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Die elektronische Signatur
im Dienste des gemeinnützigen Sektors

 gemeinnützigen Sektors
Johanna Fochtmann

Johanna Fochtmann

eSignature Consultant

Illustration: Mélusine Vilars

Die elektronische Signatur ist ein transversales Instrument: Sie kann für alle Bereiche und Tätigkeiten interessant sein!

Vermutlich haben Sie in unserem Blog schon von den zahlreichen Vorteilen gelesen, die die elektronische Signatur Unternehmen bietet, aber:  „Wussten Sie, dass digitale Lösungen wie die elektronische Signatur auch im Non-Profit-Bereich sehr nützlich sein können?

Hinweis: Beim Non-Profit-Bereich sprechen wir von Organisationen wie NGOs (Nichtregierungsorganisationen) und von gemeinnützig anerkannten Vereinen. 

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um mehr darüber zu erfahren! 

  • Was ist eine NGO?
  • Elektronische Signatur: Welchen Mehrwert bietet sie?

Was ist eine NGO?

1. Definition

Der Begriff Nichtregierungsorganisation wurde schon 1945 von den Vereinten Nationen geschaffen, um es unabhängigen internationalen Organisationen zu ermöglichen, bei den offiziellen Arbeiten der UNO eine beratende Funktion einzunehmen.

Eine NGO muss folgende Kriterien erfüllen:

  • Sie muss ein gemeinnütziges Ziel im öffentlichen Interesse verfolgen.
  • Sie muss von jeder politischen Autorität unabhängig sein.
  • Sie muss in mindestens zwei Staaten tatsächlich tätig sein.
  • Sie muss ein oder mehrere Anliegen unterstützen.

Solche Nichtregierungsorganisationen können in ganz unterschiedlichen wirtschaftlichen und sozialen Bereichen tätig sein:

🤝 im humanitären Bereich (zum Beispiel Ärzte ohne Grenzen, ein Kunde von Yousign),
🌳 Umweltschutz und nachhaltige Entwicklung (Greenpeace), 
🗣️ Pressefreiheit (Reporter ohne Grenzen),
usw.

2. Rechtsstellung

Die NGOs spielen eine wichtige Rolle auf internationaler Ebene, ABER bisher gibt es kein internationales Abkommen, das ihnen eine Rechtsfähigkeit verleihen würde (sie sind kein Rechtssubjekt im internationalen Recht).

💡 Gut zu wissen: NGOs werden in der Europäischen Union als juristische Personen des Privatrechts betrachtet.

3. Einrichtung einer Aktion oder eines Projekts

Für die Beschaffung der Mittel, die für die Erreichung ihres Ziels notwendig sind, haben Nichtregierungsorganisationen zwei Möglichkeiten:

  • Eigenmittel, die von Mäzenen oder aus privaten Spenden stammen,
  • Projektfinanzierung von Geldgebern (Anstalten, die humanitäre Aktionen finanzieren).

NGOs und elektronische Signatur: Welchen Mehrwert bietet sie?

1. Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur mit Yousign 👩‍⚖‍

Die Lösungen von Yousign entsprechen der europäischen eIDAS-Verordnung, dem gesetzlichen Referenztext in Europa, der die gemeinsamen Regeln für alle elektronischen Signatur-Verfahren festlegt. Sie müssen: 

  • die Integrität (Unversehrtheit) des unterzeichneten Dokuments gewährleisten, 
  • die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen, insbesondere durch die Multi-Faktor-Authentifizierung (SMS mit OTP-Code, E-Mails, Überprüfung des Personalausweises).

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Einen Überblick über die durch eIDAS definierten Stufen von Unterschriften finden Sie hier ⬇

Bei Rechtsstreitigkeiten gilt:

✔ die elektronische Signatur von Yousign besitzt Rechtswirkung,
✔ Yousign bietet Unterstützung durch die Bereitstellung einer Prüfdatei mit Zeitstempel, die bei jeder Aufforderung zum Unterzeichnen archiviert wird.

Zur Erinnerung: Die Prüfdatei enthält alle Informationen, die zur ordnungsgemäßen Erstellung der Signatur beigetragen haben, um die Sicherheit der verschiedenen Parteien zu gewährleisten.

2. Die elektronische Signatur im Dienst der NGOs

Wie wir oben ausgeführt haben, bewegen sich die NGOs in einem besonderen, sich stetig wandelnden Umfeld, das es wie im gewinnorientierten Bereich erfordert, Sicherheit, Sparsamkeit der Mittel und Effizienz zu vereinen, um ihre Ziele zu erreichen.

Die Argumente für die Verwendung der elektronischen Signatur

1️⃣ Umfangreiche und komplexe administrative Prozesse
Die elektronische Signatur erlaubt es mit ihren zahlreichen Vorteilen, diese Komplexität zu rationalisieren. So brauchen die zu unterzeichnenden Dokumente nicht mehr ausgedruckt, unterzeichnet, eingescannt und dann per E-Mail zurückgeschickt zu werden. 

2️⃣ Eine Vielzahl von Ansprechpartnern, die mehr oder weniger breit geografisch verstreut sind, über einen Kontinent oder mehrere Kontinente.
Alles wird digital und quasi sofort ausgeführt. Für die Unterzeichner entfallen zeitraubende Dienstreisen oder endlos lange Unterzeichnungszeiten aufgrund der Entfernungen.

3️⃣ Mehr oder weniger begrenzte interne Mittel
Weil sie hauptsächlich durch Spenden finanziert werden, haben die NGOs jedes Interesse daran, unnötige Ausgaben wie Druckkosten oder unzählige Postsendungen zu vermeiden.

4️⃣ Einhaltung der DSGVO
Yousign gewährleistet die Vertraulichkeit der Dokumente und Informationen, die verarbeitet und auf seinen Servern und denjenigen seiner Auftragsverarbeiter gehostet werden.

5️⃣ Sicherung der Kommunikationen mit den verschiedenen Beteiligten
Yousign bietet die Verschlüsselung der Informationen und Dokumente sowie das Hosten auf Servern in Frankreich, um ein zusätzliches Sicherheitsniveau zu bieten.

3. Praktische Umsetzung: ein paar Anwendungsfälle (Beispiele)

EHRENAMTLICHE TÄTIGKEIT
Freiwillige, ehrenamtlich Tätige sind der Motor jeder NGO. Deshalb ist es grundlegend, ihnen die Möglichkeit zu geben, durch ein gesichertes Verfahren Mitglied zu werden.

📜 Aufnahmeantrag, Verlängerung einer Mitgliedschaft

FUNDRAISING / SPENDEN
Was wäre selbstverständlicher, als den Spendern die Möglichkeit zu geben, auf unkomplizierte Weise mit ihrer Spende ein Anliegen zu unterstützen? 

📜 Spendenformular, SEPA-Mandat

SPONSORING 

Für eine NGO kann ein Sponsoring ein gutes Mittel sein, um zur Finanzierung eines bestimmten Projekts oder einer Veranstaltung beizutragen. Und das Unternehmen kann als Sponsor sein Image (Sympathiekapital) bei seiner Community aufwerten.

📜 Partnerschaftsvereinbarung

PERSONAL

📜 Arbeitsverträge, Vertragsänderungen

VERWALTUNG

📜 Hauptversammlungsprotokolle, Geschäftsordnung

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