Avec plus de 2,5 milliards en circulation, le PDF est tout simplement le format le plus utilisé dans le monde. Ce format unique permet à ses utilisateurs de s'assurer de l'intégrité totale du document, puisqu'il n'est absolument pas modifiable.
Aujourd’hui bons nombres de documents officiels tels que des contrats de travail, des baux de location, des mandats de vente, etc. s’échangent électroniquement via le format PDF. Beaucoup de secteurs comme les marchés publics par exemple, requièrent que les contrats soient signés au format PDF. Certains demandent même un certificat pour les authentifier !
Pour quelle raison ? Tout simplement parce que c’est le seul format qu’il est impossible de modifier et qui propose la garantie d'un document inchangé.
En revanche, mettre une signature sur un PDF peut s’avérer compliqué. Il existe peu ou pas d'outil capables de signer ou faire signer ses documents PDF. Grâce à la signature électronique, signez tous vos documents PDF en un clin d’œil et assurez-en l'archivage grâce à un tiers de confiance !
Comment mettre une signature sur un PDF ?
Etant donné que le format PDF n’est pas modifiable gratuitement, une des options qui s’offrent à vous est d’apposer une signature manuscrite sur le document au format PDF. Pour cela, plusieurs étapes sont requises:
- télécharger le PDF,
- l’imprimer,
- le signer ,
- le re-scanner pour l’envoyer au destinataire idoine.
Outre les problèmes écologiques que cette méthode présente, on peut noter également une énorme perte de temps pour des tâches de très faible valeur.
C’est la raison pour laquelle la signature électronique est le meilleur moyen d’apposer une signature électronique PDF.
Le cas de la signature scannée
La signature électronique constitue la seule alternative viable pour mettre une signature sur un document PDF. Elle présente une somme d’avantages non négligeable par rapport à la signature manuscrite scannée.
Contrairement à la signature électronique, la signature scannée ou signature numérisée ne possède aucune valeur juridique.
Cet état de fait pose donc de très gros problèmes en termes de sécurité, puisqu’elle devient donc aisément falsifiable.
Au yeux de la loi, la signature numérisée ne constitue qu’une copie d’une signature manuscrite et non un original.
Mise en situation
Si vous êtes dans les RH et que vous envoyez un document un contrat électroniquement de travail à signer à votre prochain candidat, sachez que si celui-ci vous renvoie une version scannée de sa signature manuscrite, le contrat sera attaquable en justice.
Aux yeux de la loi, scanner une signature manuscrite est donc irrecevable.
Apposer une signature électronique PDF
La seule solution qui s’impose est donc de mettre une signature électronique sur le PDF.
La signature électronique présente des garanties fortes qui vont vous permettre:
Aux yeux de la loi, le scan d'une signature manuscrite n'a aucune valeur juridique.
- d’identifier le signataire,
- de garantir le consentement du signataire,
- d’assurer que le document n’a pas été modifié après la signature.
Vous l’aurez compris, recevoir, imprimer, signer, scanner est non seulement chronophage pour vous, mais aussi extrêmement risqué. La signature sur PDF se doit d’être juridiquement inattaquable, a fortiori si elle concerne des documents officiels.
C’est la raison pour laquelle, la signature électronique est la seule signature à apposer sur un document.
