Tutto quello che devi sapere sulla PEC, Posta Elettronica Certificata

Nel seguente articolo approfondiremo un tema importante per chi lavora nel campo dell’amministrazione e della gestione documentale: la Posta Elettronica Certificata comunemente nota come PEC o in inglese certified email. In un mondo sempre più digitalizzato, la posta certificata si sta affermando come uno strumento indispensabile per inviare documenti in modo sicuro e con valore legale equiparabile a quello di una raccomandata con ricevuto di ritorno. Tuttavia, molti ancora non sanno come funziona la mail certificata, quali sono i suoi vantaggi e quali sono le procedure per ottenerne una. In questo articolo, ti forniremo tutte le informazioni utili sulla mail certificata. Ti spiegheremo cos’è, come funziona e come averla. 

Sei pronto? Iniziamo a scoprire insieme tutto quello che c’è da sapere sulla certified email. 

Hai mai inviato una mail importante senza ricevere nessuna conferma di consegna? Esiste una soluzione semplice e sicura: la Posta Elettronica Certificata (PEC).

La PEC è un sistema di posta elettronica che fornisce una prova legale dell’invio e della ricezione dei messaggi. Grazie alla crittografia end-to-end, garantisce che il contenuto non venga intercettato o modificato durante la trasmissione. Per questo è ampiamente utilizzata da aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni per inviare documenti ufficiali, contratti, fatture e comunicazioni legali.

Per attivare una PEC, è sufficiente registrarsi presso un provider autorizzato, che fornirà un indirizzo email certificato. Una volta attivata, potrai inviare email come di consueto, ma ogni messaggio sarà crittografato e accompagnato da una ricevuta di consegna archiviata dal sistema, con piena validità legale.

In Italia, la PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dal DPR 11 febbraio 2005 n.68. I principali provider offrono l’accesso tramite webmail certificate, in linea con gli standard di sicurezza previsti dalla normativa.

Grazie ai suoi protocolli di sicurezza, la PEC assicura anche l’integrità del contenuto e impedisce qualsiasi modifica ai messaggi o agli allegati. Una soluzione affidabile per chi vuole comunicare in modo tracciabile, sicuro e conforme alla legge.

Per inviare una PEC, è necessario disporre di un account PEC attivo, rilasciato da un gestore accreditato. L’elenco completo dei provider ufficiali è disponibile sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). I gestori offrono abbonamenti annuali e, in alcuni casi, anche periodi di prova gratuita.

1. Attivazione dell’account PEC

Per attivare una casella PEC, ti verranno richiesti:

• Un documento d’identità valido
• Il codice fiscale (per persone fisiche)
• La partita IVA (per aziende e professionisti)

2. Composizione del messaggio

Una volta attivato l’account e fatto l’accesso:

• Scrivi il messaggio
• Inserisci l’indirizzo PEC del destinatario
• Compila l’oggetto e il testo della mail
• Aggiungi eventuali allegati

3. Invio e controllo

Verifica che tutte le informazioni siano corrette, poi procedi con l’invio.
La procedura è identica a quella di una casella email tradizionale, ma con un vantaggio: potrai monitorare lo stato di consegna direttamente dal tuo account.

4. Ricezione delle ricevute

Dopo l’invio riceverai due notifiche automatiche:

• Una ricevuta di accettazione, che conferma che il messaggio è stato preso in carico dal gestore PEC
• Una ricevuta di consegna, che certifica l’avvenuta ricezione da parte del destinatario

Queste due ricevute rappresentano la prova legale che la tua comunicazione è stata effettivamente inviata e ricevuta. In questo modo hai la certezza che la tua mail certificata sia arrivata a destinazione in modo sicuro, completo e tracciabile.

L’ampia diffusione della Posta Elettronica Certificata (PEC) in Italia è stata fortemente incentivata da offerte vantaggiose rivolte soprattutto alle aziende. Il motivo è semplice: attivare una PEC può costare quanto un paio di raccomandate A/R, ma a differenza di queste ultime, la PEC consente l’invio illimitato di messaggi, rendendo la gestione delle comunicazioni molto più efficiente e conveniente.

Ma il risparmio economico è solo uno dei vantaggi. Scegliere la PEC significa adottare un sistema di comunicazione certificato e sicuro, che garantisce la validità legale delle email inviate e ricevute. Ogni messaggio è protetto da crittografia e tracciato dal sistema, offrendo un livello di tutela che una semplice mail tradizionale non può offrire.

