Gute Planung ist das halbe Leben und Verträge sind das juristische Fundament jedes Unternehmens. Sie legen die wichtigsten finanziellen, personellen, technischen und terminlichen Rahmenbedingungen fest. Das Wichtigste, was Sie über ein modernes Vertragsmanagement wissen müssen, finden Sie in diesem Artikel. Wir stellen Ihnen außerdem die Lösung von Yousign vor, die Sie einfach in Ihr Unternehmen integrieren können.
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Yousign übernimmt multiple Funktionen
Für Unternehmen ist es wichtig, Verträge mit einem effizienten Vertragsmanagementsystem zu verwalten. Dabei hilft ihnen Yousign. Das Management aller Verträge umfasst nicht nur deren Erstellung, sondern auch die digitale Verwaltung, Überwachung und Archivierung. Ein professionelles Contract Management bietet zahlreiche Vorteile, indem es die Prozesse der Vertragsverwaltung automatisiert und optimiert, die Fristen überwacht und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sichert.
Nach der Unterschrift beginnt die eigentliche Arbeit
Viele Unternehmen haben zwar Verträge, aber kein wirkliches Vertragsmanagementsystem. Stattdessen verschwinden Verträge oft in Aktenordnern, die in Regalen verstauben. Hier liegt ein großes Risiko, da wichtige Fristen und Aufgaben übersehen werden können. Eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement hingegen ermöglicht eine smarte und einfache Vertragsverwaltung. Durch den Einsatz moderner Software können Unternehmen sicherstellen, dass alle Verträge digital erfasst und die relevanten Informationen jederzeit abrufbar sind.
Ein digitales Vertragsmanagement bietet klare Vorteile. Es reduziert die Kosten und den administrativen Aufwand, indem Prozesse wie die Archivierung und das Vertragscontrolling automatisiert werden. Darüber hinaus erleichtert es die Überwachung von Fristen und sorgt dafür, dass alle Verträge im Blick bleiben und keine wichtigen Termine verpasst werden.
Vertragsmanagement digital umsetzen – worauf sollte man Wert legen?
Die Digitalisierung der Vertragsverwaltung bietet Unternehmen viele Chancen, um ihre Prozesse zu vereinfachen und die Sicherheit zu erhöhen. Eine moderne Software-Lösung ermöglicht es, alle Dokumente zentral zu speichern und über eine digitale Cloud jederzeit und von überall darauf zuzugreifen. Ein gutes Vertragsmanagementsystem stellt sicher, dass die Daten sicher sind und die Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Durch die digitale Verwaltung können Unternehmen außerdem auf physische Ordner verzichten und stattdessen die Dokumente sicher und effizient archivieren.
Gut zu wissen
Sie möchten von einem bestehenden Vertrag zurücktreten? Informieren Sie sich in unserem Artikel "Das gilt für das Widerrufsrecht bei Verträgen mit elektronischer Unterschrift" über Ihre Rechte und Pflichten.
Aufgaben einfach erledigen
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Mitarbeiter leichter auf die benötigten Informationen in archivierten Dokumenten zugreifen und sich schneller in die Verträge einarbeiten können. Dies vereinfacht die Kommunikation zwischen den Parteien und verbessert die Zusammenarbeit. Gleichzeitig sorgt das digitale Vertragsmanagement dafür, dass das Unternehmen stets über aktuelle Fristen und Vertragsänderungen informiert bleibt, was das Risiko von Vertragsbrüchen und Kosten reduziert.
Wie entsteht ein digitaler Vertrag?
Bis ein Vertrag unterschrieben werden kann, durchläuft er mehrere Versionen, die zwischen den Parteien hin- und hergeschickt werden. Dieser Prozess kann langwierig sein, besonders wenn er manuell erfolgt. Durch den Einsatz einer digitalen Lösung für die Vertragserstellung können diese Prozesse deutlich beschleunigt werden. Verträge werden digital erstellt, über ein sicheres System überprüft und durch die digitale Unterschrift rechtsverbindlich abgeschlossen.
Die Software bietet dabei nicht nur die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten, sondern auch die Verwaltung und Überwachung der Verträge im Auge zu behalten. So lassen sich Risiken minimieren und die Einhaltung der Compliance sicherstellen. Die Funktionen der Software ermöglichen es, dass die relevanten Daten sofort allen Parteien zur Verfügung stehen und automatisch in das Vertragsmanagementsystem aufgenommen werden.
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Wie sieht ein digitales Vertragsmanagement aus?
Ein modernes Contract Management System zeichnet sich durch die Möglichkeit aus, Verträge nicht nur einfach und digital zu unterzeichnen, sondern auch automatisiert zu verwalten. Tools wie Yousign ermöglichen es, dass Verträge direkt digital unterschrieben werden, wodurch die digitale Vertragsverwaltung erheblich erleichtert wird. Diese Lösungen bieten Sicherheitsmechanismen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und stellen sicher, dass der gesamte Prozess von der Erstellung bis zur Archivierung lückenlos und rechtsverbindlich dokumentiert wird.
Nach der Unterzeichnung wird der Vertrag direkt in das System überführt und die Vertragsverwaltung kann beginnen. Unternehmen können ihre Verträge dabei nach festgelegten Kriterien sortieren und sich automatisch an Fristen erinnern lassen. Dadurch wird das Vertragscontrolling erheblich erleichtert und das Risiko, wichtige Vertragsdaten zu verlieren oder zu übersehen, minimiert.
Was passiert nach der Unterschrift?
Nach der digitalen Unterschrift muss der Vertrag in einem Vertragsmanagementsystem abgelegt werden. Digitale Lösungen wie ContractHero bieten hier eine Schnittstelle zu Tools wie Yousign, sodass die Verträge automatisch abgelegt und nach Parametern sortiert werden können. Dabei wird auch das Einhalten von Fristen überwacht, sodass keine wichtigen Termine verpasst werden. Die Software informiert das Unternehmen rechtzeitig, wenn ein Vertrag erneuert oder eine Frist abläuft.
Das Vertragsmanagementsystem bietet Unternehmen somit eine einfache und zeiteffiziente Möglichkeit, ihre Verträge und Dokumente zu verwalten. Die automatisierte Archivierung sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen und Daten jederzeit zur Verfügung stehen und keine Risiken durch vergessene Verträge oder Fristen entstehen.
Fazit: Chancen und Risiken im digitalen Vertragsmanagement
Ein professionelles Contract Management bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Es ermöglicht eine einfache und zeiteffiziente Verwaltung von Verträgen und reduziert gleichzeitig die Risiken durch verpasste Fristen oder verlorene Dokumente. Der Einsatz einer digitalen Lösung für das Vertragsmanagement spart Kosten, verbessert die Prozesse und stellt sicher, dass alle Verträge den Compliance-Richtlinien entsprechen.
Auf der anderen Seite birgt eine fehlende oder ineffiziente Vertragsverwaltung erhebliche Risiken. Unternehmen könnten wichtige Vertragsdaten übersehen oder Fristen verpassen, was zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen kann. Die richtige Software bietet hier eine einfache und effektive Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu optimieren und ihre Verträge sicher zu verwalten.
Mehr über die Vorteile der digitalen Vertragsverwaltung erfahren Sie in diesem Artikel über die Digitale Ablage. Bei Fragen können Sie auch gerne unser Vertriebsteam kontaktieren.
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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.
