Arbeitnehmerüberlassungsverträge und die e-Signatur: Vorschriften & Anwendung

Das Thema Arbeitnehmerüberlassung ist heutzutage präsenter denn je. Während 1991 nur circa 131.000 Menschen in Deutschland als Leiharbeitende tätig waren, waren es im Jahr 2017 knapp über eine Million! Besonders im Verkehr, in der Logistik und Industrie, im Bereich Schutz und Sicherheit sowie in der Metall-, Elektro- und Handwerksbranche werden viele Zeitarbeitnehmende eingesetzt.

Doch warum greifen so viele Unternehmen auf Leiharbeit zurück? Aus einem ganz einfachen Grund: Es bietet große Flexibilität bei der Personaleinstellung. So kann kurzfristig auf saisonale Schwankungen reagiert und die Wettbewerbsfähigkeit erhöht werden.

Allerdings ist die Branche der Arbeitnehmerüberlassung sehr reglementiert, und es gibt einige rechtliche Vorgaben, über die Sie Bescheid wissen sollten. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Arbeitnehmerüberlassung funktioniert, was ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag beinhaltet und wie man diesen rechtssicher elektronisch unterschreibt.

Klären wir zunächst einmal die Basics: Was versteht man unter “Arbeitnehmerüberlassung”?

Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet ein Beschäftigungsverhältnis, bei dem ein:e Mitarbeitende:r eines Personaldienstleisters (Verleiher) an ein anderes Unternehmen (Entleiher) verliehen wird, um dort für einen beschränkten Zeitraum zu arbeiten. Der Verleiher gibt seine Arbeitnehmenden natürlich nicht einfach nur ab, weil er so nett ist. 😉 Er erhält dafür vom Entleiher in der Regel ein Entgelt. Das entleihende Unternehmen profitiert ebenfalls, weil es kurzfristig schnell Personal einstellen kann. Ein Beispiel für eine erhöhte Nachfrage nach Personal wären die Sommermonate oder die Vorweihnachtszeit.

Sie haben vielleicht schon gemerkt, dass wir die Begriffe “Zeitarbeit”, “Leiharbeit” und “Arbeitnehmerüberlassung” synonym verwenden. Tatsächlich ist Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) die korrekte, offizielle Bezeichnung für das zeitlich befristete Entleihen von Arbeitnehmenden. 

Leiharbeit, Zeitarbeit, Mitarbeiterüberlassung, Personalleasing und Temporärarbeit sind geläufige Synonyme für Arbeitnehmerüberlassung, die im alltäglichen Sprachgebrauch genutzt werden. 

Aber aufgepasst! Arbeitnehmerüberlassung hat nichts mit einem regulären, befristeten Arbeitsverhältnis zu tun. Bei der Arbeitnehmerüberlassung ist ein:e Mitarbeitende bei einer Zeitarbeitsfirma angestellt und wird für einen befristeten Zeitraum bei einem anderen Unternehmen eingesetzt. Dazu wird ein sogenannter Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zwischen Zeitarbeitsunternehmen und der anderen Firma aufgesetzt. Bei einer klassischen Befristung beschäftigt ein Unternehmen den Mitarbeiter selbst für eine begrenzte Zeit.

Schaut man sich die Funktionsweise der Arbeitnehmerüberlassung genauer an, so wird schnell deutlich, dass eine Art Dreiecksbeziehung zwischen Zeitarbeiter:in (auch Leiharbeiter:in oder Arbeitnehmer:in genannt), Verleiher (Zeitarbeitsunternehmen bzw. Personaldienstleister) und Entleiher (Kundenunternehmen) besteht:

Es gilt also zu klären, in welcher Beziehung diese drei Parteien zueinander stehen und welcher Akteur wem gegenüber welche Verpflichtungen hat:

Der oder die Zeitarbeitnehmende ist beim verleihenden Unternehmen angestellt, sodass zwischen den beiden ein Arbeitsvertrag besteht. In das Aufgabenfeld des Verleihers fällt somit die Zuweisung des Arbeitsplatzes, die Zahlung des Gehalts, Vertragsverlängerungen, Abmahnungen und Kündigung, Urlaub und Sozialversicherung. 

In der Zeit, in der die arbeitnehmende Person beim Entleiher eingesetzt wird, leistet sie dort Arbeit. Der Entleiher hat in diesem Zeitraum deshalb die Aufgabe, dem oder der Zeitarbeitnehmer:in Arbeitsanweisungen zu erteilen, die Arbeitsqualität zu prüfen und Arbeitszeiten sowie Pausen festzulegen. 

Die Beziehung zwischen Entleiher und Verleiher wiederum wird durch einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag geregelt. In diesem Dokument wird unter anderem aufgeführt, wel­che:r Ar­beit­neh­mer:in verliehen wird, welche Fähigkeiten diese:r mitbringt, wann und wie lange die Person eingesetzt wird und zu welchem Preis.

