Studie zum BEG IV: Wir die Bürokratielast leichter?

Seit 2006 bemühen sich deutsche Regierungen, die Bürokratie, die auf Unternehmen lastet, mittels Gesetzesänderungen zu verringern. In den letzten Monaten hat sie die Regierung um Olaf Scholz ihre Bemühungen mit der Verabschiedung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) intensiviert. Die neue Reform soll vor allem den Ausbau digitaler Lösungen vorantreiben. 

Doch trotz der versprochenen Vereinfachungen sind manche deutsche Unternehmen skeptisch. Sie fürchten, dass die Digitalisierung bereits komplexe Prozesse noch zusätzlich erschweren und keine wirkliche strukturelle Erleichterung bieten wird. Außerdem verstärken Sorgen um die Sicherheit das Misstrauen gegenüber digitalen Lösungen.

In diesem Zusammenhang hat Yousign im Oktober 2024 zusammen mit Yougov eine Studie durchgeführt, welche die Wahrnehmung von Entscheidungsträger:innen im Bezug auf die Digitalisierung, vor allem im Bereich elektronische Signaturen, unter die Lupe nimmt. Ziel war es, Hindernisse und Erwartungen zu identifizieren, damit diese Tools den Herausforderungen des BEG IV gerecht werden und auf effiziente Weise administrative Prozesse erleichtern können.

Ungefähr die Hälfte der Befragten kennt das Bürokratieentlastungsgesetz und 51 % befürworten es. Das weist darauf hin, dass die Öffentlichkeit einigermaßen für das Thema sensibilisiert ist und allgemein Initiativen zum Bürokratieabbau unterstützt.

Bürokratie wird von deutschen Entscheidungsträger:innen als komplex (67 %) und stressig (68 %) wahrgenommen, doch digitale Tools können Lösungen bieten. Tatsächlich geben 52 % der Befragten, die in einem Unternehmen arbeiten, das sie als „digitalisiert“ empfinden, an, sich weniger gestresst zu fühlen. Außerdem haben sie den Eindruck, dank der digitalen Tools produktiver zu sein.

Die Studie zeigt, dass elektronische Signaturen unabdinglich werden: 57 % der Befragten nutzen sie auf der Arbeit und 49 % in ihrem Privatleben. 

Wenn man die Personen zum Sicherheitsniveau befragt, sind 44 % der Ansicht, dass die e-Signatur genau so sicher ist wie die handschriftliche Unterschrift. 28 % der Befragten bevorzugen jedoch noch immer die handschriftliche Unterschrift, was die Notwendigkeit einer schrittweisen Umstellung zum Digitalen unterstreicht. 

Zu guter Letzt zeigt die Studie, dass die Befragten sich der Risiken handschriftlicher Unterschriften wie Fälschung (42 %), Dokumentenänderungen (34 %) und längere Bearbeitungszeiten (34 %) bewusst sind.

61 % der Befragten fühlen sich mit den elektronischen Signaturen sicher, was ein bereits stabiles Vertrauensniveau bezeugt. 34 % drücken jedoch Vorbehalte aus, was zeigt, wie wichtig es ist, die Transparenz- und Schulungsbemühungen zu diesem neuen Tool, das digitalisierten Unternehmen zur Verfügung steht, zu verbessern.

Die gemeinsame Studie von Yousign und Yougov stellt die schrittweise Umstellung auf digitale Tools in Deutschland, wo die elektronischen Signaturen eine wichtige Rolle spielen, in den Vordergrund. Obwohl die Entscheidungsträger:innen die Vorteile in den Bereichen Produktivität und Stressreduzierung erkennen, bleiben Vorbehalte in Bezug auf die Sicherheit und einfache Bedienbarkeit bestehen. 

Die gleichzeitige Verwendung handschriftlicher und elektronischer Lösungen zeigen, dass mehr Pädagogik und Transparenz nötig sind, damit das BEG IV seine Ziele vollends erreicht. Dafür werden eine gesteigerte Sensibilisierung und zusätzliche Garantien von großer Bedeutung sein.

1.000 Entscheidungsträger:innen über 18 Jahren in Deutschland.

Rollen im Unternehmen:

• Mittleres Management: 35 %
• Unternehmerische und Führungspositionen: 41 % (21 % Unternehmensinhaber:innen, 11 % Vorstandsvorsitzende und 9 % Betriebsleiter:innen).

Unternehmensbranchen: 

• 22 % der befragten Unternehmen gehören der Informationstechnologie- und Telekommunikationsbranche an. 
• Herkömmliche Branchen wie die Fertigungsindustrie (10 %) und das Bauwesen (10 %) sind ebenfalls gut vertreten.

Regierungen und Institutionen setzen verstärkt auf digitale Lösungen, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Einige Beispiele erfolgreicher Entbürokratisierung:

Deutschland: Das Bürokratieentlastungsgesetz (BEG)

Die Bundesregierung hat mehrere Bürokratieentlastungsgesetze (BEG) verabschiedet. Diese sollen Firmen und Bürger von unnötigen Vorschriften befreien. Ein Beispiel ist die Einführung digitaler Rechnungen und die Verkürzung von Aufbewahrungspflichten.

Dänemark: „Only Once“-Prinzip

Dänemark setzt konsequent auf Digitalisierung. Behörden dürfen Informationen, die bereits vorliegen, nicht erneut von Bürgern oder Firmen anfordern. Dadurch entfallen doppelte Anträge und Formulare.

