Alles, was Sie zur Anwesenheitsliste wissen müssen

Ich war da!

Ihre Anwesenheit mussten Sie in der Vergangenheit sicher schon einige Male bestätigen. Ob nun beim “Abhaken” Ihrer Zimmernummer beim Frühstücksbuffet oder bei der Fortbildung – die Bestätigung der Anwesenheit ist für unterschiedliche Zwecke nicht unerheblich. 

In diesem Artikel erkunden wir den Nutzen von Anwesenheitslisten, erklären die damit einhergehenden Pflichten und zeigen, wie Sie den Schritt ins digitale Zeitalter der Anwesenheitsverwaltung erfolgreich meistern. Denn obwohl viele Anwesenheitslisten mit Tools wie Excel erstellt werden, erfolgt dennoch der Ausdruck für die Unterschrift – wie das auch anders geht, dazu später mehr!

Eine Anwesenheitsliste dokumentiert die Teilnahme von Personen an einer Veranstaltung. Bei dieser Veranstaltung kann es sich beispielsweise um Schulungen, Versammlungen, Meetings, Workshops oder Elternabende handeln.

Eine Anwesenheitsliste kann in Papierform oder digital angefertigt werden. Mit der Unterschrift auf der Liste bestätigt die angegebene Person ihre Teilnahme. Wenn die Person nicht unterschreibt, bescheinigt sie demnach auch ihre Abwesenheit. 

Anhand der Anwesenheitsliste kann in erster Linie nachvollzogen werden, wer an welcher Veranstaltung teilgenommen hat. Auf dieser Basis können Teilnahmebescheinigungen ausgestellt oder andere Aktionen in die Wege geleitet werden.

Die Anwesenheitsliste hat außerdem verschiedene andere Nutzen, beispielsweise für die Veranstalter:

1. Ausstellung von Zertifikaten: Aufgrund der Anwesenheit einer Person bekommt diese eine Bescheinigung oder ein Zertifikat über die erfolgreiche Teilnahme ausgehändigt.
2. Einhaltung der rechtlichen Anforderungen: Es gibt Branchen, die das Führen einer Anwesenheitsliste bei Veranstaltungen wie Schulungen vorschreiben.
3. Arbeitszeiterfassung: Die Erfassung der Arbeitszeit zählt im weitesten Sinne auch zur Anwesenheit. Damit können Unternehmen die Einhaltung der Arbeitszeiten kontrollieren.
4. Planung der Ressourcen: Anhand von älteren Anwesenheitslisten kann eingeschätzt werden, wie viele Teilnehmer tatsächlich zu erwarten sind. So können Sitzplätze oder Schulungsmaterialien in angemessener Anzahl zur Verfügung gestellt werden.
5. Sicherheit: Sollte ein Notfall wie ein Feuer während der Veranstaltung auftreten, kann anhand einer Liste nachvollzogen werden, welche Personen sich im Gebäude befinden.
6. Verbesserung der Schulung oder Veranstaltung: Über die Anwesenheitsquote lassen sich häufig Rückschlüsse auf die Qualität der Veranstaltung ziehen. 
7. Beleg bei Förderorganisationen: Die Anwesenheit und Unterschriften der Teilnehmenden belegen den Nutzen der Maßnahme gegenüber Förderorganisationen.
8. Ansprache potenzieller Kunden: Sollte ein potenzieller Kunde auf Ihrer Veranstaltung anwesend sein, können Sie im folgenden Verkaufsgespräch darauf aufbauen.

Insgesamt tragen Anwesenheitslisten zur Organisation, Überwachung und Verbesserung von Veranstaltungen, Schulungen und Arbeitsprozessen bei und sind, je nach Branche, ein wichtiges Werkzeug.

Bei der Erstellung einer Anwesenheitsliste ist es wichtig darauf zu achten, dass die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO-Bestimmungen) eingehalten wird. Es kann sich um sensible Daten wie beispielsweise der Gewerkschaftszugehörigkeit oder Gesundheitsdaten handeln, deshalb sollten Sie sich vor der Erstellung eingehend informieren. Daher sollte immer darauf geachtet werden, dass die Anwesenden der Verarbeitung der Daten zugestimmt haben.

