Sicherlich haben Sie beim Thema Unterschriften schon die ausgefallensten Variationen an Verschnörkelungen, Abkürzungen und Konstruktionen gesehen. Häufig ist bei einer Unterschrift kaum mehr zu erkennen, wie der Name der Person eigentlich wirklich lautet. Hier stellt sich die Frage: Wann ist eine Unterschrift ungültig, wann ist sie rechtsgültig? Und wie sieht es mit dem digitalen Äquivalent, der e-Signatur, aus? Alle Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Artikel!
Die Unterschrift: Gesetzliche Grundlagen
Bevor wir näher beleuchten, welche Kriterien eine Unterschrift eigentlich erfüllen muss, um ungültig zu sein, sollten wir uns zunächst anschauen, was der Gesetzgeber unter einer Unterschrift versteht und wann diese zum Einsatz kommt.
Die deutsche Gesetzgebung sieht für Verträge zwar grundsätzlich die Formfreiheit vor, was bedeutet, dass die Vertragsparteien sich aussuchen können, in welcher Form sie einen Vertrag schließen möchten. Dies kann zum Beispiel mündlich, notariell, schriftlich oder per Handschlag geschehen.
Für einen Großteil der Verträge schreibt der Gesetzgeber allerdings die Schriftform vor. Der Grund dafür ist, dass einem Vertrag in der Regel mehr Sicherheit verliehen wird, wenn er mit einer gültigen Unterschrift versehen ist, da letztere einen Beweis für die Zustimmung zum Inhalt des Vertrags darstellt.
Mit Schriftform ist gemeint, dass ein Dokument mit Namensunterschrift (inklusive Familienname) oder notariell unterzeichnet wird, sodass der:die Unterzeichner:in dem Dokument eindeutig zugeordnet werden kann. Die gesetzlichen Regelungen für die Unterschrift befinden sich in § 126 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGG).
In diesem Paragrafen ist auch festgelegt, dass eine handschriftliche Unterschrift immer dann durch eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ersetzt werden kann, wenn das Gesetz keine anderen Vorgaben macht. Eine solche e-Signatur ist also genauso rechtsgültig wie eine händisch getätigte Unterschrift.
Rechtsgültigkeit vs. Beweiskraft
Grundsätzlich gilt: Ein Vertrag ist dann rechtsgültig, wenn er die gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen erfüllt. Wie bereits erwähnt, lässt die Gesetzgebung es in einigen Fällen offen, auf welche Art und Weise man einen Vertrag schließen möchte und wie unterschrieben werden kann.
Hier ist allerdings auch Vorsicht geboten: Nicht jede Unterschrift, die rechtsgültig ist, hat im Falle eines Rechtsstreits auch eine hohe Beweiskraft.
Nehmen wir das Beispiel einer eingescannten Unterschrift. So oder so ist eine gescannte Unterschrift NICHT rechtsgültig, wenn die Schriftform gefordert wird. Selbst wenn die Schriftform nicht verlangt wird, ist eine eingescannte Unterschrift als Kopie einer Originalunterschrift nicht zu empfehlen, da sie sehr leicht fälschbar und reproduzierbar ist. Das macht es Ihnen vor Gericht quasi unmöglich, zu beweisen, dass die Unterschrift tatsächlich von Ihnen getätigt wurde. Erfahren Sie in unserem Artikel “Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?” mehr zu diesem Thema.
Möchten Sie Ihre Dokumente rechtsverbindlich digital unterzeichnen, sollten Sie dafür besser eine Signatursoftware eines zertifizierten Vertrauensdiensteanbieters wie Yousign nutzen. Mehr dazu erfahren Sie im Laufe des Artikels.
Formale Regeln für rechtsgültige Unterschriften
Ob eine Unterschrift als ungültig oder rechtsgültig eingestuft wird, hängt davon ab, ob diese die formalen gesetzlichen Anforderungen für Unterschriften erfüllt oder nicht. Dabei wird zwischen formalen Anforderungen an handschriftliche Unterschriften und formale Anforderungen an elektronische Signaturen unterschieden:
Formale Anforderungen an handschriftliche Unterschriften
Damit eine Unterschrift fälschungssicher und schwer nachzuahmen ist, sollte diese zum einen aus einem individuellen, einmaligen und charakteristischen Schriftzug bestehen.
