Chancen und Risiken im Vertragsmanagement

Verträge werden geschlossen, um zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bestimmte verhandelte Größen festzuhalten und sich auf ein Vorgehen zu einigen. Dabei können diese festen Größen sowohl finanzieller, personeller, technischer oder terminlicher Natur sein. Das Vertragsmanagement bezeichnet dabei die Organisation und Verwaltung aller einem Projekt zugehörigen Verträge. 

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Entgegen der allgemeinen Erwartung haben die meisten Unternehmen allerdings eher eine Vertragssammlung, als wirklich ein Vertragsmanagement. Eine Vertragssammlung besteht meist aus dicken Ordnern, die in den Regalen verstauben, in denen sich Verträge befinden, die schnell in Vergessenheit geraten können. Um diesen misslichen Zustand zu umgehen, gibt es das Vertragsmanagement.

Das Vertragsmanagement wird dadurch zu einem wesentlichen Hebel aller betriebswirtschaftlichen Vorgänge, da unternehmerisches Handeln in fast allen Fällen an Verträge geknüpft ist. Ein Vertrag fungiert zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer als festgeschriebene Absprache, an die sich beide Parteien halten. Diese Absprache wird per (e-)Signatur besiegelt. Das Vertragsmanagement ist die Instanz, die bei eventuellen Vertragsänderungen sowie der Implementierung des Vertrages betreuend zur Seite steht.

Die digitale Verwaltung von Verträgen ist für viele Unternehmen eine smarte und effiziente Lösung, um großen Verwaltungsaufwand zu minimieren und Prozesse zu beschleunigen. Dabei gibt es einige Punkte, die dabei nicht außer Acht gelassen werden sollten, um das Vertragsmanagement auch wirklich sicher verbessern zu können. Dazu gehört auch, dass es nun keine dicken Ordner voller Verträge im Papierformat mehr gibt, sondern eine zeitgemäße elektronische Ablage vorgezogen wird. Diese Ablage sollte sinnvollerweise im Cloud-Format gewählt werden, um den Zugang von überall zu ermöglichen. Eine Cloud ist ein digitaler Speicherplatz, der über das Internet geladen werden kann. So ermöglicht eine Cloud einen sicheren Zugriff auf alle digitalisierten Inhalte von überall, wo es Internet gibt. Dabei ist dieser Zugriff natürlich trotzdem über Passwörter und in den meisten Fällen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert. Neben der Passwort-Sicherheit ist ein großer Pluspunkt, wenn die Server, über die das Cloud-System betrieben wird, sicher und leistungsstark sind.

Eine eigentlich banale Frage, deren Kern aber tiefgreifend zeigen kann, welche strukturellen Irrwege ein Unternehmen in Kauf nimmt, welches sich nicht für smarte digitale Lösungen entscheidet. Bis ein Vertrag unterschrieben werden kann, muss er erst einmal entstehen. Dazu werden meist mehrere Versionen so lange zwischen den Vertragsparteien hin und her geschickt, bis eine finale Version als PDF per Mail durchgeschickt wird, die dann zur Unterschrift freigegeben ist. Dazu wird diese Version vom Unterzeichner ausgedruckt und unterschrieben. Danach wird das Schriftstück entweder postalisch zurückgesendet oder eingescannt und zurückgemailt. Ein langwieriger, unnötig verkomplizierter Prozess. Verträge in Papierform verschwinden überdies häufig in Ordnern, wo sie über lange Zeit vergessen werden. Dass dadurch reelle Kosten entstehen können, wird dabei oft missachtet.

Die digitale Signatur eines Vertrages ist die moderne und zeiteffiziente Lösung von Yousign, um Verträge zu schließen. Dabei wird man per Nachricht informiert, dass man zur Unterschrift eines Dokumentes eingeladen wurde. Bei Aufruf des Dokumentes hat Yousign außerdem einen Sicherheitsmechanismus eingebaut, der das tatsächliche Durchlesen des Vertrages voraussetzt, bevor man weiter fortfahren kann. Zur Unterschrift findet eine eSignatur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung statt, die eine Absicherung ermöglicht, dass es sich bei dem Unterschriftsleistenden tatsächlich um die andere Vertragspartei handelt. Yousign verwendet dabei das eIDAS Format, welches rechtlich im gesamten europäischen Raum anerkannt ist. Sobald der Vertrag unterzeichnet wurde erhalten alle Vertragsparteien automatisch eine Kopie des Vertrages zugeschickt.

Nach der digitalen Unterschrift wird der Vertrag idealerweise in einem Vertragsmanagement Tool abgelegt, statt wie üblich in einer Schublade oder einem Ordner zu verschwinden. Yousign hat hierzu beispielsweise eine Schnittstelle mit ContractHero. ContractHero bietet nun die Möglichkeit, dass der Vertrag anhand vorher festgelegter Parameter digital abgelegt wird. Dabei ist ein Schwerpunkt die automatische Fristenerinnerung, mithilfe welcher keine Fristen mehr verpasst werden. Die automatisierte Wiedervorlage des Vertrages erinnert das Vertragsmanagement daran, dass die Frist beispielsweise ausläuft oder sich ein Abonnement automatisch verlängern würde. Auf diesem Wege sparen Unternehmen Zeit, Geld und Nerven, da nun Verträge nicht mehr im Nirvana verschwinden, sondern digital und smart verwaltet werden können.

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