Comment automatiser la facturation de votre entreprise en 2026 ?

Passer aux factures digitales permet tout d'abord de gagner du temps sur la saisie des données, grâce à la génération automatique des documents à partir des informations déjà présentes dans votre système de vente ou de gestion.

Le traitement ne dépend plus d'échanges de mails, mais s'automatise via des déclencheurs qui acheminent chaque facture vers la bonne personne, dans le bon ordre, sans que l'on multiplie les manipulations. Cela permet de fluidifier le processus et d'éviter les erreurs humaines.

Centraliser toutes les factures sur une seule et même plateforme numérique permet d'unifier la gestion des données, évite les divergences de prix, d'articles ou de marchandises, et permet de retrouver chaque document facilement. Chaque transaction est traçable et laisse une preuve conforme, ce qui optimise la sécurité pour l'entreprise, mais aussi pour les clients, les fournisseurs et les partenaires.

Cette traçabilité renforce également la sécurité et la conformité des données tout au long du processus de traitement automatisé des factures.

L'automatisation permet de supprimer des tâches répétitives à faible valeur ajoutée, comme le remplissage manuel des champs, ou encore la vérification des montants. Les outils digitaux accélèrent ces manipulations, et permettent donc de réduire dans le même temps les coûts de gestion. Cette normalisation des processus diminue aussi les litiges, autant côté fournisseur que côté clients, car les règles sont partagées et les pièces complètes.

La génération de facture depuis la commande ou la livraison de marchandises limite les interventions manuelles et sécurise les données. Un logiciel connecté (API/webhooks) alimente automatiquement les documents (devis, bons, factures, avoirs) et standardise le traitement. Cette automatisation de la comptabilité fournisseur améliore la fiabilité et la rapidité du cycle de facturation.

Centralisez la réception des factures fournisseurs via portail ou mail dédié, puis lisez-les avec un système de reconnaissance optique de caractères (OCR) fiable. La reconnaissance optique de caractères permet d'extraire automatiquement les données clés des factures (montants, dates, références) pour les intégrer directement dans votre système de gestion.

Vous réduisez les tâches répétitives, accélérez le traitement et mettez chaque pièce à la bonne place.

Paramétrez les règles d'approbation (rôles, seuils, délégations) et signez les documents sensibles avec des plateformes de confiance comme Yousign. Les workflows automatisés garantissent que chaque facture suit le bon circuit de validation en fonction des règles métier définies.

Côté achats : 2-way/3-way match (commande - réception - facture).

Côté ventes : livraison - facturation.

Des règles claires automatisent le rapprochement, réduisent les écarts et évitent les erreurs de comptabilité.

Des scénarios d'envoi et de relance (J+7, J+15, multi-canal) diminuent le DSO sans multiplier les tâches. Les outils s'appuient sur vos données clients pour prioriser et tracer chaque traitement.

La connexion entre la banque et l'ERP automatise l'import des relevés et accélère le lettrage.

Archivez automatiquement les documents et les preuves. Vous simplifiez les contrôles, garantissez la conformité et sécurisez vos activités dans le temps.

Suivez temps de traitement, taux d'approbation, part de saisie résiduelle, rapprochement auto, DSO. Ces indicateurs orientent les actions et mesurent l'efficacité des solutions déployées.

Commencez par définir précisément ce que la digitalisation de la facturation doit apporter à votre entreprise : réduction des délais d'émission de facture, baisse de la saisie manuelle, meilleures conformité et visibilité en comptabilité…

Fixez ensuite des indicateurs simples tels que le temps de traitement, et déterminez le périmètre initial (ventes clients, achats fournisseurs, ou les deux). Ce cadrage évite de s'éparpiller et permet de se préparer à digitaliser les factures de façon progressive, étape par étape.

Avant d'installer des solutions, il est nécessaire d'observer le processus réel :

• Où circulent les documents ?
• Qui les valide ?
• Quels systèmes interviennent ?
• Où surviennent les doublures de saisies ?

