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5 min

Yousign x Zapier : 5 manières d’automatiser la gestion de vos contrats

Visuel Yousign x Zapier
Émilie Courmaceul

Émilie Courmaceul

Product Marketing Manager @Yousign

Illustration : Studio design

Sommaire

A force de se digitaliser, les entreprises multiplient les outils qu'elles utilisent au quotidien. Le résultat ? Des allers-retours constants entre boîte mail - Slack - GoogleMeet - boîte mail encore - votre CRM - Dashboards - GoogleSheets...

🕰️  Combien de temps perdez-vous à switcher d'un outil à l'autre, vous authentifier, vous connecter, rapprocher les données entre vos outils pour avoir une vue globale sur l'état de signature de vos documents ? Ce sont des tâches sans valeur ajoutée dont vous pouvez dès à présent vous libérer, en les automatisant facilement.

Je vous vois tout de suite venir avec “je ne sais pas coder” ou “je n’ai pas de développeur disponible”, mais halte-là, pas besoin d’investissements lourds, ni de savoir coder ou de mobiliser des équipes de développeurs. Dans cet article, nous vous partageons les 5 meilleurs cas d’usage...accessibles immédiatement grâce au no-code. Les détails sur ce terme jargonnant un peu plus bas ⬇

En utilisant notre connecteur Zapier, quelques clics suffiront à automatiser les tâches les plus chronophages et gagner en sérénité sur la gestion de vos contrats.

Sommaire

1️⃣ Suivez la signature de vos contrats avec Yousign depuis votre CRM 🔎
2️⃣ Soyez alerté sur la signature d'un contrat en temps réel 🚨
3️⃣ Créez des contacts signataires à partir de vos outils métiers 👤
4️⃣ Centralisez et partagez l'information avec les autres stakeholders en interne 🤝
5️⃣ Automatisez le téléchargement de vos documents signés et dossiers de preuve ⬇️

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Le no-code : de nouvelles opportunités

💡 Connaissez-vous les outils no-code? Ils relient vos outils entre eux et vous laissent la liberté d'automatiser vos workflows de manière personnalisée, sans avoir à coder une seule ligne, juste en déplaçant des blocs !

Nous avons donc connecté notre solution de signature électronique au leader des outils no-code, Zapier, pour vous faciliter la vie et gagner en efficacité en créant des automatisations autour de vos contrats en quelques clics. Vous allez voir, impossible de faire plus simple !

Notre connecteur Yousign x Zapier vous donne l'accès à la bibliothèque de +3000 applications disponibles via Zapier, et ouvre ainsi toutes les possibilités pour créer vos meilleurs "Zaps" (c'est ainsi qu'on appelle la combinaison entre Yousign et un autre outil, via Zapier), adaptés à vos besoins.

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1️⃣ Suivez la signature de vos contrats avec Yousign depuis votre CRM 🔎

Les équipes Sales sont parmi celles qui utilisent le plus d'outils dans l'entreprise, mais leur outil clé est bien sûr leur CRM pour suivre de près l'avancée des actions et la conversion des leads. Or, la conversion est un évènement dépendant de la signature d'un contrat, qui se déroule dans Yousign.

Avec notre connecteur, il est possible de centraliser le suivi des signatures de vos contrats avec Yousign en temps réel directement dans votre CRM. ✨

Le nouveau workflow

Le statut de signature de votre contrat est automatiquement mis à jour dans votre CRM . Notre vidéo un peu plus bas vous le montre concrètement👇.

2 bonnes raisons de connecter Yousign et son CRM

  • Rapidité : Gagnez en réactivité sur vos opportunités commerciales et réduisez la longueur de vos cycles de vente.
  • Scalabilité : Boostez votre entreprise et multipliez les opportunités commerciales, sans surcharger vos équipes Sales avec de nouvelles tâches sans valeur ajoutée.

Voici une liste non exhaustive des 5 CRM les plus utilisés sur Zapier, et que vous pouvez facilement connecter à Yousign :
✔ Pipedrive
✔ Zoho CRM
✔ Dubsado
✔ Salesforce
✔ Wix Automations


2️⃣ Etre alerté sur la signature d'un contrat en temps réel 🚨

Comment suivez-vous les avancées des signatures d'un contrat urgent? Manuellement, en multipliant les connections sur Yousign? Quotidiennement, dans l'attente de voir enfin le statut changer?

Avec notre connecteur, vous êtes notifiés en temps réel des évènements clés sur vos contrats (changement de statut, signature) sans avoir besoin de vous connecter sur votre application Yousign ✨

Le nouveau workflow

Dès que le contrat est signé, qu'un des signataires a signé ou bien que le statut de votre invitation de signature a changé, vous recevez une notification en temps réel sur Slack ou Teams. Notre vidéo un peu plus bas vous montre concrètement comment ça se passe👇.

2 bonnes raisons de connecter Yousign à vos outils de communication

  • Réactivité : Réagissez aux évènements sur la signature électronique de vos contrats en temps réel, sans perdre de temps sur vos projets.
  • Collaboration : Passez plus vite à l'action en partageant vos notifications au niveau de l'équipe, avec d'autres stakeholders clés.