Utilizzare la PEC porta benefici concreti sul piano operativo, legale e ambientale. In particolare:

• Invio rapido ed efficiente di documenti importanti come contratti, fatture, comunicazioni legali o amministrative, con la certezza dell’avvenuta consegna.
• Gestione documentale semplificata, grazie all’archiviazione automatica e alla possibilità di consultare facilmente ricevute e contenuti.
• Risparmio economico reale: un canone annuo contenuto permette l’invio illimitato, senza costi variabili per ogni comunicazione.
• Conformità legale garantita: i messaggi inviati tramite PEC hanno lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
• Riduzione della carta e delle spedizioni fisiche, con conseguente impatto positivo sull’ambiente.

Attenzione: un punto fondamentale da chiarire è che la PEC non può essere usata per firmare un documento. Non basta allegare un file a una mail certificata per conferirgli validità legale.

Se hai bisogno di firmare un allegato (contratto, modulo, dichiarazione, ecc.), dovrai utilizzare una firma elettronica adeguata. A seconda del livello di sicurezza richiesto, puoi scegliere tra:

• Firma elettronica semplice: per processi a basso rischio
• Firma elettronica avanzata (FEA): per documenti con requisiti legali più stringenti
• Firma elettronica qualificata (FEQ): l’unica equiparata alla firma autografa, riconosciuta in tutta l’UE

Per sfruttare appieno il potenziale digitale della PEC, è consigliabile associare l’utilizzo della firma elettronica. Infatti, se da un lato la PEC certifica l’invio e la ricezione dei messaggi, dall’altro la firma elettronica permette di attribuire validità legale ai contenuti degli allegati.

Firmare digitalmente un documento prima di inviarlo via PEC consente di:

• Evitare la stampa dei file
• Conservare l’integrità del contenuto
• Rendere il processo di firma e invio completamente digitale, veloce e sicuro

In particolare, la firma elettronica remota è la soluzione ideale per chi lavora in mobilità o ha bisogno di firmare documenti da più dispositivi. In combinazione con la PEC, consente di gestire tutto il flusso documentale online, dal contratto all’archiviazione.

Quando inviamo una mail tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), capita spesso di allegare documenti firmati a mano. Tuttavia, se desideri rendere il processo completamente digitalizzato, puoi utilizzare la firma digitale.

In questo modo, ogni volta che ricevi un documento via PEC, potrai apporre la tua firma direttamente dal computer o da un dispositivo mobile, senza dover stampare, firmare a mano e scansionare. Il flusso diventa così più rapido, sicuro e privo di supporti cartacei.

È importante distinguere tra i due strumenti: PEC e firma digitale hanno funzioni diverse, ma complementari.

• La PEC serve a certificare l’invio e la ricezione di una comunicazione, garantendo la data e l'identità del mittente.
• La firma digitale, invece, ha lo scopo di autenticare il contenuto di un documento, attribuendo valore legale alla firma apposta.

Per usare la PEC è sufficiente attivare una casella certificata presso un gestore abilitato. Per utilizzare la firma digitale, invece, è necessario richiederla a un ente accreditato, che fornirà un kit di firma (come una chiavetta USB o una smart card) oppure un sistema di firma remota.

Usati insieme, questi strumenti permettono di garantire:

• la validità legale del documento,
• la provenienza certa,
• e l’integrità del contenuto nel tempo.

E se hai bisogno che qualcun altro firmi un tuo documento? In questo caso, puoi affidarti a una firma elettronica semplice: una soluzione più accessibile, che permette al destinatario di firmare tramite codice OTP via SMS o con una password temporanea, mantenendo comunque valore legale nel contesto previsto dalla normativa.

La PEC (Posta Elettronica Certificata) non serve a firmare documenti: il suo ruolo è certificare l’invio e la ricezione di una comunicazione. Se invece vuoi firmare un documento digitale, devi usare la firma digitale. E se vuoi che un’altra persona firmi, allora si usa la firma elettronica, uno strumento pensato per semplificare questo tipo di operazioni.

La firma elettronica serve a garantire l’autenticità e l’integrità di un documento: prova che il file è stato firmato da una persona identificabile e che non è stato modificato dopo la firma. È applicabile a qualsiasi tipo di documento digitale, inclusi quelli inviati tramite PEC. Questo aggiunge un ulteriore livello di sicurezza e valore legale: non è solo il messaggio a essere certificato, ma anche il contenuto del documento.

La PEC, invece, è un sistema di posta elettronica progettato per inviare documenti in modo sicuro, tracciabile e con piena validità legale. Garantisce l’identità del mittente e del destinatario, e protegge l’integrità dei contenuti durante la trasmissione. In Italia, la PEC è usata anche per sostituire la raccomandata cartacea, ad esempio nell’invio di fatture elettroniche o comunicazioni ufficiali. E sì, anche questi documenti possono (e spesso devono) essere firmati digitalmente.

In sintesi:

• La firma elettronica garantisce chi ha firmato e che il documento non sia stato alterato.
• La PEC certifica quando il documento è stato inviato e ricevuto, e da chi.

Usati insieme, questi due strumenti assicurano un processo digitale completo, legalmente valido e sicuro dalla firma all’invio.

