Certification Qualiopi : qu’est-ce que c’est et à quoi sert-elle pour un organisme de formation 

Résumé en bref :

• Qualiopi : une certification obligatoire pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics, notamment le CPF.
• 7 critères de certification : information du public, objectifs pédagogiques, accueil et évaluation, adéquation des moyens, qualification du personnel, investissement dans l'environnement professionnel, et amélioration continue.
• Étapes clés pour obtenir Qualiopi : préparation des preuves, choix du certificateur accrédité, audit initial, traitement des écarts, puis audits de surveillance et renouvellement.
• Documents et preuves à préparer : pièces administratives, preuves pédagogiques, suivi des apprenants et démarche d'amélioration continue.
• Yousign : un outil pour sécuriser la signature électronique, la traçabilité et l'archivage des documents clés attendus en audit.

La certification Qualiopi atteste de la qualité des processus mis en œuvre par un organisme de formation. Elle repose sur un référentiel national qualité (RNQ) et vise à garantir que les prestations proposées répondent à des critères précis en matière d'organisation, de suivi des apprenants et de développement des compétences.

Obligatoire pour accéder aux financements publics comme le CPF, Qualiopi conditionne également l'inscription sur des plateformes telles qu'EDOF. Elle s'appuie sur un audit réalisé par un certificateur accrédité, chargé de vérifier la conformité de l'organisme aux exigences définies par le référentiel, preuves à l'appui (documents signés, échanges par mail…).

Tous les organismes qui souhaitent proposer des formations professionnelles financées par des fonds publics doivent obtenir la certification Qualiopi. Cela concerne les prestataires d'actions concourant au développement des compétences, de bilans de compétences, de VAE (Validation des Acquis de l'Expérience), mais aussi ceux proposant des formations pour des publics spécifiques comme les personnes en reconversion professionnelle, les travailleurs en situation de handicap ou encore les demandeurs d'emploi.

Depuis le 1er avril 2024, tout sous-traitant réalisant une action de formation financée par le CPF doit obligatoirement être certifié Qualiopi. Pour les formations financées par d'autres fonds publics hors CPF, il appartient au donneur d'ordre de s'assurer du respect du référentiel qualité par le sous-traitant.

L'obtention de la certification est aussi un argument fort pour se démarquer des autres prestataires qui ne sont pas encore certifiés. Le marché de la formation professionnelle en France est en pleine évolution, et les audits de surveillance réguliers permettent de garantir que les organismes respectent toujours les critères de qualité tout au long de leur activité.

Obtenir la certification Qualiopi est un préalable obligatoire pour accéder aux financements publics. En effet, depuis la mise en place de la réforme de la formation professionnelle, les financeurs publics (comme le CPF, les OPCO, ou encore le ministère du travail) ne prennent en charge que les formations dispensées par des organismes certifiés. Les audits réalisés par des certificateurs accrédités permettent de vérifier que les organismes respectent les critères de qualité définis dans le référentiel Qualiopi.

Chaque prestation de formation financée par le CPF ou les autres fonds publics doit répondre à un audit rigoureux afin de garantir l'efficacité de la formation, la compétence des formateurs et la conformité aux indicateurs de qualité définis dans le référentiel. C'est pourquoi les organismes de formation doivent non seulement fournir des preuves de la qualité de leurs prestations mais aussi démontrer leur capacité à maintenir des pratiques rigoureuses tout au long de l'année, notamment grâce à des systèmes de suivi des apprenants.

Chaque critère est décliné en indicateurs. Un indicateur est une exigence vérifiable, qui permet à l'auditeur de constater si l'organisme est conforme. Le référentiel national qualité comporte 32 indicateurs au total (22 indicateurs du tronc commun + 10 indicateurs spécifiques selon le type de prestation).

Par exemple :

• Une information claire et accessible (programmes, objectifs, modalités, date de mise à jour…).
• Des preuves de suivi (présence, évaluations, bilans).
• Une logique de montée en compétences (formateurs, sous-traitants/traitance, veille).
• Une gestion structurée des retours (réclamations, avis, actions correctives).
• Une traçabilité suffisante (documents signés, échanges par mail, comptes-rendus).

L'audit est réalisé par un organisme certificateur (un prestataire de certification) qui doit être accrédité. En France, l'accréditation des certificateurs est encadrée par le Cofrac (Comité français d'accréditation). Concrètement, cela signifie que le certificateur est lui-même évalué, selon un cadre reconnu, ce qui sécurise la fiabilité du processus au niveau national.