Voici une liste non exhaustive des 5 outils de communication les plus utilisés dans des Zaps pour créer des notifications, et que vous pouvez facilement connecter à Yousign :
✔ Slack
✔ Gmail
✔ Discord
✔ MS Outlook
✔ Zoom


3️⃣ Créer des contacts signataires à partir de vos outils métiers 👤

Pour envoyer une invitation de signature à un nouveau contact, vous deviez ressaisir manuellement l'ensemble de ses informations depuis vos outils métiers (CRM, SIRH, ERP...) vers votre application Yousign... mais ça, c'était avant !

Avec notre connecteur, vos contacts présents dans vos outils métiers et leurs informations sont automatiquement ajoutés dans Yousign pour faciliter la création de vos invitations de signature ✨

Le nouveau workflow

Un nouveau contact est ajouté dans votre CRM, il est automatiquement créé dans votre application Yousign également, sans avoir besoin du moindre clic de votre part. Quand vous voudrez créer une invitation de signature pour lui envoyer son document à signer, il suffira de le sélectionner dans la liste de vos contacts. A vous de voir un peu plus bas👇.

2 bonnes raisons de connecter Yousign à vos outils métier

  • Sérénité : Eliminez le risque d'erreur en recopiant manuellement les informations de vos contacts d'un outil à un autre. Michel, Mickael, Mikael? Ces questions n'existent plus.
  • Efficacité : Plus besoin de copier-coller et de faire des allers-retours entre vos outils métiers et Yousign pour envoyer une invitation de signature. Envoyez-la tout simplement sans perdre de temps !


4️⃣ Centraliser et partager l'information avec les autres stakeholders en interne 🤝

Vous gérez des projets d'envergure qui nécessitent la signature et l'approbation de plusieurs parties prenantes ? En temps que project manager vous devez prendre de la hauteur et souhaitez avoir une vue d'ensemble sur l’avancement de vos sujets?

Avec notre connecteur, vous centralisez les données de suivi de vos signatures dans vos outils de gestion de projet, et vous partagez facilement les informations importantes liées à vos signatures avec les autres équipes ✨

Le nouveau workflow

A chaque nouvel évènement clé sur la signature de vs documents, l'information est répercutée dans vos outils de suivi de projet pour vous donner une vue d'ensemble et un suivi complet. Vos dashboards sont enrichis automatiquement avec les données de Yousign et vous les partagez facilement avec les autres stakeholders.

2 bonnes raisons de connecter Yousign à vos outils de productivité

  • Collaboration : Accélérez vos projets en passant plus facilement le relai aux équipes impliquées dans les processus métiers autour de la signature électronique
  • Précision : Créez des KPI de suivi clairs et précis sur vos projets, et délivrez plus vite.

Voici une liste non exhaustive des 5 outils de productivité les plus utilisés dans des Zaps pour suivre vos projets et que vous pouvez facilement connecter à Yousign :
✔ Google Sheets
✔ Trello
✔ Asana
✔ Google Calendar
✔ Calendly


5️⃣ Automatiser le téléchargement de ses documents signés et dossiers de preuves ⬇️

⏰ Combien de temps gagneriez-vous si l'archivage de vos documents signés était automatique?5 minutes x 30 contrats, c'est 2h30 par mois que vous pourriez passer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre business...

Avec notre connecteur, il suffit de quelques secondes pour connecter Yousign à votre drive (GoogleDrive, OneDrive, Dropbox...) et automatiser le stockage de vos documents. ✨

Le nouveau workflow

Chaque fois que vos documents seront signés, il seront automatiquement archivés où vous le souhaitez ! Vous pouvez également choisir d'automatiser le téléchargement et l'archivage des dossiers de preuves qui corroborent la valeur de vos signatures. Regardez notre vidéo pour voir concrètement le workflow👇.

2 bonnes raisons de connecter Yousign à vos outils d'archivage

  • Sécurité : Tout vos documents signés et vos dossiers de preuves sont facilement sauvegardés dans un emplacement sécurisé de votre choix.
  • Efficacité : Gagnez du temps sur la recherche ultérieure de vos documents signés

Voici une liste non exhaustive des 5 outils d'archivage de documents les plus utilisés dans des Zaps pour suivre vos projets et que vous pouvez facilement connecter à Yousign :
✔ Google Drive
✔ Dropbox
✔ OneDrive
✔ Box
✔ Amazon S3

🍒 Cerise sur le gateau, quelques astuces complémentaires :

🍒  Pour rendre l'automatisation encore plus simple, nous avons créé des templates qui vous permettent de connecter Yousign à vos applications favorites.

🍒  N'hésitez pas à combiner tout ces use cases, vous pouvez créer et personnaliser vos workflows à l'infini en combinant plusieurs outils ensemble dans le même Zap pour aller encore plus loin. Par exemple, pourquoi pas recevoir une notification quand un contrat est signé et mettre à jour son statut automatiquement dans votre CRM? Ou bien suivre le téléchargement de vos documents signés et dossiers de preuve depuis une base de données Notion pour les retrouver encore plus facilement?

A vous de jouer !

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