Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

KMU digitalisieren

5 min

[Quiz] Wie fit sind Sie beim Thema Digitalisierung?

Quiz zur Digitalisierung
Mona Gottlob

Mona Gottlob

Content Manager DACH@Yousign

Illustration: Pauline Parisot

Übersicht

Schon seit fast drei Jahren hören Sie nun schon davon: Seit den Lockdowns während der Corona-Pandemie ist das Thema Digitalisierung in aller Munde. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen war der Grad der Digitalisierung ausschlaggebend dafür, wie gut diese Firmen die Pandemie überstehen konnten. 

Nun ist es endlich an der Zeit, Ihr Wissen über die Digitalisierung zu testen!

Was genau versteht man unter der “Digitalisierung”?

Es ist eine Sache zu wissen, dass es sie gibt - aber eine andere Sache ist es, die Definition von dem Phänomen “Digitalisierung” zu kennen.
Heutzutage wird viel über Digitalisierung gesprochen, aber viele wissen gar nicht, was genau damit eigentlich gemeint ist. Natürlich kann man aus dem Begriff Digitalisierung das Adjektiv digital ableiten, aber dieser kurze Ausflug in die Etymologie des Wortes reicht wohl nicht aus, diesen heute so gängigen Begriff wirklich zu definieren.

Was ist also Digitalisierung?

Sehen wir uns zu Beginn einen anderen Begriff im Deutschen an. 

Kryptischer Code

Der Begriff Digitalisierung kommt vom englischen Begriff digitization und dieser wiederum von dem englischen Begriff digit, der Zahl. Der Begriff beschreibt also den Prozess der Umwandlung von Informationen in ein digitales (d.h. computerlesbares) Format.

Die Digitalisierung beschreibt daher die logische Weiterentwicklung der Gesellschaft und deren manueller Prozesse in Richtung der Computertechnik im Allgemeinen und des Internets im Speziellen. 

Mit der Entstehung des World Wide Web wurden immer mehr Vorgänge, die früher mit Hilfe von Papier getätigt wurden, digitalisiert. Dieser Prozess der Umwandlung dessen, was früher in Papierform abgewickelt wurde, wird daher Digitalisierung genannt.

Das wohl bekannteste Beispiel für die Digitalisierung ist die E-Mail, die heutzutage ohne Limit genutzt wird. Auch wenn die E-Mails das Briefeschreiben nicht völlig ersetzt haben, hat sie Briefe und deren Bedeutung völlig verändert und das Versenden von Briefen weitgehend modernisiert.

Auch Online-Shops, Tischreservierungen in Restaurants, Webforen, Online-Zahlungen, soziale Netzwerke usw. kann man als Beispiele nennen.

Die Digitalisierung hat alle Bereiche unserer Welt erreicht, aber in letzter Zeit macht sie sich am stärksten in der Arbeitswelt bemerkbar. Dieser derzeit sehr gefragte Trend nennt sich die "Digitalisierung von Unternehmen".

Was bedeutet die Digitalisierung von Unternehmen?

Die Digitalisierung von Unternehmen definiert eigentlich die Automatisierung von vorher manuell ausgeführten Arbeitsabläufen. Die Mehrheit der deutschen Unternehmen ist bereits auf einem guten Weg. Für manche Firmen gibt es noch viel zu tun, während wieder andere Firmen bereits durch und durch digitalisiert sind. 

Bei der Digitalisierung von Unternehmen geht es im Grunde darum, alle internen Prozesse in Unternehmen papierlos und automatisch zu gestalten. 

Da Unternehmen immer mehr digitale Tools zur Verfügung stehen, hat sich der interne Austausch stark verändert. 

Mitarbeiter:innen kommunizieren heute beispielsweise viel einfacher und schneller über interne Sofort-Nachrichtendienste (wie Slack, Teams oder auch Skype). 

Aber nicht nur der Austausch zwischen Mitarbeitern ist von der Digitalisierung betroffen. Im Abschnitt Tools dieses Artikels gehen wir auf dieses Thema näher ein. 

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung für Unternehmen?

