Laut Fortune 1000 verwaltet ein Unternehmen jedes Jahr zwischen 20.000 und 40.000 Verträgen: Das ist eine riesige Menge, vor allem wenn man bedenkt, mit wie viel Zeit und Risiken dies verbunden ist ...
Innerhalb des Lebenszyklus eines Vertrags ist die Bestätigung seiner Rechtskraft durch die Unterschrift eine Schlüsseletappe.
Dieser Artikel gibt Ihnen ausführliche Erläuterungen zu dieser häufig gestellten Frage: „Wie unterzeichne ich einen Vertrag online?“ 🤔
Was ist ein Vertrag?
Beginnen wir noch einmal ganz von vorne:
„Ein Vertrag ist eine Vereinbarung, mit der eine oder mehrere natürliche oder juristische Personen sich einer anderen Person gegenüber verpflichten, etwas zu geben, zu tun oder zu unterlassen. Rechtlich gesehen kommt ein gültiger Vertrag zustande, sobald ein Angebot angenommen wird.“
Der Vertrag ist eines der häufigsten und in allen Bereichen der Arbeitswelt, B2B wie B2C, anzutreffenden Dokumente.
Vertragsabschluss online: Wie geht das?
In real life erfolgt der Vertragsschluss zwischen den Beteiligten auf formelle oder informelle Weise durch das unmittelbare Zusammentreffen der Vertragsparteien oder durch eine mittelbare Kontaktaufnahme.
Dann muss der Vertrag schriftlich erstellt werden, um die Vertragsbedingungen offiziell zu machen und die Pflichten der Vertragspartner in rechtlicher Hinsicht festzulegen.
Und online? 🧑💻
Sie erhalten Zugang zur digitalen Fassung des Vertrags. Dann müssen Sie dieselben Etappen durchlaufen wie bei einem Vertrag auf Papier:
- lesen Sie den Vertragstext aufmerksam und vollständig durch,
- willigen Sie ein, wenn Einwilligungsklauseln vorhanden sind,
- paraphieren Sie die Seiten des Vertrags, falls erforderlich,
- schließlich unterzeichnen Sie den Vertrag, wenn Sie mit dem Inhalt einverstanden sind.
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Online-Unterschrift: die (vielen) Vorteile
Unternehmen müssen immer agiler werden und ihre Verfahren für Vertragsschlüsse beschleunigen.
Die Werkzeuge, die die Digitalisierung bietet, einschließlich der elektronischen Signatur, sind hervorragende Verbündete für alle Mitarbeiter. Angesichts der wirtschaftlichen Lage können die Unternehmen, die das Schwierigste überstanden haben, damit den Fortbestand ihrer Geschäftstätigkeit sichern.
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Fassen wir zusammen: Mit der elektronischen Unterschrift Ihrer Verträge ...
- Werden Sie Akteur der Dematerialisierung: Das gesamte Vertragsabschlussverfahren kann online abgewickelt werden, ab der Erstellung der Dokumente bis zu ihrer Unterschrift und Archivierung.
- Sie speichern Ihre Dokumente auf sichere und rückverfolgbare Weise: Die Prüfdateien jeder Ihrer elektronischen Signaturen werden online in einem gesicherten Safe archiviert.
- Ihre Mitarbeiter erhöhen ihre Produktivität: Durch die Automatisierung der Verarbeitung Ihrer Signaturen können Sie Ihre Workflows in Echtzeit verfolgen.
- So ermöglichen Sie Ihren Teams eine bessere Zusammenarbeit.
- Sie verbessern das Signatur-Erlebnis der Nutzer (der Unterzeichner des Vertrags) durch einfache, fließende und qualitative Signatur-Prozesse
Welcher gesetzliche Rahmen gilt?
Die elektronische Signatur ermöglicht die einfache und sichere Abwicklung der Vertragsprozesse!
Für die digitale Signatur gilt in Europa ein präziser rechtlicher Rahmen durch die eIDAS-Verordnung. In Frankreich wird sie außerdem durch Artikel 1366 und 1367 des Zivilgesetzbuchs (Code civil) geregelt.
Die eIDAS-Verordnung harmonisiert die Regeln für die Verwendung und rechtliche Anerkennung der Verfahren für elektronische Signatur der Mitgliedstaaten der Europäischen Union.
Achten Sie ferner darauf, dass Ihre eSignatur-Lösung die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhält, mit anderen Worten, dass sie Ihnen die Vertraulichkeit der Dokumente und Informationen, die verarbeitet und auf ihren Servern und denjenigen ihrer Auftragsverarbeiter gehostet werden, garantiert.
Wie unterzeichne ich mit Yousign einen Vertrag online?
Mit seinem Saas-Modus ermöglicht Ihnen Yousign die Online-Unterzeichnung Ihrer Verträge von jedem beliebigen Computer und von jedem Ort aus, ohne dass Sie eine Software auf Ihren PC herunterladen müssen, oder über die App auf Ihrem Smartphone.
Vorgehensweise für die Online-Unterzeichnung eines Vertrags mit Yousign:
So unterschreiben Sie Ihr Dokument Schritt für Schritt
1 Laden Sie die zu unterzeichnenden Dokumente hoch
Melden Sie sich in Yousign Web-App an. Laden Sie den Vertrag bzw. die Dokumente im PDF Format von Ihrem Computer oder aus der Cloud hoch und füllen Sie die Kontaktinformationen der Personen, die das Dokument unterschreiben sollen, aus.
