Best practice per gestire al meglio i contratti interinali

I contratti di somministrazione di lavoro sono stati introdotti con il pacchetto Treu del 1997, poi riformato con il D.L. n. 276 del 2003 (Riforma Biagi), ed esistono dunque nell'ordinamento italiano ormai da quasi 30 anni. Come ci dicono le statistiche, riguardano oltre 900.000 lavoratori e sono quindi uno strumento contrattuale che, se non rappresenta la norma nel mondo del lavoro, è molto utilizzato in diversi casi che andremo più avanti ad approfondire.

Ma quali sono le caratteristiche di un contratto di somministrazione? Le riassumiamo subito:

• a differenza del contratto a tempo determinato e di quello a tempo indeterminato, il contratto di somministrazione di lavoro non riguarda solo due soggetti (il lavoratore e l'azienda), ma tre. Si aggiunge infatti il somministratore, ovvero un'Agenzia per il lavoro.
• Il contratto di lavoro non è dunque stipulato tra il lavoratore e l'azienda (o ente pubblico) presso cui lavora, ma tra il lavoratore e l'Agenzia, che poi somministra, “presta”, il lavoratore all'azienda. Quest'ultima a sua volta ha un contratto di tipo commerciale con l'agenzia, da cui “acquista” il servizio di fornitura di lavoro svolto dal lavoratore.
• È dunque una tipologia di contratto che offre grande flessibilità e agilità alle aziende, che possono usufruire di una forza lavoro non assunta direttamente ma “prestata” anche per tempi brevissimi. Basti pensare che ben il 57% dei contratti ha durata inferiore a 30 giorni e più di uno su cinque dura un solo giorno.

Andiamo ora invece a vedere cosa dice la normativa a proposito di questi contratti, che sono regolamentati da precisi limiti di legge.

Il contratto di somministrazione di lavoro è regolamentato nel Codice Civile dagli articoli che vanno dal 1559 e il 1570. In base a tali leggi, è stabilito che:

• il contratto di somministrazione deve essere stipulato in forma scritta;
• deve contenere tutta una serie di importanti informazioni, come l'autorizzazione rilasciata all'Agenzia di somministrazione, il trattamento economico e i dettagli normativi della tipologia di prestazioni professionali richieste, durata, e così via;
• non può contenere clausole che prevedono il divieto di assunzione del lavoratore in somministrazione da parte dell'azienda utilizzatrice;
• può essere sia a tempo determinato che a tempo indeterminato. Nel secondo caso, il lavoratore entra di fatto nello staff dell'Agenzia, che poi lo invia in missione presso le aziende che lo richiedono;
• l'azienda utilizzatrice non può superare il limite del 20% di lavoratori in somministrazione a tempo indeterminato rispetto ai lavoratori a tempo indeterminato assunti da lui alla data del 1° gennaio dell'anno in corso. Nel caso di lavoratori in somministrazione a tempo determinato, il limite è innalzato al 30%;
• nel caso del commercio, i lavoratori in somministrazione non possono superare il 15% della forza lavoro a tempo indeterminato di ogni unità produttiva. Nelle unità fino a 15 dipendenti, non possono essere più di 2. In quelle da 16 a 30 dipendenti, non possono essere più di 5.

È importante sottolineare che i lavoratori che vengono inviati in somministrazione presso un'azienda utilizzatrice hanno gli stessi diritti di quelli assunti direttamente dall'azienda stessa. Il trattamento deve dunque essere identico per tutte le questioni contrattualizzate, tra cui ferie, inquadramento, riposi, Tfr, e via dicendo. Inoltre, il lavoro in somministrazione dà diritto all'indennità di disoccupazione.

Esistono tuttavia alcune particolarità di cui occorre tenere conto:

• se l'Agenzia somministratrice non paga gli stipendi o i contributi, è tenuta a farlo l'azienda utilizzatrice;
• i lavoratori in somministrazione non hanno diritto di precedenza per quanto riguarda le nuove assunzioni dell'azienda utilizzatrice;
• non possono inoltre essere messi in cassa integrazione o in mobilità, anche nel casi in cui questi siano attivati nell'azienda utilizzatrice;
• i contratti di somministrazione a tempo determinato non sono toccati dalle modifiche del decreto Dignità, e quindi possono essere prorogati per un massimo di 36 mesi (con un tettto di sei proroghe) o fino a 42 mesi (sempre con tetto di sei proroghe), se nei primi 24 mesi le proroghe sono state solo al massimo due;
• dopo la scadenza di un contratto a tempo determinato e prima dell'avvio di un nuovo contratto non è necessario rispettare il periodo cuscinetto che invece esiste nei normali contratti di lavoro subordinato.

La legge stabilisce poi alcuni casi in cui le aziende non possono impiegare manodopera in somministrazione:

• per sostituire dei lavoratori in sciopero;
• quando sono stati effettuati dei licenziamenti collettivi nelle stesse unità produttive nei sei mesi precedenti;
• per sostituire alle stesse mansioni e nelle stesse unità produttive dei lavoratori in cassa integrazione;
• se l'azienda è trovata come non in regola con le disposizioni di legge per quanto riguarda la sicurezza sui luoghi di lavoro.

In caso di uso illegittimo dei contratti di somministrazione, l'azienda rischia sanzioni amministrative salate e può essere obbligata a risarcire i danni al lavoratore o addirittura ad assumerlo a tempo indeterminato.