Ebenso ist es wichtig, die Listen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Den besten Schutz bietet eine digitale Verschlüsselung. Erteilen Sie nur autorisierten Personen Zugriffsrechte auf Ihr Dokument.

Prüfen Sie ebenfalls eine eventuelle Aufbewahrungspflicht der Anwesenheitsliste. Diese hängen von dem individuellen Zweck der Anwesenheitsliste und Ihrer Veranstaltung ab.

Informieren Sie Ihre Teilnehmer über das Vorhandensein der Anwesenheitsliste und bitten Sie sie, sich in diese einzutragen. Wenn die Veranstaltung online stattfand oder eine Unterschrift vergessen wurde, erinnern Sie die Teilnehmer anschließend nochmal.

Bei der Erstellung Ihrer Anwesenheitslisten sollten Sie gewisse Pflichtangaben sowie optionale Angaben berücksichtigen. Hier kommt es immer auf den Einzelfall und den Zweck der Anwesenheitsliste an. 

Wir geben einen kleinen Überblick über die Pflichtangaben einer Anwesenheitsliste:

• Informationen zur Veranstaltung wie Titel und kurze Beschreibung der Veranstaltung
• Datum und Uhrzeit der Veranstaltung
• Name der teilnehmenden Person 
• Feld für Unterschrift

Darüber hinaus gibt es optionale Angaben, die eine Anwesenheitsliste komplettieren können:

• Kontaktdaten der Teilnehmer wie Mail-Adresse oder Telefonnummer
• Informationen zum Unternehmen der Teilnehmer (Name, Branche etc.)
• Rolle oder Funktion 
• Identifikationsnummer für Veranstaltungsreihen oder Schulungen
• Bemerkungen oder Kommentare

Die Anlässe von Veranstaltungen, die eine Anwesenheitsliste erfordern, sind sehr vielfältig. Wir haben daher eine Vorlage gewählt, die nicht zweckgebunden ist und einen guten Überblick über den Aufbau einer Anwesenheitsliste bietet.

Heutzutage werden diverse Unternehmensprozesse digitalisiert – auch immer mehr Bildungseinrichtungen und Unternehmen entscheiden sich da für digitale Unterschriftenlisten.. Denn die Digitalisierung trägt nicht nur zur Schonung der natürlichen Ressourcen bei, sondern spart auch viel Zeit und Geld. Eine digitale Anwesenheitsliste ist zudem bei Online-Veranstaltungen unverzichtbar.

Häufig stellt sich noch die Frage, wie dies digital funktionieren soll, wenn die Anwesenheitsliste unterschrieben werden muss. Mit Yousign ist dies ganz einfach – laden Sie Ihre Anwesenheitsliste in Form einer pdf-Datei hoch  und fordern Sie die Teilnehmenden zur Unterschrift auf. Dies kann per E-Mail oder auch über einen QR-Code vor Ort bei der Veranstaltung erfolgen.

Bei Nutzung von Yousign muss der Empfänger dann nur noch mit einem Swipe die Unterschrift setzen – fertig. Das Ganze funktioniert beliebig oft, also auch für regelmäßig stattfindende Schulungen und Fortbildungen. 

Sollte die Unterschrift noch nicht erfolgt sein, erinnert Yousign bei Bedarf die Teilnehmenden, was Ihnen wiederum Zeit spart. Alles geschieht ohne zusätzlichen Download oder Dokumenten-Wirrwarr. 

Die Aufbewahrung der Liste ist digital auch sehr viel einfacher und übersichtlicher als die Papierform. Zudem werden die e-Signaturen auf der digitalen Anwesenheitsliste mit einem kryptografischen Verfahren vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Abschließend lässt sich sagen, dass Anwesenheitslisten ein essenzieller Bestandteil der meisten Veranstaltungen sind. Sie dokumentieren die Teilnahme und können als Basis für verschiedene Zertifikate dienen. Achten Sie auf die korrekte Erstellung und die Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen und nutzen Sie die Anwesenheitslisten so effektiv wie möglich.