Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig? - Eine Abgrenzung zur digitalen Signatur

Sie möchten die Unterzeichnung Ihrer Dokumente, Verträge, Verwaltungs- und Vertriebsakten beschleunigen und vereinfachen? Dann brennen Ihnen diese Fragen sicherlich unter den Fingernägeln:

• Was unterscheidet die elektronische/digitale Signatur von einer gescannten Unterschrift?
• Wie sieht es mit der Rechtsgültigkeit aus?
• Welche Option sollten Sie abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse wählen? 

Wir werden Ihnen heute Klarheit zu diesem Thema verschaffen!

🎁 Als kleinen Bonus bieten wir Ihnen eine Grafik, die die wichtigsten Unterschiede zwischen einer eingescannten Unterschrift und einer digitalen/elektronischen Signatur zusammenfasst.

Bei der digitalen Signatur, auch elektronische Signatur oder e-Signatur genannt, handelt es sich um ein technisches und juristisches Verfahren, das es Personen ermöglicht, ihre Zustimmung zu einem digitalen Dokument zum Ausdruck zu bringen.

Digitale Signaturen kann man mithilfe der Software (z.B. einer App oder API) eines zertifizierten Vertrauensdiensteanbieters wie Yousign erstellen. 

Die elektronische Signatur ist rechtlich bindend: Sie wird durch die europäische eIDAS-Verordnung geregelt und ist im deutschen Recht durch das Vertrauensdienstegesetz umgesetzt. 

Mit anderen Worten bedeutet dies, dass eine Unterschrift in elektronischer Form bei Streitfällen Geltung besitzt, da sie die folgenden Punkte ermöglicht:

• Identifizierung oder Authentifizierung des Unterzeichners
• Erstellung eines Beweises über eine vom Unterzeichner erhaltene Zustimmung
• Gewährleistung der Integrität des Dokuments und der Unterschrift

Die EU-weit geltende eIDAS-Verordnung definiert drei verschiedene Ebenen elektronischer Signaturen. Sie unterscheiden sich in ihrem jeweiligen Sicherheitsniveau sowie in der Art und Weise, wie die Identität des Unterzeichners bzw. der Unterzeichnerin nachgewiesen wird. Je nach Sicherheitsansprüchen und Verwendungszweck legt der:die Nutzer:in das für ihn bzw. sie passende Niveau fest.

Die Einfache Elektronische Unterschrift ist eine e-Signatur, die im Alltag häufig verwendet wird, da sie sehr leicht zu erstellen ist. Der Ablauf ist simpel: Sie erhalten die Einladung zur Unterschrift per Mail, öffnen das zu unterzeichnende Dokument, lesen es sich durch und können an der Stelle, an der sich das Ihnen zugeordnete Signaturfeld befindet, Ihre Unterschrift einfügen. Dies ist möglich, indem Sie mit der Maustaste in Ihr Signaturfeld klicken und ganz einfach von links nach rechts ziehen.

Bei der Fortgeschrittenen Elektronischen Unterschrift handelt es sich um die zweite Signaturstufe elektronischer Signaturen. 

Möchten Sie fortgeschritten unterschreiben, müssen Sie sich vor dem Unterzeichnen mit einem SMS-Code authentifizieren oder Ihre Identität mit dem Hochladen Ihres Ausweisdokuments bestätigen. Dies verleiht der e-Signatur zusätzliche Sicherheit und Beweiskraft.

Damit eine elektronische Signatur als qualifiziert gilt, müssen einige Anforderungen erfüllt werden. Nur QES von Zertifizierungsbehörden, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) kontrolliert werden, sind in Deutschland gültig.

Laut BGB ist die Qualifizierte Elektronische Signatur das rechtliche digitale Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift und hat somit das höchste Sicherheitsniveau unter den Signaturniveaus. Dokumente, die die Schriftform erfordern, können daher problemlos digital mit der QES signiert werden. Ein Arbeitsvertrag mit Befristung, der im Arbeitsrecht sehr häufig zum Einsatz kommt, fällt beispielsweise in diese Kategorie.

Bei der elektronischen Signatur kommt ein kryptografisches Verfahren mit einem privaten und öffentlichen Schlüssel zum Einsatz, bei dem die aufgezeichneten Daten mit einem digitalen Zertifikat verbunden werden. 

➡ Sie wollen noch mehr zum Thema erfahren? Lesen Sie sich unseren Artikel zu den drei Stufen der e-Signatur durch. Bei Fragen in Bezug auf Ihr Unternehmen und Ihre Verwendungszwecke der elektronischen Signatur berät Sie das Team von Yousign gern. ‍🙋‍♀️

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Wie es der Name schon verrät, handelt es sich bei einer gescannten Unterschrift um einen Scan, d.h. ein digitales Bild der handschriftlichen Signatur. Eine gescannte Unterschrift erhält man also, wenn man seine handschriftliche Unterschrift, die sich auf einem Papier befindet, mithilfe eines Scanners in ein digitales Format umwandelt (.jpg, .doc, .pdf etc.).

🚨 Ein Scan der handschriftlichen Unterschrift ist aus mehreren Gründen nicht rechtsgültig:

• Der Unterzeichner oder die Unterzeichnerin kann nicht identifiziert werden.
• Die Einwilligung in die Pflichten, die sich aus dem Dokument ergeben, kann nicht nachgewiesen werden.

Eine gescannte Signatur kann sehr leicht gefälscht werden. Stellen Sie sich vor, dass Ihre gescannte Unterschrift, die Sie auf einem Vertrag angebracht haben, ja von jeder Person, die diesen Vertrag erhält, digital repliziert werden kann (#SnippingTool). Dass dies nicht rechtens ist, leuchtet ein. Eingescannte Unterschriften können deshalb auch keine Beweiskraft vor Gericht haben, da es sich nur um eine Kopie Ihrer Original-Unterschrift handelt.

Wenn kein Nachweis vorliegt, unter welchen Umständen die Unterschrift zustande gekommen ist, wird eine gescannte Signatur als Kopie angesehen, und nicht als authentische Unterschrift. Deshalb ist sie insbesondere für Vertragsprozesse in Unternehmen nicht rechtsgültig.

Für den Erhalt von Rechtsgarantien und ein gutes Sicherheitsniveau ist die digitale Signatur vor Gericht also die einzig gültige Unterschrift. Eingescannte oder mit einem PDF Reader erstellte Unterschriften haben vor Gericht keinerlei Beweiskraft, da die Unterzeichner:innen des Dokuments nicht eindeutig identifiziert werden können.

Wie Sie rechtsgültig digitale Unterschriften auf PDFs erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie versprochen sehen Sie nachfolgend nun eine Übersicht mit den wichtigsten Unterschieden zwischen diesen beiden Arten von Unterschriften.⬇

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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.