Rechtsgültigkeit von Signaturen: Wann ist eine Unterschrift ungültig?

Sicherlich haben Sie beim Thema Unterschriften schon die ausgefallensten Variationen an Verschnörkelungen gesehen. Häufig ist bei einer Unterschrift kaum mehr zu erkennen, wie der Name der Person eigentlich wirklich lautet. Hier stellt sich die Frage: Wann ist eine Unterschrift ungültig, wann ist sie rechtsgültig? Und wie sieht es mit dem digitalen Äquivalent, der e-Signatur, aus? Alle Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Artikel!

Die deutsche Gesetzgebung sieht für Verträge zwar grundsätzlich die Formfreiheit vor, was bedeutet, dass die Vertragsparteien sich aussuchen können, in welcher Form sie einen Vertrag schließen möchten. Dies kann zum Beispiel mündlich, notariell, schriftlich oder per Handschlag geschehen.

Für einen Großteil der Verträge schreibt der Gesetzgeber allerdings die Schriftform vor. Der Grund dafür ist, dass einem Vertrag in der Regel mehr Sicherheit verliehen wird, wenn er mit einer gültigen Unterschrift versehen ist, da letztere einen Beweis für die Zustimmung zum Inhalt des Vertrags darstellt.

Über die neuen Regelungen für Arbeitsverträge, die im Bürokratieentlastungsgesetz IV bestimmt sind, werden Sie hier informiert.

Mit Schriftform ist gemeint, dass ein Dokument mit Namensunterschrift (inklusive Familienname) oder notariell unterzeichnet wird, sodass der:die Unterzeichner:in dem Dokument eindeutig zugeordnet werden kann. Die gesetzlichen Regelungen für die Unterschrift befinden sich in § 126 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGG). 

In diesem Paragrafen ist auch festgelegt, dass eine handschriftliche Unterschrift immer dann durch eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ersetzt werden kann, wenn das Gesetz keine anderen Vorgaben macht. Eine solche e-Signatur ist also genauso rechtsgültig wie eine händisch getätigte Unterschrift.

Grundsätzlich gilt: Ein Vertrag ist dann rechtsgültig, wenn er die gesetzlichen Vorschriften erfüllt. 

Hier ist allerdings auch Vorsicht geboten: Nicht jede Unterschrift, die rechtsgültig ist, hat im Falle eines Rechtsstreits auch eine hohe Beweiskraft. 

Nehmen wir das Beispiel einer eingescannten Unterschrift. 

Selbst wenn die Schriftform nicht verlangt wird, ist eine eingescannte Unterschrift als Kopie einer Originalunterschrift nicht zu empfehlen, da sie sehr leicht fälschbar und reproduzierbar ist. Das macht es Ihnen vor Gericht quasi unmöglich, zu beweisen, dass die Unterschrift tatsächlich von Ihnen getätigt wurde. Erfahren Sie in unserem Artikel “Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?” mehr zu diesem Thema.

Möchten Sie Ihre Dokumente rechtsverbindlich digital unterzeichnen, sollten Sie dafür besser eine Signatursoftware eines zertifizierten Vertrauensdiensteanbieters wie Yousign nutzen.

Damit eine Unterschrift fälschungssicher und schwer nachzuahmen ist, sollte diese zum einen einen individuellen, einmaligen und charakteristischen Schriftzug besitzen.

Zum anderen sollte aus der Unterschrift ein klarer Bezug zum Namen der unterzeichnenden Person hervorgehen. Die Unterschrift muss zwar nicht zwangsläufig lesbar sein, aber einzelne Buchstaben sollten erkennbar sein. Abgekürzte Buchstabenfolgen oder Namenskürzel sind daher nicht zulässig.

Damit im Zusammenhang steht eine weitere formale Anforderung an händische Signaturen, die lautet, dass die Identität der unterschreibenden Person ausreichend gekennzeichnet werden muss.

Zu guter Letzt sollte eine handschriftliche Unterschrift den Willen, dem Inhalt des Dokuments zuzustimmen, widerspiegeln.

Wichtig ist, seine einmal festgelegte Unterschrift nicht ständig zu ändern, sondern möglichst immer gleich zu unterschreiben.

Die formalen Ansprüche an elektronische Signaturen unterscheiden sich stark von denen für händische Signaturen. Der Hauptunterschied liegt darin, dass das Aussehen bei e-Signaturen keine Rolle spielt, während es bei händischen Unterschriften das Hauptkriterium ist. 

Stattdessen sind es bei digitalen Unterschriften die während des Unterzeichnens gespeicherten Daten, die einer e-Signatur ihre Gültigkeit verleihen.

In rechtlicher Hinsicht müssen elektronische Unterschriften von Vertrauensdiensteanbietern die europäischen eIDAS-Vorschriften sowie die deutschen Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten.

Technisch gesehen sollten digitale Signaturen es ermöglichen, die Identität des Unterzeichners bzw. der Unterzeichnerin nachweisbar zu machen. Außerdem sollte die Integrität und Authentizität des Dokuments gesichert werden. Das bedeutet, dass gewährleistet werden muss, dass das Dokument echt ist und seit der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde.

Die Identität der unterzeichnenden Person wird durch die Generierung einer sogenannten Nachweisdatei gewährleistet, in der die wichtigsten Informationen (Zeitstempel, Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) des Unterzeichners gespeichert werden. Um das Dokument unwiderruflich mit dem Unterzeichner bzw. der Unterzeichnerin zu verbinden, wird mithilfe eines Algorithmus zudem ein fälschungssicherer Hash-Wert generiert.

