Das Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitnehmenden und seinem Arbeitgeber wird rechtlich durch einen Arbeitsvertrag geregelt und kann sich im Laufe der Zusammenarbeit ändern. Wenn eine solche Änderung oder Anpassung einen der wesentlichen Bestandteile des Vertrags betrifft, muss ein Zusatz zum Arbeitsvertrag verfasst werden. Was genau dieser Zusatz beinhaltet und worauf man als Arbeitergeber bzw. Arbeitnehmer:in achten sollte, soll in diesem Artikel beleuchtet werden.
Zusatzvereinbarung Arbeitsvertrag, das versteht man darunter
Wie der Name schon sagt, handelt es sich um eine zusätzliche schriftliche Vereinbarung, die den ursprünglichen Arbeitsvertrag um weitere Informationen und Abmachungen ergänzt. Durch diesen zusätzlichen Vertrag können wesentliche Änderungen, beispielsweise zum Gehalt, zu den Arbeitszeiten oder Urlaubstagen festgehalten und für alle Beteiligten hervorgehoben werden. Die rechtliche Regelung besagt, dass sogenannte Vertragszusätze oder -änderungen erst durch das gegenseitige Einverständnis von Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber wirksam werden. Die alleinige Entscheidung über eine Änderung seitens des Arbeitgebers besitzt keine Gültigkeit. Nach Unterzeichnung des Vertrags durch die Vertragspartner:innen kann die Zusatzvereinbarung nicht mehr geändert werden. Sollte es in der darauffolgenden Zeit zu weiteren Änderungen im Arbeitsverhältnis kommen, muss eine weitere, komplett neue Zusatzvereinbarung aufgesetzt werden.
Macht es Sinn, einen neuen Arbeitsvertrag aufzusetzen?
Es obliegt in der Entscheidung von Arbeitgebern und Arbeitnehmer:innen, ob diese eine Zusatzvereinbarung erstellen oder einen neuen Arbeitsvertrag aufsetzen. Die Frage, was nun sinnvoller ist, ist situationsabhängig. Falls ein Mitarbeiter völlig neue Aufgaben übernehmen muss, die obendrein ausführlich beschrieben werden müssen, sollte man in Erwägung ziehen, direkt einen neuen Vertrag zu erstellen. Grundsätzlich ist man nicht zu einer weiteren Vereinbarung verpflichtet. Arbeitgeber sollten sich jedoch die Frage stellen, ob die Formulierungen innerhalb einer Zusatzvereinbarung komplizierter ausfallen würden, als wenn man diese gleich in einem neuen Vertrag festhält. In bestimmten Situationen, wie im eben genannten Beispiel mit den Tätigkeitsbeschreibungen, ist es unter Umständen mühsamer eine Zusatzvereinbarung zu erstellen als einen komplett neuen Vertrag.
Für welche Fälle eignet sich eine Zusatzvereinbarung?
Eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag, die in der Regel aus einer oder zwei Seiten besteht, ist nur erforderlich, wenn die Änderung des Arbeitsverhältnisses einen wesentlichen Bestandteil des Vertrags betrifft, der die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers erfordert. In der Regel handelt es sich dabei um Änderungen innerhalb des Arbeitsverhältnisses, die nicht nur den beruflichen, sondern vor allem den privaten Alltag des Arbeitnehmers maßgeblich beeinflussen werden. Wann genau dies der Fall ist, schauen wir uns im Folgenden an.
Änderungen beim Gehalt
Jegliche Änderungen, die die Gehaltssumme betreffen, werden in einer Zusatzvereinbarung aufgenommen. Die Gründe für eine Gehaltserhöhung oder Gehaltskürzung sind sehr vielfältig. Vielleicht wird der Arbeitnehmende in eine andere Region versetzt, wo die Lebenshaltungskosten höher sind oder seine Geschäftsposition ändert sich. All dies führt in der Regel auch zu Gehaltsverhandlungen, deren Ergebnisse ebenso verschriftlicht werden müssen. Was die Kürzung des Gehalts betrifft, so ist diese nicht ohne einen expliziten Grund möglich. Einem Mitarbeiter das Gehalt zu kürzen, nur weil er schlechte Leistung erbringt, ist nicht einfach durchführbar. Vertraglich gesehen sind Arbeitnehmende lediglich zur Erbringung einer Arbeitsleistung verpflichtet. Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen Arbeitgeber eine Gehaltskürzung veranlassen können. Ein Beispiel wäre eine willkürliche Anhäufung von Minusstunden, da hier der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung nicht im vollumfänglichen Maß erbracht hat. Ein anderes Beispiel, bei dem eine Gehaltskürzung infrage käme, betrifft Gehälter, die aufgrund erfolgsbasierter Zulagen angepasst werden.
