Automatiser les relances commerciales : de la proposition au contrat signé en 48h

Relancer un prospect à la main demande du temps et de la vigilance. Il faut noter le dernier échange, planifier une action, rédiger un message personnalisé, puis recommencer pour chaque opportunité. Ces tâches deviennent chronophages lorsque vous commencez à multiplier les prospects, clients et collaborations commerciales.

La première raison d'automatiser les relances commerciales est le gain de temps considérable que cela représente. En effet, toutes ces actions sont alors programmées et se déclenchent par elles-mêmes, selon des séquences prédéfinies. Vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tandis que les workflows s'exécutent en arrière-plan.

Dans votre CRM, cela signifie que les relances partent automatiquement après un certain délai, ce qui supprime les risques d'erreurs et d'oublis.

Une relance réussie dépend en grande partie du timing. Relancer trop tôt est risqué, car le prospect n'a potentiellement pas eu le temps de lire l'offre. Trop tard, en revanche, il risque d'être passé à autre chose. L'automatisation résout ce problème en programmant le délai précis pour chaque type d'action. Vous mettez en place une progression logique, avec une fréquence adaptée et des messages calibrés selon le comportement de votre cible.

Par exemple, si un prospect consulte deux fois la proposition commerciale, un outil peut déclencher automatiquement un message d'accompagnement ou proposer un appel rapide pour clarifier un point. Cela augmente la probabilité qu'une réponse arrive au bon moment et améliore directement votre taux de conversion.

Les erreurs humaines représentent un frein considérable dans le parcours commercial : oubli, mauvaise version du message, délai trop long, mauvais destinataire, absence de personnalisation… Pour les réduire, les outils de relances automatiques sont particulièrement efficaces, grâce à trois éléments :

Les relances se basent sur les actions du prospect (ouverture d'email, clic, consultation du devis). Ce sont les données qui guident la séquence.

Les templates évitent les maladresses, oublis ou erreurs de ton. Chaque prospect reçoit un message parfaitement construit.

Les outils permettent de mesurer les taux d'ouverture, la vitesse de réponse, les messages les plus efficaces… Cette analyse améliore le processus au fil du temps. Les commerciaux gagnent en fiabilité et peuvent se concentrer sur les interactions à forte valeur.

Contrairement aux idées reçues, ce n'est pas l'automatisation qui déshumanise la relation, mais l'absence d'organisation. Un prospect qui reçoit des relances incohérentes, espacées au hasard, avec des oublis ou des doublons aura une mauvaise expérience.

Avec une automatisation bien pensée, vous vous assurez que :

• Les messages arrivent au bon moment.
• La personnalisation est plus simple et cohérente.
• Les échanges deviennent clairs et fluides.
• Le prospect se sent réellement accompagné.

Les cycles administratifs eux-mêmes sont améliorés, grâce aux rappels automatiques d'un document non signé, les informations sur une échéance de paiement, ou même l'automatisation de certaines étapes de recouvrement.

Le commercial intervient uniquement lorsque c'est réellement utile (analyse d'une objection, appel de suivi, explication d'un point complexe). Cela renforce la relation humaine tout en optimisant le temps de chacun.

La base de toute automatisation est la création d'un scénario solide. Il s'agit de déterminer quand et comment chaque relance doit être envoyée, en fonction du comportement du prospect. Même si certains dossiers peuvent être finalisés en 48 heures lorsque le prospect est prêt à avancer, d'autres nécessitent un suivi plus progressif, qui peut ressembler à ceci :

• J+1 ou J+2 : message léger, simple vérification de réception.
• J+4 à J+5 : relance orientée valeur (ressource, explication, exemple).
• J+7 à J+10 : relance plus directe, proposition d'un appel.
• J+14 : message de clôture.

Ce scénario peut être enrichi avec des conditions basées sur l'action du prospect :

• Le devis est ouvert → déclencher un message dédié.
• Aucun clic sur la proposition → envoyer une relance plus explicative.
• Une objection est exprimée → déclencher une séquence de réponses au lieu de relancer.

L'objectif est de créer un enchaînement fluide, cohérent et naturel, sans surcharge.

Un CRM est indispensable pour piloter un système de relances automatisées. Il centralise toutes les données du prospect, enregistre les interactions, déclenche automatiquement les étapes prévues, et évite les doublons.

Grâce à cette centralisation, chaque contact suit un parcours homogène, et chaque commercial sait exactement où en est la proposition : envoyée, ouverte, relancée, en attente ou signée. Cette visibilité réduit les erreurs, fluidifie le travail d'équipe et facilite l'analyse des performances.

