Dans un contexte de digitalisation croissante, la signature électronique s’impose comme une solution essentielle pour simplifier et sécuriser les démarches administratives en ligne. C’est notamment le cas auprès de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle facilite les formalités liées à la création, la protection et la gestion des droits de propriété industrielle.
Cet article vous explique comment fonctionne la signature électronique avec l’INPI, quels sont ses avantages, et comment l’intégrer à vos processus d’entreprise.
Qu'est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique permet de signer un document en ligne de manière sécurisée, sans impression ni envoi postal. Elle repose sur un système de certificats numériques garantissant à la fois l’authenticité de l’auteur et l’intégrité du document.
Conformément au règlement européen eIDAS, il existe trois niveaux de signature électronique :
- Signature électronique simple : pour des échanges sans exigences juridiques fortes.
- Signature électronique avancée : offre un niveau de sécurité plus élevé, notamment grâce à l’identification du signataire.
- Signature électronique qualifiée : la plus sécurisée, juridiquement équivalente à une signature manuscrite.
Dans le cadre des démarches auprès de l’INPI, notamment pour la création, la cession ou la modification d'une entreprise, c’est la signature électronique qualifiée qui est requise.
Qu’est-ce que la signature avancée avec certificat qualifié ?
La signature électronique avancée avec certificat qualifié représente un niveau intermédiaire entre la signature électronique avancée (SEA) et la signature électronique qualifiée (SEQ). Elle combine la souplesse de la SEA avec le haut niveau de sécurité de la SEQ.
Le certificat qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié, reconnu au niveau européen. Ce certificat doit respecter les exigences strictes définies dans l’annexe I du règlement eIDAS, garantissant une identification fiable du signataire.
Bon à savoir
Ce type de signature est particulièrement adapté aux démarches juridiques et administratives nécessitant une sécurité renforcée, comme celles réalisées auprès de l’INPI.
Quelle est la réglementation de la signature électronique en France et en Europe ?
En France, comme dans le reste de l’Union européenne, l’usage de la signature électronique est strictement encadré par des textes juridiques visant à garantir la sécurité et la fiabilité des transactions numériques.
Deux cadres réglementaires principaux s’appliquent :
- Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) : il constitue le texte de référence au niveau européen. Il définit les différents types de signatures électroniques (simple, avancée, qualifiée) ainsi que les prestataires de services de confiance habilités.
- Le Référentiel Général de Sécurité (RGS) : en France, ce référentiel précise les exigences techniques et organisationnelles que doivent respecter les outils de signature électronique pour être reconnus comme fiables par l'administration.
Objectif commun : garantir la confiance numérique pour toutes les parties prenantes — entreprises, particuliers, administrations — notamment dans des procédures sensibles comme celles de l’INPI, d’Infogreffe, ou d’autres plateformes officielles.
Quelles sont les évolutions du règlement eIDAS 2.0 en 2025 ?
Le règlement eIDAS 2.0, adopté en 2025, marque une étape clé dans le développement de l’identité numérique européenne et dans la modernisation des services de confiance au sein de l’UE. Ce nouveau cadre législatif vise à renforcer la sécurité, l’interopérabilité et la fiabilité des échanges numériques à l’échelle européenne.
Voici les principales nouveautés à retenir :
Le portefeuille d’identité numérique européen (European Digital Identity Wallet)
La nouveauté majeure d’eIDAS 2.0 est l’introduction du portefeuille d’identité numérique. Il permettra à chaque citoyen européen de :
- Stocker des documents officiels : carte d’identité, permis de conduire, diplômes, etc.
- Utiliser ces documents pour s’identifier en ligne ou dans des contextes physiques (ex : ouverture de compte bancaire, démarches administratives).
- Accéder à des services publics et privés dans toute l’UE, de manière simple, sécurisée et interopérable.
Archivage électronique qualifié reconnu
Le règlement eIDAS 2.0 intègre officiellement l’archivage électronique qualifié dans la liste des services de confiance. Cela signifie que :
- Les documents archivés bénéficient désormais d’une présomption d’intégrité et de valeur juridique dans tous les pays de l’Union européenne.
- Cela facilite la conservation légale à long terme de documents contractuels, administratifs ou comptables.
Renforcement de l’interopérabilité et des standards
eIDAS 2.0 met l’accent sur une meilleure harmonisation technique à travers l’UE. Cela inclut :
- L’adoption de standards communs pour les services comme eID, eSignature ou eDelivery.
- L’obligation pour les prestataires de services de confiance de se conformer aux nouvelles exigences techniques et de sécurité.
Bon à savoir
Pour les entreprises, ces évolutions représentent :
- Une simplification des démarches administratives, grâce à des identités numériques standardisées et interopérables.
- Une réduction des risques de fraude grâce à l’authentification renforcée et au stockage sécurisé des données.
- Un gain de temps et de conformité pour les opérations sensibles, comme celles liées à l’INPI ou aux signatures contractuelles.
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Signature électronique et INPI : ce qu’il faut savoir
Depuis la réforme de la gestion des formalités d’entreprise, les démarches ne passent plus par Infogreffe, mais désormais par le Guichet unique de l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle). Ce portail centralise toutes les formalités liées à la création, modification, cessation ou au dépôt des comptes annuels d’une entreprise.
