Il contratto di viaggio: come funziona?

Quando si parla di primavera, si parla anche di vacanze! Anche se il periodo estivo è ancora lontano, il mese di aprile può essere un'ottima occasione per organizzare una vacanza, magari in destinazioni più remote e meno accessibili durante l’estate. 

Ma come fare per pianificare il viaggio in modo efficiente ed evitare inconvenienti, soprattutto se si desidera un'avventura?

Molte persone sono solite rivolgersi ad agenzie specializzate e tour operator per godersi appieno le ferie senza doversi preoccupare di organizzare passo dopo passo  i propri spostamenti! Per partire tranquillamente in vacanza sarà quindi necessario firmare un documento… il contratto di viaggio e di soggiorno organizzato! Vediamo insieme di che cosa si tratta 😉

Il contratto di viaggio e soggiorno organizzato è un documento di fondamentale importanza per i viaggiatori, in quanto esso stabilisce i diritti e le responsabilità delle parti coinvolte nella compravendita di un pacchetto turistico o semplicemente di un viaggio. In altre parole, il contratto di viaggio rappresenta una sorta di accordo tra il cliente e l'agenzia di viaggi o il tour operator, che definisce i termini e le condizioni del servizio offerto. Come sopracitato questo servizio può essere un viaggio singolo oppure un pacchetto turistico, che comprende almeno due servizi legati al viaggio (volo, alloggio, attività…). 

Il contratto di viaggio deve contenere informazioni essenziali come il luogo di partenza e di destinazione, le date di partenza e di arrivo, il tipo di alloggio e le prestazioni previste, le modalità di pagamento e di annullamento della prenotazione, le eventuali penali, le condizioni di reso, le garanzie assicurative e le clausole relative alle responsabilità delle parti coinvolte.

L'obiettivo principale del contratto di viaggio è quello di garantire la trasparenza e la correttezza dell'operazione commerciale, evitando così eventuali malintesi o disguidi. In caso di problemi o imprevisti durante il viaggio, il contratto di viaggio rappresenta una fonte di diritti per il viaggiatore, che può richiedere il risarcimento dei danni subiti, la sostituzione dei servizi non rispettati o l'eventuale annullamento del viaggio o del pacchetto turistico.

Spesso, come detto precedentemente, il contratto di viaggio e soggiorno organizzato viene stipulato per i pacchetti di viaggio. Ma cosa sono questi pacchetti? 

Un pacchetto di viaggio organizzato è un tipo di offerta turistica che comprende la prenotazione e la gestione di tutti o alcuni degli aspetti del viaggio, come il trasporto, l'alloggio, i pasti, le attività e le escursioni. Questo tipo di offerta viene solitamente proposto da tour operator o agenzie di viaggio.

L'obiettivo principale di un pacchetto di viaggio organizzato è quello di semplificare l’organizzazione del viaggio per il cliente, fornendogli un’esperienza di viaggio senza stress e senza preoccupazioni. In genere, un pacchetto di viaggio organizzato include un itinerario dettagliato, con informazioni sulle attrazioni locali, la guida turistica e il supporto continuo dell’agenzia di viaggio o del tour operator. 

Inoltre, i pacchetti di viaggio organizzati spesso offrono un prezzo totale per l'intero pacchetto, che può essere meno costoso rispetto alla prenotazione di ogni singolo servizio separatamente. 

Il recesso dal contratto di viaggio è la possibilità per il consumatore di recedere dal contratto di viaggio e di soggiorno organizzato, senza dover pagare penali o costi aggiuntivi, in determinate situazioni previste dalla legge.

In base alla normativa italiana, il consumatore ha diritto di recedere dal contratto di viaggio e soggiorno organizzato nei seguenti casi:

1. Aumento del prezzo superiore al 10% rispetto a quanto indicato nel contratto.
2. Modifiche sostanziali del programma di viaggio o delle caratteristiche del servizio previsto nel contratto, qualora queste modifiche siano apportate dall'organizzatore del viaggio, e non siano accettate dal consumatore.
3. Impossibilità di fornire una parte sostanziale dei servizi previsti nel contratto, a causa di circostanze non imputabili al consumatore.
4. In caso di gravi problemi alla sicurezza o alla salute dei viaggiatori nel luogo di destinazione, e che non erano prevedibili al momento della stipula del contratto.
5. In caso di risoluzione del contratto da parte dell'organizzatore del viaggio, a meno che il recesso non sia causato da un comportamento del consumatore.

