Digitalizzazione delle risorse umane: vantaggi e nuovi processi

Torniamo a parlare di un tema molto caro a noi di Yousign, quello della digitalizzazione delle risorse umane. Questo settore così fondamentale nella vita di un'azienda ha subito negli ultimi anni una profonda trasformazione, che ne ha semplificato e velocizzato di molto i processi grazie all'impiego di strumenti digitali. 

Vediamo in che modo questo è avvenuto e come sono cambiati compiti fondamentali del settore risorse umane, come l'onboarding, la firma e la gestione dei contratti.           

Anche se la trasformazione digitale del settore HR è in corso da decenni, è con la pandemia che ha assunto una netta accelerazione. Con l'esplosione dello smart working e del lavoro ibrido, sempre più processi degli uffici risorse umane hanno cominciato a svolgersi da remoto e senza l'utilizzo di alcun documento cartaceo.

Vediamo i principali ambiti in cui questo è avvenuto:

• Ricerca e selezione di personale: l'epoca in cui i candidati portavano fisicamente i loro curricula negli uffici delle aziende, che li selezionavano dopo colloqui e test rigorosamente in presenza, è ormai lontana. Oggi, le aziende ricercano candidati per le loro posizioni lanciando offerte di lavoro su Linkedin (che nel 2024 ospitava 14 milioni di annunci di lavoro) o tramite altri portali, scremano le candidature attraverso appositi software, che magari includono funzionalità di intelligenza artificiale, e svolgono i colloqui ai potenziali nuovi assunti tramite videocall. 
• Contratti: mentre un tempo la firma del contratto di lavoro, ovviamente stampato su carta, avveniva negli uffici dell'azienda, oggi i contratti viaggiano su internet in formato digitale, raggiungendo i lavoratori ovunque si trovino. Grazie alle applicazioni di firma elettronica, un lavoratore può firmare un contratto di lavoro con un'azienda i cui uffici si trovano a migliaia di chilometri di distanza, pochi minuti dopo che il contratto stesso è stato creato. Il tutto senza utilizzare neanche un foglio di carta e garantendo comunque la validità legale dell'accordo. 
• Onboarding: fino a pochi anni fa, la formazione di onboarding che rendeva i nuovi dipendenti pronti ad assumere il loro ruolo in azienda si svolgeva in aula (in caso di grandi numeri), o con la presenza faccia a faccia di un lavoratore più esperto. Questo significava impiegare importanti risorse e sottrarre i migliori dipendenti ai compiti produttivi per formare la nuova forza lavoro. Con l'eLearning e i sistemi di management dell'apprendimento (LMS) oggi l'onboarding può svolgersi da remoto e in gran parte senza la presenza contemporanea di un insegnante, tramite l'utilizzo di lezioni video o testuali, test ed esami. Il tutto in modalità digitale. 
• Gestione di ferie e permessi: grazie a strumenti software appositi, i responsabili delle risorse umane possono impostare policy precise per le ferie e i permessi, che vengono gestite direttamente di software. 
• Gestione di note spese: uno dei compiti di contabilità più dispendiosi in termini di tempo può essere facilmente delegato a strumenti digitali in grado di occuparsene in modo rapido ed efficiente, minimizzando gli errori.
• Gestione delle buste paga: allo stesso modo, anche l'emissione delle buste paga è stata profondamente colpita, e in meglio, dalle trasformazioni degli ultimi anni, con processi divenuti molto più rapidi e fluidi.
• Gestione delle relazioni con la forza lavoro: grazie a strumenti come software di chat, videocall e via dicendo, comunicare con i lavoratori è molto più semplice e può avvenire in tempo reale ovunque si trovino. 

Molti dei vantaggi della digitalizzazione della gestione delle risorse umane hanno già cominciato a trasparire, ma chiariamoli ancora meglio.

Per i professionisti delle risorse umane, i progressi derivanti dalla trasformazione digitale del settore hanno generato senza dubbio moltissimi benefici:

• Automatizzazione: l'automatizzazione dei compiti più semplici e noiosi agli strumenti sofware consente di spendere le proprie energie nelle attività più importanti e produttive.
• Guadagno di tempo: un altro beneficio dell'automazione, che permette di ridurre il numero di ore di lavoro necessarie per svolgere una moltitudine di compiti che un tempo occupavano gran parte delle giornate di un responsabile delle risorse umane.
• Riduzione degli errori umani: in ambiti come la creazione delle buste paga o la gestione delle note spese, l'utilizzo di software consente di ridurre o addirittura eliminare gli errori umani.
• Miglioramento dell'esperienza del dipendente: una burocrazia snella non è solo un vantaggio per chi si occupa di gestire le risorse umane, ma anche per le risorse umane stesse, che possono beneficiare di procedure più agili, chiare e veloci, prive di intoppi e colli di bottiglia.
• Ottimizzazione dei costi amministrativi: la digitalizzazione riduce il carico di lavoro amministrativo e, dunque, anche il monte ore necessario per gestire un reparto HR, ottimizzando i costi spesi in forza lavoro.

