Elektronische Signatur: Von neuen Anforderungen an Arbeitsverträge profitieren

Es ändert sich viel für deutsche Arbeitgeber und ihre HR-Abteilungen. Der Bundesrat hat am 18.10.2024 dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) zugestimmt. Das war die letzte legislative Hürde für das Gesetz, nun steht der vollständigen Digitalisierung von deutschen Personalabteilungen nichts mehr im Weg. Eine der wichtigsten Änderungen für Arbeitgeber ist die Schaffung der Möglichkeit, rein digitale Arbeitsverträge abzuschließen. Wir informieren hier im Blog über die wesentlichen Anpassungen und was es in der Praxis zu beachten gilt.

Ja, mit dem aktuellen, vom Bundesrat bestätigten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG), das zuvor im Bundestag beschlossen worden war, ist künftig der vollständig digitalisierte Arbeitsvertrag gültig. Der Arbeitgeber muss nun keine Version in Papierform mehr vorhalten, wodurch ein analoger Unterschriftenzirkel sowie Versand- und Lagerkosten entfallen. Das Nachweisgesetz ist dahingehend angepasst worden, dass der Nachweis, den der Argbeitgeber erbringen muss, rein digital bestehen kann. Einen Vertrag auf Papier zu bringen, ist nun nicht mehr notwendig.

Arbeitsverträge sollen nun einfach per E-Mail abgeschlossen werden können. Durch die Anpassungen im Bürokratieentlastungsgesetz wird das deutsche Recht weiter in Richtung Digitalisierung modernisiert. Die zuvor verschärften Vorschriften von 2022 hatten es nicht zugelassen, dass ein Arbeitsvertrag, der lediglich per E-Mail verschickt wurde, Rechtsgültigkeit erhielt. Dieser Wandel, von der Schriftform hin zur Textform, ermöglicht es nun künftig vielen Personalabteilungen, das papierbasierte Büro vollständig abzuschaffen und das Dokumentenmanagement ausschließlich digital zu gestalten.

Unternehmen, die ihre Seriosität unter Beweis stellen und ihren Mitarbeitern eine schnelle sowie rechtssichere Vertragsabwicklung anbieten wollen, können dies mithilfe der Anwendungen von Yousign realisieren. Yousign ermöglicht es, den gesamten Prozess von der Vertragserstellung über den Online-Versand bis hin zur elektronischen Unterschrift und der digitalen Archivierung der Verträge zu optimieren.

Dank der benutzerfreundlichen Plattform können Personalabteilungen effizienter arbeiten und die Zeitspanne zwischen der Vertragsgestaltung und dem endgültigen Abschluss erheblich verkürzen. Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) stellt dabei sicher, dass alle Verträge rechtsgültig sind, während die digitalen Archivierungsfunktionen eine einfache und sichere Aufbewahrung der Dokumente gewährleisten. Dies führt nicht nur zu einer erhöhten Effizienz, sondern auch zu einer positiven Erfahrung für die Mitarbeiter, da sie in einem modernen und digitalen Umfeld arbeiten.

Auch für Minijobs greift das Bürokratieentlastungsgesetz IV und bringt wesentliche Erleichterungen mit sich. Ebenso wie bei Vollzeitbeschäftigungen soll es nun möglich sein, Arbeitsverträge für Minijobs vollständig digital abzuwickeln. Das bedeutet, dass der gesamte Prozess – von der Erstellung des Vertrags bis zur Unterschrift – digital gestaltet werden kann, ohne dass eine analoge Form notwendig ist.

Dies ist besonders attraktiv für Wirtschaftszweige, in denen Minijobs häufig zum Einsatz kommen, wie im Einzelhandel, der Gastronomie oder im Veranstaltungssektor. Unternehmen, die auf kurzfristige oder flexible Arbeitskräfte angewiesen sind, können somit Zeit sparen und den administrativen Aufwand deutlich verringern. In vielen dieser Sektoren ist für den Arbeitgeber jedoch Vorsicht geboten. Denn Bereiche, die besonders anfällig für Schwarzarbeit sind, müssen zwingend auf die Verwendung der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) zurückgreifen. Diese rechtliche Sicherheitsmaßnahme sorgt dafür, dass Verträge zweifelsfrei rechtsgültig und sicher abgeschlossen werden, und schützt sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber vor rechtlichen Risiken.