In questi casi, il consumatore può recedere dal contratto di viaggio senza dover pagare penali o costi aggiuntivi. Inoltre, il consumatore ha diritto di ottenere il rimborso di tutte le somme già versate all'organizzatore del viaggio o all’agenzia, entro un periodo massimo di 14 giorni dalla data di recesso.

Innanzitutto, è necessario che, al momento della prenotazione, il cliente versi un acconto di un massimo del 25% della somma totale. Questo passaggio è fondamentale per permettere al tour operator o all’agenzia di iniziare ad organizzare i primi step del viaggio.

In secondo luogo, dopo aver ricevuto l’acconto versato, il tour operator provvederà all’emissione dei documenti di viaggio che verranno intestati cosi’ al cliente che viaggerà.

Dopo aver emesso i documenti di viaggio, il tour operator o l’agenzia di viaggi è tenuto a consegnare i documenti al cliente entro 48 ore dalla partenza. In caso contrario, il cliente ha diritto di recedere dal contratto e di chiedere il rimborso dell’intera somma versata.

È importante sottolineare che il contratto di viaggio e soggiorno organizzato è soggetto alle leggi in vigore e alle norme che tutelano i diritti del consumatore. In particolare, il Decreto Legislativo n. 206/2005, noto come Codice del Consumo, stabilisce che il consumatore ha il diritto di recedere dal contratto senza penalità entro 14 giorni dalla sua conclusione, a meno che il viaggio non sia già stato avviato o le prenotazioni non siano state effettuate.

Inoltre, il tour operator o l’agenzia di viaggi deve fornire al cliente tutte le informazioni relative al viaggio, come la durata, il tipo di alloggio, la categoria dei servizi offerti e il prezzo finale, comprensivo di tasse e supplementi. È importante che tutte queste informazioni siano fornite in modo chiaro e comprensibile per evitare eventuali incomprensioni o malintesi tra le parti.

Per terminare quindi l’agenzia o l’operatore ti dovranno fornire tre documenti essenziali che rappresentano i tuoi documenti di viaggio: 

• Il voucher - detto anche buono di cambio - non è altro che “ un documento emesso da un’impresa di viaggi a favore di un cliente per consentirgli di ottenere dal fornitore la prestazione di un servizio turistico”. Un voucher può essere a forfait semplice - il pagamento è stato saldato totalmente -, a deposito - se il pagamento avvenuto è parziale -, a riserva - il cliente non versa nessun importo al momento della prenotazione - o full credit - quando l’importo del servizio non è stato ancora definito -. 
• Il foglio notizie contiene invece tutte le condizioni generali di partecipazione al viaggio, il programma di viaggio e le informazioni utili alla sua preparazione come ad esempio il luogo di partenza dello stesso. Viene utilizzato soprattutto nei viaggi di gruppo e contiene informazioni pratiche ed utili come ad esempio i contatti delle strutture e eventualmente degli organizzatori del viaggio.
• Il biglietto di trasporto contiene le informazioni sul viaggio, come la data e l'ora di partenza e di arrivo, il numero del volo o del treno, la classe di servizio, il posto assegnato e il nome del passeggero. É un titolo di viaggio valido per il mezzo di trasporto scelto per il viaggio, come ad esempio un aereo, un treno o un autobus. 

In generale, “la vendita di pacchetti turistici, che abbiano ad oggetto servizi da fornire in territorio sia nazionale sia internazionale, è disciplinata dal Codice del Turismo, specificamente dagli art. 32 al 51”. (fonte: doitviaggi.com) 

Con il decreto legislativo del 23 maggio 2011 n. 79 , infatti, chiamato anche comunemente “Codice del Turismo” lo Stato ha deciso di regolamentare al meglio, ed in maniera più generale, tutte quelle leggi in materia di turismo emanate dalle singole regioni sul territorio italiano. Questo decreto ha infatti avuto il merito di definire come “impresa turistica” non solo le strutture ricettive - come ad esempio gli alberghi - ma anche i tour operator, le agenzie di viaggio etc.

