Nel seguente articolo approfondiremo un tema importante per chi lavora nel campo dell’amministrazione e della gestione documentale: la Posta Elettronica Certificata comunemente nota come PEC o in inglese certified email. In un mondo sempre più digitalizzato, la posta certificata si sta affermando come uno strumento indispensabile per inviare documenti in modo sicuro e con valore legale equiparabile a quello di una raccomandata con ricevuto di ritorno. Tuttavia, molti ancora non sanno come funziona la mail certificata, quali sono i suoi vantaggi e quali sono le procedure per ottenerne una. In questo articolo, ti forniremo tutte le informazioni utili sulla mail certificata. Ti spiegheremo cos’è, come funziona e come averla.
Sei pronto? Iniziamo a scoprire insieme tutto quello che c’è da sapere sulla certified email.
Che cos’è la PEC?
Sei mai stato in una situazione in cui hai mandato una mail importante e non hai avuto nessuna certezza che sia stata consegnata? C’è una soluzione per questo, non preoccuparti. Ti presento la Posta Elettronica Certificata (PEC).
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che offre una prova legale dell’invio e della ricezione di messaggi di posta elettronica. Grazie all’uso della crittografia end-to-end, la PEC garantisce che il contenuto del messaggio non possa essere intercettato o modificato durante la trasmissione. La PEC viene spesso utilizzata da aziende, professionisti e organizzazioni governative per la trasmissione di documenti importanti, contratti, fatture e comunicazioni legali.
Per utilizzare la PEC, è necessario registrarsi con un provider di PEC autorizzato, che ti fornirà un indirizzo email certificato. Potrai quindi inviare messaggi di posta elettronica come faresti normalmente, ma grazie al sistema il messaggio viene crittografato automaticamente e la ricevuta di consegna viene generata e archiviata nel sistema del provider di PEC, creando cosi’ una mail certificata.
La PEC è un servizio di posta elettronica che offre la stessa validità legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla normativa italiana (DPR 11 Febbraio 2005 n.68). Si può quindi accedere alla PEC attraverso una web mail certificata fornita dell’operatore che offre il servizio. Esistono diversi operatori autorizzati in Italia che offrono la mail certificata, che rispetta gli standard definiti dalla normativa italiana e che garantisce la conformità alle norme di sicurezza necessarie.
La mail certificata offre diverse caratteristiche che forniscono all’utente il valore legale dell’invio e della consegna delle email al destinatario. Possiamo quindi dire che ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Inoltre, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, la PEC garantisce la certezza del contenuto, impedendo qualsiasi tipo di modifica al messaggio o agli eventuali allegati.
Come inviare una PEC?
Per inviare una PEC, è necessario disporre di un account di PEC da un gestore accreditato (puoi trovare una lista dei gestori sulla pagina AgiD), i fornitori di questo servizio offrono spesso degli abbonamenti annuali, proponendo a volte dei periodi di prova gratuita ai propri clienti.
Per ottenere una PEC ti sarà richiesto di fornire un documento d’identità, il codice fiscale o una partita IVA. Accedendo all’account, si può scrivere il messaggio, inserire il destinatario, l’oggetto della mail, il testo e se necessario eventuali allegati.
Una volta controllato che tutto sia corretto, si può inviare il messaggio.
La procedura d’invio è la stessa di una casella di posta elettronica tradizionale. Dopo l’invio sarà possibile verificare lo stato di consegna della mail certificata dal tuo account. È importante prestare attenzione alla corretta scrittura del messaggio e all’inserimento di tutte le informazioni richieste.
Una volta inviata la mail, dopo qualche secondo si riceveranno due notifiche: la prima che conferma l’accettazione dell’email da parte del gestore e la seconda attesta l’avvenuta consegna della mail certificata al destinatario. In questo modo avrai la certezza che la tua mail certificata é arrivata a destinazione sana e salva.
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I vantaggi della PEC
L’ampia diffusione della Posta Certificata è stata incentivata da offerte veramente convenienti per le aziende: in quanto la PEC può costare quanto un paio di raccomandate A/R, ma permette l’invio illimitato di messaggi facendo risparmiare notevolmente l’azienda.