Pour automatiser correctement, il est nécessaire de choisir les bons outils, capables de gérer les envois, les délais, les rappels et les notifications internes. Les fonctionnalités essentielles sont notamment les suivantes :

• Envoyer automatiquement les bons messages.
• Programmer des relances selon des déclencheurs précis.
• Suivre les ouvertures, clics ou téléchargements.
• Intégrer un lien de paiement ou un devis à signer.

Les commerciaux sont ainsi mieux équipés pour suivre des dizaines de propositions en parallèle, sans surcharge.

L'automatisation fonctionne uniquement si les messages restent humains, clairs et cohérents. Une séquence efficace doit comprendre :

• Un ton professionnel et empathique.
• Une personnalisation minimale (nom, contexte, problématique).
• Des informations utiles (délais, ressources, bénéfices).
• Une action attendue (répondre, planifier un appel, finaliser une signature).

Il ne s'agit pas de copier-coller un mail générique, mais de préparer des modèles adaptables qui permettent de relancer sans jamais donner l'impression d'un robot.

L'automatisation n'est efficace que si elle est suivie et optimisée. Les équipes doivent analyser :

• Les taux d'ouverture des emails de relance.
• Les taux de réponse après chaque séquence.
• Le moment où les prospects décrochent ou s'engagent.
• Les relances déclenchant le plus d'appels ou de signatures.

Grâce à cette analyse, il devient possible d'ajuster les délais, réécrire certains textes, tester de nouvelles techniques de relance ou identifier les séquences les plus performantes. L'objectif est d'améliorer continuellement le processus et transformer davantage de propositions en contrats signés.

L'automatisation est utile seulement si les contenus envoyés sont pertinents, clairs et adaptés au niveau d'avancement du prospect. Chaque relance doit répondre à un objectif précis : vérifier la bonne réception, apporter de la valeur, lever une objection, ou inciter à finaliser le paiement ou la signature du contrat. Voici des modèles concrets qui peuvent être intégrés dans un CRM ou dans un outil d'automatisation pour créer des séquences fluides.

Cette première relance a un seul but : confirmer que la proposition a bien été reçue. Elle doit être très courte, sans pression et sans mention commerciale directe.

Objectif : Vérification + réouverture du dialogue.
À utiliser : quand le prospect n'a pas ouvert la proposition ou n'a pas donné de réponse.

Exemple :

À ce stade, l'objectif n'est pas seulement de relancer, mais d'apporter une analyse, un conseil ou une ressource qui aide vraiment le prospect. C'est une relance orientée valeur, idéale pour nourrir la relation.

Objectif : Construire la confiance + débloquer l'intérêt.
À utiliser : lorsque le prospect n'a pas encore montré d'interaction (pas de clic, pas d'ouverture), ou semble hésitant.

Exemple :

Il s'agit de la relance qui permet de clarifier la situation : le prospect veut-il toujours avancer ou non ? Elle doit être ferme, mais jamais agressive.

Objectif : Obtenir une réponse claire.
À utiliser : lorsque le processus semble bloqué ou quand la proposition devient moins prioritaire.

Exemple :

L'automatisation des relances est un levier puissant, mais mal utilisée, elle peut générer l'effet inverse : agacement, perte de confiance ou impression de suivi impersonnel. Pour maintenir une relation commerciale solide tout en profitant des avantages du processus automatisé, voici les meilleures pratiques à suivre.

Automatiser ne signifie pas envoyer des contenus impersonnels. Même dans une séquence automatisée, la personnalisation doit rester centrale :

• Prénom et nom du prospect.
• Référence au besoin exprimé.
• Mention du contexte (appel précédent, échange par email).
• Rappel d'une objection soulevée et réponse adaptée.

Cette personnalisation ne consiste pas seulement à insérer des variables, mais à calibrer des messages qui semblent écrits pour une situation spécifique. Le prospect doit sentir que le commercial connaît son dossier, même si une partie du processus est automatisée.

Chaque relance doit être pensée comme une étape qui apporte une information, une ressource, une clarification, une proposition d'appel, ou encore un rappel des prochaines étapes (paiement, validation interne…).

Les prospects détectent très rapidement les relances inutiles. Pour maintenir une relation qualitative, chaque interaction doit répondre à la question : "Qu'est-ce que ce contenu lui apporte ?"

Une automatisation efficace repose sur le bon timing. Un prospect très chaud ne doit pas recevoir les mêmes relances qu'un prospect encore en réflexion.

