Signature électronique dans le cadre des marchés publics : comment ça marche ?

Aujourd’hui, il est désormais possible de conclure un marché public par voie électronique pour les entreprises. Alors, pourquoi opter pour la signature électronique ? Quelle est la réglementation en vigueur ? Quel certificat électronique est adapté ? On vous dit tout !

Selon Legifrance et l’ordonnance du 23 juillet 2015 : “Les marchés publics sont des contrats conclus à titre onéreux par un ou plusieurs acheteurs publics avec un ou plusieurs opérateurs économiques, pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services.”

Il s’agit donc d’un contrat passé entre un acheteur public ou privé (Etat, collectivités,...) et un opérateur économique (fournisseur, prestataires de services, …) dans le cadre d’un appel d'offres.

Les marchés publics dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 € HT doivent être transmis par voie électronique.

Les documents qui sont transmis et échangés sont les suivants :

• Documents de la consultation.
• Candidatures et offres (sauf pour les maquettes, modèles réduits, prototypes et échantillons qui ne peuvent pas être dématérialisés).
• Échanges avec les acheteurs, à savoir les questions, demandes d'informations, de compléments et les échanges lors des négociations.
• Notification des décisions (rejet, acceptation,...).

La mise à disposition des documents de la consultation et la publication des données essentielles doivent être faites sur le profil acheteur.

Les autres échanges peuvent se faire par mail. Ils ne sont pas soumis à l'obligation d'être faits sur le profil acheteur. Cependant, la messagerie doit pouvoir garantir l'identification de l'acheteur et de l'entreprise concernés, l'intégrité des données et leur horodatage.

Pour les marchés publics dont le montant est inférieur à 25 000 € HT, les échanges ne sont pas obligatoirement dématérialisés. Cependant, le marché peut prévoir à l'aide d'une clause des échanges dématérialisés.

Les documents à transmettre lors des échanges sont identiques aux précédents, à savoir :

• Documents de la consultation.
• Candidatures et offres (sauf pour les maquettes, modèles réduits, prototypes et échantillons qui ne peuvent pas être dématérialisés).
• Échanges avec les acheteurs, à savoir les questions, demandes d'informations, de compléments et les échanges lors des négociations.
• Notification des décisions (rejet, acceptation,...).

Si l'acheteur décide que les échanges doivent être dématérialisés, la mise à disposition des documents de la consultation et la publication des données essentielles doivent être faites sur le profil acheteur.

Les autres échanges peuvent se faire par mail. Ils ne sont pas soumis à l'obligation d'être faits sur le profil acheteur. Cependant, la messagerie doit pouvoir garantir l'identification de l'acheteur et de l'entreprise concernés, l'intégrité des données et du document ainsi que leur horodatage.

Concernant les marchés publics, la signature électronique n'est pas obligatoire. Le document peut être signé à la main, mais il faudra le scanner pour pouvoir le transmettre par voie électronique. Par contre, cette signature scannée est considérée comme une copie. Elle aura une valeur juridique mais il vous faudra prouver que cette copie est conforme à l’original. La signature électronique vous évite ce genre de situation et simplifie vos processus. 

Suite à l’arrêté du 12 avril 2018, 2 types de signatures électroniques sont autorisés dans le cadre des marchés publics :

• La signature électronique avancée avec certificat qualifié.
• La signature électronique qualifiée.

La signature électronique avancée avec certificat qualifié permet d’associer chaque signature numérique à une personne physique ou au représentant d’une personne morale afin d’éviter tout risque d’usurpation d’identité. Le certificat de signature électronique est donc nominatif et délivré pour une durée de 1 à 3 ans. 

La signature électronique qualifiée est le stade le plus poussé de sécurité en matière de signature électronique. Elle n’est utilisée que dans des cas bien précis. Elle est équivalente à celle d’une signature manuscrite, là où les autres niveaux de signature électronique disposent d'une valeur probatoire. Elle est réglementairement reconnue dans tous les Etats membres de l’Union Européenne. En cas de litige, c’est au signataire de montrer l’invalidité de la signature électronique.

La signature électronique qualifiée suppose l’obtention d’un certificat de signature électronique. Le certificat de signature électronique qualifié au sens du règlement n°910/2014 « eIDAS » est délivré par des prestataires de services de certification électronique qualifiés.

La signature électronique entre dans un cadre juridique précis en Europe via le règlement eIDAS. Comme dit plus haut, seules les solutions proposées par des prestataires de confiance certifiés permettent de disposer de signatures électroniques juridiquement valables. Ces prestataires sont audités de manière régulière pour s’assurer de la conformité de leurs solutions avec le règlement européen.

La réglementation eiDAS a défini trois niveaux de signature électronique :

• Signature électronique simple : Principalement utilisée pour la signature de devis, de facture, etc.
• Signature électronique avancée : C’est dans le cadre de signature des compromis de vente immobiliers, des contrats d’ouverture de comptes bancaires par exemple qu’elle est utilisée.
• Signature électronique qualifiée : Ayant le même niveau de signature que la signature manuscrite, la signature qualifiée est employée pour la signature d’actes auprès des organismes publics, des actes d’avocats, etc.

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