Änderung der regulären Arbeitszeit
Wenn die Arbeitszeiten im Arbeitsvertrag angegeben sind, gilt jede Änderung als wesentliche Änderung des Arbeitsvertrags und muss daher durch einen Zusatz zum Vertrag ergänzt werden. Das betrifft nicht nur Verkürzungen oder Verlängerungen der Arbeitszeiten, sondern auch Änderungen im Schicht- oder Gleitzeitsystem. Neue oder überarbeitete Regelungen zur Arbeitszeit gehören zu den häufigsten Themen bei zusätzlichen schriftlichen Vereinbarungen.
Änderung des Arbeitsorts
Wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden in ein anderes geografisches Gebiet als den üblichen Arbeitsort versetzen möchte und diese Änderung das Privatleben des Arbeitnehmers beeinträchtigt, muss er eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag abschließen, um die Zustimmung des Arbeitnehmers einzuholen. Wenn der Arbeitsvertrag eine Klausel enthält, die einen ausschließlichen Arbeitsort vorsieht, muss der Arbeitgeber die Zustimmung des Arbeitnehmers zu einer Änderung einholen.
Enthält der Arbeitsvertrag hingegen eine Mobilitätsklausel mit einem weiten Geltungsbereich, ist keine Zusatzvereinbarung erforderlich. Der Arbeitnehmer kann diese Änderung ablehnen, wenn die Umsetzung der Mobilitätsklausel sein Privatleben übermäßig beeinträchtigt oder die Folge einer Disziplinarstrafe ist.
Änderung der Art der Beschäftigung
Ein weiterer Grund für eine Zusatzvereinbarung wäre beispielsweise, wenn sich die Aufgaben des Mitarbeiters ändern. Ein Zusatz zum Arbeitsvertrag ist nur dann erforderlich, wenn der Arbeitnehmende nicht über die erforderlichen beruflichen Qualifikationen verfügt, um die neuen Aufgaben zu erfüllen. Einfache Änderungen innerhalb der Beschäftigung müssen nicht extra vereinbart werden.
Gut zu wissen
Generell gilt: Wenn die Änderung minimal ist und sich nicht auf das Privatleben des Arbeitnehmers auswirkt, kann der Arbeitgeber seine Entscheidung einseitig durchsetzen, ohne dass eine Zusatzvereinbarung erforderlich ist.
Wie erstellt man einen Zusatz zum Arbeitsvertrag?
Zusatzvereinbarungen unterscheiden sich maßgeblich in ihrer Form und Ausführlichkeit der Informationen. Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass die Notwendigkeit einer Zusatzvereinbarung von den Formulierungen im Arbeitsvertrag abhängt. Je präziser diese ausfallen, desto genauer müssen sie auch in einer Zusatzvereinbarung beleuchtet werden.
Bevor man einen Zusatz zum Arbeitsvertrag erstellt, sollten Arbeitgeber Arbeitnehmenden erklären, um welche Änderungen oder Ergänzungen es sich genau handelt. Mögliche Fragen oder Unklarheiten können so schon im Voraus beseitigt werden und das Risiko verringern, dass die Änderung abgelehnt wird.
Folgende Pflichtangaben sind Bestandteil einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag:
- die Identität der beiden Vertragspartner:innen
- Erinnerung an den Zweck des ursprünglichen Arbeitsvertrags
- Berufliche Qualifikation und Funktion des Arbeitnehmers
- Detaillierte Beschreibung der ursprünglichen Bestandteile und der Änderungen des Vertrags
- Genaue Angabe der durch die Zusatzvereinbarung unveränderten Bestimmungen
- Datum, an dem die Änderung in Kraft tritt
- Ort, Datum und Unterschriften beider Parteien
Arbeitgeber müssen die Zusatzvereinbarung in zweifacher Ausfertigung als Einschreiben mit Rückschein versenden. Der Zusatzvereinbarung müssen sie ein Schreiben beifügen, in dem der genaue Grund für die Erstellung erläutert wird. Alle Informationen sollten klar und deutlich formuliert sein, damit es auf keiner Seite zu Missverständnissen kommt.
Was sind die nächsten Schritte?
Arbeitnehmer:innen haben das Recht, die Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag abzulehnen bzw. diese nicht zu unterschreiben.