La digitalizzazione della gestione delle risorse umane non è però un processo tutto rose e fiori, ma pone anche alcune sfide che è bene conoscere e affrontare con preparazione. 

Le prime sfide che vogliamo sottolineare, sono quelle legate al fattore umano. Alcuni responsabili HR potrebbero essere restii ad abbandonare le loro vecchie modalità di lavoro e ad adottare sistemi nuovi, specialmente se appartengono alle vecchie generazioni. 

Per risolvere il problema, occorre sensibilizzare adeguatamente sia il settore HR e sia i manager dell'azienda affinché conoscano e comprendano i vantaggi dei nuovi strumenti e processi. Detto questo, è anche di fondamentale importanza ascoltare il loro feedback sulle soluzioni introdotte, perché una soluzione che si dimostra poco efficace, macchinosa o incomprensibile non può che generare resistenza all'adozione. 

Infine, un'altra sfida importante è di tipo tecnico. I nuovi strumenti e processi digitali vanno integrati nei sistemi informatici esistenti dell'azienda, e non sempre è facile. Per fortuna, i provider di qualità lavorano alacremente per fornire API capaci di integrarsi in modo semplice e fluido nei software aziendali. 

E laddove questo risulta comunque complesso, è possibile optare per applicazioni SaaS (software-as-a-service) che sono pronte all'uso e possono essere impiegate senza complesse installazioni. Sono inoltre semplici da sostituire in caso si dimostrino insoddisfacenti, e da scalare se crescono le esigenze dell'azienda, dal momento che tutta la parte tecnica è affidata al provider e non va a impattare sui sistemi aziendali. 

Ma cosa significa, nella pratica, digitalizzare un ufficio di Human Resource management? Significa adottare tutta una serie di strumenti, a seconda delle necessità, che consentono di delegare alcuni compiti, facendoli svolgere dai software, o di accorciare le distanze e velocizzare i tempi rendendo più efficienti le comunicazioni. 

Quali sono questi strumenti? Vediamo quelli più importanti.

Nell'era digitale, il processo di ricerca e selezione dei nuovi assunti è profondamente mutato. Se il passaggio dai vecchi annunci cartacei a quelli online sui portali di ricerca lavoro ha rappresentato un enorme cambio di paradigma, il salto al cosiddetto social recruiting, vale a dire il reclutamento tramite canali social – il cui più celebre è senza dubbio Linkedin – è stato una seconda rivoluzione. E negli ultimissimi anni, una terza tecnologia ha fatto il suo ingresso in questo ambito, ovvero l'intelligenza artificiale. 

Grazie agli strumenti digitali, le aziende possono:

• Pubblicare annunci su piattaforme che raggiungono un pubblico globale, scovando i migliori talenti ovunque si trovino.
• Scremare le candidature grazie a filtri e parole chiave.
• Utilizzare funzionalità di IA per analizzare i curricula e trovare i candidati più interessanti.
• Effettuare uno screening delle competenze sottoponendo i candidati a test online.
• Effettuare i colloqui da remoto tramite strumenti di videocall che permettono di raggruppare tutti gli interessati – ad esempio manager, team leader, ecc – senza doverli riunire fisicamente in una stanza, cosa che, a seconda degli impegni di ciascuno, può essere assai più complesso. 

Detti anche HCM (da human capital management, ovvero gestione del capitale umano) o anche HRIS (human capital resources management system), i software di gestione del personale permettono di automatizzare, semplificare e velocizzare tutta una serie di operazioni, che vanno dalla gestione delle buste paga al monitoraggio delle presenze, passando per la gestione dei tempi di entrata e uscita, la creazione e l'archiviazione di documenti, l'amministrazione dei benefit, gli audit di conformità e molto altro. 

Grazie a flussi di lavoro personalizzabili, possono essere adattati alle esigenze del team HR. Ne esistono inoltre di specifici per le PMI così come per le grandi imprese, e spesso offrono anche un portale specifico per i dipendenti in cui questi possono consultare in autonomia le informazioni e i documenti che li riguardano, senza doverne fare richiesta. 