Quelques bonnes pratiques :

• Si le prospect ouvre le devis deux fois → envoyer une relance plus rapide.
• Si le prospect n'a rien ouvert → espacer les relances et ajouter de la valeur.
• Si le prospect exprime une objection → déclencher une séquence spécifique.
• Si le prospect commence le paiement mais ne le finalise pas → relancer rapidement et proposer une aide.

Relancer uniquement par email peut suffire dans certains cas, mais pour maintenir une relation commerciale humaine, il est recommandé de varier les canaux :

• Email : pour les informations structurées, les ressources, les rappels.
• Appel téléphonique : pour lever une objection, clarifier un point ou débloquer une hésitation.
• Textes courts (SMS ou WhatsApp selon contexte professionnel) : pour confirmer une étape ou rappeler une échéance.

Aucune séquence n'est parfaite dès le départ. Les équipes doivent suivre les performances via leur CRM et les outils d'automatisation pour savoir :

• Quels messages fonctionnent le mieux.
• Quel délai produit le meilleur taux de réponse.
• Quelles relances déclenchent le plus d'appels.
• Où les prospects décrochent.
• Quelles séquences accélèrent le recouvrement.

Pour tirer pleinement parti de l'automatisation des relances commerciales, intégrer un outil de signature électronique comme Yousign devient indispensable. Voici pourquoi.

Une relance commerciale n'est efficace que si le prospect peut agir facilement. Avec Yousign, chaque proposition ou contrat peut être accompagné d'un lien de signature sécurisé, accessible depuis n'importe quel appareil, sans installation préalable, et en quelques clics.

Cette simplicité accélère considérablement les démarches administratives. Au moment d'envoyer une relance, il suffit d'ajouter un lien vers le document Yousign : le prospect n'a plus à chercher un fichier, imprimer ou renvoyer un document signé.

Yousign fournit des données précises sur le comportement du prospect : document ouvert, non consulté, document signé, champ manquant, signature en attente d'un tiers…

Ces informations peuvent être utilisées dans un CRM ou un outil d'automatisation pour envoyer des relances intelligentes. Par exemple :

• Le prospect ouvre le document mais ne signe pas dans l'heure → envoi d'un message personnalisé.
• Aucune action pendant 48h → relance douce avec rappel des avantages.
• Signature en attente d'un valideur interne → relance automatique de la bonne personne.
• Document proche de l'expiration → message de rappel rapide.

Intégrer Yousign dans un workflow commercial permet d'unifier toutes les étapes : de l'envoi de la proposition à la signature finale, en passant par les relances automatiques.

Le parcours type ressemble à ceci :

• Envoi de la proposition via CRM ou email.
• Début d'un scénario de relance automatisé.
• Une fois l'accord donné → envoi du document Yousign.
• Relances automatiques si le prospect tarde à signer.
• Confirmation de signature et mise à jour automatique du statut dans le CRM.

Ce fonctionnement en entonnoir permet de garder un processus fluide, organisé et sans rupture entre la partie commerciale et la partie administrative. En supprimant les tâches manuelles, vous pouvez écourter votre cycle commercial de deux semaines à 48 heures.

Yousign est un partenaire de confiance, qui répond aux exigences des réglementations européennes, assurant ainsi la validité des signatures électroniques en France et dans les pays membres.

Conformité eIDAS :

Yousign est pleinement conforme au règlement européen eIDAS, garantissant la validité légale de chaque signature. C'est un argument immédiat pour lever les objections liées à la conformité.

Preuve de signature et horodatage :

Chaque document signé génère automatiquement une preuve complète : horodatage, identité du signataire, historique des actions. Ce niveau de traçabilité rassure le prospect et simplifie la gestion interne.

Idéal pour tous les documents commerciaux :

Devis, contrats commerciaux, avenants, bons de commande : Yousign s'adapte à tous les types de documents nécessitant une validation rapide et sécurisée.

Automatiser ses relances permet d'accélérer le suivi, de réduire les tâches répétitives et d'augmenter les taux de réponse. En structurant votre processus et en intégrant Yousign pour la signature, vous offrez à vos prospects un parcours fluide : relance, validation, signature. Le cycle commercial peut alors considérablement être réduit, passant de plusieurs semaines à quelques jours, voire 48 heures à peine pour les prospects les plus réactifs.

Pour les équipes commerciales qui cherchent à optimiser leur performance, l'automatisation des relances clients associée à un outil de signature électronique devient un avantage concurrentiel décisif. Les données recueillies à chaque étape permettent d'affiner continuellement la stratégie et de maximiser le retour sur investissement.