KYC (Know Your Customer): definizione e importanza per le aziende

KYC significa Know Your Customer (Conosci il tuo cliente). Si tratta di un insieme di procedure applicate dalle istituzioni finanziarie e dalle aziende, al fine di verificare l'identità dei loro clienti prima di autorizzare le transazioni.

Contrastare il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo

Il settore bancario deve continuamente far fronte ai rischi di riciclaggio di denaro e altre attività illegali come il finanziamento di attività terroristiche. Il KYC ha quindi l'obiettivo di apportare un alto livello di sicurezza, al fine di controllare l'identità di ogni cliente e rilevare qualsiasi attività sospetta.

Contrastare le frodi

Verificare l'identità dei clienti così come i loro flussi finanziari grazie al KYC permette di limitare le frodi individuandole il più presto possibile. Può trattarsi di false dichiarazioni di smarrimento, bonifici fraudolenti o furto d'identità, ad esempio.

Rispettare le esigenze normative

Il KYC si inscrive in un quadro legale piuttosto completo, a livello internazionale, europeo e nazionale. Gli organismi integrano quindi queste procedure al fine di rispettare le normative legali.

Proteggere i clienti e le istituzioni

Il KYC ha l'obiettivo di proteggere sia le istituzioni che i clienti. Assicurando la sicurezza dei flussi finanziari, questo processo permette di rafforzare la credibilità delle banche e delle aziende, dando loro un'immagine affidabile e sicura. Rilevando le attività sospette, il KYC permette di limitare gli attacchi malevoli verso i clienti, come il pirataggio dei loro dati bancari, ad esempio.

Il processo KYC si svolge in cinque fasi chiave: identificare, raccogliere, verificare, valutare i rischi, monitorare.

I clienti devono innanzitutto giustificare la loro identità, al fine di provare che sono effettivamente chi pretendono di essere, e non dei truffatori. Presentano quindi documenti essenziali contenenti il loro nome completo, il loro indirizzo, la loro foto, la loro data di nascita... Per i clienti professionali, può trattarsi anche di una Partita IVA, Codice Fiscale o di qualsiasi altra informazione che permetta di validare l'identità.

Per contrastare la frode documentale, gli organismi raccolgono tutti i documenti dei clienti. Per i privati, si tratta in particolare del passaporto, carta d'identità, patente di guida, o ancora certificato di residenza. Per i professionali, può trattarsi dell'atto costitutivo dell'azienda o ancora della Visura camerale.

Tutti i documenti raccolti devono essere verificati da organismi di fiducia, al fine di confermarne l'autenticità. Scopri le migliori pratiche per controllare l'autenticità dei documenti grazie a metodi manuali e automatizzati:

• La verifica di documenti certificati consiste nel verificare il documento d'identità per verificare che sia autentico.
• La verifica tramite videoconferenza consiste nel confrontare il documento d'identità al cliente visibile in video, al fine di verificare che la foto corrisponda.
• La verifica d'identità a distanza è un processo automatizzato e digitalizzato. Può utilizzare sistemi di riconoscimento facciale, l'identità digitale o ancora prestatori di verifica d'identità a distanza (PVID).

Qualunque sia il metodo selezionato, deve imperativamenete rispettare le normative in vigore al fine di assicurare la sicurezza dei dati. Deve anche adattarsi al livello di sicurezza richiesto dalla situazione. Ad esempio, le persone politicamente esposte (PEP) sono oggetto di una sorveglianza rafforzata, messa in atto dall'Enhanced Due Diligence (EDD).

Le Persone Politicamente Esposte presentano un rischio più elevato per quanto riguarda il riciclaggio di denaro, la corruzione e le attività criminali in generale. Per eliminare ogni rischio, il processo KYC è allora più completo. Gli organismi devono effettuare verifiche supplementari, quali:

• Consultare le basi dati internazionali.
• Verificare che le PEP non abbiano fatto oggetto di sanzioni per attività illegali.

La sorveglianza delle transazioni tra l'azienda e i clienti è primordiale per rilevare eventuali attività fraudolente. Può ad esempio trattarsi di transazioni che escono dall'ordinario, per il loro importo, il loro volume o la frequenza di invio. Questa vigilanza continua permette all'azienda di identificare ogni comportamento sospetto e di segnalarli nel più breve tempo possibile al fine di evitare le frodi.

Nel settore bancario, la sorveglianza continua è imposta dalle normative AML, chiamata Customer Due Diligence (CDD). Le banche sorvegliano l'attività dei loro clienti e aggiornano le loro informazioni regolarmente.

Se il KYC è indispensabile per la conformità e la sicurezza, può anche rappresentare un freno all'iscrizione quando il percorso è troppo complesso. Per limitare gli abbandoni e migliorare l'esperienza utente, le aziende puntano sempre più su tecnologie di verifica rapida: riconoscimento facciale in tempo reale, integrazione fluida del certificato di residenza, o ancora eIDAS e identità digitali.

L'automazione e la verifica in tempo reale permettono di ridurre i tempi e di offrire un'esperienza cliente più fluida, rimanendo conformi alle esigenze normative.