Zum anderen sollte aus der Unterschrift ein klarer Bezug zum Namen der unterzeichnenden Person hervorgehen. Die Unterschrift muss zwar nicht zwangsläufig lesbar sein, aber einzelne Buchstaben sollten erkennbar sein. Abgekürzte Buchstabenfolgen oder Namenskürzel sind daher nicht zulässig.
Damit eng im Zusammenhang steht eine weitere formale Anforderung an handschriftliche Unterschriften, die lautet, dass die Identität der unterschreibenden Person ausreichend gekennzeichnet werden muss.
Zu guter Letzt sollte eine handschriftliche Unterschrift den Willen, dem Inhalt des Dokuments zuzustimmen, widerspiegeln.
Wichtig ist, seine einmal festgelegte Unterschrift nicht ständig zu ändern, sondern möglichst immer gleich zu unterschreiben.
Formale Anforderungen an elektronische Signaturen
Die formalen Anforderungen an elektronische Signaturen unterscheiden sich stark von denen für handschriftliche Unterschriften. Der Hauptunterschied liegt darin, dass das Aussehen bei e-Signaturen keine Rolle spielt, während es bei händischen Unterschriften das Hauptkriterium ist.
Stattdessen sind es bei digitalen Unterschriften die beim Unterzeichnungsprozess aufgezeichneten Daten, die einer e-Signatur ihre Rechtsgültigkeit verleihen. Da es keine Vorschriften in Bezug auf das Aussehen der Signaturen gibt, müssen e-Signaturen in erster Linie rechtliche und technische Anforderungen erfüllen.
In rechtlicher Hinsicht müssen elektronische Unterschriften von Vertrauensdiensteanbietern die europäischen eIDAS-Vorschriften sowie die deutschen Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten.
Technisch gesehen sollten digitale Signaturen es ermöglichen, die Identität des Unterzeichners bzw. der Unterzeichnerin nachweisbar zu machen. Außerdem sollte die Integrität und Authentizität des Dokuments gesichert werden. Das bedeutet, dass gewährleistet werden muss, dass das Dokument echt ist und seit der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde.
Es gibt verschiedene Maßnahmen, die dafür sorgen, dass diese Kriterien erfüllt werden. Die Identität der unterzeichnenden Person wird durch die Generierung einer sogenannten Nachweisdatei gewährleistet, in der die wichtigsten Informationen (Zeitstempel, Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) des Unterzeichnungsprozesses aufgezeichnet werden. Um das Dokument unwiderruflich mit dem Unterzeichner bzw. der Unterzeichnerin zu verbinden, wird mithilfe eines Algorithmus zudem ein Hash-Wert generiert. Zusätzlich dazu beruhen e-Signaturen auf dem Prinzip einer kryptografischen, asymmetrischen Verschlüsselung. Hierbei werden Daten, die für die digitale Signatur benötigt werden, verschlüsselt, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Wann ist eine Unterschrift ungültig?
Wie bereits erwähnt, ist eine Unterschrift dann ungültig, wenn sie die gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen, die wir im vorigen Abschnitt erläutert haben, nicht erfüllt.
Damit Sie sich besser vorstellen können, wie dies in der Praxis aussieht, geben wir Ihnen im Folgenden konkrete Beispiele für ungültige (elektronische) Unterschriften.
Beispiel: So sieht eine ungültige Unterschrift aus
Ungültige handschriftliche Unterschriften
Ein Beispiel für eine ungültige handschriftliche Unterschrift ist beispielsweise ein Schriftzug, der Handzeichen, Kreuze oder Abkürzungen enthält, die den vollständigen Namen der unterzeichnenden Person nicht erkennbar machen. Ausnahmen gelten in diesem Fall nur für Menschen, die nicht lesen oder schreiben können.
Auch eine Unterschrift, die nicht aus einem individuellen, einmaligen und charakteristischen Schriftzug, sondern beispielsweise lediglich aus einem einzelnen Punkt oder Strich besteht, ist ebenfalls ungültig.
Unterschriften, die klar ersichtlich aus Zwang, Bestechung, Drohung oder Spaß entstanden sind, zählen auch nicht als gültige Unterschriften.
Gut zu wissen
Auch Firmenstempel oder Faksimile-Stempel sind keine rechtsgültigen Unterschriften. Erfahren Sie in unserem Artikel "Faksimile: Das versteht man unter einer faksimilierten Unterschrift" mehr zu diesem Thema.
Ungültige elektronische Signaturen
Digitale Unterschriften, die die rechtlichen Anforderungen der eIDAS-VO und der DSGVO nicht erfüllen und/oder die technischen Anforderungen (Gewährleistung der Identität der Unterzeichner:innen sowie der Integrität und Authentizität des Dokuments) nicht einhalten, gelten als ungültige elektronische Signaturen.
