Die versteckten Kosten der Nicht-Einführung von Yousigns QES 

Wenn Sie noch nicht auf elektronische Signaturen umgestiegen sind und auch die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) noch nicht Teil Ihres Geschäftsalltags ist, dann sind Sie sich vermutlich auch nicht dessen bewusst, was Ihnen entgeht. Ganz nach dem Motto: Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß.

Tatsächlich sollten Sie als Nicht-Nutzer:in der QES aber eine sogenannte “FOMO” (Fear Of Missing Out = die Angst, etwas zu verpassen) verspüren. Denn: Die Qualifizierte Elektronische Unterschrift bietet einige Vorteile, auf die Sie gewiss nicht verzichten möchten. 

Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Zeit-, Kosten-, Effizienz-, Sicherheits- und Produktivitätseinbußen Sie einfahren, wenn Sie nicht auf die Qualifizierte e-Signatur umsteigen und weiterhin handschriftlich unterschreiben.

Vielleicht wissen Sie bereits, dass es in der Welt der e-Signaturen drei verschiedene Unterschriftenniveaus gibt: Die Einfache Elektronische Signatur (EES), die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) und die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Diese Signaturniveaus weisen in gewissen Punkten Unterschiede zueinander auf und jede Signatur kennzeichnet sich durch bestimmte Eigenschaften.

Werfen wir also einen näheren Blick auf die e-Signatur mit dem höchsten Sicherheitsniveau: Die Qualifizierte e-Signatur. Die Sicherheit der QES ist deshalb so hoch, weil Unterzeichnende sich identifizieren, bevor Sie ein Dokument signieren. Dies geschieht bei Yousign mithilfe des AutoIdent-Verfahrens, d.h. die unterzeichnende Person identifiziert sich autonom per Video, indem Sie ihr Ausweisdokument und ihr Gesicht filmt. Wie genau die Erstellung einer QES abläuft, sehen Sie in dem unten stehenden Video.

Die deutsche Gesetzgebung hat mit § 126 BGB festgelegt, dass die Qualifizierte Elektronische Signatur eine handschriftliche Unterschrift immer dann ersetzen kann, wenn das Gesetz keine anderen Richtlinien vorgibt. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass eine QES das rechtliche Äquivalent zur händischen Unterschrift ist und damit das Schriftformerfordernis erfüllt. 

Ein weit verbreitetes Vorurteil gegenüber e-Signaturen ist, dass sie nicht rechtssicher wären. Dieses Argument kann zum einen dadurch ausgehebelt werden, als dass e-Signaturen, und damit auch die QES, auf einem Verfahren kryptografischer Verschlüsselung basieren, bei dem die Daten des Unterzeichnungsprozesses sicher verschlüsselt werden. Außerdem wird bei der Erstellung ein Hash-Wert generiert, mithilfe dessen ein nachträgliches Bearbeiten des Dokuments sichtbar gemacht werden kann. Auf diese Weise werden Integrität und Authentizität des Dokuments gewährleistet.

Zudem gilt es für Vertrauensdiensteanbieter wie Yousign strenge rechtliche Vorschriften einzuhalten, wie z.B. die europäische eIDAS-Verordnung und die deutsche Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Alle Produkte, die von Yousign angeboten werden, wurden von Zertifizierungsstellen geprüft und anschließend zertifiziert. Die Qualifizierte e-Signatur von Yousign ist also 100 % rechtlich bindend und in ganz Europa anerkannt.

Normalerweise wird für jede erstellte e-Signatur eine Nachweisdatei erstellt, die wichtige Informationen zum Unterzeichnungsprozess, wie z.B. IP-Adresse, Zeitstempel, etc., enthält. Diese Datei dient vor Gericht als Beweismittel dafür, DASS eine Person ein Dokument unterzeichnet hat. Bei der QES hingegen ist keine Nachweisdatei nötig, denn es gilt die Beweisumkehr. Das bedeutet, dass bewiesen werden muss, dass eine Person NICHT unterzeichnet hat. Sofern unser Partner Swisscom ITSF, mit dem Yousign beim Thema Qualifizierter Elektronischer Signatur zusammenarbeitet, nicht beweist, dass ihn kein Verschulden trifft, haftet er Ihnen gegenüber unbeschränkt für Schäden, die Sie erleiden, weil Swisscom ITSF den Pflichten aus der eIDAS-Verordnung schuldhaft nicht nachgekommen ist. Sie können sich dies wie eine Art Versicherungsprämie vorstellen, die in dem Preis einer QES enthalten ist.

