Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

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3 min

Aktualisiert am 16 Aug, 2022

Veröffentlicht am 27 Jul, 2022

8 Aufgaben, die Sie jetzt automatisieren sollten

Daniela Zehner

Daniela Zehner

Marketing Manager DACH @Yousign

Illustration: Gawon Lee

Übersicht

Sie hören das sicher nicht zum ersten Mal. Bestimmt hat Ihnen ein:e Kolleg:in auch  schon einmal stolz von einem Makro in Excel erzählt, das er:sie entwickelt hat, um mehrere Aufgaben zu automatisieren.
Eines können wir Ihnen versprechen: Sie müssen kein Computerfreak sein, um die folgenden Automatisierungstipps anzuwenden. Sie riskieren jedoch, in Zukunft ein wenig Zeit einzusparen und effizienter zu arbeiten - also Vorsicht ist geboten ;)

Work work work

1- Die Einordnung Ihrer E-Mails

Sie erhalten täglich Hunderte von E-Mails und das entmutigt Sie natürlich, alle einzeln zu bearbeiten. Stellen Sie Regeln auf, um die Ein- und Bearbeitung Ihrer E-Mails zu automatisieren, um mehr Überblick über Ihre Mails zu erlangen. In Outlook oder Google Mail können Sie Regeln oder Filter erstellen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre E-Mails anhand des Betreffs, bestimmter Schlüsselwörter oder auch der E-Mail-Adresse des Absenders in thematischen Ordnern (die Sie zuvor erstellt haben) zu sortieren.

Sie können auch festlegen, dass bestimmte E-Mails direkt als gelesen markiert und in den entsprechenden Ordner abgelegt werden, ohne den Weg über den Posteingang zu nehmen. Das ist sehr nützlich, wenn Sie wie ich dazu neigen, viele Newsletter zu abonnieren, die Sie nicht immer lesen, aber aufbewahren möchten, um sie später zu lesen (und außerdem haben Sie so in einem Ordner eine thematische Übersicht darüber, was gerade aktuell ist).

2- Die Verwaltung Ihrer Benutzernamen und Passwörter

Sind Sie eher der Typ "Ich nutze überall das gleiche Passwort" oder "Ich habe 20 Passwörter, die ich mir nie merken kann"? Die beste Lösung ist, mehrere starke Passwörter zu haben (lange Passwörter mit vielen Sonderzeichen 😅) und sich diese auch noch zu merken!
Um sich diese Passwörter einfach erstellen und auch merken zu können, empfehlen wir Ihnen Passwortmanager wie z.B. LastPass, Dashlane, Bitwarden oder Keeper. Oft haben diese Passwortmanager eine kostenlose Version, die oftmals völlig ausreichend sind.

Und falls Sie ein Fan von Google Chrome sind, können Sie auch dort Logins und Passwörter speichern (auch in Android) und sich automatisch auf Ihren Lieblingswebsites anmelden.

3- Postings in Ihren sozialen Netzwerken

Auch da erzählen wir Ihnen nichts Neues. Wenn Sie kein erfahrener Community Manager sind, haben Sie es vielleicht aufgegeben, Ihre Beiträge zu planen.
Doch sobald Sie Inhalte produzieren müssen, ist das ein großer Aufwand.

Der Anfang ist das Schwierigste, schreiben Sie also alle Veröffentlichungen des Monats auf und programmieren Sie alle Postings auf einen Schlag! Hier eine kurze Auffrischung der bekanntesten Tools auf dem Markt: Buffer, Agorapulse, Swello und Hootsuite. Natürlich können die Tools auch zum Planen von LinkedIn-Posts verwendet werden. Und wenn Sie sich auf Facebook und Instagram konzentrieren wollen, ist die Meta Business Suite völlig ausreichend.

