les coûts peuvent varier de 0 à 300€ selon ces différents facteurs.

Notez également que des frais supplémentaires peuvent s’ajouter si vous décidez de vous faire accompagner par des professionnels dans vos démarches. Il peut s’agir d’un avocat, d’un expert-comptable, ou d’un notaire par exemple. Il peut également s’agir d’un commissaire aux apports lors du dépôt de votre capital social. Là encore, les honoraires peuvent considérablement varier d’un professionnel à l’autre. On estime que le budget peut s’étendre en moyenne de 500 à 3000 euros.

Comme nous l’avons vu tout au long de cet article, l’immatriculation d’une entreprise s’effectue auprès du guichet unique de l’INPI. Cependant, certains documents peuvent varier en fonction de la forme juridique de votre entreprise. Voici un tableau récapitulatif des démarches à connaitre :

Chaque étape de l’immatriculation d’une entreprise prend un certain temps, car des vérifications et des actions sont nécessaires. Pour les étapes préliminaires (rédaction des statuts, dépôt du capital social), tout dépendra de votre réactivité et de celle de vos associés. Pour les étapes suivantes, les délais moyens sont :

• Validation de la publication au JAL : entre 1 et 3 jours ouvrés.
• Traitement du dossier par le guichet unique des immatriculations des entreprises (INPI) : entre 7 et 15 jours ouvrés.
• Réception du numéro SIRET : entre 7 et 14 jours ouvrés.
• Réception de l’extrait Kbis : entre 1 et 2 semaines après la soumission du dossier complet.

Le choix du statut juridique de votre entreprise est une étape cruciale. Ce statut doit être adapté à votre activité et répondre à vos besoins et à vos objectifs. Dans le cas contraire, vous pouvez faire face à des difficultés financières, administratives et juridiques. Voici quelques exemples des conséquences d’un mauvais choix de statut juridique :

• Une responsabilité personnelle excessive :

Si vous contractez des dettes professionnelles alors que vous êtes en entreprise individuelle ou en micro-entreprise, votre patrimoine personnel peut être engagé.

• Une gestion administrative trop complexe :

Choisir un statut de SARL pour une petite activité peut entrainer une gestion trop complexe et coûteuse, car elle nécessite une comptabilité complète, ainsi que les honoraires d’un expert-comptable. De plus, les démarches trop lourdes peuvent entrainer du stress et des erreurs qui peuvent avoir des répercussions fiscales ou légales.

Pour bien choisir votre statut juridique, analysez précisément vos besoins actuels et futurs, en posant notamment les questions suivantes :

• Quelle est la nature de l’activité ?

La SARL ou la SAS peuvent être adaptées au commerce, la SCI pour l’immobilier, la micro-entreprise pour une petite activité…

• Ai-je des associés ?

Si vous êtes seul, l’entreprise individuelle, la micro-entreprise ou la SASU peuvent être de bonnes options. Sinon, des structures collaboratives comme la SAS ou la SARL seront plus adaptées.

• Quelle est l’ampleur du projet ?

Si votre chiffre d’affaires potentiel est faible, la micro-entreprise est adaptée. En revanche, si vous envisagez des investissements importants et une croissance rapide, la priorité sera aux entreprises commerciales classiques.

L’une des erreurs les plus courantes lors de l’immatriculation d’une entreprise est de fournir un dossier incomplet ou erroné. La précipitation ou le manque de rigueur peut vous amener à oublier des documents, ou à fournir certaines informations incorrectes. Cette erreur vous fait perdre un temps précieux, car la conséquence immédiate est le rejet de votre dossier. Voici les erreurs les plus fréquentes que l’on retrouve dans les dossiers refusés :

• Oublier de signer ou de dater les statuts de la société.
• Fournir une pièce d’identité expirée.
• Se tromper dans l’adresse de domiciliation de la société.
• Oublier la déclaration sur l’honneur de non-condamnation.

Si vous souhaitez immatriculer votre société le plus rapidement possible, il est préférable de prendre du temps supplémentaire pour bien vérifier chaque document. En effet, le rejet de votre dossier en cas d’erreur vous fera perdre plus de temps que ces vérifications.

Les démarches pour faire immatriculer une entreprise sont désormais simplifiées grâce à la mise en place du guichet unique et du portail en ligne. Cependant, certaines procédures doivent toujours être effectuées par des humains. De ce fait, l’immatriculation d’une entreprise prend un certain temps, variable en fonction de la complexité du dossier et du volume des demandes. Comme nous l’avons vu précédemment, le traitement du dossier et la réception du SIRET et du Kbis prennent en moyenne une à deux semaines.

Sous-estimer ces délais est pourtant une erreur que bon nombre d’entrepreneurs commettent. Pour éviter de vous retrouver bloqué dans l’attente de votre validation d’immatriculation, veillez à anticiper chaque démarche et à les effectuer le plus tôt possible.

Voici les points clés à retenir de ce guide complet sur l’immatriculation d’entreprise.

• Depuis le premier janvier 2023, toutes les entreprises s’immatriculent au guichet unique de l’INPI. Cet organisme remplace les 6 centres de formalités des entreprises (CFE) et simplifie grandement les démarches.
• L’immatriculation est obligatoire pour toutes les entreprises, peu importe la taille ou le statut juridique. Elle permet de faire exister l’entreprise légalement et de démarrer l’activité.
•  Les démarches, les délais et les coûts varient en fonction de votre localisation et du statut juridique de votre entreprise.
• Pour toute information supplémentaire, contactez l’INPI par mail ou par téléphone.