Profitez-en pour actualiser vos bases de données afin d'avoir un système à jour et prêt à être opérationnel (référentiels clients, fournisseurs, articles, marchandises, taxes…).

Le choix du logiciel est central, car il doit relier vos systèmes (ERP, CRM, comptabilité), pour fluidifier toute la procédure, limiter la saisie et sécuriser les documents.

Les solutions "idéales" sont celles qui s'adaptent aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cependant, en règle générale, la présence d'une API est fortement appréciée, surtout par les entreprises qui désirent intégrer l'outil de facturation à l'intérieur de leur système interne.

Yousign fait partie des solutions qui réunissent tous les avantages recherchés par les entreprises pour digitaliser leurs factures. La signature électronique conforme au règlement européen eIDAS permet de sécuriser les échanges, d'authentifier les documents, d'identifier les signataires, de tracer et d'archiver chaque fichier en toute sécurité. Les services sont disponibles sous forme d'application, mais aussi d'API.

Formaliser les circuits de décision est essentiel pour éviter les blocages. Pour cela, il faut répondre à plusieurs questions :

• Qui valide quoi ?
• À partir de quel seuil ?
• Dans quels délais ?

Par exemple, une facture d'achat peut suivre le workflow suivant : commande, réception, facture, rapprochement, paiement. Alors qu'une facture de vente naît après la livraison d'une commande.

Ancrer ces règles dans un logiciel tel que Yousign vous permet d'automatiser les flux tout en vous assurant que la conformité est respectée.

Côté achats, mettez en place la réception des factures fournisseurs par canal numérique (portail, email, EDI) et la lecture automatisée grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour réduire la saisie.

Côté ventes, générez les documents (devis, bons, facture) directement depuis les données de commande et de livraison de marchandises. En réunissant tout dans un même flux, la gestion des pièces se simplifie et le cycle s'accélère.

Paramétrez le workflow d'approbation : rôles, délégations et délais. Activez ensuite le rapprochement automatique côté achats (commande, réception, facture) et côté ventes (livraison, facturation). Si l'écart reste dans la tolérance définie, le système passe à l'étape suivante tout seul. En cas d'anomalie, il envoie la tâche à la bonne personne. Vous renforcez la conformité et vous gagnez en efficacité.

Reliez la chaîne à la comptabilité pour générer automatiquement les écritures, imputer la TVA et préparer le lettrage. Ajoutez les connexions bancaires pour récupérer les paiements, accélérer l'appariement et fiabiliser le rapprochement financier. Moins d'intervention manuelle signifie moins de retards et une gestion de trésorerie plus lisible.

Afin de rester conforme en toute circonstance et d'éviter les litiges, chaque facture doit être horodatée et archivée dans un espace sécurisé. C'est ce que permet Yousign, en fournissant un dossier de preuve pour chaque signature.

Le produit minimum viable (MVP) est une mise en œuvre limitée qui permet de prouver le bon fonctionnement du processus de facturation digitalisé. Il s'agit d'une sorte de test pour s'assurer que la procédure est fluide et conforme.

Pour le mettre en œuvre :

• Choisissez un périmètre restreint (facture client ou fournisseur simple)
• Connectez le logiciel pivot à vos systèmes clés (ERP/comptabilité)
• Automatisez seulement les étapes critiques : génération des documents, réception/OCR côté achats, approbation via Yousign (eIDAS), envoi, relances et rapprochement
• Fixez des KPIs simples pour objectiver l'efficacité (temps de traitement, délai médian de signature, taux d'approbation au premier envoi, part de saisie manuelle résiduelle, coût par facture)

En 4 à 6 semaines, vous validez la qualité des données, la stabilité des outils et l'adhésion des équipes. Ensuite, vous étendez le périmètre (plus de fournisseurs, plus de clients, plus de marchandises).

La dernière étape est de former les utilisateurs sur le logiciel et les différents outils. Pour cela, vous pouvez publier des modes opératoires courts et les rendre accessibles à tous les collaborateurs concernés par les factures.