Dies ist zum Beispiel bei abfotografierten oder eingescannten handschriftlichen Unterschriften der Fall:
Gut zu wissen
Viele Menschen denken fälschlicherweise, dass es bei elektronischen Unterschriften darum geht, die handschriftliche Unterschrift so gut es geht digital nachzuahmen. Tatsächlich ist es aber so, dass bei e-Signaturen nicht das Aussehen der Signatur, sondern die beim Unterzeichnungsprozess aufgezeichneten Daten für die Rechtsgültigkeit der Signatur sorgen.
Erhalten Sie in der untenstehenden Infografik noch einmal eine Übersicht darüber, weshalb solche Signaturen so viel weniger Rechtsgültigkeit und Beweiskraft haben als elektronische Signaturen von Vertrauensdiensteanbietern wie Yousign:
Ungültige Unterschriften vermeiden: Rechtsgültig elektronisch unterschreiben
Ob eine Unterschrift ungültig oder rechtsgültig ist, hängt also davon ab, ob sie die gesetzlichen formalen Anforderungen erfüllt oder nicht. Während bei handschriftlichen Unterschriften vorwiegend äußerliche Merkmale zählen, kommt es bei der elektronischen Signatur hauptsächlich auf technische und rechtliche Kriterien an.
Der große Vorteil der e-Signatur ist, dass sie durch die Erstellung von Nachweisdatei und Hash-Wert sowie das Prinzip der kryptografischen Verschlüsselung ein sehr hohes Sicherheitsniveau aufweist. Im Gegensatz zur handschriftlichen Unterschrift können im Falle eines Rechtsstreits daher deutlich mehr Beweise für das Leisten einer e-Signatur herangezogen werden. Und ganz nebenbei können auch noch Zeit und Kosten gespart werden!
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FAQ zum Thema “Wann ist eine Unterschrift ungültig?
Was ist eine rechtsverbindliche Unterschrift?
Eine rechtsverbindliche Unterschrift liegt vor, wenn diese die rechtlichen Anforderungen des deutschen Gesetzgebers erfüllt. Ist laut § 126 BGB die Schriftform erforderlich, muss das jeweilige Dokument mit Namensunterschrift unterzeichnet, als notarielle Urkunde erstellt oder mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) versehen werden. Während bei der handschriftlichen Unterschrift das Aussehen bestimmt, ob diese rechtsverbindlich ist, sind es bei einer elektronischen Signatur die aufgezeichneten Daten, die der Signatur die Rechtsgültigkeit verleihen.
Wie sieht eine rechtsgültige Unterschrift aus?
Eine rechtsgültige, händisch getätigte Unterschrift sollte einen individuellen Schriftzug haben, die Identität der unterzeichnenden Person erkennbar machen, einen klaren Bezug zum Namen der Person aufweisen und eine Willensbekundung deutlich machen. Eine elektronische Unterschrift muss die Vorschriften der eIDAS-VO und der DSGVO einhalten, einen Nachweis über die Identität der unterschreibenden Person gewährleisten und die Authentizität und Integrität des Dokuments in technischer Hinsicht sichern.
Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?
Nein. Bei einer eingescannten Unterschrift handelt es sich um eine digitale Kopie der originalen Unterschrift. Diese erfüllt nicht das Schriftformerfordernis gemäß § 126 BGB und sollte auch sonst nicht verwendet werden, da sie einfach zu fälschen und beliebig oft, auch unwillentlich und von fremden Personen, reproduziert werden kann. Möchten Sie rechtskräftig elektronisch unterschreiben, empfiehlt Ihnen Yousign, die Software eines zertifizierten Vertrauensdiensteanbieters zu verwenden.
Ab wann ist eine Unterschrift ungültig?
Eine mit der Hand und auf Papier erstellte Unterschrift ist beispielsweise dann ungültig, wenn sie Handzeichen, Kreuze oder Abkürzungen enthält, nicht den vollen Namen erkennen lässt, fehlende Individualität aufweist oder aus Zwang, Bestechung, Drohung oder Witz entstanden ist. Ungültige elektronische Signaturen sind zum Beispiel abfotografierte oder gescannte Unterschriften, die die technischen und rechtlichen Anforderungen laut eIDAS-Verordnung und DSGVO nicht einhalten.
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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dies kein Ersatz für eine Rechtsberatung.
