Am 1. August 2022 ist das vom Deutschen Bundestag und Bundesrat verabschiedete Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union in Kraft getreten.
Dieser Beschluss betrifft das Nachweisgesetz (“NachwG”) und hat einige Neuerungen im Arbeitsvertragsrecht zur Folge. In diesem Artikel möchten wir Ihnen erklären, welche Auswirkungen die Änderungen im Nachweisgesetz auf das Abschließen von Arbeitsverträgen haben.
Gleich zu Anfang vorweggenommen: Der Arbeitsvertrag als solcher kann und sollte weiterhin elektronisch unterschrieben werden!
Was hat es mit der EU-Richtlinie und dem Nachweisgesetz auf sich?
Die EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie 2019/1152 wurde vom Europäischen Parlament und dem Rat der EU mit der Absicht verfasst, die Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmer:innen zu verbessern, indem diese transparent, leicht zugänglich gemacht sowie klar definiert werden. Die Mitgliedstaaten der EU hatten bis zum 31. Juli 2022 Zeit, diese Richtlinie in länderspezifische Gesetze umzusetzen und an ihr nationales Recht anzupassen. Wie genau Deutschland diese Forderung in die Tat umgesetzt hat, erfahren Sie im Folgenden.
Was besagt das Nachweisgesetz?
Das deutsche Nachweisgesetz schreibt Arbeitgebenden vor, Arbeitnehmenden zu Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsvertrags separat in einem übersichtlichen ein- bis zweiseitigen Dokument zusammenzufassen. Diese schriftliche Zusammenfassung muss vom Arbeitgebenden händisch unterschrieben und dem Arbeitnehmenden am ersten Arbeitstag ausgedruckt vorgelegt werden (für spezielle Arbeitsbedingungen ist eine Verzögerung von einer Woche oder sogar einem Monat möglich).
Was hat sich seit dem 1. August 2022 geändert?
Tatsächlich ist das Nachweisgesetz als solches nicht neu, sondern existiert bereits seit 1995. Was genau bringt die Gesetzesänderung ab dem 1. August 2022 also für Neuerungen mit sich?
Bislang hatte es für Arbeitgebende keinerlei Rechtsfolgen, wenn sie ihren Arbeitnehmenden das Informationsblatt mit den zusammengefassten Arbeitsbedingungen nicht ausgehändigt haben. Dies hat sich nun geändert.
Falls Arbeitgebende gegen das Nachweisgesetz verstoßen, wird dies ab sofort als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 2000€ geahndet.
Zusätzlich zu diesen neuen Rechtsfolgen ist zu beachten, dass nicht nur künftige, sondern auch bereits eingestellte Mitarbeiter:innen vom Arbeitgebenden einen Nachweis über die wesentlichen Vertragsbedingungen verlangen dürfen.
Diese Änderungen haben zweifelsohne Bedenken bei vielen Unternehmen ausgelöst - niemand möchte eine Geldbuße riskieren. Doch nicht nur der Kostenfaktor verursacht bei Arbeitgeber:innen Kopfschmerzen. Besonders kleine und mittelständische Firmen fürchten sich vor einem steigenden Bürokratieaufwand.
Theorie hin oder her - Was heißt das in der Praxis für Ihre Arbeitsverträge?
Grundsätzlich ist es wichtig, zwischen dem regulären Arbeitsvertrag und der Informationspflicht des Nachweisgesetzes zu unterscheiden.
Die gute Nachricht ist, dass Sie die e-Signatur für Ihre Arbeitsverträge wie gewohnt nutzen können!
In Zeiten zunehmender Digitalisierung findet bereits ein Großteil aller Rekrutierungsprozesse digital statt: Ihre Stellenanzeigen veröffentlichen Sie online auf verschiedenen Plattformen, die erste Kontaktaufnahme erfolgt per Mail und Bewerbungsgespräche werden immer öfter per Videokonferenz geführt. Die elektronische Unterschrift zur Vertragsabwicklung ist daher nur eine logische Schlussfolgerung, verbessert die User Experience und vereinfacht das Einstellen neuer Mitarbeiter:innen.