La signature électronique joue un rôle clé dans ce processus, car elle permet de signer vos documents de manière dématérialisée, sécurisée et juridiquement valable.
Comment obtenir et utiliser une signature électronique avec l’INPI ?
Pour effectuer des démarches sur le Guichet unique de l’INPI, vous devez utiliser une signature électronique qualifiée. Voici les étapes à suivre :
Étapes pour signer vos formalités INPI
- Choisir un prestataire de services de confiance qualifié, tel que Yousign, qui délivre des certificats qualifiés conformes au règlement eIDAS.
- Vérifier votre identité selon les exigences du prestataire (visioconférence, pièce d'identité, etc.).
- Signer vos documents directement en ligne (modification statutaire, dépôt de comptes, cessation d’activité, etc.) via l’interface du Guichet unique.
Avantages de la signature électronique avec l’INPI
L’utilisation de la signature électronique dans le cadre des démarches INPI présente plusieurs bénéfices concrets :
- Simplification des démarches :
Plus besoin de vous déplacer ou d’imprimer vos documents. Tout se fait 100 % en ligne. - Sécurité renforcée :
Chaque signature est associée à un certificat numérique qualifié et à un dossier de preuve garantissant l’intégrité du document. - Traçabilité des documents :
Vous pouvez suivre chaque étape du processus de signature et conserver une preuve horodatée pour chaque formalité.
Bon à savoir :
Le Guichet unique de l’INPI est désormais le seul point d’entrée officiel pour déposer ou modifier les informations relatives à votre entreprise. Sans signature électronique qualifiée, vos démarches ne seront pas validées.
FranceConnect et l’INPI : simplifiez vos démarches grâce à une connexion sécurisée et à la signature électronique
FranceConnect est une solution développée par l’État français pour faciliter l’accès aux services publics en ligne. Elle permet à chaque citoyen de se connecter à des plateformes administratives, comme celle de l’INPI, en utilisant des identifiants déjà existants, par exemple :
- impots.gouv.fr (fisc)
- ameli.fr (Assurance Maladie)
- laposte.fr (La Poste)
Connexion sécurisée à l’INPI avec FranceConnect
Grâce à l’intégration de FranceConnect sur le site de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), les utilisateurs peuvent :
- Accéder à leur espace personnel sans créer de nouveaux identifiants ;
- Simplifier leurs démarches administratives liées à la propriété industrielle ;
- Effectuer des procédures telles que le dépôt de marques, brevets, dessins et modèles, en toute sécurité.
Cette authentification centralisée réduit les risques de fraude et d’usurpation d’identité tout en assurant une meilleure expérience utilisateur.
Quel rôle joue la signature électronique dans ce processus ?
La signature électronique complète parfaitement ce dispositif en garantissant que les documents soumis à l’INPI sont :
- Authents
- Intègres
- Légalement valides
FranceConnect+ : une authentification renforcée pour vos démarches sensibles
FranceConnect+ est la version sécurisée et renforcée de FranceConnect, conçue pour les transactions en ligne à haut niveau de confiance. Elle s’adresse particulièrement aux démarches nécessitant une vérification rigoureuse de l’identité du signataire ou du déclarant.
Qu’est-ce qui distingue FranceConnect+ ?
FranceConnect+ repose sur des méthodes d’authentification avancées, telles que :
- L’utilisation de certificats numériques qualifiés ;
- Des dispositifs de sécurité comme l’authentification à double facteur ;
- L’identification via des prestataires de services de confiance qualifiés.
Cette solution est indispensable pour accéder à certains services en ligne sensibles, comme :
- Les formalités via le Guichet unique de l’INPI (création ou modification d’entreprise) ;
- Le dépôt de documents juridiques ou comptables nécessitant une signature électronique qualifiée.
Différences entre FranceConnect et FranceConnect+
FranceConnect | FranceConnect+ |
|---|---|
Permet une authentification standard adaptée aux démarches administratives courantes. | Offre une authentification renforcée pour des transactions nécessitant une sécurité accrue. |
Utilise des identifiants existants comme ceux d'Ameli ou des impôts. | Utilisé pour des démarches critiques comme la signature électronique qualifiée, équivalente à une signature manuscrite en termes de validité juridique. |
Adapté pour des services publics de base sans nécessiter de sécurité renforcée. | Nécessite des méthodes d'authentification supplémentaires, assurant une haute sécurité. |
Comprendre les 3 niveaux de signature électronique
La signature électronique permet de signer un document numérique avec la même valeur juridique qu’une signature manuscrite — à condition de respecter certains critères. Conformément au règlement eIDAS, il existe trois niveaux de signature :
1. Signature électronique simple (SES)
- Niveau de base, sans vérification d’identité avancée
- Adaptée aux démarches courantes sans enjeu juridique fort
- Exemple : acceptation de conditions générales en ligne
2. Signature électronique avancée (SEA)
- Repose sur une identification du signataire
- Garantit l’intégrité du document signé
- Exemple : contrats commerciaux, engagements contractuels
3. Signature électronique qualifiée (SEQ)
- Basée sur un certificat qualifié délivré par un prestataire de confiance
- Reconnue comme équivalente à une signature manuscrite
- Obligatoire pour certaines démarches légales, comme celles effectuées auprès de l’INPI
Quels avantages pour les utilisateurs de FranceConnect et FranceConnect+ ?
