Yousign x Yougov Studie zum BEG IV: Bürokratielast erleichtern, ohne die Prozesse zu erschweren?

Seit 2006 bemühen sich deutsche Regierungen, die Bürokratie, die auf Unternehmen lastet, mittels Gesetzesänderungen zu verringern. In den letzten Monaten hat sie die Regierung um Olaf Scholz ihre Bemühungen mit der Verabschiedung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) intensiviert. Die neue Reform soll vor allem den Ausbau digitaler Lösungen vorantreiben. 

Doch trotz der versprochenen Vereinfachungen sind manche deutsche Unternehmen skeptisch. Sie fürchten, dass die Digitalisierung bereits komplexe Prozesse noch zusätzlich erschweren und keine wirkliche strukturelle Erleichterung bieten wird. Außerdem verstärken Sorgen um die Sicherheit das Misstrauen gegenüber digitalen Lösungen.

In diesem Zusammenhang hat Yousign im Oktober 2024 zusammen mit Yougov eine Studie durchgeführt, welche die Wahrnehmung von Entscheidungsträger:innen im Bezug auf die Digitalisierung, vor allem im Bereich elektronische Signaturen, unter die Lupe nimmt. Ziel war es, Hindernisse und Erwartungen zu identifizieren, damit diese Tools den Herausforderungen des BEG IV gerecht werden und auf effiziente Weise administrative Prozesse erleichtern können.

Ungefähr die Hälfte der Befragten kennt das Bürokratieentlastungsgesetz und 51 % befürworten es. Das weist darauf hin, dass die Öffentlichkeit einigermaßen für das Thema sensibilisiert ist und allgemein Initiativen zum Bürokratieabbau unterstützt.

Bürokratie wird von deutschen Entscheidungsträger:innen als komplex (67 %) und stressig (68 %) wahrgenommen, doch digitale Tools können Lösungen bieten. Tatsächlich geben 52 % der Befragten, die in einem Unternehmen arbeiten, das sie als „digitalisiert“ empfinden, an, sich weniger gestresst zu fühlen. Außerdem haben sie den Eindruck, dank der digitalen Tools produktiver zu sein.

Die Studie zeigt, dass elektronische Signaturen unabdinglich werden: 57 % der Befragten nutzen sie auf der Arbeit und 49 % in ihrem Privatleben. 

Wenn man die Personen zum Sicherheitsniveau befragt, sind 44 % der Ansicht, dass die e-Signatur genau so sicher ist wie die handschriftliche Unterschrift. 28 % der Befragten bevorzugen jedoch noch immer die handschriftliche Unterschrift, was die Notwendigkeit einer schrittweisen Umstellung zum Digitalen unterstreicht. 

Zu guter Letzt zeigt die Studie, dass die Befragten sich der Risiken handschriftlicher Unterschriften wie Fälschung (42 %), Dokumentenänderungen (34 %) und längere Bearbeitungszeiten (34 %) bewusst sind.

61 % der Befragten fühlen sich mit den elektronischen Signaturen sicher, was ein bereits stabiles Vertrauensniveau bezeugt. 34 % drücken jedoch Vorbehalte aus, was zeigt, wie wichtig es ist, die Transparenz- und Schulungsbemühungen zu diesem neuen Tool, das digitalisierten Unternehmen zur Verfügung steht, zu verbessern.

Die gemeinsame Studie von Yousign und Yougov stellt die schrittweise Umstellung auf digitale Tools in Deutschland, wo die elektronischen Signaturen eine wichtige Rolle spielen, in den Vordergrund. Obwohl die Entscheidungsträger:innen die Vorteile in den Bereichen Produktivität und Stressreduzierung erkennen, bleiben Vorbehalte in Bezug auf die Sicherheit und einfache Bedienbarkeit bestehen. 

Die gleichzeitige Verwendung handschriftlicher und elektronischer Lösungen zeigen, dass mehr Pädagogik und Transparenz nötig sind, damit das BEG IV seine Ziele vollends erreicht. Dafür werden eine gesteigerte Sensibilisierung und zusätzliche Garantien von großer Bedeutung sein.

1.000 Entscheidungsträger:innen über 18 Jahren in Deutschland.

Rollen im Unternehmen:

• Mittleres Management: 35 %
• Unternehmerische und Führungspositionen: 41 % (21 % Unternehmensinhaber:innen, 11 % Vorstandsvorsitzende und 9 % Betriebsleiter:innen).

Unternehmensbranchen: 

• 22 % der befragten Unternehmen gehören der Informationstechnologie- und Telekommunikationsbranche an. 
• Herkömmliche Branchen wie die Fertigungsindustrie (10 %) und das Bauwesen (10 %) sind ebenfalls gut vertreten.