Par exemple, certains organismes certificateurs bien identifiés comme AFNOR Certification sont souvent cités, mais l'essentiel reste de choisir un certificateur accrédité dans ce cadre.

La décision de certification (obtention, refus, maintien après surveillance) s'appuie sur ce référentiel, sur les preuves observées, et sur les éventuelles non-conformités relevées pendant les audits, jusqu'à l'émission d'un certificat (ou d'une attestation certifopac selon l'organisme), avec les coordonnées utiles pour le suivi.

Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez obligatoirement faire appel à un organisme certificateur accrédité par le Cofrac. Au 12 novembre 2025, 37 organismes certificateurs sont accrédités par le Cofrac pour délivrer la certification Qualiopi. Cette liste est mise à jour régulièrement.

La liste complète est disponible sur le site du Ministère du Travail.

Parmi les certificateurs les plus connus :

• AFNOR Certification
• Certifopac
• Bureau Veritas
• SGS ICS
• Acuria Certification
• Apave Certification

Depuis le 1er janvier 2023, huit instances de labellisation sont reconnues par France Compétences pour délivrer la marque Qualiopi, pour la période 2023-2025. Elles viennent s'ajouter aux organismes certificateurs accrédités par le Cofrac.

Pour choisir votre certificateur, plusieurs éléments sont à prendre en compte :

• Périmètre géographique : certains certificateurs couvrent toute la France, d'autres sont plus régionaux.
• Délais d'audit : les délais de planification varient de 3 à 6 mois selon les certificateurs.
• Modalités de contact : vérifiez les coordonnées téléphone mail et la réactivité de l'espace client.
• Expérience sectorielle : certains certificateurs sont spécialisés par type de prestation (CFA, bilans de compétences, VAE, formation en situation de travail…).
• Tarifs : comparez plusieurs devis (voir section suivante).

Ces données sont indicatives et varient selon la taille de l'organisme, le nombre de sites et la complexité du périmètre.

Avant même de contacter un certificateur, l'objectif est de structurer votre fonctionnement autour du référentiel : qui fait quoi, quels documents existent, où sont-ils rangés, et comment vous prouvez que les actions sont bien appliquées. Préparez les documents suivants :

• Une liste de preuves par critère et par indicateur (même courte au début).
• Un système de versions (documents à jour, avec date).
• Une organisation claire pour les échanges et validations (par exemple : dossiers partagés + confirmations par mail).
• La gestion de la traitance si vous sous-traitez certaines prestations (process de sélection, suivi, preuves).

Vous devez choisir un organisme certificateur disposant de l'accréditation requise. En France, ce cadre est lié au Cofrac. Pour faire votre choix, vous pouvez notamment :

• Récupérer la liste des certificateurs et comparer leurs pratiques (délais, modalités, tarifs).
• Demander leurs coordonnées utiles (contact, référent, processus de planification).
• Valider les périmètres couverts (types de prestation, multi-sites...).
• Vérifier le format d'échanges (portails en ligne, formulaire standardisé, téléphone, mail…).

Une fois le certificateur choisi, vous formalisez votre demande, en indiquant le périmètre, les activités, les sites, les typologies de publics, les parcours client, ou encore la sous-traitance éventuelle. Cette étape est déterminante car elle sert à sécuriser le planning et à clarifier ce qui sera audité.

Délai moyen avant audit initial : 3 à 6 mois à partir de la demande.

L'auditeur vérifie votre conformité au référentiel, indicateur par indicateur, en demandant des preuves, en posant des questions sur l'organisation, et en vérifiant la cohérence entre ce que vous annoncez et ce que vous faites réellement. Il formalise ensuite ses constats et sa décision dans un rapport. Pour assurer la réussite de cette étape, vous devez :

• Présenter vos documents avec une logique simple (un dossier par critère).
• Être capable d'expliquer "comment on travaille" (pas uniquement montrer des modèles).
• Avoir des exemples concrets (cas réels, parcours, évaluations, retours, actions).

À l'issue de l'audit, l'auditeur peut relever des écarts. Vous devrez alors apporter des corrections, et parfois des preuves complémentaires, dans un délai donné (généralement 10 à 15 jours). Le certificateur rend ensuite la décision de certification. Si vous l'obtenez, vous recevrez votre certificat et pourrez commencer à proposer vos prestations financées par des fonds publics.