Tra le funzionalità di HCM più apprezzate dalle aziende ci sono anche i report, che consentono di avere una panoramica delle prestazioni dei dipendenti. Inoltre, molti offrono la possibilità di svolgere sondaggi anonimi tra i dipendenti per ricevere preziosi feedback che consentono di trattenere i migliori talenti e prevenire gli abbandoni. 

L'onboarding dei nuovi assunti era un processo dispendioso, che spesso richiedeva di riservare spazi specifici e di togliere i dipendenti migliori ai compiti più produttivi per trasformarli in insegnanti temporanei. Oggi, grazie agli strumenti di eLearning, non è più così. I nuovi dipendenti possono imparare quanto gli occorre per ricoprire i loro ruoli direttamente online, grazie a contenuti elaborati dall'azienda (o da un formatore da essa incaricato) e organizzati in veri e propri corsi con tanto di esercitazioni ed esami finali. 

I software che consentono tutto questo si chiamano LMS (sistemi di management dell'apprendimento, learning management system) e sono strumenti di grande utilità per rendere l'onboarding più economico ed efficiente. 

Dal vecchio Skype fino a Zoom, Google Meet, Slack, Teams e altri, i tool che vengono impiegati dalle aziende per facilitare le comunicazioni sono molti, e tutti offrono enormi vantaggi in termini di rapidità, versatilità ed efficienza. I loro benefici non si limitano di certo alle risorse umane, ma anche nel campo HR contribuiscono quotidianamente a rendere più semplici le relazioni tra azienda e forza lavoro.

La firma di contratti e altri documenti è uno dei compiti più importanti degli uffici HR, e grazie alle soluzioni di firma elettronica ora è possibile svolgerlo in modo più efficiente, sicuro, veloce. Ovunque si trovino i lavoratori. 

Non importa infatti che un lavoratore svolga le proprie mansioni a centinaia di chilometri di distanza dalla sede dell'azienda. Quest'ultimo potrà, ad esempio, firmare un contratto di lavoro o una lettera di incarico a pochi minuti dalla sua emissione. Non solo, ma tutte le pratiche potranno essere svolte in anticipo, così che fin dal primo giorno di lavoro il nuovo assunto possa essere disponibile al 100% per imparare la nuova mansione. 

Noi di Yousign abbiamo pensato la nostra soluzione di firma elettronica perché corrisponda alle esigenze degli uffici HR di piccole, medie e grandi imprese grazie a:

• un'interfaccia semplice e intuitiva, che consente di inviare i documenti per la firma in pochi clic e da qualunque dispositivo;
• un'integrazione fluida con i tuoi sistemi HCM grazie a un'API che rende l'installazione facile e valoce;
• un'applicazione SaaS pronta all'uso che ti consente di adottare subito la firma elettronica, senza alcun intervento sui tuoi sistemi;
• una garanzia di sicurezza e riservatezza grazie alla certificazione eIDAS;
• firme valide in tutta l'Unione Europea;
• conformità al GDPR. 

Che tu sia già a buon punto o abbia solo compiuto i primi passi nel percorso di digitalizzazione dell'ufficio HR, ecco qualche consiglio che potrà tornarti utile:

• Adozione progressiva – una trasformazione repentina può provocare resistenze, intoppi tecnici e molti altri problemi. Inserire i nuovi strumenti in modo graduale, sensibilizzando e formando manager e lavoratori sulla loro importanza, permette di intervenire sulle problematiche e correggerle appena si presentano, oltre ad offrire una parentesi di adattamento che faciliterà un adozione in pieno dei nuovi processi.
• Coinvolgimento di tutti gli stakeholder – prima di integrare un nuovo tool, occorre coinvolgere tutti gli uffici e i team che li utilizzeranno (oltre a HR, potrebbe trattarsi dell'ufficio finanze, del management di alto livello, ecc), per ascoltare le loro esigenze e feedback. Solo così si potrà avere una panoramica completa delle necessità dell'azienda.
• Formazione e accompagnamento – formare debitamente le persone sui nuovi strumenti è un passaggio indispensabile per garantirne un'adozione fluida e completa, senza inefficienze, errori e resistenze.
• Ascolto dei feedback – come abbiamo già menzionato, i feedback da parte dei dipendenti degli uffici coinvolti sono cruciali per rendere gli strumenti digitali davvero a misura dell'azienda. 

Vedi alcuni casi d'uso di adozione del nostro strumento di firma elettronica in Italia e scopri se fa al caso tuo!