eSignature des documents

Quelle signature électronique choisir : 
9 critères essentiels à cocher [checklist]

illustration quelle solution choisir
Pauline Dubois

Pauline Dubois

Content manager @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

Nous avions déjà balayé le sujet du “pourquoi” choisir une signature électronique. 

Aujourd’hui, nous revenons plus en détails sur l’étape du choix du prestataire de signature électronique.

Quels sont les critères à prendre en compte lors de l’élaboration de votre cahier des charges ?

Spoiler : vous devez ABSOLUMENT cocher l’ensemble des critères liés à la légalité et la sécurité de la solution que vous choisirez pour que vos documents soient protégés et valables juridiquement. Le reste - l’ergonomie - est à votre entière discrétion ! 

A vous de cocher dans la checklist ! ⬇

  • Infographie quelle signature choisir

Quelle signature électronique choisir : légalité et sécurité 🔒

1. Conformité à la réglementation en vigueur ⏹

Règlement eIDAS

Il s’agit d’un texte de loi de référence en Europe pour tous les procédés de signature électronique. 

eIDAS définit les règles communes à l’ensemble des procédés de signature électronique : 

  • garantir l’intégrité du document signé, 
  • permettre d’identifier son signataire.

RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)

Cela intervient dès qu’il y a collecte, traitement et stockage des données confidentielles des clients et des signataires tiers telles que le nom et prénom, l’adresse email, le numéro de téléphone, l’adresse IP.

Le logiciel de signature électronique doit :

  • être en conformité avec le RGPD sur l’ensemble du spectre de ses activités, 
  • garantir la confidentialité des documents et informations traités et hébergés sur ses serveurs et ceux de ses sous-traitants.

2. Autorité de certification ⏹

Privilégiez un tiers de confiance qui génère ses propres certificats électroniques conformes au règlement eIDAS pour disposer d’un interlocuteur unique et simplifier votre gestion.

3. Identification des signataires ⏹

Optez pour une solution qui dispose de plusieurs moyens d’authentification de l’identité du signataire : il s’agit de l’authentification multi-facteurs (SMS avec code OTP, mails, vérification de la carte d’identité) pour assurer une sécurité accrue.

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En parlant d’identification, rafraichissez-vous la mémoire sur les différents types de signatures électroniques (simple, avancée, qualifiée) ⬇

4. Accompagnement en cas de litige ⏹

La solution doit être capable de fournir un dossier de preuves horodaté et archivé à chaque signature.

Pour rappel : le dossier de preuves contient l'ensemble des informations qui ont conduit au bon déroulement de la signature afin d'assurer la sécurité des différentes parties. En cas de litige, ce document permet de rejouer techniquement la signature électronique.

5. Sécurisation des échanges ⏹

Sachez que le chiffrement des informations et documents ainsi qu’un hébergement sur des serveurs situés en France apporte un niveau de sécurité supplémentaire aux échanges.

Vous voulez en savoir plus ? Feuilletez notre introduction à la signature électronique !

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Facilité d’utilisation et ergonomie de la solution de signature électronique 🪂

6. Réponse à vos besoins quotidiens ⏹

En amont, vous devez vous être posé toutes ces questions : 

  • Pour combien d'utilisateurs ?
  • Quel montant par mois et par utilisateur êtes-vous prêt à payer ?
  • Quel type de documents à signer ?
  • Quelles fonctionnalités ?
  • Quels formats de documents numériques pris en charge ?

7. Intégration dans les outils métiers ⏹

Choisissez une solution API facilement intégrable dans vos différents CRM, ERP et logiciels métiers.

8. Signature de n’importe où ⏹

Les solutions Saas offrent une ubiquité par rapport aux logiciels en installation interne.

Opter pour une solution de signature numérique accessible sur tous les types d’appareils mobiles et tous les systèmes d'exploitation vous facilitera grandement le processus de signature !

Vous pourrez en effet accéder à l’interface en ligne via des identifiants spécifiques.
Seul critère requis: une connexion internet satisfaisante.

9. Expérience utilisateur fluide ⏹

Misez sur une solution simple et intuitive dans son fonctionnement pour vous permettre de “signer en quelques clics” et dans l’heure ! 

Pour ce faire, n’hésitez pas à tester les prestataires identifiés si ces derniers proposent des essais gratuits et sans engagement.

Yousign remplit tous ces critères et plus...

Une touche de sympathie et une marque 100% française. 

Nos clients parlent d'eux-mêmes : vous retrouverez tous leurs témoignages sur notre blog !

Un échantillon ci-dessous ⬇

  • citation Romain Jobert Petch

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