La certification Qualiopi n'intervient pas une seule fois. En effet, un audit de surveillance est réalisé pendant tout le cycle de la certification pour vérifier que la démarche qualité est bien maintenue, et que vos pratiques évoluent correctement (et pas seulement vos documents). La rigueur quotidienne est donc primordiale :

• Suivi des apprenants.
• Mise à jour des preuves.
• Gestion des retours et avis client.
• Suivi des sous-traitants si applicable.

Certains éléments reviennent systématiquement lors des audits, quel que soit le type de prestation proposée :

• Documents de présentation des actions de formation (objectifs, programmes, modalités).
• Informations à destination des publics (prérequis, délais, tarifs, accessibilité).
• Conventions, contrats ou accords avec les bénéficiaires ou financeurs.
• Preuves d'information et d'échanges (exemple : confirmations par mail).
• Éléments liés à l'inscription CPF / EDOF si concerné.

Ces documents doivent être datés, cohérents entre eux et alignés avec ce qui est effectivement réalisé.

Le référentiel insiste fortement sur le suivi et l'évaluation. L'auditeur va donc chercher à vérifier que :

• Les objectifs de formation sont clairement définis.
• Les compétences visées sont identifiées.
• Les bénéficiaires sont suivis tout au long du parcours.
• Des évaluations existent avant, pendant ou après la formation.

Il ne s'agit pas de produire des modèles "parfaits", mais de montrer un travail réel, appliqué à des cas concrets.

Un point souvent sous-estimé concerne l'amélioration continue. Pourtant, c'est un critère clé du référentiel. L'auditeur attend notamment :

• La collecte d'avis (questionnaires, retours à chaud ou à froid).
• Le traitement des réclamations.
• Des actions correctives formalisées.
• Une logique de suivi dans le temps.

Même une structure de petite taille peut être conforme, à condition de montrer une vraie démarche.

Pour un organisme de formation, une partie des preuves attendues repose sur des documents qui doivent être formalisés et validés (bénéficiaires, formateurs, partenaires). Avec Yousign, vous pouvez sécuriser la signature électronique de documents récurrents comme :

• Conventions ou contrats de formation.
• Attestations (fin de formation, présence).
• Règlements / documents d'information.
• Accords, contrats ou devis avec un prestataire, un client, ou un intervenant externe.

La signature électronique permet d'éviter les allers-retours par mail et de garder un circuit d'échange clair, homogène et daté.

L'auditeur va souvent chercher à vérifier des éléments très concrets : date, version, cohérence, et capacité à retrouver rapidement la preuve. Yousign peut aider à :

• Disposer de documents signés dans une version unique.
• Retrouver facilement une preuve si l'auditeur la demande.
• Limiter les oublis (ex. document envoyé mais jamais retourné).
• Montrer une organisation plus claire autour du référentiel et de ses indicateurs (chaque indicateur pouvant être appuyé par une preuve datée).

Yousign permet de définir des workflows de signature électronique clairs : création → validation → signature → archivage. Chaque étape est cadrée, ce qui évite les pertes de temps, les relances par mail, ou encore les erreurs et oublis.

Avec Yousign, vous pouvez standardiser ce parcours et l'industrialiser sans le rendre lourd :

• Modèles de documents stables (facture, devis, contrat, rapport, NDA…).
• Champs obligatoires (évite les dossiers incomplets).
• Classement par type de prestation / public / session.
• Accès rapide à une liste de documents signés, avec les coordonnées et les informations de suivi.

La certification Qualiopi repose sur une idée simple : prouver, dans la durée, la qualité de vos prestations de formation à travers un référentiel national structuré en critères et indicateurs. En préparant vos preuves en amont (documents à jour, cohérents, datés), vous facilitez l'audit initial, puis les audits de surveillance jusqu'au renouvellement.

Au-delà de la conformité, l'enjeu est aussi opérationnel : une organisation claire (preuves centralisées, responsabilités définies, traçabilité) réduit les frictions, limite les risques d'écarts et vous fait gagner du temps le jour de l'audit. Des outils comme Yousign peuvent justement aider à sécuriser la signature électronique, la traçabilité et l'archivage de certains documents clés, notamment quand les échanges se multiplient par mail.