2 Senden der E-Mail des Dokuments an den:die Empfänger:in
Nachdem Sie die verschiedenen erforderlichen Felder hinzugefügt haben und den Vertrag konfiguriert haben, wird der empfangenden Person eine E-Mail mit einem Link geschickt, über den sie die zu unterzeichnenden Dokumente einsehen kann.
3 Die unterzeichnende Person bestätigt ihre Identität
Je nachdem, welche Einstellungen die versendende Person hinterlegt hat, muss die empfangende Person z.B. ihre Identität bestätigen, indem sie den Code eingibt, der ihr per SMS zugeschickt wurde (siehe Fortgeschrittene Elektronische Signatur).
4 Reaktionen in Echtzeit nachverfolgen
Die Unterzeichnenden können den Vertrag annehmen oder ablehnen, indem diese auf den Button "Unterschreiben" klicken.
In Echtzeit werden Sie in der Yousign Software über die Reaktion der Unterzeichnenden informiert ⌚5 Der Vertrag ist unterschrieben und rechtsverbindlich
Haben alle zur Unterschrift eingeladenen Personen den Vertrag signiert, ist das Dokument unterschrieben. 🎉
Neben der Web-App können Sie die elektronische Unterschrift mit Yousign außerdem dank unsere API direkt in Ihre Branchen-Software integrieren. Besuchen Sie hierfür gerne unsere spezielle Website!
Verträge online unterzeichnen mit Yousign: Einfach und sicher
Wie Sie sehen, könnte das Einfügen einer Signatur mit Yousign in einen Vertrag nicht einfacher und sicherer sein!
Mit Yousign ist es ein Kinderspiel, eine elektronische Unterschrift in alle Arten von Verträgen einzufügen. Achten Sie dabei immer darauf, dass Sie die richtige elektronische Signaturebene wählen. Sie können sogar Verträge an Ihre Unterzeichner:innen senden und automatische Erinnerungen aktivieren, damit Sie sich selbst auf das Wesentliche konzentrieren können.
Optimieren Sie den Lebenszyklus Ihrer Verträge, indem Sie sich vom Papierkram befreien und sich stattdessen für eine leistungsstarke digitale Lösung entscheiden.
FAQ: Wie unterzeichne ich einen Vertrag online mit Yousign?
1. Was ist ein Vertrag?
Ein Vertrag ist eine rechtliche Vereinbarung, in der sich Parteien verpflichten, etwas zu leisten, zu unterlassen oder zu geben. Ein Vertrag wird rechtsgültig, sobald das Angebot von einer Partei angenommen wird.
2. Wie kann ich einen Vertrag online unterzeichnen?
Um einen Vertrag online zu unterzeichnen, erhalten Sie den digitalen Vertrag, lesen diesen sorgfältig durch, stimmen den Einwilligungsklauseln zu (falls vorhanden), paraphieren die Seiten (falls erforderlich) und unterschreiben dann, wenn Sie mit dem Inhalt einverstanden sind. Dies kann mit einer elektronischen Signatur geschehen.
3. Was sind die Vorteile einer elektronischen Unterschrift?
- Dematerialisierung: Der gesamte Vertragsprozess kann online abgewickelt werden.
- Sicherheit: Dokumente werden sicher und rückverfolgbar gespeichert.
- Produktivität: Automatisierte Signaturprozesse steigern die Effizienz.
- Bessere Zusammenarbeit: Erleichterte Zusammenarbeit im Team.
- Benutzerfreundlichkeit: Einfache und qualitativ hochwertige Signaturprozesse.
4. Welche gesetzlichen Regelungen gelten für elektronische Unterschriften?
In Europa gilt die eIDAS-Verordnung, die die rechtliche Anerkennung elektronischer Signaturen regelt. Zusätzlich müssen eSignatur-Lösungen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllen, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
5. Wie unterzeichne ich einen Vertrag mit Yousign?
- Schritt 1: Laden Sie die zu unterzeichnenden Dokumente in der Yousign Web-App hoch.
- Schritt 2: Senden Sie eine Einladung zur elektronischen Unterschrift an die Empfänger.
- Schritt 3: Der Empfänger bestätigt seine Identität, wenn nötig (z.B. durch einen SMS-Code).
- Schritt 4: Verfolgen Sie die Reaktionen in Echtzeit.
- Schritt 5: Sobald alle Parteien unterschrieben haben, ist der Vertrag rechtsverbindlich.
6. Wie kann ich die elektronische Unterschrift in meine Software integrieren?
Yousign bietet eine API, mit der Sie die elektronische Unterschrift direkt in Ihre Branchen-Software integrieren können.
7. Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es bei der elektronischen Unterschrift mit Yousign?
Yousign gewährleistet eine sichere Speicherung der Dokumente in einem gesicherten Safe. Zudem wird jede Signatur mit Prüfdateien verknüpft, die die Authentizität und Integrität des Dokuments sicherstellen.
8. Kann ich die elektronische Unterschrift mit Yousign testen?
Ja, Sie können Yousign 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.
9. Welche Vertragsarten können mit Yousign unterzeichnet werden?
Mit Yousign können alle Arten von Verträgen elektronisch unterschrieben werden, einschließlich B2B- und B2C-Verträgen.
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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.
