Dokumente online unterschreiben

Digitale signature API: (Automatisierung + Personalisierung)²

Digitale signature API
Dominik Drechsler

Dominik Drechsler

Country Manager Germany @Yousign

Illustration: Nicolas Simon

Im Tagesgeschäft kommen immer wieder Dokumente auf den Tisch.  Aufträge, Geschäftspartner, Mitarbeiter – das Unternehmen wächst. Damit das alles juristisch korrekt funktionieren kann, sind Verträge notwendig. Für eine Vertragsunterschrift sind meist viele Schritte notwendig. Einerseits müssen die richtigen Daten erhoben werden, andererseits muss der Vertrag von allen notwendigen Partnern unterzeichnet werden. Beides gemeinsam stiehlt Ihrem Unternehmen Zeit, denn insbesondere das Einholen von Unterschriften auf dem Postweg bringt einen erheblichen Zeitanspruch mit sich.

Wäre es nicht schön, wenn das viel schneller ginge?

Mit e-Sign ist genau das möglich: Verträge mit Stammdaten aus den eigenen Tools erstellen und digital an die Geschäftspartner zum Signieren weiterleiten. Per digital signature API sind die Verträge mit nur wenigen Fingerklicks rechtsgültig unterzeichnet.

Digitalisierung mittels digitale Signature

Wir leben inmitten der Digitalisierung. Immer mehr Prozesse spielen sich online ab – dementsprechend altmodisch sind Vertragsangelegenheiten auf Papier gedruckt. Wie häufig bekommen Sie selbst noch Post? Rechnungen, Kataloge und Co. erreichen uns mittlerweile größtenteils über die E-Mail-Adresse. Warum nicht auch die wichtigen Verträge digital gestalten?

Für einige mag e-Sign im ersten Moment vielleicht unsicher klingen: Eine gültige Unterschrift vom Computer aus? Da könnte ja jeder sitzen. Eben nicht! Die Signatur von Verträgen mit e-Sign ist von der EU als gültig erklärt worden – und zwar berechtigt: mithilfe kryptografischer Vorgänge wird sichergestellt, dass die Vertragspartner identifiziert sind und nach dem Tätigen der Unterschriften keine Änderungen an den Dokumenten vorgenommen werden können. Dadurch ist eine Signatur via e-Sign rechtskräftig.

Vor allem Schnittstellen sorgen für digitale Signing in Lichtgeschwindigkeit

Eine digitale Unterschrift, rechtlich bindend und authentifiziert – innovativ. Aber das ist noch nicht alles: Exzellente Software bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit einer e-Signatur, sondern bietet Ihnen zusätzlich ein Application Programming Interface, kurz API. Statt Daten vom einen Programm in das andere zu übertragen, haben wir für unsere e-Sign Lösung intelligente Programmierschnittstellen geschaffen, anhand derer Sie die Anbindung an Ihre bisher verwendeten Tools ganz einfach herstellen.

Die Unterzeichnung via e-Sign ist eine fortschrittliche Art und Weise, Dokumente zu teilen und in Form von Verträgen zu unterzeichnen. Noch innovativer ist diese Methode, wenn das verwendete Programm eine Anwendungsschnittstelle besitzt, die perfekt zu Ihrem Business passt. Jedes Unternehmen verwendet andere Programme, um Stammdaten zu sichern und zu bearbeiten. Viele Programme zur digitalen Signatur arbeiten eigenständig und erfordern die erneute Eingabe der Daten aus Ihren Beständen. Yousign besitzt eine Schnittstelle und lässt sich einfach mit Ihren Business-Tools verbinden, egal ob DMS, ECM, CMS, HCM-Software, CRM, ERP, BPM, etc. Vergessen Sie doppelte Arbeit – setzen Sie Verträge innerhalb kurzer Zeit auf und erhalten Sie im Handumdrehen alle notwendigen Unterschriften.

Personalisierung next-level

Die optimale Software-Lösung für den e-Sign-Prozess verfügt über eine leistungsstarke API, die einfach zu integrieren ist und es den Benutzern darüber hinaus ermöglicht, maßgeschneiderte Tools zu erstellen. Statt mehrere Systeme gleichzeitig zu bedienen, wird das Programm für die digitale Signatur mit Ihren Tools verbunden – und nicht nur das: Mit Yousign setzen Sie individuelle Anpassungen um. Personalisierung ist das Stichwort. So ist es beispielsweise möglich, für die verschiedenen Unterzeichner die Anzeige der jeweiligen Dokumente zu personalisieren. Yousign ermöglicht Ihnen an die Kunden angepasste Signature User Interfaces (UI). Damit einhergehend ist auch eine White-Label-Lösung autorisiert.

Wie schnell kommt es bei Ihnen zum Abschluss? Automatisierung mit Programmierschnittstellen und APIs

Allzu oft liegt zwischen dem Aufsetzen eines Vertrages und dem Abschluss ein zu langer Zeitraum. Dabei spielen mehrere Faktoren eine Rolle:

  • Das Einfügen von Daten in das Dokument. Hier wird zur Datenübertragung häufig mit mehreren Programmen gearbeitet.
  • Das Versenden von Dokumenten an die Vertragspartner. Einerseits sind Druckarbeiten fällig, andererseits sind Unternehmen auf die Post angewiesen.
  • Der Rückversand über den Postweg.

Mit einer e-Sign-Software gehört dieser Zeitvertreib der Vergangenheit an. Dank der ausgeklügelten Programmierung und Anbindung an Ihre bestehenden Tools funktioniert die Datenübertragung innerhalb weniger Sekunden. Sobald der Vertrag angefertigt ist, kann der Absender von den Vertragspartnern die Signatur anfordern. Anhand der verlässlichen Authentifizierung sind so e-Signaturen einfach möglich.

eSign + API = Sie gehen mit der Zeit...

... und die Zeit ist auf Ihrer Seite. YouSign ist eine Software-Lösung, die Ihnen alle Vorteile einer e-Signatur in Verbindung mit Ihren eigenen Systemen bietet. Sind Sie bereits auf digitale Dokumente umgestiegen? Mithilfe der Yousign API ist eine sichere Authentifizierung bei Geschäftsverträgen kein Problem mehr. Jeder Vertragspartner muss sich anhand der eSign-Funktion mit Personalausweis oder Sicherheitscode identifizieren. Von nun an gibt es keine Dokumentenmappen mehr – PDFs, Word-Dokumente oder Excel-Dateien sind schnell signiert. Dabei ist eine Echtzeitverfolgung der Unterschriften sowie das Versehen mit einem Zeitstempel und eine Dokumentenversiegelung inkludiert.

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Setzen Sie nicht auf irgendeine elektronische Signatur – verlassen Sie sich auf Yousigns digitale signature API.