Die Qualifizierte Elektronische Signatur bietet eine höhere Sicherheit, da sie den Vertragsparteien ermöglicht, ihre Identität zweifelsfrei nachzuweisen und den gesamten Unterschriftsprozess digital zu dokumentieren. Gerade in Branchen, in denen häufig Arbeitsverträge kurzfristig und für geringe Zeiträume geschlossen werden, ist die Verwendung der QES ein wichtiger Schritt, um potenziellen Missbrauch zu verhindern und den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Befristete Arbeitsverträge müssen nach § 14 TzBfG weiterhin in Schriftform abgefasst werden. Dies gilt auch für Sektoren, die vermehrt von Schwarzarbeit betroffen sind, was etwa auf das Baugewerbe zutrifft. Das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass der Arbeitsvertrag nicht digital geschlossen wird. Auch eine digitale Lösung ist möglich, wenn der Vertrag mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur geschlossen wird. Verträge, die so unterschrieben werden, sind der Schriftform rechtlich gleichgestellt.

Die Qualifizierte Elektronische Signatur wird einfach auf ein Dokument gesetzt, beispielsweise auf eine PDF-Datei, die bequem per E-Mail verschickt werden kann. Auf diese Weise haben beide Vertragspartner Einsicht in das Originaldokument, und Yousign speichert es dezentral in der Cloud ab. Dadurch wird die Dokumentationspflicht erfüllt, und es besteht die Sicherheit, dass die Unverändertheit des Vertrages gewährleistet ist.

Diese digitale Lösung bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch eine benutzerfreundliche Handhabung. Beide Parteien können jederzeit auf das unterzeichnete Dokument zugreifen, was den gesamten Prozess transparent und nachvollziehbar macht. Die Nutzung der Qualifizierten Elektronischen Signatur minimiert zudem das Risiko von Fehlern und Missverständnissen. Mit Yousign wird die Vertragsabwicklung nicht nur effizient, sondern auch zukunftssicher gestaltet.

Es gibt kostenlose digitale Unterschriften, diese sollten jedoch nicht mit einer rechtskräftigen elektronischen Signatur verwechselt werden, von der es drei Sicherheitsstufen gibt: die Einfache, die Fortgeschrittene und die Qualifizierte Elektronische Signatur.

Dank der neuen Gesetzesänderung ist es nun nicht mehr zwingend notwendig, die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) bei allen Arten von digitalen Arbeitsverträgen zu verwenden. Dennoch können Arbeitgeber, die auf Nummer sicher gehen möchten und rechtliche Schwierigkeiten vorbeugen wollen, in Betracht ziehen, die QES dennoch zu nutzen.

Da die Qualifizierte Elektronische Signatur ein hohes Maß an Sicherheit bietet und der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist, gibt es hier keine Grauzone in der Rechtsprechung. Daran ändern auch neue Anwendungsfälle nichts, die mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV entstehen.

Zwar gibt es manche Kritiker, deren Anforderungen die online Form nicht genügt, da sie befürchten, dass nachträglich Änderungen im Vertrag vorgenommen werden könnten. Doch mit Lösungen wie der von Yousign ist dies in der Praxis nahezu ausgeschlossen. Insbesondere durch die Verwendung der Qualifizierten Elektronischen Signatur bietet Yousign in den meisten Fällen sogar eine höhere Sicherheit als Papierdokumente.

Dank der digitalen Sicherungsmechanismen wird gewährleistet, dass keine unbemerkten Änderungen am Vertrag vorgenommen werden können, und jede Signatur rechtlich nachvollziehbar dokumentiert wird. Damit stellt die online Form für viele Unternehmen und Arbeitnehmer eine zuverlässige und sichere Alternative zur traditionellen Papierform dar.

Wenn Sie Verträge digital unterschreiben möchten, insbesondere wenn es um Arbeitsverträge geht, erhalten Sie durch die Zustimmung des Bundesrats zum Bürokratieentlastungsgesetz IV mehr rechtliche Freiheiten als zuvor. Diese Gesetzesänderung ermöglicht es Unternehmen, Arbeitsverträge vollständig digital abzuwickeln, sodass eine Version auf Papier nicht mehr notwendig ist, was auch aus Umwelt- und PR-Gründen relevant ist.

Dank dieser neuen Regelungen können Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Vertragsabschluss effizienter und flexibler gestalten. Der Einsatz von digitalen Signaturen, einschließlich der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES), garantiert die Rechtsgültigkeit der Verträge und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Die Möglichkeit, Verträge online zu erstellen, zu versenden und zu unterzeichnen, bedeutet nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis, sondern auch eine Reduzierung des Papieraufwands. Dies ist besonders vorteilhaft für Personalabteilungen, die ihre Prozesse modernisieren und effizienter gestalten möchten. Mit diesen rechtlichen Freiheiten wird die Digitalisierung im Arbeitsrecht vorangetrieben, was sowohl den Unternehmen als auch ihren Mitarbeitern zugutekommt.