Tout savoir sur la gestion du cycle de vie des contrats

Dans un monde qui se digitalise rapidement, la dématérialisation et l’automatisation de la gestion des contrats devient essentiel pour les entreprises. À la quête de gain de temps et de réduction des coûts, les entreprises sont poussées à repenser leurs processus et à s’adapter au changement. 

La gestion du cycle de vie des contrats est un point important qui peut faire passer la digitalisation de votre entreprise et par la même occasion sa croissance à un autre niveau. Alors qu’est-ce que c’est ? À quoi sert-elle et quels sont ces avantages ? 

On vous explique tout ! ⬇

La gestion du cycle de vie des contrats est un processus au cours duquel le contrat est géré de sa création jusqu’à sa mise en œuvre et son archivage.

Autrement dit, c’est la période recouvrant totalement la création, la signature et l’exécution du contrat. 

Pour les entreprises, ce processus améliore son efficacité en baissant les coûts et le temps passé à gérer les contrats. Rappelons que ces derniers exploitent énormément les ressources de vos talents alors que leurs efforts, mieux déployés, pourraient vous faire passer un cap. En effet, d’après une étude de  PriceWaterhouseCoopers, un employé passe 8 heures par semaine en moyenne à gérer des documents.

Comment optimiser tout ça ? Voyons voir… 🤔

Le cycle de vie du contrat se compose de 7 étapes impliquant des tâches, des personnes de plusieurs services et des clients. 

💡 Il est essentiel de les connaître afin de savoir qu’est-ce que la digitalisation et la gestion de ce processus peut vous apporter.

1. La création : Un contrat unique est créé manuellement pour chaque client, collaborateur, fournisseur, etc.

   • Limite : Des erreurs sont possibles lors de la rédaction et de l’intégration des informations requises des signataires pouvant entraîner une réécriture du contrat.
   • Avantage de la digitalisation : Vous pourrez intégrer dans votre outil de CLM des types de contrat déjà validé, vous n’aurez plus qu’à remplir les champs avec un questionnaire dynamique !

2. La validation interne : Après la rédaction du contrat, une validation est requise de la part du service juridique la plupart du temps.

   • Limite : Cette étape engendre d'énormes pertes de temps avec l’envoi par email de chaque contrat aux différents interlocuteurs. Différentes versions du document seront disponibles suite aux modifications. Sans une centralisation de celles-ci, il sera compliqué de s’organiser.

   • Avantage de la digitalisation : Les contrats type de la phase de création n’auront pas forcément besoin d’être validés. Cependant, si besoin, le logiciel se chargera d’envoyer automatiquement les documents aux personnes concernées tout en gardant dans l’historique les autres versions du contrat.

3. La négociation : L’une des étapes les plus importantes pour un contrat. L’accord avec l’entreprise est nécessaire pour boucler l’affaire.

   • Limite : Ces accords peuvent engendrer de nombreux aller-retour par email. Les informations collectées ne seront pas toujours à jour et devront être écrites manuellement par vos collaborateurs, encore une perte de temps.

   • Avantage de la digitalisation : Il ne sera plus nécessaire d’échanger de nombreux email pour avoir un accord. Tout pourra se faire sur l’application à distance et cela enregistrera également les différentes versions. Les informations se mettront automatiquement à jour !

4. La signature : Grande étape d’un contrat, celle-ci valide l’accord entre les parties prenantes.

   • Limite : La signature manuscrite nécessite souvent des déplacements mais pas que. Certains optent aussi pour la signature et le scan du document. Cependant, cela n’a aucune valeur juridique. L’envoi par voie postale est une possibilité mais toujours dans une optimisation de temps, il faudra s’en passer.

   • Avantage de la digitalisation : Une solution de signature électronique peut être directement intégrée dans votre outil de gestion de cycle des contrats. Fini la nécessité de se voir, Vous pourrez signer depuis n’importe où, n’importe quand !

5. Le suivi : Suite à la signature, le suivi du contrat commence. Les termes sont-ils respectés ? Y a t-il des changements majeurs sur le marché ? Des adaptations sont-elles à prévoir suite à une nouvelle loi ou impact économique ?

   • Limite : Souvent, les contrats sont enregistrés en local et ne permettent pas une accessibilité directe et un suivi en temps réel. C’est également une perte de temps étant donné qu’en cas de changement, les informations devront encore être modifiées manuellement sur chaque contrat.

   • Avantage de la digitalisation : La mise en place d’une contrathèque vous permettra de centraliser tous vos contrats dans un endroit sécurisé. Vos échéances seront visibles et les contrats classés. En cas de changement, plus besoin de faire des copier-coller, l’outil reprend directement les informations contenues dans vos documents signés !

6. Le renouvellement : Le renouvellement du contrat est très important en entreprise. En anticipant, les entreprises peuvent renégocier certaines clauses ou y mettre un terme lorsque cela n’est plus nécessaire.

   • Limite : En pratique, les personnes ne disposant pas d’un outil de CLM créent manuellement des rappels dans leurs agendas ou mettent simplement dans le tableau récapitulatif des contrats une date de fin, ce qui nécessite un suivi quotidien de celui-ci.

   • Avantage de la digitalisation : En mettant en place un système d’alerte depuis votre solution de CLM, vous recevrez une notification en temps voulu, automatiquement, afin de préparer au mieux le prochain contrat !

7. L’archivage : Après la signature, le contrat doit être archivé dans un endroit sécurisé et sa consultation doit être possible par les différentes parties.

   • Limite : La plupart du temps les documents sont stockés au format papier dans une pièce destinée et au format numérique. Le format papier prendra de la place dans vos locaux et ne vous facilitera pas la vie en cas de recherche sur un contrat précis.

   • Avantage de la digitalisation : Avec un outil de CLM, le contrat peut être stocké selon le système d’archivage choisi par l’entreprise. Cela permettra une centralisation des documents et facilitera leur accès aux personnes concernées.

Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats améliorera grandement vos processus. Non seulement vous aurez une grande visibilité sur tout le cycle de vie des documents mais en plus, vos employés pourront concentrer leurs efforts  sur des tâches plus importantes. 

Vous aurez automatisé ces étapes répétitives, vous développerez un meilleur suivi de vos contrats et vous minimiserez les risques encourus par l’organisation. Tout cela stimulera la productivité de vos collaborateurs qui pourront enfin se focaliser sur des tâches essentielles à l’activité de l’entreprise. 

En résumé 📓

• Une visibilité totale du cycle de vie des contrats,

• La réduction des risques,

• Une meilleure efficacité.

Avec Formulaires de Yousign, l’objectif est de vous offrir une automatisation complète de vos contrats, de la création de vos documents à la signature.

En moins de 5 minutes et en trois étapes, vous pourrez automatiser vos modèles de contrats pour générer des documents personnalisés à l'infini !

1. Préparez et téléchargez votre document au format .docx
   
2. Un formulaire est automatiquement créé pour collecter les données de vos signataires.
   
3. Partagez votre formulaire avec vos parties prenantes, et suivez le processus en temps réel.

Et voilà, l’affaire est dans le sac ! 🎒