Come sa bene qualunque imprenditore, la gestione quotidiana di un'azienda è un complesso intricarsi di processi che devono avvenire in maniera armoniosa e senza intoppi, pena ritardi, perdita di qualità, incrinarsi delle relazioni con i clienti e così via.
È per rendere tutto questo un po' più semplice che è nato l'EDI, lo scambio elettronico di dati tra aziende. In questo articolo ti spieghiamo esattamente di che si tratta, come funziona e quali sono i suoi vantaggi.
EDI: definizione e importanza
EDI è un acronimo che sta per “electronic data interchange”, ovvero scambio elettronico di dati. Si tratta di una tecnologia nata allo scopo di consentire lo scambio elettronico di documenti tra aziende, facilitandone le relazioni commerciali ed eliminando sia l'impiego di documenti cartacei che, il più possibile, l'intervento umano. Viene abitualmente impiegata per molte tipologie di documenti, tra cui ordini di acquisto, fatture, bolle di consegna e via dicendo.
L'EDI è un pilastro fondamentale in diversi settori, dall'automotive al retail, poiché standardizza e velocizza l'invio di documenti, e fluidifica qualunque rapporto di collaborazione lungo la supply chain, rendendo possibile l'applicazione di strategie di just-in-time o quick response, basate appunto su una grande rapidità di interazione tra le aziende.
Come funziona
La tecnologia EDI, dicevamo, permette uno scambio di dati elettronico tra imprese, vale a dire in ambito B2B. Ma come avviene nella pratica?
Per prima cosa, bisogna sapere che affinché sia possibile, occorrono tre elementi:
- Una rete di comunicazione sicura. Questa può collegare in modo diretto i sistemi informatici delle aziende (point-to-point) oppure può essere di tipo VAN (Value Added Nework, rete a valore aggiunto). In questa seconda tipologia, la rete è gestita da una terza parte, che si occupa della trasmissione dei dati in ambiente sicuro.
- Un linguaggio standard. Affinché lo scambio sia possibile, le aziende coinvolte devono utilizzare un linguaggio comune. Ne esistono diversi, a seconda dell'area geografica e, talvolta, del settore. Tra questi, i più comuni sono ODETTE, TRADACOMS, UN/EDIFACT, X12 e altri.
- Un software o piattaforma adottati sia dal destinatario che dal mittente, capace di emettere i messaggi necessari secondo il linguaggio standard richiesto.
Ma come avviene nella pratica? Facciamo l'esempio di un fornitore di agrumi che lavora per una grande catena di supermercati. Quest'ultima invia al fornitore un ordine EDI per l'acquisto di un certo quantitativo di arance, limoni e mandarini per dieci suoi punti vendita. Il fornitore invia, sempre tramite EDI, una conferma della ricezione dell'ordine, quindi un preavviso di spedizione quando questo è pronto. Gli agrumi vengono spediti.
Lo scambio prosegue quindi con l'invio della fattura da parte del fornitore, a cui la catena di supermercati risponde con un avviso di pagamento. Il tutto, ci teniamo a precisare, è rimasto all'interno del sistema EDI ed è avvenuto senza l'esigenza dell'immissione manuale dei dati, che moltiplica le probabilità di errore, rallenta il processo e aumenta i costi.
I vantaggi dell'utilizzo dell'EDI
Alcuni dei vantaggi dell'impiego dell'EDI per lo scambio di documenti commerciali sono senza dubbio già emersi, ma vediamone qui una panoramica completa:
- Diffusione – Le ricerche stimano che la tecnologia EDI sia utilizzata da una percentuale compresa tra il 60% e l'86% delle imprese che lavorano in supply chain. Si tratta dunque di una tecnologia spesso imprescindibile per tutte quelle aziende, incluse piccole e medie imprese, che desiderano lavorare con i maggiori player di settori come automotive, elettronica, retail e così via.
- Riduzione dell'errore umano – Limitando il contributo umano nella redazione dei documenti, si limitano le possibilità di errore.
- Rapidità – La generazione di documenti è pressoché immediata, consentendo rapidi scambi che avvengono attraverso processi automatici, senza perdite di tempo. In questo modo diminuiscono i tempi di incasso, consentendo ricavi più rapidi.
- Standardizzazione – L'EDI consente un livello di standardizzazione delle procedure che avvantaggia le imprese in termini di semplificazione, ottimizzazione ed efficienza.
- Risparmio – Con meno risorse umane che lavorano alla produzione dei documenti, si ottiene anche un notevole risparmio economico in ore lavorate. Ore che possono essere spese su compiti più produttivi. Inoltre, grazie alla dematerializzazione dei documenti è possibile risparmiare anche in costi per la produzione di documenti cartacei e nella loro conservazione.
- Sostenibilità – Meno carta significa, oltre che meno costi, anche meno alberi abbattuti.
- Sicurezza – Gli scambi avvengono attraverso sistemi sicuri e criptati, impedendo che i documenti e i dati cadano in mani sbagliate.
I diversi tipi di transazione EDI
Come abbiamo visto, la tecnologia dello scambio elettronico di dati può essere utilizzata per diverse transazioni. Alcune delle più comuni sono:
- ordini di acquisto
- conferme degli ordini di acquisto
- ordini di pagamento
- fatture
- richieste di assistenza sanitaria
- richieste sullo status degli ordini
- documenti di trasporto.
Esistono poi molte altre tipologie specifiche di determinati settori, che come dicevamo sono diversi e variegati e vanno dalla grande distribuzione alla produzione di autoveicoli.