Nach Erhalt des Einschreibens hat der Arbeitnehmende einen Monat Bedenkzeit, um den Vorschlag des Arbeitgebers anzunehmen oder abzulehnen. Nach Ablauf dieser Bedenkzeit kann eine fehlende Antwort nicht als Annahme des Vorschlags gewertet werden. Damit die in der Zusatzvereinbarung genannten Änderungen wirksam werden, ist die Unterschrift beider Vertragsparteien weiterhin unerlässlich. Die Anwendung der neuen Bedingungen tritt ab dem in der Zusatzvereinbarung genannten Datum in Kraft.
Gut zu wissen
Der Arbeitnehmer hat das Recht, das Arbeitsgericht anzurufen, wenn der Arbeitgeber beschließt, die Änderung umzusetzen, ohne dass diese vorher vereinbart wurde.
Sonderfälle
Wenn die Entscheidung, einen der wesentlichen Bestandteile des Arbeitsvertrags zu ändern, aus wirtschaftlichen Gründen getroffen wird, z. B. wenn das Unternehmen in Liquidation gegangen ist, sprechen wir von einem Sonderfall, bei dem der Arbeitgeber die alleinige Entscheidung tragen darf. Die Liquidation eines Unternehmens tritt in der Regel auf, wenn es zahlungsunfähig ist oder aus anderen Gründen beschlossen hat, den Betrieb einzustellen.
Was tun bei Ablehnung der Zusatzvereinbarung
Arbeitnehmer:innen sind durchaus berechtigt, die in der vom Arbeitgeber vorgeschlagenen Ergänzung des Arbeitsvertrags genannten Änderungen abzulehnen, selbst wenn diese mit einer Disziplinarstrafe verbunden sind.
Arbeitgeber können natürlich auch auf die in der Zusatzvereinbarung vorgesehenen Änderungen verzichten und die ursprünglichen Arbeitsbedingungen beibehalten. Ihnen steht es auch frei den Arbeitnehmenden zu entlassen, wenn dieser die Änderungen ablehnt.
Die bloße Ablehnung der Zusatzvereinbarung kann jedoch nicht als Grund für eine Kündigung gelten.
Schriftform bedeutet Klarheit und Sicherheit
Eine Zusatzvereinbarung sollte schriftlich erfolgen und von allen Beteiligten unterschrieben werden. Dies sorgt einerseits für mehr Sicherheit und stärkt andererseits das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen. Mit Yousign können Sie sowohl Ihren Arbeitsvertrag als auch Ihre Zusatzvereinbarungen schnell und sicher unterschreiben. Erfahren Sie mehr über unsere e-Signaturen.
Was ist die e-Signatur?
Häufig gestellte Fragen zur Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag
Wann müssen Arbeitsverträge angepasst werden?
Arbeitsverträge müssen angepasst werden, wenn sich rechtliche Bestimmungen ändern und diese die Arbeitsbedingungen maßgeblich beeinflussen. Eine Anpassung ist ebenso empfehlenswert, wenn sich die Aufgaben oder Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters wesentlich verändern. Auch Änderungen in der Unternehmensstruktur seitens des Arbeitgebers veranlassen eine Überprüfung und eine erneute Anpassung der betrieblichen Verträge.
Ist eine Zusatzvereinbarung ein Vertrag?
Eine Zusatzvereinbarung ist eher als eine Ergänzung zu einem Vertrag zu betrachten. Es ist insofern als ein rechtlich bindendes Dokument zu betrachten, da es die Elemente eines Vertrags beinhaltet und von den Vertragspartner:innen unterschrieben werden muss. Eine Zusatzvereinbarung legt bestimmte Änderungen oder Bedingungen innerhalb eines Hauptvertrags fest.
Welche Vereinbarung in einem Arbeitsvertrag ist rechtlich nicht zulässig?
Eine Vereinbarung in einem Arbeitsvertrag ist rechtlich nicht zulässig, wenn sie gegen das geltende Arbeitsrecht, fundamentale Menschenrechte oder gesetzliche Mindestanforderungen verstößt. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Klauseln, die Zeichen von Diskriminierung aufweisen oder gegen die Rechte von Arbeitnehmer:innen verstoßen.
Kann man eine Zusatzvereinbarung kündigen?
Ob man eine Zusatzvereinbarung kündigen kann, hängt von den Regelungen in der Vereinbarung ab sowie von den aktuellen rechtlichen Vorgaben ab. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Arbeitnehmer:innen die Vertragsbedingungen prüfen. Manche Zusatzvereinbarungen des Arbeitgebers beinhalten Bestimmungen zur Kündigung, die dringend berücksichtigt werden müssen.
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