Eventuell bestehende Arbeitsverhältnisse kann Ihr:e Wunschkandidat:in somit schneller kündigen und damit früher anfangen, für Sie zu arbeiten.
Im zweiten Schritt muss der Nachweis über die wesentlichen Vertragsbedingungen, ausgedruckt und händisch unterzeichnet, am ersten Arbeitstag übergeben werden.
Für ein unkompliziertes Onboarding empfiehlt es sich, das Überreichen dieses Nachweises in den Onboarding-Prozess, der im Idealfall ohnehin vor Ort stattfindet, zu integrieren. Nutzen Sie am ersten Arbeitstag zum Beispiel die Übergabe der Arbeitsmaterialien, wie Computer, Büroschlüssel und Infobroschüre, um Ihren neuen Mitarbeiter:innen in diesem Zuge das Informationsblatt laut Nachweisgesetz auszuhändigen.
Wenn Sie mehr über die Verwendung von elektronische Unterschrift auf Arbeitsverträgen erfahren möchten, werfen Sie einen Blick auf unseren weiterführenden Artikel.
Fazit
Die Änderungen im Nachweisgesetz und die damit einhergehenden Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung machen den Prozess der Einstellung neuer Arbeitskräfte sicherlich etwas komplexer, schließen die digitale Unterschrift des Arbeitsvertrages allerdings nicht aus.
Elektronische Signaturen bleiben für Ihre Arbeitsverträge eine schnelle und rechtsverbindliche Lösung - und wohlgemerkt die einzige Möglichkeit, den Bürokratieaufwand bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen auf ein Minimum zu reduzieren.
Alle wesentlichen Informationen dazu haben wir für Sie noch einmal in einem Factsheet zusammengefasst - ganz nach den Regeln des neuen Nachweisgesetzes! 😉
FAQ: Das neue Nachweisgesetz und seine Auswirkungen auf Arbeitsverträge
1. Was ist das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgebende, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich in einem Dokument zusammenzufassen und den Arbeitnehmenden zu übergeben.
2. Was wurde ab dem 1. August 2022 geändert?
- Bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz droht eine Geldbuße von bis zu 2000 Euro.
- Auch bestehende Mitarbeitende können die Herausgabe der Vertragsbedingungen verlangen.
3. Betrifft das Nachweisgesetz nur neue Mitarbeitende?
Nein, bestehende Mitarbeitende können ebenfalls eine schriftliche Zusammenfassung der Vertragsbedingungen anfordern.
4. Kann der Arbeitsvertrag weiterhin elektronisch unterschrieben werden?
Ja, elektronische Signaturen bleiben für Arbeitsverträge zulässig und rechtsverbindlich.
5. Müssen die Vertragsbedingungen digital oder ausgedruckt übergeben werden?
Die Vertragsbedingungen gemäß Nachweisgesetz müssen ausgedruckt und händisch unterzeichnet übergeben werden.
6. Wie können Arbeitgebende die Anforderungen umsetzen?
- Elektronische Signatur für den Arbeitsvertrag nutzen.
- Gedruckte und handschriftlich unterzeichnete Zusammenfassung der Bedingungen am ersten Arbeitstag aushändigen.
7. Welche Konsequenzen drohen bei Nicht-Einhaltung?
Verstöße gegen das Nachweisgesetz können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 2000 Euro geahndet werden.
8. Wie lässt sich der Aufwand reduzieren?
Integrieren Sie die Übergabe der Nachweisdokumente in den Onboarding-Prozess, z. B. bei der Übergabe von Arbeitsmaterialien.
9. Warum ist die elektronische Unterschrift wichtig?
Die elektronische Signatur beschleunigt die Einstellung, verbessert den digitalen Workflow und reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich.
