Firma Pades e Firma Cades: cosa sono e quando utilizzarle

Se hai già avuto l'occasione di firmare dei documenti elettronicamente, sarai a conoscenza del fatto che esistono diversi formati di firma elettronica. In Europa, il regolamento eIDAS riconosce vari standard, ma in ambito business‐to-business e Pubblica Amministrazione spiccano soprattutto PAdES e CAdES.                                       

Capire quando usare l'uno o l'altro è fondamentale: la scelta influisce sulla facilità di apertura del file, sul software necessario a leggerlo, sul valore probatorio in tribunale e, non da ultimo, sui requisiti richiesti dagli enti pubblici.

Nei prossimi paragrafi vedremo nel dettaglio quali sono le differenze operative tra i due formati e come individuare quello più adatto al tuo caso d’uso.

La differenza principale sta nel modo in cui la firma viene incorporata: PAdES integra la firma dentro il PDF, CAdES la “incapsula” in un contenitore crittografico (.p7m). Di seguito una tabella con le peculiarità di entrambe. 

In sintesi

• Usa PAdES quando lavori solo con PDF e vuoi una firma visivamente integrata e apribile da chiunque.
• Usa CAdES quando lavori con file non-PDF o quando la PA richiede il formato .p7m per maggiore sicurezza.

PAdES (PDF firmato)

• Contratti, preventivi e fatture già in PDF
• Buste paga e documenti HR da far firmare a dipendenti
• Offerte commerciali o report PDF da inviare a clienti senza software extra

CAdES (.p7m)

• Invio di pratiche SUAP, moduli INPS/INAIL, atti giudiziari telematici
• Allegati PEC/raccomandata online richiesti in .p7m
• Firma di file Word, Excel, CAD, ZIP o referti sanitari XML

Nei prossimi paragrafi approfondiamo in dettaglio la legalità, i vantaggi, i casi d’uso e la procedura di firma per entrambi i formati.

I formati PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) e CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) sono riconosciuti dal regolamento eIDAS (Reg. UE 910/2014) e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) come firme elettroniche qualificate. Di conseguenza, un documento sottoscritto in uno di questi due formati ha nell'ordinamento italiano e europeo piena efficacia giuridica.

La firma PAdES è una firma elettronica che si applica esclusivamente ai PDF, i quali conservano nome ed estensione anche dopo la sottoscrizione. Questo è possibile perché il file che contiene la firma elettronica viene direttamente incorporato nel file pdf ed associato al documento firmato durante il processo di firma in formato PAdES.

Qual è il significato dell'acronimo PAdES? La sigla PAdES sta per PDF Advanced Electronic Signature; questo tipo di formato di firma elettronica, “basa sul formato PDF le modalità e le tecnologie per l’identificazione dell’autore del documento e per le informazioni contenute nel documento originale (secondo la norma ETSI TS 102 778 e lo standard ISO 32000-1)”. 

Per verificare che un documento sia stato correttamente firmato usando il formato PAdES non sarà necessario utilizzare alcun software specifico. La validità della firma PAdES sarà immediatamente leggibile con i reader PDF più comuni e disponibili gratuitamente sul mercato come Adobe Acrobat Reader. Nel momento in cui il file firmato in formato PAdES verrà aperto tramite il lettore, una barra orizzontale contenente le specifiche delle firme apportate sul documento apparirà ed i loro dettagli saranno visibili cliccando sull’opzione “Pannello firma”.

Come specificato nel paragrafo precedente, utilizzando la firma elettronica in formato PAdES per firmare documenti pdf , avrai la possibilità di firmare dei documenti in formato .pdf e di visualizzare e verificare la loro validità tramite dei software di lettura come Adobe Acrobat Reader.

Ma come fare concretamente per firmare un documento con questo formato? Basterà seguire gli step descritti all’interno di questo paragrafo per firmare correttamente in formato PAdES!

Prima di tutto, la cosa essenziale da tenere a mente è che, per firmare con formato PAdES, il documento dovrà essere un .pdf.

Il primo step della firma di un documento in PAdES sarà quindi quello di convertire il documento da firmare nel formato corretto, se lo stesso dovesse essere in formato word o excel, ad esempio. Questo passaggio è essenziale perché una volta firmato elettronicamente, il documento in formato .pdf non potrà essere modificato o alterato - a differenza di quelli sottoscritti in altri formati -.

E se il mio documento da firmare non dovesse essere nel formato corretto? Come posso fare?

Non preoccuparti, per convertire un documento in formato .pdf ci sono diverse alternative come utilizzare il software Microsoft Word - usando la funzionalità “Scarica il documento in formato PDF” - oppure fare uso di convertitori online di documenti gratuiti.

Il secondo step per procedere alla firma del documento in PAdES sarà di caricarlo sul proprio software di firma e firmarlo elettronicamente. Sarà quindi l’apposizione del certificato elettronico della firma sul documento che ne garantirà l’integrità: in questo modo la firma elettronica apposta sul .pdf avrà un valore legale e giuridico garantito e sarà riconosciuta dalle autorità europee.

Verificando la firma elettronica PAdES sul documento tramite dei comuni reader, si potrà quindi risalire alla validità della firma, l’autenticità del documento e l’integrità del documento facilmente.

Come posso firmare un file in modalità CAdES .p7m? Sicuramente tu o qualche tuo collega vi sarete già posti questa domanda o avrete già sentito nominare il famoso formato .p7m, richiesto molte volte per inviare dei documenti firmati alla Pubblica Amministrazione ma… partiamo dalle basi!

La firma elettronica CAdES - al contrario di quella PAdES, vista in precedenza - permette di firmare qualsiasi tipo di documento, in qualsiasi formato.

Utilizzando questo tipo di firma, sarà quindi possibile firmare, ad esempio, dei documenti in formato word (.docx), excel (.xlsx) etc.

Una volta che la firma CAdES verrà apposta sul documento, il nome di quest’ultimo verrà modificato e l’estensione .p7m apparirà accanto allo stesso modificando l’estensione dello stesso file. Per questa ragione, quindi, i file firmati elettronicamente in formato CAdES potranno essere letti e riconosciuti solamente con appositi software scaricabili online sul proprio pc come ArubaSign, Dike e FirmaOK!

Ma perché allora utilizzare la firma CAdES nonostante la sua complessità tecnica rispetto a quella PAdES?

Il formato CAdES, in effetti, è una peculiarità della firma digitale: viene usato quando si necessita che il livello di sicurezza di una firma elettronica sia alto in quanto la stessa ha valore equivalente alla firma autografa di un individuo.

Come accennato precedentemente, infatti, questo tipo di formato è ideale per lo scambio di documenti con la Pubblica Amministrazione e in particolar modo con la Camera di Commercio, il proprio Comune di residenza, l’INAIL o l’INPS.

Ecco che cosa potrai fare concretamente utilizzando la nostra soluzione di firma elettronica:

• Firmare dei documenti in formato .pdf,
• Visualizzare e verificare i documenti firmati elettronicamente tramite Yousign con software di lettura come Adobe Acrobat Reader,
• Far firmare/approvare un documento in .pdf da più persone e firmatari diversi garantendone la validità e l’integrità,
• Visualizzare un’immagine di firma grafica sul documento.

Yousign è approvata come Autorità di Certificazione (Certification Authority - CA) riconosciuta e certificata a livello europeo per gli standard eIDAS.

Cosa aspetti a passare alla firma elettronica Yousign?

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