Intégration de la signature électronique avec les logiciels de CRM (gestion de la relation client)

Pourquoi les entreprises ont tout intérêt à utiliser un logiciel de signature électronique en plus de leur système de CRM ?
Pour qu’une entreprise puisse croître, augmenter ses ventes et faire connaître sa marque, elle a besoin d’un service commercial. La distribution, donc la vente, est l’interface entre le client et l’entreprise. Améliorer la distribution suppose de collecter et d’analyser des données.

Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent déjà un logiciel de gestion de la relation client, ou logiciel de CRM (customer relationship management) dans le cadre de leurs opérations de vente. Toutes les données utiles sont enregistrées dans un logiciel, ce qui permet par exemple de retrouver un lead, de savoir si une vente a déjà été réalisée, ce qui a été vendu et en quelle quantité. Un logiciel de CRM a pour principal avantage de rendre les données accessibles à tous les employés. Il permet d’optimiser l’efficacité du service commercial. Un outil de CRM a un objectif double : retracer facilement le parcours client, d’une part, et mieux comprendre le client. Les données recueillies sont exploitées par le marketing pour générer un meilleur trafic. Un logiciel de CRM aide également à améliorer le taux de rétention marketing. Grâce à des mesures spécifiques de marketing et de personnalisation, la relation avec les clients les plus profitables peut en effet être améliorée et cultivée en vue d’obtenir une fidélisation à plus long terme des clients de l’entreprise.

Quand votre entreprise connaît mieux ses clients et que le service des ventes est capable de mieux s’adapter aux différents prospects, il devient possible d’anticiper les besoins des clients encore plus tôt et de leur proposer un service de meilleure qualité. Le client se sent compris. L’utilisation d’un logiciel de CRM n’est pas seulement judicieuse pour améliorer la relation avec la clientèle, c’est en outre un moyen de réduire considérablement la charge que représentent les tâches administratives internes. Fini les montagnes de papier : les données sensibles des clients sont désormais conservées sur des serveurs sécurisés. Cela rend la communication beaucoup plus simple, efficace et précise.

Si beaucoup d’entreprises utilisent un logiciel de CRM, elles sont en revanche beaucoup moins nombreuses à avoir recours à un logiciel de signature électronique. La signature électronique permet aux entreprises de faire signer des documents importants, tels que des contrats de vente, plus facilement, plus rapidement et en toute sécurité. Les signataires n’ont pas besoin d’être physiquement présents, et on s’épargne également le caractère fastidieux, peu sûr et peu efficace d’un envoi par voie postale ou par e-mail. Les signataires font en outre l’objet d’une procédure d’authentification pour confirmer leur identité. Contrairement à un contrat sur papier, qui peut encore être modifié à volonté après avoir été signé, cela n’est plus possible avec un document signé numériquement en raison du sceau électronique. Quels avantages y a-t-il à intégrer dans la CRM un logiciel de signature électronique par l’intermédiaire de Yousign ?

1. Plus besoin d’envoyer les devis par e-mail
2. Plus besoin d’imprimer et de scanner
3. Le client a la possibilité de choisir par exemple entre 3 devis celui qui lui convient le mieux et de le signer directement
4. L’entreprise dispose immédiatement du contrat signé
5. L’ensemble du cycle de vente est raccourci

Le fait de relier Yousign à Zapier, par exemple, présente en outre d’autres avantages qui allègent la charge de travail quotidienne de vos commerciaux

1. Des rappels automatiques évitent d’intervenir manuellement pour effectuer les relances
2. Une fonction dédiée permet à vos devis d’arriver à expiration quand leur période de validité est dépassée
3. Les demandes de proposition, accords de partenariat, accords-cadres, descriptions de prestations, NDA (accords de confidentialité), etc. peuvent être enregistrés comme modèles, ce qui garantit d’envoyer toujours la dernière version et élimine la recherche fastidieuse sur le disque dur

Remplacer les notes manuscrites et les documents imprimés pour conserver les données relatives aux clients par un système de CRM contribue énormément à l’efficacité du département des ventes d’une entreprise. Cependant, la dernière étape de la distribution, soit la vente proprement dite, doit être dématérialisée tout aussi efficacement que le reste du processus. Grâce à un logiciel de signature numérique, les contrats et les offres de toute nature peuvent être traités dans les plus brefs délais. Si bien des gens auraient tendance à considérer une signature électronique comme moins sûre qu’une signature au stylo, ces craintes sont totalement infondées. Les documents sont enregistrés dans le cloud et ne peuvent être consultés qu’une fois que la personne a confirmé son identité.

Leur valeur probante au tribunal ne doit pas non plus être source d’inquiétude. Pour chaque signature, Yousign crée un fichier de vérification associé et unique qui garde la trace du processus de vérification complet, ainsi que de la signature et d’autres données clés. Il est ainsi facile de prouver devant un tribunal qu’une personne a signé tel ou tel document avec tel ou tel nom, adresse IP, courriel et numéro de téléphone.

Yousign fournit d’ores et déjà des connecteurs standard pour les CRM les plus courants comme Zapier, ce qui permet aux systèmes d’être connectés facilement sans intervention de développeurs et d’échanger des données en temps réel. Pour tous les autres systèmes de CRM, Yousign propose une API REST qui permet de connecter n’importe quelle CRM avec la solution de signature numérique de Yousign.