Was macht ein Contract Manager bzw. Vertragsmanager?

Verträge sind im Geschäftsleben allgegenwärtig und unerlässlich, um getroffene Vereinbarungen festzuhalten. Fehlerhafte Verträge oder unklar formulierte Vertragsbestandteile können für Unternehmen einen immensen finanziellen Schaden zur Folge haben, der bis zum Konkurs führen kann.

Unternehmen setzen deshalb auf Vertragsmanager, um Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Außerdem schützen Contract Manager (CM) das Unternehmen vor betrieblichen Ineffizienzen, die im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus der Vertragsverwaltung stehen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aufgaben Contract Manager haben, welche Anforderungen für Vertragsmanager gelten und welche Herausforderungen sie im Rahmen des Vertragsmanagements und darüber hinaus meistern müssen. Darüber hinaus erfahren Sie mehr zum Gehalt im Bereich Contract Management. 

Das Wort Kontrakt stammt vom lateinischen Wort contractus ab, was so viel bedeutet wie „zusammenziehen, eine geschäftliche Verbindung eingehen“. 

Ein Contract Manager, zu Deutsch Vertragsmanager, ist eine Person in einer Firma, die für das Management und die Verwaltung von Verträgen sowie für den Prozess, mit dem sie erstellt und vereinbart werden, verantwortlich ist.

Contract Manager sind Spezialisten für Vertragsangelegenheiten. Sie arbeiten in der Regel als Angestellte in Unternehmen unterschiedlicher Größe, wenn diese rechtliche Verpflichtungen mit Dritten eingehen müssen.

Das Contract Management zielt auf die ordnungsgemäße Vertragsverwaltung des Unternehmens ab und wird von einem Vertragsspezialisten geleitet. Diese haben oftmals einen Hintergrund als Juristen, Wirtschaftswissenschaftler oder kommen aus dem fachspezifischen Bereich.

Contract Manager dienen als Bindeglied zwischen den beteiligten Unternehmen, Abteilungen und Mitarbeitern, wenn es um den Abschluss neuer rechtlicher Vereinbarungen geht. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle Parteien während des gesamten Prozesses und am Ende des Tages diejenigen, die für die rechtzeitige Ausführung, die Einhaltung aller Vorschriften und die sichere Aufbewahrung aller Verträge im gesamten Unternehmen verantwortlich sind.

Während die täglichen Aufgaben eines Contract Managers je nach Branche und Größe des Unternehmens stark variieren können, finden Sie im Folgenden eine Übersicht über die wichtigsten Aufgaben, die mit der Rolle eines Contract Managers typischerweise verbunden sind:

• Überblick über die aktuellen Kontrakte und Fristen in den Verträgen
• Erfassung von geschäftlichen Anforderungen für neue Verträge
• Erstellung der Inhalte für neue Verträge
• Überprüfung und Austausch von Entwürfen zwischen beiden Parteien bei gleichzeitiger Verwaltung von Entwurfsversionen
• Unterstützung bei juristischen Diskussionen über Vertragsinhalte und offene Vertragsfragen
• Direkte Verhandlung von Preisen oder Versicherungsanforderungen
• Festlegung der Genehmigungskette und Dokumentation der Genehmigungen der einzelnen internen Interessengruppen
• Versendung des finalisierten Dokuments zur Vertragsunterzeichnung
• Verwaltung der Vertragsbibliothek - sicheres Speichern, Organisieren und Abrufen aller Verträge
• Verfolgung von automatischen Verlängerungen und Ablaufdaten
• Gewährleistung, dass wichtige Termine und Bedingungen eingehalten werden

Es liegt auf der Hand, dass Vertragsmanager mit vielen verschiedenen Gruppen von Personen zusammenarbeiten. Dies gilt sowohl innerhalb als auch außerhalb der Firma. Verträge tangieren viele verschiedene Geschäftsbereiche, und das Zusammenspiel mit internen und externen Personen ist hier von entscheidender Bedeutung.

Das Contract Management muss oft mit Fachexperten zusammenarbeiten, um bestimmte Details zu verstehen und zu berücksichtigen. In anderen Fällen müssen sie mit den Vertragspartnern und externen Kontakten zusammenarbeiten, um Probleme zu lösen, die Leistung zu überwachen oder Änderungen an der Vereinbarung vorzuschlagen. 

Contract Manager müssen für ihre Tätigkeit in einer Firma über spezifische Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen, um die verschiedenen Aufgaben erfolgreich umzusetzen.

Contract Manager sollten über solide Kenntnisse in folgenden Bereichen verfügen:

• (Vertrags-)Recht;
• Buchhaltung/Controlling ;
• Finanzen.

Diese Fähigkeiten sind bei der Erstellung von Kontrakten von Nutzen.

Ein Gespür für Verträge zu haben, ist für die Tätigkeit als CM eine bedeutende Fähigkeit. Dabei geht es nicht darum, jeden Satz von Bedingungen und Konditionen in jedem Vertrag zu kennen. Vielmehr geht es darum, verschiedene Fähigkeiten zusammenzubringen. Es geht darum, die Änderungen in internen Richtlinien, Standardklauseln und kritischen Bedingungen zu verstehen. Ebenso wichtig ist es, externe Faktoren, wie Änderungen im Vertragsrecht, im Auge zu behalten.