Per utilizzare la firma digitale insieme alla PEC, è fondamentale affidarsi a provider accreditati secondo la normativa italiana e il regolamento europeo eIDAS. Questi operatori, iscritti all’elenco ufficiale dei certificatori qualificati tenuto da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), rilasciano certificati digitali che permettono di firmare documenti con valore legale riconosciuto.

I provider offrono diverse soluzioni, a partire dalla firma digitale con smart card o token USB, fino a opzioni più moderne come la firma remota, che consente di firmare documenti online da qualsiasi dispositivo grazie all’uso di un PIN e di un codice OTP. In molti casi, il servizio può includere funzionalità complementari come la marca temporale, la conservazione digitale a norma e l’integrazione con strumenti per la gestione documentale e l’invio via PEC.

Quando si sceglie un provider per la firma digitale da usare con la PEC, è utile valutare alcuni aspetti chiave: la facilità d’uso dell’interfaccia, il livello di sicurezza offerto, la qualità del supporto clienti e la compatibilità con i flussi digitali esistenti in azienda o nello studio professionale. La scelta del fornitore giusto può fare la differenza tra un processo digitale frammentato e uno fluido, sicuro e a norma.

Sebbene la Posta Elettronica Certificata (PEC) sia oggi uno strumento riconosciuto e utilizzato in Italia per inviare comunicazioni con valore legale, non è l’unica opzione disponibile. A seconda del tipo di comunicazione e del contesto (nazionale o internazionale), esistono alternative e soluzioni complementari che vale la pena considerare.

La PEC è molto utile per inviare email con valore legale in Italia, ma non è sempre la soluzione migliore o l’unica possibile. In alcuni casi, esistono alternative più adatte, più flessibili o più internazionali.

Ecco qualche esempio concreto:

• Email tradizionale + firma elettronica
  Se non ti serve la ricevuta di consegna ma vuoi che il documento abbia valore legale, puoi firmarlo digitalmente e inviarlo via email normale. Il documento sarà valido grazie alla firma, anche se l’invio non è certificato.
• Piattaforme di firma elettronica con tracciamento
  Alcuni strumenti permettono di inviare documenti da far firmare e ti notificano chi ha ricevuto, aperto e firmato. Non è una PEC, ma può essere sufficiente per scambi interni, approvazioni o contratti meno formali.
• Servizi di consegna digitale con valore legale in Europa
  Se devi comunicare fuori dall’Italia, la PEC non vale. In questi casi si possono usare soluzioni riconosciute a livello europeo, che offrono invio tracciato e firma digitale, tutto in un unico flusso.
• Conservazione digitale a norma                                                                                                  Per alcune comunicazioni importanti (come fatture, contratti, atti), ciò che conta non è tanto la PEC, ma salvare il documento in modo che sia legalmente valido nel tempo. Ci sono servizi che archiviano e proteggono i documenti, anche senza passare per la PEC.

Quando si invia un’email tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), è importante ricordare che il messaggio in sé non viene firmato digitalmente, ma è certificato dal gestore del servizio, che ne attesta l’invio e la ricezione. Tuttavia, se si vuole garantire anche l’autenticità e l’integrità del contenuto allegato all’email (come un contratto, una dichiarazione o un documento ufficiale), è consigliato apporre una firma digitale direttamente sul file prima di allegarlo alla PEC.

Per farlo:

• Apri il documento da firmare.
• Utilizza un software o servizio di firma digitale qualificato (come quelli forniti da provider accreditati AgID).
• Apponi la firma digitale: può essere in formato .p7m (CMS) o .pdf firmato.
• Allega il file già firmato digitalmente al messaggio PEC prima dell’invio.

In questo modo, il destinatario riceverà non solo una comunicazione certificata, ma anche un documento con validità legale piena, firmato e non modificabile. Questo doppio livello di sicurezza è particolarmente importante in ambito legale, fiscale o contrattuale.

Yousign è un provider europeo specializzato in soluzioni di firma elettronica pensate per semplificare e rendere sicuri i processi di approvazione e gestione documentale. Con Yousign, è possibile firmare digitalmente contratti, lettere d’incarico, autorizzazioni e altri documenti direttamente online, senza bisogno di stampare, scansionare o inviare via posta. La piattaforma offre diversi livelli di firma elettronica, inclusa la firma elettronica qualificata conforme al regolamento eIDAS, garantendo così piena validità legale in tutta l’Unione Europea. Grazie all’interfaccia intuitiva, all’identificazione sicura via OTP e alla possibilità di integrazione con sistemi di gestione documentale, Yousign si adatta perfettamente alle esigenze di aziende, studi professionali e pubbliche amministrazioni che vogliono digitalizzare i propri flussi di lavoro in modo semplice e affidabile.