Come aggiungere una firma elettronica in Excel?

• La firma elettronica semplice  può essere una spunta, un’immagine, una scritta digitata.
• La firma digitale avanzata o qualificata, invece, è collegata a un certificato digitale e rilasciata da un prestatore di servizi fiduciari (Trust Service Provider) riconosciuto, come Yousign.

Solo la firma digitale con certificato offre:

• autenticazione del firmatario
• integrità del file firmato
• validità legale in tutta l’UE (Regolamento eIDAS)

• Firma di un registro presenze condiviso
• Approvazione di un bilancio interno
• Validazione di un preventivo o piano progetto
• Firma di moduli per fornitori o clienti
• Conferma di attività svolte dal team su documenti condivisi

Yousign offre un piano Freemium con cui puoi:

• firmare documenti online,
• aggiungere più firmatari,
• inviare notifiche via email,
• conservare i tuoi file firmati in una cartella online.

Tutto in modo semplice, veloce, conforme al GDPR e con tracciamento completo.

Assolutamente sì! Puoi selezionare più firmatari, assegnare loro l’ordine di firma e inviare il documento firmato in sequenza, ricevendo notifiche automatiche via email.

1. Apri il documento PDF firmato
2. Clicca sulla firma per vedere il certificato digitale
3. Controlla:

• Nome del firmatario
• Autorità di certificazione (es. Yousign)
• Validità temporale
• Stato del documento (modificato o integro)

Una firma digitale valida blocca il file, rendendolo impossibile da alterare senza annullarne la validità.

Per firmare un documento digitale con pieno valore legale, è necessario disporre di un certificato digitale. Questo certificato garantisce l'identità del firmatario, l’integrità del documento firmato e la sua validità giuridica. Puoi ottenere un certificato digitale tramite un prestatore di servizi fiduciari qualificato come Yousign, che ti permette di firmare file in formato PDF o Word direttamente online, senza installare software.

Dopo aver creato un account, puoi selezionare il tipo di certificato desiderato (avanzato o qualificato), aggiungerlo ai tuoi strumenti di firma e associarlo a ogni documento elettronico. Il tutto viene gestito in modo sicuro tramite la tua area riservata, in cui ogni firma è collegata a un certificato attivo e valido.

Sì, ma solo in alcuni casi. Una firma digitale apposta su un file PDF (o su un documento Word o Excel convertito) può essere rimossa solo se il file non è stato bloccato e se non sono presenti vincoli di firma multipla. In Microsoft Word o Excel, puoi rimuovere la firma aprendo il file, cliccando sulla scheda "File", selezionando "Informazioni", poi "Visualizza firme" e infine "Rimuovi firma".

Tuttavia, se la firma è certificata con un certificato digitale rilasciato da un ente terzo (come Yousign), il file viene bloccato per garantire l'integrità. In questi casi, per rimuovere la firma occorre richiedere un nuovo file non firmato o duplicarlo e riapplicare una nuova firma.

Per richiedere un certificato per la firma digitale, è sufficiente accedere a una piattaforma riconosciuta, compilare un modulo con i propri dati identificativi e allegare un documento d’identità valido. Dopo l'approvazione, il certificato viene associato al tuo account e può essere utilizzato per firmare documenti Excel, file PDF, testi Word o altri formati digitali.

Alcuni strumenti, come Yousign, offrono un processo semplificato con attivazione automatica del certificato direttamente dal portale. Puoi gestire i tuoi certificati dalla tua cartella personale, verificare lo stato di attivazione, esportare le credenziali e utilizzarli tramite finestra di dialogo integrata al momento della firma.

L’adozione della firma elettronica nelle aziende migliora l’efficienza operativa e rafforza la sicurezza documentale. Per garantire una gestione corretta dei documenti firmati digitalmente, si consiglia di:

• utilizzare sempre formati inalterabili, come PDF, prima della firma;
• centralizzare i documenti firmati in una cartella condivisa o in una pagina protetta;
• associare ogni firmatario a un account certificato per evitare errori di validazione;
• evitare la modifica del file dopo l’inserimento della firma;
• utilizzare strumenti digitali affidabili, integrati con app aziendali (come Microsoft 365).

Con strumenti come Yousign, puoi integrare la firma in flussi strutturati, gestire i firmatari da un’unica piattaforma, tracciare gli accessi e ricevere conferme via email.

Microsoft 365 offre numerose funzionalità per proteggere e gestire i documenti firmati. All'interno delle app Office (Excel, Word, Outlook), puoi:

• salvare i documenti nella tua cartella OneDrive protetta;
• abilitare il versioning automatico per ogni documento firmato;
• aggiungere firme elettroniche semplici attraverso le schede “Inserisci” e “Testo”;
• integrare servizi esterni come Yousign per la firma digitale certificata;
• monitorare e revocare l'accesso a file sensibili tramite controlli di protezione avanzati.

La combinazione tra Microsoft 365 e Yousign consente di digitalizzare i processi di approvazione mantenendo standard elevati di conformità e tracciabilità.

Utilizzare Yousign per firmare un file Excel significa scegliere una soluzione digitale, sicura e legalmente riconosciuta in tutta Europa. Grazie alla sua interfaccia semplice, bastano pochi clic per:

• aggiungere una firma certificata,
• creare un account,
• selezionare i firmatari,
• firmare file PDF provenienti da Excel,
• gestire documenti firmati in una sola cartella condivisa.

Che tu sia un manager, un contabile, un consulente, un project manager o un freelance, Yousign ti consente di firmare documenti Excel ovunque, in ogni momento, anche da mobile.