Yousign automatise l'approbation des documents sensibles (contrats, avoirs, mandats) et génère un dossier de preuves horodaté. Vous sécurisez la conformité tout au long du processus de facturation : chaque facture signée est traçable, opposable et prête pour les contrôles en comptabilité. Moins de saisies, moins de tâches administratives, plus d'efficacité.

Branché à vos systèmes (ERP/CRM/comptabilité), le logiciel Yousign automatise l'envoi, la signature et le retour de statut. Les données circulent de manière logique : validation → traitement → rapprochement → archivage.

En standardisant la signature, vous réduisez les délais, tout en améliorant la qualité des données. Les équipes finance pilotent mieux la gestion (DSO, délais d'approbation, taux de rapprochement auto), avec des solutions qui mettent chaque étape à sa juste place.

Yousign permet de créer rapidement des modèles, des rôles et des délégations. L'outil s'intègre à vos logiciels déjà existants et vous assure que l'automatisation est conforme aux réglementations européennes.

Standardiser le flux des factures :

Unifiez vos flux de factures dans une solution centrale reliée à vos systèmes (ERP/CRM/comptabilité). Cette intégration réduit la ressaisie, fiabilise les paiements et prépare une automatisation durable.

Qualifier les données et les services informations :

Définissez qui fournit quelles informations (vos services informations) et à quel niveau de qualité. Des référentiels propres (fournisseurs, articles, taxes) accélèrent la validation, le paiement et le travail des équipes.

Choisir des fonctionnalités utiles :

Ciblez des fonctionnalités concrètes : génération de facture, workflow de validation, relances, rapprochement bancaire, archivage. Une solution sobre, bien intégrée, sert mieux l'entreprise qu'un empilement d'outils.

Automatiser par étapes :

Déployez l'automatisation par lots (ventes puis achats, ou inversement). Mesurez les facteurs clés (délai d'émission, DSO, taux d'auto-rapprochement) pour piloter l'extension du périmètre.

Anticiper les cas métiers :

Couvrez tôt les cas sensibles : acomptes, avoirs, contrats récurrents et secteurs spécifiques (exemple : électrique/énergie). Des règles claires évitent les blocages en validation et en paiement.

Lancer l'automatisation sur des systèmes instables :

Des systèmes mal synchronisés et des référentiels fournisseurs incomplets brisent le flux des factures et perturbent la comptabilité.

Empiler les outils sans intégration :

Multiplier les exports manuels et les emails, c'est perdre la traçabilité. Sans vraie intégration, la solution devient opaque et rallonge les paiements.

Négliger conformité et archivage :

Sans piste d'audit ni preuves, la validation et le paiement sont contestables. Sécurisez l'archivage probant pour protéger l'entreprise.

Oublier le facteur humain :

Sans modes opératoires simples et formation, l'automatisation n'adhère pas. Encadrez le travail quotidien pour stabiliser le flux et les paiements.

Ignorer les indicateurs :

Ne pas suivre les facteurs de performance (temps de traitement, taux de validation, DSO) empêche d'ajuster la solution et d'améliorer les fonctionnalités au bon rythme.

Passer à la facturation digitale, c'est remplacer la saisie manuelle par l'automatisation d'un processus où le logiciel, les outils et vos systèmes partagent les mêmes données. Les documents sont générés automatiquement, la réception est centralisée, le rapprochement s'enchaîne jusqu'à la comptabilité, et la gestion gagne en efficacité côté clients comme côté fournisseur, y compris lorsque des marchandises entrent en jeu.

Dans ce cadre, Yousign est un allié de choix, grâce à ses nombreuses fonctionnalités et sa conformité eIDAS. Il automatise l'envoi à signature, horodate, renvoie les statuts et dépose les preuves là où il faut pour la mise en œuvre (ERP/GED), ce qui sécurise la conformité sans ajouter de tâches. Relié par API/webhooks, Yousign accélère vos validations (avoirs, mandats, conditions), réduit les allers-retours et optimise l'ensemble du traitement automatisé des factures.