Nell'ambito di un percorso KYC digitalizzato, la firma elettronica e la verifica d'identità giocano un ruolo chiave per rendere sicuro e accelerare l'onboarding dei vostri clienti. Yousign combina tre funzionalità essenziali per rispondere alle esigenze normative offrendo al contempo un'esperienza utente fluida:

• Verifica d'identità automatizzata: controllo dei documenti d'identità (carta d'identità, passaporto), verifica di coordinate bancarie e Visure camerali in tempo reale grazie a Yousign Verify.
• Firma elettronica conforme eIDAS: firma qualificata, avanzata o semplice secondo le vostre esigenze, con tracciabilità completa e timestamp.
• Raccolta sicura dei consensi GDPR: moduli firmati elettronicamente per garantire la conformità legale.

Grazie a queste tecnologie, potete ridurre i vostri tempi di onboarding da diversi giorni a qualche minuto, rispettando al contempo gli obblighi AML e limitando i rischi di frode. Le banche, fintech e piattaforme finanziarie che adottano queste soluzioni constatano una diminuzione significativa degli abbandoni durante l'iscrizione, rafforzando al contempo il loro livello di sicurezza.

A livello internazionale, è il Gruppo d'Azione Finanziaria (GAFI) che fissa gli standard di sicurezza per contrastare il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

L'Europa segue le direttive antiriciclaggio (AML), che impongono alle banche regole precise sull'identità dei clienti e la sorveglianza delle transazioni.

In Italia, il KYC nel settore bancario è regolamentato da diversi testi di legge:

• Il Decreto Legislativo 231/2007 (Decreto Antiriciclaggio): recepisce le direttive europee e stabilisce gli obblighi di adeguata verifica della clientela.
• Le disposizioni UIF-Banca d'Italia: l'Unità di Informazione Finanziaria presso Banca d'Italia emette istruzioni specifiche per l'implementazione delle procedure antiriciclaggio.
• Il Codice delle Comunicazioni Elettroniche: per quanto riguarda l'identificazione elettronica e i servizi fiduciari.
• Le Linee Guida CONSOB: per gli intermediari finanziari sottoposti alla sua vigilanza.

Il KYC deve anche rispettare normative complementari sulla protezione dei dati:

• Il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e il Codice Privacy italiano (D.Lgs. 196/2003 come modificato).
• Le disposizioni del Garante Privacy per il trattamento dei dati personali.

Come abbiamo visto precedentemente, il KYC mira a contrastare il riciclaggio di denaro e il finanziamento di attività terroristiche. Il settore bancario è un bersaglio privilegiato per i criminali, poiché enormi flussi finanziari circolano ogni giorno. Il KYC è quindi stato introdotto nell'organizzazione delle banche, al fine di ottimizzare la sicurezza.

Gli organismi bancari raccolgono i dati di ogni nuovo cliente che desidera aprire un conto. Ciò permette loro di tracciare i fondi e assicurarsi che il denaro depositato provenga da attività legali. Conoscere l'identità e le abitudini dei clienti permette anche alle banche di rilevare attività inusuali.

Il KYC permette anche di proteggere le banche e i clienti contro i tentativi di frode. La verifica degli storico finanziari dei clienti è un mezzo efficace per rilevare le attività sospette. Nell'ambito di un percorso di digitalizzazione dell'apertura del conto cliente, il KYC rende sicuri i dati al fine di minimizzare i rischi di pirataggio.

Non rispettare gli obblighi del KYC espone le banche e le aziende ad ammende, e anche alla perdita della loro licenza di esercizio in certi casi.

Queste sanzioni sono state imposte in particolare dalle autorità di vigilanza finanziaria come la Financial Conduct Authority (FCA), il Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN), e in Italia dall'UIF e da Banca d'Italia.

Il riconoscimento facciale è una tecnologia che permette di confrontare il viso di un cliente con la foto presente sulla sua carta d'identità. La corrispondenza dei tratti permette di validare l'identità ed evitare le frodi.

Si tratta dell'analisi dell'impronta vocale di un cliente al fine di verificare la sua identità ed evitare i rischi di furto d'identità e di frode.

Questa tecnologia permette di riconoscere automaticamente dei caratteri a partire da un'immagine. È quindi capace di controllare l'identità dei clienti identificando tutte le informazioni presenti sui documenti.

Questa tecnologia permette di automatizzare il trattamento dei documenti nel processo KYC, grazie ad algoritmi. Può così verificare rapidamente l'identità dei clienti (nomi, età, numero di passaporto...).

Validato dal Parlamento europeo e dal Consiglio dell'Unione Europea, l'eID è un sistema che mira a unificare il processo di identificazione degli individui. L'obiettivo è permettere ai cittadini di creare un portafoglio digitale con tutti i loro documenti personali e di effettuare pratiche amministrative o commerciali grazie a un'identificazione digitale nazionale. La centralizzazione di questi documenti permette quindi di verificare più facilmente l'identità dei clienti nell'ambito del KYC.

L'intelligenza artificiale (IA) permette di analizzare e raccogliere dati, così come di identificare attività sospette grazie all'apprendimento automatico.

La blockchain è una tecnologia efficace per rafforzare il processo KYC, poiché permette di decentralizzare la gestione dei dati. I clienti possono allora condividere la loro identità alle istituzioni in maniera sicura.

Il KYC è ben più di un obbligo normativo: è una leva strategica per rendere sicure le vostre transazioni, proteggere i vostri clienti e rafforzare la credibilità della vostra istituzione. Di fronte all'evoluzione rapida delle tecnologie (IA, blockchain, biometria) e all'inasprimento delle sanzioni, digitalizzare il vostro processo KYC diventa imprescindibile per rimanere competitivi. Automatizzando la verifica d'identità e la raccolta di documenti, riducete gli attriti all'iscrizione garantendo al contempo la vostra conformità AML.