Estland: Digitale Verwaltung als Vorbild

Estland gilt als Vorreiter in der digitalen Verwaltung. Nahezu alle Behördengänge sind online möglich, von Unternehmensgründungen bis zu Steuererklärungen. Dies spart Bürgern und Firmen enorm viel Zeit.

Eine Reduzierung bürokratischer Hürden führt zu zahlreichen positiven Effekten:

Für Unternehmen:

✅ Schnellere Genehmigungen für Firmengründungen, Bauanträge oder Exportgeschäfte.
✅ Weniger Dokumentationspflichten reduzieren Verwaltungsaufwand und Kosten.
✅ Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit, da sich Firmen stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Für Bürger:

✅ Weniger Wartezeiten in Ämtern durch digitale Prozesse.
✅ Einfachere Antragstellung für Fördermittel, Sozialleistungen oder Dokumente.
✅ Mehr Transparenz, da Prozesse verständlicher und nachvollziehbarer werden.

Um Bürokratie effektiv abzubauen, setzen Regierungen und Firmen auf verschiedene Methoden:

🔹 Digitalisierung: Elektronische Unterschriften, Online-Behördengänge und automatisierte Prozesse verringern den Verwaltungsaufwand.
🔹 Vereinfachung von Vorschriften: Veraltete Gesetze und komplizierte Regelungen werden überprüft und gestrichen oder zusammengefasst.
🔹 One-Stop-Shops: Zentrale Anlaufstellen für Anträge und Genehmigungen, um Bürgern und Firmen unnötige Wege zu ersparen.
🔹 Transparente Prozesse: Klare und verständliche Formulierungen sowie digitale Nachverfolgung von Anträgen helfen, Bürokratie transparenter zu gestalten.

Bürokratie ist ein essenzieller Bestandteil moderner Gesellschaften – sie sorgt für Ordnung, Transparenz und Rechtssicherheit. Doch wenn Verwaltungsvorschriften zu komplex werden, können sie Firmen und Bürger unnötig belasten. Entbürokratisierung zielt darauf ab, ineffiziente Prozesse zu verschlanken und Verwaltungsaufwand zu reduzieren, um die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz zu steigern.

Die Reduzierung bürokratischer Hürden verfolgt mehrere übergeordnete Ziele:

🔹 Vereinfachung von Vorschriften – Gesetze und Regelungen sollen klarer und verständlicher formuliert werden.
🔹 Zeit- und Kostenersparnis – Weniger Verwaltungsaufwand ermöglicht Firmen und Bürgern, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
🔹 Digitale Transformation – Durch den Einsatz moderner Technologien können Behördengänge und Antragsprozesse digitalisiert werden.
🔹 Förderung von Unternehmenswachstum – Einfachere Gründungsverfahren und schnellere Genehmigungen erleichtern die wirtschaftliche Entwicklung.
🔹 Erhöhung der Transparenz – Bürokratische Prozesse sollen für Bürger und Firmen nachvollziehbarer und weniger komplex gestaltet werden.

Übermäßige Bürokratie kann erhebliche Auswirkungen auf Firmen und deren Wettbewerbsfähigkeit haben:

📌 Verzögerungen in Geschäftsprozessen – Langwierige Genehmigungsverfahren erschweren Investitionen und Expansion.
📌 Hohe Verwaltungskosten – Firmen müssen viel Zeit und Geld für Dokumentationen und Anträge aufwenden.
📌 Erschwerte Unternehmensgründungen – Komplexe Anforderungen können Start-ups und kleine Firmen ausbremsen.
📌 Mangelnde Innovationsfähigkeit – Strenge Regularien können die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen hemmen.

Beispiel: Eine Baugenehmigung kann in Deutschland mehrere Monate dauern, während sie in anderen Ländern wie Dänemark oder Estland oft innerhalb weniger Wochen erteilt wird. Solche Verzögerungen können Projekte und Investitionen behindern.

1. Bürokratieentlastungsgesetze (BEG) in Deutschland

Die Bundesregierung hat in den letzten Jahren mehrere Bürokratieentlastungsgesetze (BEG I-IV) verabschiedet. Ziel ist es, vor allem Firmen von unnötigen Berichtspflichten und Dokumentationsanforderungen zu entlasten. Beispiele sind die vereinfachte elektronische Rechnungsstellung und kürzere Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen.

2. One-Stop-Shops für Unternehmensgründungen in der EU

In vielen EU-Ländern gibt es zentrale Anlaufstellen für Unternehmensgründer. In Estland kann eine Firma innerhalb von 24 Stunden online gegründet werden. In Deutschland wurde das Verfahren zwar vereinfacht, ist aber immer noch komplexer als in anderen EU-Staaten.

3. Das "Only Once"-Prinzip in Dänemark

Dänemark setzt konsequent auf Digitalisierung: Bürger und Firmen müssen Behörden bestimmte Daten nur einmal bereitstellen. Diese Informationen werden anschließend zwischen den Behörden ausgetauscht, wodurch doppelte Anträge und Formulare entfallen.

Staatliche Institutionen sind maßgeblich dafür verantwortlich, bürokratische Hürden abzubauen und Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten. Wichtige Maßnahmen:

✅ Gesetzesreformen: Überprüfung bestehender Vorschriften und Abschaffung unnötiger Regularien.
✅ Digitalisierung von Verwaltungsprozessen: Einführung von Online-Portalen für Behördengänge.
✅ Kooperation mit Unternehmen: Zusammenarbeit mit der Wirtschaft, um bürokratische Belastungen gezielt zu reduzieren.
✅ Transparenz und Bürgerbeteiligung: Einbindung der Öffentlichkeit in Gesetzgebungsprozesse zur Bürokratievereinfachung.