En utilisant FranceConnect ou FranceConnect+, les utilisateurs accèdent plus facilement et en toute sécurité aux services numériques proposés par l’État, y compris ceux de l’INPI.
Avantages concrets :
- Connexion simplifiée sans créer de nouveaux identifiants
- Accès sécurisé aux services de l’INPI (dépôt de brevets, marques, etc.)
- Signature électronique juridiquement valide
- Protection contre la fraude et les altérations de documents
- Gain de temps dans les démarches administratives
Yousign : la solution idéale pour signer vos formalités auprès de l’INPI
Pour que vos formalités INPI soient valides, il est indispensable que la signature électronique soit réalisée par une personne physique autorisée : le mandataire, l’entrepreneur individuel ou le représentant légal de la société.
Avec Yousign, vous disposez d’une solution conforme, sécurisée et simple d’utilisation pour signer vos documents en ligne dans le cadre des démarches administratives sur le Guichet Unique de l’INPI.
Comment signer une formalité INPI avec Yousign ?
Voici les étapes à suivre pour effectuer correctement votre signature électronique :
1. Authentification
- Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect ou INPIConnect.
- Accédez à la formalité que vous souhaitez compléter (modification, cessation, dépôt des comptes…).
2. Téléchargement de la synthèse
- Téléchargez le fichier PDF récapitulatif de votre formalité.
- Vérifiez bien les informations contenues dans ce document, qui ne pourra pas être modifié par la suite.
3. Signature électronique via Yousign
- Signez électroniquement le fichier PDF en utilisant Yousign, qui propose :
- Une signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié ;
- Ou une signature électronique qualifiée, conforme au règlement eIDAS.
- La procédure de signature sur Yousign est 100 % en ligne, rapide et juridiquement reconnue.
4. Réimportation du document
- Une fois signé, réimportez le fichier PDF dans votre espace sur le Guichet Unique.
5. Validation de la formalité
- Cliquez sur le bouton correspondant à l’action à valider :
- « Signer la demande de modifications »
- « Signer la demande de cessation »
- « Signer les comptes annuels »
À noter
Yousign est un prestataire de services de confiance qualifié, reconnu au niveau européen. Sa solution de signature est parfaitement adaptée aux exigences de l’INPI et aux normes du règlement eIDAS. Un dossier de preuve est automatiquement généré pour chaque signature, garantissant la valeur légale de vos documents.
Conclusion
La signature électronique est désormais incontournable pour toutes les formalités administratives sur le Guichet unique de l’INPI, qu’il s’agisse de la création d’entreprise, de modifications statutaires ou du dépôt des comptes annuels.
Grâce à des solutions conformes comme Yousign, les professionnels peuvent signer en ligne en toute sécurité, avec une valeur juridique reconnue.
Associée à FranceConnect et FranceConnect+, la signature électronique permet une expérience utilisateur fluide, rapide et sécurisée, tout en assurant la conformité réglementaire avec le règlement eIDAS.
FAQ : Signature électronique et démarches INPI
Je n’arrive pas à signer un document sur l’INPI, que faire ?
Si vous ne parvenez pas à signer un document sur le Guichet unique de l’INPI, suivez ces étapes :
- Vérifiez que vous utilisez une signature électronique conforme, basée sur un certificat qualifié. L’INPI n’accepte pas les signatures simples pour certaines démarches.
- Assurez-vous que vous êtes connecté via FranceConnect ou INPIConnect avec un profil autorisé à signer (mandataire, représentant légal...).
- Le document à signer doit être le PDF de synthèse généré par le Guichet, sans modification.
- Essayez de changer de navigateur ou de désactiver temporairement les extensions qui pourraient bloquer le processus de signature.
- En cas de difficulté technique, contactez le support de votre prestataire de signature électronique (ex. : Yousign) ou le service d’assistance de l’INPI.
Pour en savoir plus, consultez la documentation officielle du Guichet unique INPI.
Quelle signature électronique est acceptée par l’INPI ?
L’INPI exige une signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié, ou une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS. Ces signatures sont délivrées par des prestataires de services de confiance, comme Yousign.
Peut-on utiliser FranceConnect pour signer un document sur l’INPI ?
Oui, FranceConnect permet de s’authentifier facilement sur le Guichet unique. Toutefois, pour signer un document, vous devez utiliser un outil de signature électronique compatible, comme Yousign. FranceConnect+, en revanche, permet d’accéder à des démarches nécessitant une signature électronique qualifiée.
Est-ce que Yousign est reconnu par l’INPI ?
Oui, Yousign est un prestataire de services de confiance qualifié, conforme aux exigences du règlement eIDAS. Sa solution de signature est parfaitement adaptée aux démarches effectuées via le Guichet unique de l’INPI.
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