Il lavoro in somministrazione offre flessibilità e rapidità nel reclutamento. Le aziende possono:

• Inserire subito lavoratori qualificati per mansioni specifiche, senza dover gestire direttamente la selezione (curata dall’Agenzia).
• Ridurre la burocrazia legata all’assunzione classica.
• Gestire facilmente i picchi di attività o le assenze temporanee (es. congedi), interrompendo la collaborazione quando non è più necessaria.

Questa modalità garantisce un’agilità operativa preziosa, soprattutto in contesti produttivi dinamici.

Tuttavia, esistono alcuni limiti da considerare:

• Difficoltà nel trattenere i talenti: i lavoratori in somministrazione tendono a cercare soluzioni più stabili.
• Mancanza di continuità: l’alto turnover può ostacolare la costruzione di un team coeso e coinvolto nella missione aziendale.
• Costi maggiori: il servizio dell’Agenzia comporta un costo superiore rispetto a un contratto diretto.

Per chi cerca lavoro, la somministrazione può rappresentare un’opportunità di inserimento rapido nel mondo del lavoro.

Tuttavia, spesso si tratta di incarichi brevi o saltuari, che comportano una forte instabilità. Molti lavoratori trovano questa precarietà stancante nel lungo periodo.

Eccezione: contratto a tempo indeterminato con l’Agenzia

In alcuni casi, l’Agenzia può assumere direttamente a tempo indeterminato. In questo scenario, il lavoratore ha diritto a un’indennità di disponibilità nei periodi senza missione.

Vediamo ora una serie di best practice che possono permettere alle aziende di gestire al meglio i lavoratori in somministrazione, limitando gli svantaggi di questa tipologia contrattuale.

Proprio per le problematiche di coinvolgimento e di trattenimento dei migliori talenti che abbiamo citato poco sopra, il ricorso al lavoro interinale non è consigliato per tutte quelle funzioni che sono di grande importanza per l'attività generale dell'azienda, al di là dei momento di picco o della stagionalità.

In tutti i ruoli chiave, le aziende hanno bisogno di personale competente, affidabile, coinvolto e che condivida la missione aziendale, tutte caratteristiche che vanno di pari passo con la stabilità lavorativa e che sono meno compatibili con il lavoro in somministrazione.

La somministrazione di lavoro è uno strumento che le aziende dovrebbero impiegare solo laddove lo richiedono esigenze temporanee, come un picco di produzione, una nuova commessa di breve/medio periodo, necessità legate alla stagionalità, sostituzione di personale in congedo e così via.

Non andrebbe impiegata invece per sopperire a necessità generali, dal momento che alla lunga gli svantaggi possono essere maggiori dei benefici.

Come abbiamo spiegato, il corso al lavoro in somministrazione ha costi più elevati rispetto all'assunzione diretta, costi che non sempre pesano a favore dell'azienda sulla bilancia rispetto ai benefici. Sicuramente, si tratta di un elemento di cui va tenuto debitamente conto, confrontandolo con il budget.

Per proteggere i dati aziendali, è essenziale adottare misure di cybersicurezza efficaci. Tra queste, l’approccio “zero trust” è oggi uno dei più raccomandati.

Cosa significa?
Ogni dipendente può accedere solo alle informazioni strettamente necessarie per il proprio ruolo. Nulla di più.

Questo è particolarmente utile quando l’organico include lavoratori temporanei o nuovi ingressi, spesso meno familiari con i sistemi aziendali. In caso di errore o negligenza da parte loro, l’eventuale danno sarà limitato a una porzione molto ridotta dei dati.

Se la tua azienda impiega spesso lavoratori in somministrazione, e magari lo fa in più sedi, digitalizzare l'ufficio risorse umane non è solo consigliabile, ma addirittura fondamentale.

Come abbiamo visto, gran parte dei contratti di somministrazione hanno una durata breve o brevissima (addirittura un giorno in molti casi). Questo significa che rendere le pratiche burocratiche relative all'integrazione in azienda - come la firma di documenti assicurativi, informative sulla privacy, non-discosure agreements e via dicendo – più rapide e possibili anche da remoto fa sì che i lavoratori siano subito disponibili nel loro ruolo, senza inutili perdite di tempo.

Vediamo ora alcuni dei più comuni strumenti per la digitalizzazione delle risorse umane:

• firma elettronica – permette di svolgere le procedure di firma ovunque e in qualunque momento, in tutta sicurezza e conservando una traccia digitale che rende la firma valida in tutta l'Unione Europea;
• archivio digitale – per conservare i documenti in sicurezza e in modo conforme ai requisiti di legge;
• strumenti di comunicazione – come chat, videochiamate e altri tool che possono rendere tutte le relazioni tra i dipendenti e l'ufficio HR più semplici e veloci;
• strumenti di e-learning – l'onboarding dei collaboratori, inclusi quelli in somministrazione, può beneficiare moltissimo di strumenti digitali come gli LMS (learning management systems) e altri, che rendono la formazione più efficace senza richiedere la presenza costante di insegnanti, dal momento che è possibile preparare lezioni e test da riutilizzare e che i lavoratori possono fruire su un dispositivo digitale.

Il lavoro in somministrazione o interinale è un ottimo strumento per trovare rapidamente forza lavoro, ma i lavoratori tenderanno a cercare un impiego più stabile. Ecco perché internalizzare i migliori talenti, anche se inizialmente erano lavoratori in somministrazione, è un'ottima pratica per assicurarsi di avere a disposizione sul lungo periodo un team valido, coinvolto e affidabile.

Noi di Yousign sappiamo bene quanto possa essere complesso gestire le oscillazioni nella forza lavoro dovute a un picco di richieste, a un'improvvisa crescita dell'azienda o a fluttuazioni stagionali.

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