Welche Rechte dem bzw. der Zeitarbeitnehmenden zustehen und welche Pflichten Verleiher und Entleiher einhalten müssen, bestimmt das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), das 2017 zuletzt geändert und überarbeitet wurde. Darin sind folgende Regeln festgelegt:

Zeitarbeitsfirmen, die Leiharbeiter:innen im Rah­men ih­rer “wirt­schaft­li­chen Tätig­keit” zur Ar­beits­leis­tung entleihen, benötigen dafür in der Regel eine Erlaubnis. "Wirt­schaft­li­che Tätig­keit" bedeutet in diesem Kontext nicht zwangsläufig, dass Unternehmen damit Gewinn erzielen, sondern nur, dass sie grundsätzlich Güter oder Dienst­leis­tun­gen an­bie­ten. 

Bevor eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung erteilt werden kann, muss der Verleiher der Arbeitsagentur seine Muster für Arbeits- und Arbeitnehmerüberlassungsverträge vorlegen. 

Verleiht ein Personaldienstleister Arbeitnehmende ohne Erlaubnis, hat dies ernsthafte rechtliche Konsequenzen:

• Der Arbeitsvertrag zwischen Verleiher und Arbeitnehmer:in wird unwirksam, d.h. die Firma muss eine:n Mitarbeiter:in abgeben.
  
  
• Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag wird unwirksam, d.h. die Zeitarbeitsfirma verliert eine:n ihrer Kund:innen und den damit verbundenen Auftrag.

• Zwischen Entleiher und Leiharbeiter:in entsteht ein Arbeitsvertrag, d.h. das Unternehmen hat eine:n Beschäftigte:n gewonnen, ohne sich aktiv dafür entschieden zu haben.

§ 1 Abs.1b AÜG gibt vor, dass ein:e Zeitarbeitnehmende maximal 18 Monate lang bei ein und demselben Entleiher eingesetzt werden darf. Soll die Person ein weiteres Mal an denselben Entleiher überlassen werden, müssen zwischen den Arbeitseinsätzen mindestens drei Monate vergangen sein. Eine über die Höchstdauer hinausgehende Überlassung ist nur durch Abschluss eines Tarifvertrags möglich.

Die Missachtung der Höchstüberlassungsdauer kann die Zahlung eines Bußgelds in Höhe von bis zu 30.000 € pro Verstoß zur Folge haben. Außerdem kann dem Zeitarbeitsunternehmen die Lizenz zur Arbeitnehmerüberlassung abgesprochen werden. Auch bei diesem Verstoß wird der Arbeitsvertrag zwischen Verleiher und Leiharbeiter:in unwirksam. Stattdessen kommt ein Arbeitsverhältnis zwischen Entleiher und Leiharbeiter:in zustande.

Zeitarbeitnehmende müssen grundsätzlich gleich bezahlt (Equal Pay) und gleich behandelt (Equal Treatment) werden wie vergleichbare, regulär angestellte Arbeitskräfte des entleihenden Unternehmens. Der:die Arbeitnehmende hat folglich das Recht, diesbezüglich Auskunft von der entsprechenden Firma zu fordern. Der aktuelle Mindestlohn für Leiharbeitende beträgt 12,43 € und wird am 01.04.2023 auf 13,00 € angehoben. 

Vom Grundsatz der Gleichstellung darf nur im Falle eines Tarifvertrags abgewichen werden. Ein Verstoß gegen diese Regelung kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 500.000 € nach sich ziehen. Außerdem wird zwar nicht der gesamte Arbeitsvertrag, aber dafür die Lohnvereinbarung zwischen Verleiher und Arbeitnehmer:in unwirksam.

Um gültig zu sein, muss ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag unter anderem folgende Pflichtangaben enthalten:

• Namen und Adressen der Vertragsparteien (Verleiher, Entleiher, Arbeitnehmer:in)
• Hinweis zur Erlaubnis zur gewerblichen Überlassung
• Beschreibung von Qualifikation und Tätigkeiten der arbeitnehmenden Person
• Arbeitsort, Arbeitszeiten und Zeitraum der Arbeitnehmerüberlassung
• Angaben zu Vergütung, Überstunden, Zuschlägen und Kündigung
• Übertragung der auf die Arbeitstätigkeit bezogenen fachlichen Weisungsbefugnis gegenüber dem Leiharbeitnehmer vom Verleiher auf den Entleiher
• Vereinbarungen zur Arbeitssicherheit wie die Bereitstellung von Schutzausrüstung

Nachfolgend finden Sie den Ausschnitt eines beispielhaften Arbeitnehmerüberlassungsvertrags:

Arbeitnehmerüberlassungsverträge bedürfen grundsätzlich der Schriftform. Sie wurden daher in der Vergangenheit immer schriftlich abgefasst sowie händisch unterschrieben. Dank der europaweiten Einführung rechtsgültiger elektronischer Unterschriften wurde dieser Prozess vereinfacht: Ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag kann heutzutage einfach und rechtssicher digital mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet werden. Was eine QES ist, wie man sie erstellt und inwiefern sie Risiken, die für Zeitarbeitsfirmen beim Thema Arbeitnehmerüberlassung entstehen können, reduziert, erfahren Sie im Folgenden.