I settori in cui la tecnologia EDI è maggiormente applicata
Vediamo ora dunque un elenco dei settori in cui la tecnologia EDI è praticamente imprescindibile, soprattutto nelle relazioni interne alla catena di fornitura:
- Automotive
- Grande distribuzione
- Retail
- Settore farmaceutico
- Sanità
- Produzione di componenti meccaniche.
Per le imprese che operano in questi ambiti, l'utilizzo dello scambio elettronico di dati è indispensabile per ottimizzare le relazioni con clienti e fornitori, rendendo possibile una risposta rapida agli ordini e una gestione amministrativa semplificata.
Nota:
Si stima che circa il 98% degli scambi EDI avvenga nei settori sopra citati.
Come funziona una piattaforma EDI
Una piattaforma EDI è un software che si occupa di fare da intermediario tra le aziende attraverso la connessione con i loro sistemi e strumenti, e che è in grado di generare documenti EDI nel formato concordato.
Garantisce anche la sicurezza e la conformità delle transazioni, assicurando una trasmissione criptata dei dati. Si tratta, dunque, di uno strumento di fondamentale importanza per il corretto svolgimento delle operazioni che coinvolgono lo scambio dematerializzato di documenti.
Tra le funzionalità che possono trovarsi all'interno di una piattaforma EDI ci sono:
- Inserimento ordini
- Archiviazione e conservazione delle transazioni
- Importazione ed esportazione di dati
- Creazione di report
- Gestione e pianificazione del flusso di lavoro
- Traduzione automatica in caso di scambi internazionali.
La piattaforma può essere direttamente integrata con il sistema ERP aziendale per gestire gli scambi in tutta comodità all'interno del sistema informatico esistente. Tra le soluzioni oggi più quotate ci sono quelle SaaS, che offrono grande praticità, facile implementazione e la sicurezza del cloud.
Dematerializzazione dei documenti più sicura con Yousign
Noi di Yousign crediamo fermamente nell'importanza di rendere più efficiente la trasmissione e lo scambio di documenti tra aziende, al fine di snellire le operazioni burocratiche e far sì che le risorse possano essere impiegate in compiti più produttivi.
Ecco perché abbiamo creato una soluzione di firma elettronica versatile e pensata apposta per le aziende, in grado di offrire:
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FAQ
Cos'è l'EDI e in cosa si differenzia dallo scambio tradizionale di dati?
L'EDI è un sistema per lo scambio elettronico di dati che si avvale di diversi standard (più o meno diffusi a seconda dell'area geografica). Acronimo di “electronic data interchange”, è una tecnologia nata per permettere uno scambio di documenti digitale e sicuro tra aziende, facilitando le relazioni B2B ed eliminando da una parte i documenti cartacei e, dall'altra, l'intervento umano, che diviene molto limitato. In questo modo si velocizzano le transazioni e si riducono al minimo gli errori.
Quali sono gli standard EDI attualmente impiegati?
Gli standard EDI maggiormente impiegati sono:
- ANSI ASCX12, principalmente diffuso in Nord America e impiegato da oltre 300.000 aziende.
- UN/EDIFACT, riconosciuto a livello mondiale e sviluppato dalle Nazioni Unite.
- HIPAA, altro standard statunitense collegato al sistema sanitario USA.
- EANCOM, basato su UN/EDIFACT e utilizzato in sanità, edilizia ed editoria.
- VICS, anche questo nordamericano e impiegato soprattutto nella vendita al dettaglio.
- ODETTA, uno standard europeo diffuso nel settore automotive.
- VDA, anche questo impiegato soprattutto nell'industria automobilistica.
- Rosetta Net, uno standard diffuso tra le aziende tech, manifatturiere e della vendita al dettaglio.
- SWIFT, standard del settore bancario che di certo tutti noi abbiamo sentito nominare.
Quali sono i principali vantaggi dell'EDI?
La tecnologia EDI offre numerosi vantaggi alle imprese che la adottano. I più importanti sono:
- Diffusione – Si tratta di una tecnologia imprescindibile per operare in molti e diversi settori economici.
- Meno errori umani – Riducendo gli input umani nella generazione di documenti, si limitano gli errori.
- Rapidità – Documenti creati e scambiati più velocemente poiché creati in modo automatico.
- Standardizzazione – Procedure più semplici, grazie a una standardizzazione delle comunicazioni tra aziende.
- Risparmio – EDI consente di risparmiare ore di lavoro ai dipendenti e risorse spese altrimenti in documenti cartacei.
- Sostenibilità – Grazie a un minore impiego di carta, si riduce l'impatto ambientale.
- Sicurezza – Le piattaforme EDI assicurano connessioni protette e criptate per uno scambio sicuro di dati e documenti.
In che modo le imprese possono integrare l'EDI nelle loro operazioni?
Per integrare questa tecnologia, le aziende devono selezionare e integrare una piattaforma EDI che consenta comunicazioni nello standard utilizzato dai loro clienti/fornitori.
Quali sono le principali sfide che le imprese possono affrontare durante l'implementazione dell'EDI?
L'integrazione con i sistemi esistenti può rappresentare una delle sfide più importanti per l'implementazione della tecnologia EDI. Anche la formazione della forza lavoro al nuovo sistema può dimostrarsi una difficoltà. Tuttavia, i benefici derivanti da questo tipo di sistema, in termini di ritorno economico e di efficienza, sono tali che sorpassano di gran lunga le problematiche che si possono incontrare.
