Dokumente online unterschreiben

Wie fügt man in Excel eine digitale Signatur ein?

digitale Signatur Excel
Simon Locher

Simon Locher

Business Developer

Illustration: Mélusine Vilars

In der Microsoft Office-Suite arbeiten Sie gerade mit Excel 😉

Da fallen Ihnen sicherlich Begriffe ein wie Arbeitsmappen, Arbeitsblätter, Schnittstellen, Tabellen ...

Im Allgemeinen wird Excel häufig als das hässliche Entlein des Office-Pakets von Microsoft wahrgenommen: für die Allermeisten viel zu kompliziert! 😨

Das Tabellenkalkulationsprogramm ist vielleicht weniger leicht zugänglich als sein großer Bruder Word, der Spezialist für Textverarbeitung. Dennoch steht Microsoft Excel in Unternehmen in allen Branchen an erster Stelle der Management-Tools.

Ein leistungsfähiges Instrument für die Analyse von Unternehmensdaten

📈 Excel verarbeitet Rohdaten, um sie nutzbar zu machen

Diese Software besitzt zahllose Funktionen, die es ermöglichen, vielfältige Vorgänge, die für die Tätigkeit des Unternehmens notwendig sind, zu verfolgen und zu verwalten.

Für wen kann das interessant sein?

Nun, Excel kann für alle Mitarbeiter nützlich sein.

Für Funktionen wie Verwaltungs- und Finanzdirektor, Analyst, Buchhalter, Projektmanager …

Gibt es Beispiele für konkrete Verwendungen?

Die Datenaufbereitung (Grafiken, Pivot-Tabellen usw.), automatisches Ausfüllen, komplizierte Rechnungen … 

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Aufgrund seiner vielen Vorteile ist Excel die logische Wahl für viele Unternehmen:

  • kostengünstige Lizenz,
  • Konsolidierung der Ausgaben nach Lieferanten,
  • Automatisierung der Aufgaben,
  • Zeitgewinn,
  • Sicherheit und Compliance,
  • Teamarbeit.

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👆 Hinweis: Allerdings sollten Sie immer auch an die Grenzen von Excel denken. Zum Beispiel wird es bei großen Kundendatenbanken nützlicher sein, eine CRM-Software (Customer Relationship Management) zu verwenden.

Digitale Signatur in Excel: Welchen Mehrwert bietet sie?

Das Ziel? Online-Unterzeichnung von Tabellenkalkulationen und Beschleunigung der Entscheidungsfindung der Mitarbeiter im Unternehmen 💪

Wie bei Word hängt die Rechtswirkung einer elektronischen Signatur, die in Excel eingefügt wird, vom elektronischen Zertifikat ab, das mit dem betreffenden Signaturverfahren verbunden ist.

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Zur Erinnerung: Das digitale Zertifikat wird von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt. Yousign als Vertrauensdiensteanbieter wird im Rahmen von eIDAS geregelt.

Dies garantiert:

✔ die Identität des Unterzeichners,
✔ die Integrität des Dokuments,
✔ die Einwilligung aller an dem Dokument beteiligten Parteien.

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Mit der elektronischen Signatur in Excel kann somit jedes Unternehmen die Rechtmäßigkeit, Einfachheit und Schnelligkeit seiner Signaturverfahren sicherstellen.

Ein Dokumentbeispiel?

Eine Anwesenheitsliste kann mit der elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Dies ist besonders praktisch, weil diese Dokumentart oft die Unterschrift einer großen Zahl von Personen erfordert, die sich an verschiedenen Orten aufhalten können.

Hinweis: In Excel gibt es übrigens bereits Vorlagen für Anwesenheitslisten.

  • In Excel eine Signatur einfügen

Wie erstellt man eine digitale Signatur in Excel?

Vorteil: Der Nutzer muss in Excel keine Konfigurierung vornehmen, um das Dokument zu unterzeichnen.

Er braucht nur wenige einfache Schritte auszuführen: 

1️⃣ Die Excel-Tabelle speichern und im PDF-Format exportieren

👆 Gut zu wissen: Dieser vorbereitende Schritt ist notwendig, weil das PDF-Format nicht mehr veränderbar und daher ideal für Kommunikationen ist, die sicher sein müssen.

Wie exportiert man ein Excel-Arbeitsblatt im PDF-Format?

In der Registerkarte „Datei“ 

➡ klicken Sie auf „Exportieren“ 
im Dialogfeld klicken Sie auf „PDF/XPS-Dokument erstellen“ 
➡ schließlich klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um Ihr PDF zu erstellen.

  • Export in Excel

2️⃣ Laden Sie die zu unterzeichnende Datei in die App von Yousign und nehmen Sie die Einstellungen vor, die für das Signaturverfahren notwendig sind (Adressdaten der Empfänger, etwaige Anlagen, die Ihr Kontakt konsultieren soll).

3️⃣ Klicken Sie auf ok und versenden Sie die zu signierenden Dokumente in Deutschland und in ganz Europa.

Beginnen Sie mit einer Yousign-Demo, um sich mit dem Tool vertraut zu machen, und testen Sie selbst Ihre Fähigkeiten!

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