Ma questo non è l’unico vantaggio in quanto scegliendo la PEC si sceglie un modo di comunicazione certificato e sicuro che garantisce la validità legale delle comunicazioni inviate.
Inoltre con la PEC le aziende possono inviare documenti in modo rapido e efficiente, e archiviarli in modo sicuro facilitando così la gestione documentale.
Infine, consente di eliminare la necessità di inviare documenti cartacei, contribuendo quindi alla salvaguardia dell’ambiente. Associata alla mail certificata sarebbe utile e consigliato utilizzare la firma elettronica, in quanto firmando i documenti elettronicamente non si dovranno stampare, permettendo di mantenere l’intero processo digitalizzato, dalla firma all’invio.
La PEC o anche chiamata mail certificata é la soluzione perfetta per inviare mail in piena sicurezza con la garanzia che il destinatario la riceve.
Tuttavia, la PEC non può essere utilizzata per apporre o far apporre la firma su allegati e documenti. Per tale operazione, sarà necessario munirsi di una firma elettronica adeguata alle tue esigenze.
La posta certificata e la firma digitale
Quando inviamo una mail certificata, spesso in allegato inseriamo documenti che abbiamo firmato a mano, ma se volessi rendere il processo completamente digitalizzato puoi utilizzare la firma digitale.
In questo modo quando riceverai un documento via mail potrai usare la firma digitale direttamente sul tuo computer o dispositivo mobile senza dover stampare il documento.
In sintesi, la Posta Elettronica Certificata (PEC) e la firma digitale sono strumenti con finalità e modalità differenti. La PEC viene utilizzata per certificare l’invio di una comunicazione, mentre la firma digitale viene utilizzata per autenticare la firma apposta in un documento.
Per utilizzare la PEC, è sufficiente aprire una casella elettronica presso un gestore certificato, mentre per utilizzare la firma digitale è necessario richiederla a un ente accreditato che ti fornirà una chiavetta o una smart card per firmare.
Entrambi gli strumenti possono essere utilizzati insieme per garantire l’efficacia del documento, la sua provenienza e l’integrità del suo contenuto.
E se volessi far firmare un documento a qualcun altro? In questo caso puoi utilizzare la firma elettronica che è più semplice in quanto per mezzo dell'identificazione mediante SMS o l’utilizzo di una password unica conferma il valore legale della firma apposta.
Posso firmare i miei documenti con la PEC?
Ricapitolando, la PEC (Posta Elettronica Certificata) non può essere utilizzata per firmare i propri documenti, perché il suo ruolo come ben sappiamo è quello di certificare l’invio. Mentre come precedentemente accennato la firma digitale può essere usata per firmare i propri documenti, ma per far firmare altre persone si deve utilizzare la firma elettronica.
La firma elettronica serve a garantire l’autenticità e l’integrità di un documento informatico firmato, cioè a dimostrare che il documento è stato firmato da una determinata persona e che non è stato modificato dopo la firma. La firma elettronica può essere apposta su qualsiasi documento informatico, compresi i documenti che vengono allegate e inviati tramite PEC. Questo dà un valore legale e di originalità alla mail certificata, in quanto anche il suo contenuto é al 100% sicuro.
La PEC, invece, è un sistema di posta elettronica che permette di inviare documenti informatici in modo sicuro e tracciabile, garantendo l’integrità e l’identificazione del mittente e del destinatario. La PEC ha una funzione di sostituzione legale alla posta elettronica ordinaria, ed è utilizzata principalmente per la trasmissione di documenti con valore legale come ad esempio le fatture elettroniche che possono essere firmate elettronicamente.
In sintesi, la firma elettronica e la PEC sono strumenti complementari che possono essere utilizzati insieme per garantire la sicurezza e la validità dei documenti informatici. In quanto la firma elettronica serve a garantire l’autenticità e l’integrità del documento, e la PEC ne garantisce la consegna e la validità legale nel momento dell'invio.