Der erste und wahrscheinlich größte Nutzen besteht darin, dass die Digitalisierung es Ihnen ermöglicht, Chancen in allen Bereichen flexibler und schneller zu entwickeln, insbesondere indem:

  • Entfernungen überwunden ...:
    Die Begriffe Entfernung, Zeitdruck, Zeitverschiebung usw. spielen keine Rolle mehr. Durch die Digitalisierung machen sich Unternehmen frei von räumlichen und zeitlichen Beschränkungen, die für alle Unternehmen, die noch an traditionellen Prozessen festhalten, weiterhin Einschränkungen bedeuten.
  • ...und gleichzeitig Mitarbeiter:innen näher zusammengebracht werden:
    Dank digitaler Tools für virtuelle Zusammenarbeit, wie Google Doc oder Miro, können alle Mitarbeiter:innen gemeinsam arbeiten, ohne selbst vor Ort sein zu müssen. Asynchrone Bearbeitungstechniken ermöglichen es auch Teams auf der anderen Seite der Welt, an wichtigen Projekten teilzunehmen.
  • Grenzen aufgelöst werden: Digitale Inhalte können per Definition von jedem zu jeder Zeit und von jedem Ort der Welt aus abgerufen werden. Die Dematerialisierung hat die Grenzen unserer Welt einfach aufgelöst und neu definiert. Heute gibt es einen viel größeren potentiellen Kundenstamm und damit einhergehend steigende Chancen. 
  • Automatisierung lästiger Aufgaben:
    Eines ist klar: Digitale Tools sind nicht dazu gedacht, Menschen zu ersetzen. Im Gegenteil, denn durch die Automatisierung von Aufgaben mit geringer Wertschöpfung können sich die Menschen auf ihre eigentliche Wertschöpfung konzentrieren.
  • Reduzierung der Betriebskosten:
    Digitalisierung bedeutet die Abschaffung von Papier. Wer sich von Papier befreit, befreit sich auch von den damit verbundenen Einschränkungen und Kosten: Druckkosten, Druckerpatronen, Toner, usw.
  • Ihre Corporate-Social-Responsibility-Strategie stärken (Soziale Unternehmensverantwortung):
    Nein, eine CSR-Strategie ist kein "nice to have". Viele Bewerber:innen und Interessent:innen achten heutzutage auf die Umweltbilanz von Unternehmen. Mit digitalen Tools können Sie Ihren ökologischen Fußabdruck verringern und Ihren Beitrag zum Schutz unseres Planeten leisten.

Hat die Digitalisierung auch Schattenseiten?

Nichts ist perfekt, auch die Digitalisierung nicht. Auch wenn die Vorteile insgesamt überwiegen, gibt es auch einige Nachteile der digitalen Transformation: 

  • Aller Anfang ist…teuer: Wenn Sie mehrere digitale Tools in Ihrem Unternehmen einsetzen, können Sie letztendlich Geld sparen. In der Anfangsphase kann es jedoch kurzfristig kostspielig werden.
  • Schulungen sind notwendig: Es kann sein, dass einige Mitarbeiter:innen angesichts der vielen neuen Prozesse und Informationen, die sie sich merken müssen, verunsichert sind. Daher sollten Sie Ihre Mitarbeiter weiterbilden, um ihnen die notwendigen Fähigkeiten zu vermitteln, die sie benötigen, um die Tools kennenzulernen und auch zu beherrschen.
  • Eine neue Arbeitsorganisation wird fällig: Jede grundlegende Veränderung erfordert Anpassungen. Dies gilt auch für die Digitalisierung: Ihre Mitarbeiter:innen müssen anpassungsfähig und flexibel sein, damit sie technische und betriebliche Fortschritte, die die Digitalisierung mit sich bringt, auch erkennen können.

Der Autopilot-Effekt: Durch die immer ausgefeilteren, effizienteren und komplexeren Tools kann es vorkommen, dass einige Ihrer Mitarbeiter den Eindruck haben, dass sie durch die Automatisierung ihrer täglichen Arbeitsaufgaben ersetzt werden könnten. Es besteht die Gefahr, dass sie sich auf Überwachungsaufgaben "reduziert" sehen, ähnlich wie Linienpiloten, die die Computer eines auf Autopilot programmierten Flugzeugs überwachen. Daher sollte die Einführung dieser neuen Technologien, Arbeitsmethoden und Prozesse schrittweise erfolgen. Ein:e interne:r Ansprechpartner:in oder Projektleiter:in für digitale Projekte ist außerdem wichtig und hilfreich für alle Fragen der Mitarbeiter:innen.

So gelingt die Digitalisierung Ihrer Prozesse

Nun geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie Ihre digitale Verwandlung erfolgreich gestalten können:

Legen Sie Ihre Ziele fest

Nachdem Sie Ihre Vision definiert und präzisiert haben, müssen Sie nun Ihre Ziele festlegen. Es gibt verschiedene Marketingmethoden, die Ihnen dabei helfen: 

  • Die SMART-Methode (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timed) 
  • Die OKR-Methode (Objectives and Key Results):

Diese beiden Ansätze geben Ihnen ein definiertes Schema an die Hand, das Ihnen hilft, Ihre Ziele zu präzisieren - nicht nur auf Teamebene, sondern für das gesamte Unternehmen. Alle drei Monate (oder einmal pro Quartal) werden die OKRs dann in Ziele und vier Schlüsselergebnisse unterteilt.   

