Firma elettronica dei documenti

Come aggiungere una firma elettronica in Excel?

Immagine firma elettronica in Excel
Raffaella Torriero

Raffaella Torriero

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

Dal mazzo di Microsoft Office, pesco la carta... Excel 😉

Probabilmente avrai già sentito nominare parole quali: cartelle di lavoro, interfacce, fogli di calcolo...

Nell’immaginario collettivo, Excel è spesso visto come il brutto anatroccolo della suite Microsoft Office: troppo complicato per la maggior parte di noi comuni mortali. 😨

D’accordo, forse è meno simpatico di suo fratello maggiore Word, più orientato all’elaborazione testi, ma Microsoft Excel è oggi uno strumento di gestione leader per le aziende di qualsiasi settore.

Un potente strumento per l’analisi dei dati aziendali

📈 Excel trasforma dati grezzi per renderli utilizzabili

È un potente strumento colmo di funzionalità che consentono di tenere traccia e gestire un gran numero di operazioni necessarie per la propria attività.

Chi riguarda?

In una parola, i team che possono trarre vantaggio da Excel sono... tutti.

Ruoli quali direttore amministrativo e finanziario, analista, contabile, project manager... solo per citarne alcuni.

Alcuni esempi di utilizzo?

Formattazione di dati (grafici, tabelle pivot, ecc.), riempimento automatico, calcoli sofisticati, ecc. 

Grazie ai suoi vantaggi, Excel costituisce una scelta logica per molte aziende:

  • licenza a costi contenuti;
  • consolidamento delle spese per i fornitori;
  • automazione dei compiti;
  • risparmio di tempo;
  • sicurezza e conformità;
  • lavoro di squadra.

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👆 N.B.: tuttavia, è importante non dimenticare che anche Excel comporta dei limiti; per i grandi database clienti, ad esempio, è più pertinente orientarsi verso un software CRM (Customer Relationship Management).

Apporre una firma elettronica in Excel: qual è il valore aggiunto?

L’obiettivo è far firmare fogli di calcolo in remoto e accelerare il processo decisionale dei team in azienda 💪

Come per Word, la validità di una firma elettronica aggiunta in Excel dipende dal certificato elettronico collegato alla procedura di firma in questione.

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Promemoria: il certificato digitale viene emesso da un’autorità di certificazione, come per Yousign, in quanto prestatore di servizi fiduciari disciplinato dal regolamento eIDAS.

Questo garantisce:

✔ l’identità del firmatario;
✔ l’integrità del documento;
✔ il consenso al documento di tutte le parti firmatarie.

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Grazie alla firma elettronica in Excel, ogni azienda ha pertanto la garanzia che le proprie procedure di firma siano sempre legalmente vincolanti, veloci e snelle.

Un esempio di documento?

Un foglio presenze può essere firmato elettronicamente. Un caso pratico molto comodo perché spesso questo tipo di documento richiede le firme di un gran numero di persone, che possono trovarsi in luoghi diversi.

NB: Excel contiene già alcuni modelli vuoti.

  • aggiungere una firma in excel

Come creare una firma elettronica in Excel?

In primis: occorre precisare che l’utente non deve configurare nulla in Excel per firmare il documento.

La procedura da seguire è breve e molto semplice: 

1️⃣ Salva ed esporta il foglio di calcolo Excel in formato PDF

👆 Ricordati: questo passo preliminare è necessario perché il formato PDF sia inalterabile e quindi ideale per scambi protetti.

Come esportare un foglio di calcolo Excel in formato PDF?

Nella scheda “File”: 

➡ fai clic su “Esporta” 
nella finestra di dialogo fai clic su “Crea documento PDF/XPS” 
➡ infine fai clic su “Pubblica” per generare il PDF.

  • esportazione excel

2️⃣ Carica il file da firmare sull’applicazione Yousign ed effettua le impostazioni necessarie per la procedura di firma (dati di contatto dei destinatari, eventuali allegati che il contatto deve consultare)


3️⃣ Fai clic su “OK” e invia i documenti da firmare in Italia e in tutta Europa

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Se pensavi che Excel fosse una roba da nerd, ebbene ti sbagliavi! Con un po’ di allenamento, è alla portata di tutti 😉

Nel frattempo, richiedi una demo di Yousign per familiarizzare con lo strumento e testare le potenzialità in prima persona!

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