Vergleichen wir die Qualifizierte Elektronische Signatur nun mit einer handschriftlichen Unterschrift: Während man bei Yousigns QES den Hash-Wert als Beweismittel und die Versicherungsprämie als Absicherung hat, haben Sie bei der handschriftlichen Unterschrift keinerlei Beweise dafür, dass Sie ein Dokument unterzeichnet haben und müssen im Falle eines Rechtsstreits selbst die Kosten tragen. 

Das heißt im Umkehrschluss: Ohne QES haben Sie weniger Rechtsgültigkeit und Sicherheit für Ihre Verträge.

Abgesehen davon entgeht Ihnen eine große Zeit- und Kostenersparnis, wenn Sie weiterhin handschriftlich unterzeichnen und nicht auf die Qualifizierte Elektronische Unterschrift umsteigen.

Überlegen Sie nur, wie viel Zeit und Kosten alleine dafür aufgewendet werden, Dokumente auszudrucken, sie einzuscannen und/oder postalisch zu versenden. Da kann es teilweise mehrere Tage oder gar Wochen dauern, bis ein Vertrag schlussendlich von allen Parteien unterschrieben worden ist. Und auch die Kosten für Papier, Scanner, Druckertinte, Porto und papierbasierte Archivierung sind nicht zu unterschätzen. Mal ganz abgesehen von den Kosten für die Arbeitszeit, die Ihre Mitarbeitenden für diese administrativen Aufgaben aufwenden müssen.

Mithilfe der Qualifizierten Unterschrift und des AutoIdent-Verfahrens ist eine Unterschrift bereits nach wenigen Minuten gesetzt und kann vollkommen zeit- und ortsunabhängig erstellt werden. Sobald man sich einmal identifiziert hat, ist es bei den Unterschriften in den nächsten zwei Jahren außerdem nicht nötig, den ID-Verifizierungsprozess noch einmal durchzuführen. In diesem Fall verifiziert man seine Identität nur noch mit einem SMS-Einmalpasswort.

Schaut man sich an, wie viele Prozesse in Unternehmen dank der Digitalisierung ohnehin schon auf digitalem Wege laufen, so ist die Umstellung auf elektronische Unterschriften die einzig logische Konsequenz. 

Denken Sie doch zum Beispiel nur an einen ganz banalen Prozess, den es in jedem Unternehmen gibt: Die Einstellung neuer Mitarbeitender. Sie veröffentlichen Ihre Stellenausschreibungen online auf verschiedenen Portalen, kontaktieren Bewerbende anschließend per E-Mail und führen Bewerbungsgespräche per Videokonferenz. Es liegt auf der Hand, auch den letzten Schritt, also die Vertragsabwicklung, mit der Qualifizierten Elektronischen Unterschrift zu digitalisieren. 

Sich gegen die Qualifizierte Elektronische Signatur zu entscheiden, bedeutet, bares Geld auf dem Tisch liegenzulassen. 

Die QES lässt Sie Zeit sowie Kosten einsparen, sie erhöht die Rechtsgültigkeit und Sicherheit Ihrer Verträge, steigert Produktivität und Effizienz und verbessert die Nutzererfahrung. Durch diese Vorteile erlangen Sie einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz und erleichtern sich, Ihren Mitarbeitenden, Partner:innen und Kund:innen den täglichen Geschäftsalltag. 

Zögern Sie nicht länger und steigen Sie schon heute auf die Qualifizierte Elektronische Signatur um. Kontaktieren Sie jetzt unsere e-Signatur-Expert:innen.👇🏼