Bilden Sie Ihre Mitarbeiter aus

Nicht jeder wurde in die digitale Welt hineingeboren. Manche Generationen sind Digital Natives, andere sind es weitaus weniger, und das ist auch in Ordnung!
Sie müssen also alle Ihre Mitarbeiter begleiten, um sicherzustellen, dass sie die Herausforderungen der Digitalisierung erkennen, verstehen, warum das Unternehmen sich transformiert, und vor allem, dass sie alle digitalen Tools, die ihnen zur Verfügung stehen, nutzen können.  

Arbeiten Sie an Ihrer Onlinepräsenz

Es klingt vielleicht einleuchtend - die überwiegende Mehrheit Ihrer Kunden befindet sich online und beginnt dort ihren Kaufprozess. Um alle Chancen auf Ihrer Seite zu haben, ist es daher wichtig, von Anfang an eine digitale Strategie zu verfolgen.

Dabei sollten Sie auf die Suchmaschinenoptimierung, auch SEO genannt, besonderen Wert legen. Diese sorgt dafür, dass Ihre Website in den Suchmaschinen in den ersten Suchergebnissen erscheint. Analysieren Sie Ihren Markt genau und positionieren Sie sich zu relevanten Suchanfragen.

Welche Tools brauchen Sie für eine erfolgreiche Digitalisierung Ihres Unternehmens? 

CRM

Heutzutage werden Sie immer weniger Vertriebsmitarbeiter finden, die ohne CRM-Tool (z.B. Salesforce oder Hubspot) arbeiten.  

Ein CRM-Tool ist eine Software, die es Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, eine enge Beziehung zu Interessenten und Kunden zu pflegen. 

CRMs sorgen für eine gute Übersicht über alle Kanäle der Kundenakquise und leiten den Interessenten und den Vertriebsmitarbeiter erfolgreich durch alle Phasen des Akquisitionsprozesses.   

ERP

Die Digitalisierung der Unternehmen äußert sich auch in der Entstehung anderer Tools, die ähnlich wie CRM funktionieren, aber im Personal- und Finanzwesen eingesetzt werden: ERP. 

Ein ERP ist ein digitales Tool, mit dem die Finanz- und Personalabteilungen all ihre Aktivitäten besser verwalten können.

ERP-Systeme werden oft als "das Nervensystem" des Unternehmens beschrieben, da sie den allgemeinen Zustand eines Unternehmens überwachen - als ob sie seinen Puls messen würden. Typischerweise besteht ein ERP-System aus mehreren Modulen, die jeweils einen bestimmten Aspekt des Unternehmens betrachten (z. B. das HR-Modul, das Finanzmodul, das Vertriebsmodul, das F&E-Modul usw.). Es steht den Entscheidungsträgern in den Unternehmen dann frei, welche Module sie hinzuzufügen oder entfernen.

Man könnte noch eine ganze Reihe weiterer Softwareprodukte nennen, die bestimmte Aspekte des Unternehmens digitalisieren, aber die Grundidee ist klar: Die digitale Transformation bietet eine Menge Vorteile und sorgt dafür, dass Unternehmen sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Die elektronische Signatur von Yousign

Die elektronische Signatur ist ein Grundstein für die Digitalisierung von Unternehmen und ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Dokumente online mittels einer entsprechenden Software zu unterzeichnen. 

Ob es sich um Arbeitsverträge, Mietverträge, Auftragsformulare, Praktikumsvereinbarungen usw. handelt, es gibt unzählige Anwendungsfälle, in denen die elektronische Signatur Ihnen im Alltag helfen kann. 

Dank der elektronischen Signatur müssen Sie nicht mehr zur Post gehen, um Ihre Verträge zu versenden, sie müssen kein Papier mehr verschwenden und keine Zeit mehr mit lästigen Verwaltungsaufgaben vergeuden. 

Es ist ein Paradebeispiel für die Vorteile, die die Digitalisierung für jedes Unternehmen mit sich bringt - die elektronische Signatur erlaubt es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren - und zwar in aller Sicher- und Einfachheit. 

Ach so? 

Sie wussten das alles schon? Sie glauben, Sie kennen die elektronische Signatur schon wie Ihre eigene Westentasche? 

Ganz ehrlich, das würde mich wundern. Testen Sie Ihr Wissen doch mit diesem Quiz. 

Sehen wir uns dort?

Empfohlene Artikel

Weitere Artikel

Testen Sie Yousign
14 Tage lang kostenlos

Wie mehr als 10.000 kleine und mittelständische Unternehmen können auch Sie sofort die Unterzeichnung aller Ihrer Dokumente vereinfachen

cta illustration