Zusätzlich beruhen e-Signaturen auf dem Prinzip einer kryptografischen, asymmetrischen Verschlüsselung. Hierbei werden Daten, die für die digitale Signatur benötigt werden, verschlüsselt, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Wie bereits erwähnt, ist eine Unterschrift dann ungültig, wenn sie die gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen, die wir im vorigen Abschnitt erläutert haben, nicht erfüllt.

Damit Sie sich besser vorstellen können, wie dies in der Praxis aussieht, geben wir Ihnen im Folgenden konkrete Beispiele für ungültige (elektronische) Unterschriften.

Ein Beispiel für eine ungültige handschriftliche Unterschrift ist beispielsweise ein Schriftzug, der Handzeichen, Kreuze oder Abkürzungen enthält, die den vollständigen Namen der unterzeichnenden Person nicht erkennbar machen. Ausnahmen gelten in diesem Fall nur für Menschen, die nicht lesen oder schreiben können. 

Auch eine Unterschrift, die nicht aus einem individuellen, einmaligen und charakteristischen Schriftzug, sondern beispielsweise lediglich aus einem einzelnen Punkt oder Strich besteht, ist ebenfalls ungültig.

Unterschriften, die klar ersichtlich aus Zwang, Bestechung, Drohung oder Spaß entstanden sind, zählen auch nicht als gültige Unterschriften.

Digitale Unterschriften, die die rechtlichen Anforderungen der eIDAS-VO und der DSGVO nicht erfüllen und/oder die technischen Anforderungen (Gewährleistung der Identität der Unterzeichner:innen sowie der Integrität und Authentizität des Dokuments) nicht einhalten, gelten als ungültige elektronische Signaturen.

Dies ist zum Beispiel bei abfotografierten oder eingescannten handschriftlichen Unterschriften der Fall:

Erhalten Sie in der untenstehenden Infografik noch einmal eine Übersicht darüber, weshalb solche Signaturen so viel weniger Rechtsgültigkeit und Beweiskraft haben als elektronische Signaturen von Vertrauensdiensteanbietern wie Yousign:

Der große Vorteil von elektronischen Signaturen ist, dass sie durch die Erstellung von Nachweisdateien und Hash-Werten sowie dem Prinzip der kryptografischen Verschlüsselung ein sehr hohes Sicherheitsniveau aufweisen. Im Gegensatz zur handschriftlichen Unterschrift können im Falle eines Rechtsstreits daher deutlich mehr Beweise für das Leisten einer e-Signatur herangezogen werden. Ganz nebenbei können auch noch Zeit und Kosten gespart werden! 

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Elektronische Signaturen sind in den meisten Bereichen rechtlich anerkannt. Die Qualifizierte Elektronische Signatur gilt sogar als gleichwertig zur traditionellen Unterschrift, sofern sie die vorgeschriebenen Anforderungen erfüllen. Einige typische Szenarien sind:

• Vertragsabschlüsse im E-Commerce: Beim Online-Shopping oder bei der Buchung von Dienstleistungen werden häufig Einfache Elektronische Signaturen genutzt, um Kauf- oder Dienstleistungsverträge rechtskräftig zu bestätigen.
• Arbeitsverträge: Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen können Arbeitsverträge oder Zusatzvereinbarungen mit Qualifizierten Elektronischen Signaturen (QES) unterzeichnen, wodurch diese rechtlich sicher werden.
• Finanzdienstleistungen: Banken und Versicherungen verwenden elektronische Signaturen, um Verträge für Kredite, Konten oder Policen schnell und sicher abzuwickeln.
• Behördliche Dokumente: In Deutschland können viele Anträge und Erklärungen, wie Steuererklärungen oder Handelsregistereintragungen, digital mit einer QES eingereicht werden.
• Gesellschaftsrechtliche Dokumente: Dokumente wie Gründungsverträge, Gesellschafterbeschlüsse oder Änderungen von Unternehmensdaten können häufig mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur unterzeichnet werden.

Trotz ihrer zunehmenden Verbreitung und rechtlichen Anerkennung gibt es auch Herausforderungen bei der Nutzung elektronischer Signaturen:

• Technische Hürden: Elektronische Signaturen zu verwenden ist sehr einfach. Jedoch ist die Software dahinter komplex. Sollten einmal technische Hürden auftreten, hilft das Supportteam von Yousign schnell und effizient.
• Kompatibilitätsfragen: Unterschiedliche Standards und Plattformen können dazu führen, dass elektronische Signaturen nicht immer systemübergreifend erkannt werden.
• Rechtsrahmen: Obwohl eIDAS in Europa einen einheitlichen Standard bietet, können Unterschiede in den nationalen Vorschriften zu Unsicherheiten führen.

Sicherheitsrisiken: Elektronische Signaturen sind in der Regel sicherer als händische Unterschriften, jedoch gilt dies nur für zertifizierte Anbieter. Achten Sie also immer darauf, dass der Anbieter, den Sie wählen, eIDAS zertifiziert ist. Damit haben Sie im europäischen Raum garantiert Rechtssicherheit.

Um elektronische Signaturen rechtssicher und effektiv einzusetzen, sollten die folgenden Best Practices beachtet werden:

1. Verwendung zertifizierter Vertrauensdiensteanbieter: Diese Anbieter stellen sicher, dass Signaturen den eIDAS-Anforderungen entsprechen und höchsten Sicherheitsstandards genügen.
2. Schulung und Information: Informieren Sie alle Beteiligten über die rechtlichen Anforderungen und den korrekten Umgang mit elektronischen Signaturen.
3. Datenschutz gewährleisten: Achten Sie darauf, dass die Speicherung und Verarbeitung der Daten den Vorgaben der DSGVO entspricht.

Regelmäßige Überprüfung: Aktualisieren Sie Ihre Signatur-Software, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen.

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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dies kein Ersatz für eine Rechtsberatung.