4- Antworten auf einfache Fragen Ihrer Besucher:innen

Sie haben bereits einen schönen FAQ-Teil (Frequently Asked Questions) auf Ihrer Website erstellt, aber es hilft nichts: Auf Ihren sozialen Netzwerken, per E-Mail oder Telefon tauchen immer wieder dieselben Fragen auf?
Installieren Sie einen Chatbot auf Ihrer Website und erstellen Sie verschiedene Szenarien, die auf dem Profil Ihrer Besucher oder Ihren Produkt-/ Dienstleistungstypen basieren. So können Sie die am häufigsten gestellten Fragen automatisch beantworten und den Besuchern gleichzeitig die Möglichkeit geben, mit einer Person aus Ihrem Team zu chatten, falls der:die Besucher:in keine Antwort findet. Hierfür können Sie z.B. das einfache, aber leistungsstarke Tool Manychat verwenden, das auch Messenger- oder Whatsapp-Chatbots bereitstellt.

5- Die Terminvereinbarung

Ob für Ihre potenziellen Kunden, Ihre tatsächlichen Kunden oder Ihre Kolleg:innen: Vermeiden Sie das Hin und Her per E-Mail, indem Sie ihnen vorschlagen, direkt online einen Termin zu vereinbaren. Sie können Ihren Kalender synchronisieren und dabei die Zeit im Blick behalten, indem Sie Zeitfenster mit der von Ihnen gewünschten Dauer vorschlagen. Sie können Details über die Art des Termins hinzufügen und sogar Fragen stellen, die Ihnen helfen, sich besser auf Ihr Treffen vorzubereiten. Calendly gibt es in einer kostenlosen Version, aber Google hat das Tool auch in seine Premiumversion (Google Workspace) integriert.

Kalendar

6- Die Generierung von Leads

Zu diesem Thema könnte man eindeutig einen ganzen Artikel schreiben, aber halten wir es hier kurz. Sie wissen bereits, wie Sie Ihre Terminvereinbarung automatisieren können. Sie können den Link zur Terminvereinbarung nun in eine ansprechende Landing Page einbauen, die Ihre Dienstleistung anpreist. Oder Sie bieten einen Lead Magnet (= eine Ressource, die Ihre potenziellen Kunden interessiert) zum Download an. Jetzt müssen Sie nur noch qualitativ hochwertigen Traffic auf Ihre Landing Page leiten, z.B. mithilfe einer Google-Ads-Kampagne, und das war's!
Sie haben einen tollen Weg gefunden, um automatisch qualitativ hochwertige Leads zu generieren!

7- Die Unterzeichnung Ihrer Verträge

Sobald Ihre potenziellen Kunden dank des Wegs, den Sie weiter oben eingerichtet haben, auf Sie zugekommen sind und Sie einige Termine hatten, müssen Sie diese nur noch zur Unterschrift bewegen. Und auch hier haben wir eine Lösung, die weniger als drei Minuten dauert und Ihre Konversionsrate um 45 % steigert: Ich nenne hier natürlich Yousign. Müssen Sie es erst selbst ausprobieren, bevor Sie es glauben? Starten Sie mit einer zweiwöchigen kostenlosen Probeversion und berichten Sie uns von Ihren Erfahrungen.

8- Kundenbewertungen sammeln

Zu guter Letzt noch ein Tipp: Vergessen Sie nicht, Ihre (zufriedenen) Kunden um ein Testimonial bzw. eine Bewertung zu bitten. Erstellen Sie hierfür eine kurze E-Mail mit einem Formular oder einem Link zur Abgabe einer Bewertung z.B. auf Ihrem Google My Business-Konto und schicken Sie diese an alle Ihre Kunden. Dies funktioniert auch, wenn Sie neue Kunden begrüßen, indem Sie ihnen automatisch eine oder mehrere E-Mails senden, in denen Sie ihnen Infomaterial zuschicken, Prozesse erklären, eine Minischulung anbieten usw.

Natürlich können Sie nicht all diese Aufgaben über Nacht automatisieren. Gehen Sie schrittweise vor, indem Sie sich z.B. ein Automatisierungsziel pro Woche setzen. Manchmal ist es schwierig, sich allein zu motivieren - wie wäre es, wenn Sie sich im Team gemeinsam ein Automatisierungsziel stecken?

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