Inoltre il Codice del Turismo contiene numerose regole atte a proteggere i clienti e turisti considerati “parte debole” nel loro rapporto con gli organizzatori di viaggi.

Il contratto di viaggio che il cliente dovrà firmare coinvolge principalmente tre parti: il turista/ cliente, il tour operator - l’organizzatore del viaggio -, e l’intermediario del viaggio - normalmente un’agenzia -. Il modus operandi classico è che il turista, interessato ad un pacchetto specifico o ad un viaggio organizzato, si rechi in agenzia per acquistare questo tipo di servizio per le sue vacanze. Sarà poi l’agenzia di viaggi a mettersi in contatto con i fornitori di servizi - tour operators -.

Il contratto di viaggio standard dovrà essere redatto in forma scritta e menzionare le informazioni seguenti per essere ritenuto valido: la durata del viaggio, la destinazione scelta per il viaggio, i servizi previsti nel viaggio ed eventuali extra, l’ammontare del prezzo da pagare e dettagli sulla caparra già versata che, ricordiamo, non può superare il 25% della somma totale. Normalmente - soprattutto quando ci si interfaccia con le agenzie di viaggi - i contratti sono standard e prestampati e, prima di sottoscriverne uno di qualsiasi tipo, sarà necessario che il cliente riceva le seguenti informazioni: i documenti necessari da portare in viaggio ed eventuali obblighi sanitari da rispettare per l'effettuazione del viaggio in aggiunta agli orari dei mezzi di trasporto da utilizzare.

Ora che abbiamo visto quali sono le caratteristiche principali di un contratto di viaggio organizzato sorge spontanea una domanda: è possibile firmare un contratto di viaggio elettronicamente e da remoto?

La risposta è ovviamente sì, firmare un contratto di viaggio tramite firma elettronica - e con Yousign 😉 - ha molti vantaggi. Prima di tutto fa risparmiare del tempo prezioso e permette di visionare il contratto e di firmarlo in pochi clic. I task amministrativi e di compilazione dei vari moduli poi verranno ridotti al minimo indispensabile e, di conseguenza, l’esperienza del cliente che usufruirà dei servizi varrà nettamente migliorata. In aggiunta, tutti gli scambi documentali saranno velocizzati e disponibili su cloud per consultazione, se necessario, in qualsiasi momento.

Con Yousign poi, la compilazione dei contratti non è mai stata così semplice! 

Grazie alle nuove funzionalità della nostra web app far compilare un contratto da un potenziale cliente - che non vede l’ora di partire in vacanza 🌴🥥 - sarà facile e veloce.

Ad esempio, utilizzando la funzionalità moduli sarà possibile far compilare al firmatario tutti i dati necessari alla sottoscrizione del contratto tra il turista e l’agenzia di viaggio o tour operator come: nome e cognome, data di nascita, codice fiscale indirizzo, etc.

Con la funzionalità checkbox invece sarà possibile far spuntare al firmatario delle opzioni specifiche presenti sul contratto di viaggio come ad esempio il tipo di pacchetto o di servizio turistico scelto:

Se invece si desidera far scegliere il firmatario tra più opzioni, si potrà utilizzare la nostra nuovissima funzionalità pulsante di opzione!

Aggiungendo questa scelta, i tuoi firmatari saranno obbligati a spuntare al massimo un’opzione tra le diverse proposte, prima di poter firmare un documento:

Come già sai, la firma elettronica Yousign è conforme al regolamento eIDAS e approvata come Autorità di Certificazione (Certification Authority - CA), riconosciuta e certificata a livello europeo per gli standard eIDAS.
Noi di Yousign forniamo delle firme elettroniche completamente sicure e legalmente vincolanti utilizzando i nostri certificati elettronici.

Al momento della firma dei documenti, non avrai nulla di cui preoccuparti perché ogni firma elettronica emessa tramite Yousign è giuridicamente vincolante nell'UE e ciò vuol dire che i documenti sono legalmente validi e riconosciuti. 

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