Insbesondere im Gesundheitswesen, im öffentlichen Sektor sowie im Versicherungs- und Finanzsektor gibt es regulatorische und Governance-Auflagen, die berücksichtigt werden müssen.

Contract Manager müssen auch über kaufmännische Fähigkeiten verfügen, da sie an Verhandlungen beteiligt sind.

Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich, da die Position häufig eine internationale Komponente hat.

Außerdem werden Kenntnisse im Umgang mit zahlreichen digitalen Tools, wie z.B. einer Vertragsmanagement-Software, und gute redaktionelle Fähigkeiten vorausgesetzt.

Neben den rein technischen Fähigkeiten müssen Contract Manager auch über persönliche Stärken verfügen wie:

• ein ausgeprägtes Organisationstalent;
• ein ausgeprägtes Rechtsbewusstsein;
• die Fähigkeit, Vorschläge zu unterbreiten;
• die Kompetenz, komplexe Themen zu verstehen;
• Beziehungsqualitäten, da sie mit zahlreichen Gesprächspartner:innen interagieren;
• Ein ausgeprägtes pädagogisches Geschick, um den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens die vertraglichen Risiken zu erklären und zu verhindern;
• Freude an der Arbeit im Team.

In dieser Hinsicht ist es immer gut, eine umfassende Basis von Kontakten innerhalb der eigenen Organisation zu haben. Gute Kontraktmanager kennen sich nicht nur mit den Geschäften ihres Unternehmens aus, sondern wissen auch, an wen sie sich wenden müssen, wenn sie Fachwissen über bestimmte Funktionen oder Bereiche benötigen. Zwischenmenschliche Fähigkeiten, Networking und gute Arbeitsbeziehungen sind daher wichtig.

Die Zeit der manuellen Prozesse, der in Papierform in Aktenschränken gelagerten Verträge und der Verwaltung von Blättern sollte vorbei sein. Wir befinden uns mitten in der digitalen Transformation. Auch die Rechtsbranche und das Vertragswesen beginnen, wichtige Prozesse zu digitalisieren und neue Technologien, z.B. für das Contract Lifecycle Management (CLM), zu übernehmen.

Vertragsmanager sollten dabei bestens mit Technologien vertraut sein. Darüber hinaus sollten sie über neue Prozesse und Möglichkeiten zur Vertragsverwaltung Bescheid wissen. Deshalb ist es wichtig, innovativ zu denken. Das bedeutet Offenheit für neue Methoden und Technologien, die dazu beitragen können, die Geschwindigkeit zu erhöhen, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Qualität der Verträge des Unternehmens zu verbessern.

Nachdem die Parteien sich geeinigt haben, müssen die Stakeholder über das Geschäft informiert werden. Aber auch die Firma muss über die verschiedenen Erwartungen auf beiden Seiten, die Verpflichtungen, die Leistungskennzahlen und die Einhaltung von Vorschriften informiert sein. Eng verbunden mit der Kommunikation sind auch die Elemente des Projektmanagements. Dazu gehören natürlich auch die Weiterverfolgung von Problemen, die kontinuierliche Überwachung und die Leistungsüberprüfung. In vielen Branchen ist die Zusammenarbeit und Koordination verschiedener spezialisierter Teams erforderlich, um die Ergebnisse zu bewerten und zu überprüfen.

Ganz gleich, wie gut Vertragsmanager ausgebildet sind, ohne eine effektive Software für das Vertragsmanagement können sie nur wenig tun. Ein gutes Vertragsmanagementsystem (CMS) kann Unternehmen dabei helfen, viele manuelle Prozesse zu automatisieren - von der Versionsverwaltung über die Suche, Speicherung und Berichterstattung bis hin zur digitalen Unterschrift. Durch den Einsatz eines guten CMS sind Vertragsmanager in der Lage, die Geschwindigkeit zu erhöhen, mit der Kontrakte erstellt, verhandelt und ausgeführt werden, was zu größerer betrieblicher Effizienz, geringeren Ausgaben und höheren Einnahmen führen kann.

Interessiert am Vertragsmanagement? In unserem Blogartikel “Was ist gutes Vertragsmanagement” erklären wir Ihnen, wie Sie es richtig machen. 

Contract Manager sind die Spezialisten für Verträge in Unternehmen. Sie sind für die Erstellung, Ausführung und Archivierung von Kontrakten über den gesamten Vertragszyklus hinweg verantwortlich.

Angesichts der enormen Anzahl von Rechtsdokumenten, die jedes Jahr von Unternehmen unterzeichnet werden, ist die Rolle des Vertragsmanagers für die Gewährleistung der rechtlichen und finanziellen Sicherheit dieser Dokumente von entscheidender Bedeutung.

Der Vertragsmanager und das Vertragsmanagement im Allgemeinen sind zu einem unumgänglichen Bindeglied in Unternehmen geworden.