Unter den drei verschiedenen e-Signaturniveaus Einfache Elektronische Signatur (EES), Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) und Qualifizierte Elektronische Signatur (QES), ist die QES die elektronische Unterschrift mit den höchsten Sicherheitsstandards. Aus diesem Grund werden besonders Dokumente mit gesetzlichen Auflagen und hohem Haftungsrisiko, wie z.B. Arbeitnehmerüberlassungsverträge, mit der QES unterzeichnet. 

Das hohe Sicherheitsniveau ist auch der Grund dafür, dass die Qualifizierte Elektronische Signatur gemäß § 126 BGB rechtlich gesehen mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist und diese immer dann ersetzen kann, wenn der Gesetzgeber keine anderen Vorschriften macht. Das bedeutet, dass man mit einer QES das sogenannte “Schriftformerfordernis” einhält. Eine Qualifizierte Elektronische Signatur von Yousign entspricht sowohl den Anforderungen der eIDAS-Verordnung als auch denen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Zur Erstellung einer QES können verschiedene Methoden verwendet werden. Yousign hat sich für das AutoIdent-Verfahren entschieden, um den Signaturprozess so sicher und nutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Beim AutoIdent-Verfahren identifizieren sich Unterzeichner:innen vor dem Signieren autonom sowie zeit- und ortsunabhängig per Video. Der Prozess läuft folgendermaßen ab:

• Erhalt der Signaturanfrage per E-Mail
• Öffnen und Lesen des zu unterzeichnenden Dokuments
• Verifizierung der Identität durch Filmen eines Ausweisdokuments und des Gesichts
• Authentifizierung mittels Eingabe eines SMS-Einmalpassworts
• Unterzeichen des Vertrags mithilfe einer Wischbewegung

Wenn Sie sich noch weiter zum Thema QES informieren möchten, lesen Sie gerne unseren Artikel “Was versteht man unter Qualifizierten Elektronischen Signaturen?”

Benötigt ein Unternehmen aufgrund eines unvorhergesehenen Konjunkturumschwungs umgehend mehr Personal als ursprünglich vorgesehen, dauert der Prozess, eigenhändig neue Mitarbeitende zu suchen und zu rekrutieren, viel zu lange. Die Einstellung von Leiharbeitenden ist da eine gute Alternative, um kurzfristig auf Personalengpässe zu reagieren. 

Und trotzdem schöpfen Zeitarbeitsfirmen in der Regel nicht die gesamte Zeitersparnis aus, die bei einem solchen Prozess möglich ist. Arbeitsverträge und Arbeitnehmerüberlassungsverträge werden häufig postalisch versandt, was Tage oder sogar Wochen in Anspruch nimmt. Oder aber es wird von Kurieren Gebrauch gemacht. Das geht zwar schneller als der Postversand, kostet aber auch deutlich mehr Geld. 

Der Zeit- und Kostenfaktor kann dank der elektronischen Signatur deutlich reduziert werden. Ein Vertrag, der zur digitalen Unterzeichnung versandt wird, kommt in der Regel innerhalb von einer halben Stunde unterschrieben zurück. Unterzeichner:innen können das Dokument signieren, wann und wo sie möchten. Dazu benötigen sie lediglich ein funktionierendes elektronisches Gerät, wie z.B. Laptop, Tablet oder Smartphone. Mit diesem einfachen und schnellen Signaturprozess sorgen Sie für höhere Vertragsabschlussraten und geringere Absprungquoten. 

Hinzu kommt, dass Sie mithilfe der Verwendung von e-Signaturen Ihre Kosten reduzieren, da keine Geldbeträge für den postalischen Versand, die Bezahlung des Kuriers oder den Druckprozess anfallen. Ein weiterer entscheidender Vorteil der elektronischen Signatur ist die Sicherheit. Yousigns e-Signaturen erfüllen alle europäischen und nationalen Vorschriften für elektronische Vertrauensdienste. Als zertifizierter Drittanbieter wird Yousign regelmäßig vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auditiert. Außerdem basieren digitale Signaturen auf einem Prinzip der kryptografischen Verschlüsselung, was sie deutlich fälschungs- und betrugssicherer macht als handschriftliche Unterschriften. Handfeste und sichere Verträge sind beim Thema Arbeitnehmerüberlassung unabdingbar. Ansonsten läuft man Gefahr, hohe Geldstrafen zahlen zu müssen oder sogar seine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung zu verlieren.

Fassen wir also zusammen: Bei der Arbeitnehmerüberlassung wird ein:e Arbeitnehmer:in einer Zeitarbeitsfirma für einen beschränkten Zeitraum an ein Kundenunternehmen verliehen und dort zur Leistung von Arbeit eingesetzt. Dabei entsteht ein Arbeitsvertrag zwischen Arbeitnehmer:in und Verleiher sowie ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zwischen Zeitarbeitsunternehmen und Entleiher. 

Beide Verträge können einfach und rechtssicher digital mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet werden. Bei der QES handelt es sich um das rechtliche Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift, das es ermöglicht, beim Prozess der Arbeitnehmerüberlassung Zeit und Kosten zu sparen und für ein maximales Sicherheitsniveau zu sorgen.

Zögern Sie nicht länger und wickeln Sie Ihre Verträge in Zukunft digital ab!

_

Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.