Was ist SaaS (Software as a Service) & welche Rolle spielt es in der e-Signatur-Welt?

In der heutigen, immer komplexer werdenden Welt gibt es Abkürzungen inzwischen wie Sand am Meer. Im Bereich der Softwareentwicklung sind CRM, ERP und IP nur einige wenige Beispiele dafür. Wir wollen uns in diesem Artikel eine Abkürzung ganz besonders vorknöpfen und diese lautet “SaaS”. Selbst wenn man den Begriff in “Software as a Service” aufschlüsselt, ist nicht sofort klar, worum es sich handelt. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, was SaaS bedeutet, wie Software as a Service funktioniert und welche Rolle dieses Vertriebsmodell in der Welt der elektronischen Signaturen spielt.

Bevor wir näher in die Funktionsweise, die Vorteile und die Verbindung des SaaS-Modells mit der e-Signatur einsteigen, widmen wir uns zunächst einer kurzen Begriffsdefinition sowie der Entstehungsgeschichte von SaaS.

Die Geburtsstunde von SaaS wurde - wie bei dem Großteil der heutigen Online-Dienste - durch die Entstehung des Internets eingeläutet. Ende der 1990er Jahre wurde das Modell der Anwendungsdienstleister (Application Service Providers = ASPs), welche Anwendungen von Drittanbietern verwalteten und hosteteten, zum SaaS-Modell weiterentwickelt.

SaaS ist eine Abkürzung für Software as a Service und meint in der heutigen Zeit die Bereitstellung einer Software über das Internet bzw. eine Cloud (Cloud-Computing). Ein SaaS-Anbieter stellt seine Software bereit, ohne dass diese extern auf den Rechnern der Nutzenden installiert werden muss. Stattdessen können Kund:innen auf die Software orts- und geräteunabhängig zugreifen. 

SaaS basiert auf einem Abonnement-Konzept, das heißt, dass Nutzende dem SaaS-Anbieter monatlich bzw. jährlich einen Betrag für die Nutzung der Anwendung zahlen. Diese Vorgehensweise hat für beide Seiten erhebliche Vorteile: Das Unternehmen, das die Software nutzt, kann die Verantwortung auf den SaaS-Anbieter verlagern und sich erhebliche Kosten sparen. Der Anbieter wiederum hat die Möglichkeit, seine Software stetig weiterzuentwickeln und zu optimieren, ohne Umsatzeinbußen verzeichnen zu müssen. Außerdem sind Saas-Anwendungen umweltfreundliche Lösungen, da sie weniger Emissionen emittieren.

Software as a Service kann in verschiedenen Bereichen zum Einsatz kommen und unterschiedliche Formen annehmen. So gibt es SaaS beispielsweise als:

• Customer-Relationship-Management-System (CRM)
• Enterprise-Ressource-Planning-Programm (ERP)
• e-Signatur-Software, 
• Vertragsmanagement-Software,
• Datenmanagementsystem,
• Dokumentenmanagementsystem,
• E-Mail-Marketingsoftware, 
• Buchhaltungssoftware, 
• Personalsoftware, 
• Sicherheitssoftware, 
• Tool für die Zusammenarbeit oder 
• als Kommunikationssoftware.

Neben SaaS gibt es im Bereich des Cloud-Computing noch weitere as-a-Service-Modelle, die jeweils verschiedene Bedürfnisse von Nutzer:innen berücksichtigen:

Ein IaaS-Dienstleister bietet die Verwaltung von Infrastruktur-Komponenten, wie z.B. Server, Netzwerke und Datenspeicher an, auf die Nutzer:innen über eine API-Schnittstelle zugreifen können. Betriebssystem, Apps und Middleware hingegen werden von der:dem Nutzenden selbst verwaltet.

Das PaaS-Modell erlaubt es Nutzer:innen, eigenen Apps auf einer Plattform zu entwickeln und zu verwalten, ohne dafür über eine eigene Infrastruktur verfügen zu müssen.

Das Managed-Software-as-a-Service-Modell bietet die Möglichkeit, die Verwaltung einer Software an externe IT-Experten auszulagern.

Desktop-as-a-Service-Anbieter stellen Nutzenden - Sie haben es sich fast gedacht - eine Desktop-Infrastruktur zur Verfügung.

Bei diesem Modell kann der:die Kund:in die Datenbank eines Anbieters nutzen, statt eine eigene zu erwerben und zu verwalten.

Ein SECaaS-Anbieter stellt Kund:innen seine Sicherheitsdienstleistungen zur Verfügung.

Sie können sich vielleicht denken, was Everything as a Service bedeutet. Hiermit ist gemeint, dass ein XaaS-Dienstleister alle der bereits erwähnten Services in einem Rund-um-Paket bereitstellt.

Nachdem wir nun geklärt haben, worum es sich bei SaaS handelt, stellt sich die Frage, wie dieses Konzept in der Praxis überhaupt funktioniert und durch welche Merkmale es sich auszeichnet. 

Technisch gesehen ist eine Software-as-a-Service-Anwendung in drei verschiedene Teile aufgebaut: Front-End, Back-End und Datenbank.

Das Front-End ist das User Interface, also der Teil der Anwendung, der für den bzw. die Benutzer:in sichtbar ist und mit dem er:sie interagiert. Das Back-End wiederum können Benutzer:innen nicht sehen, weil es sich hierbei um die Hintergrundprozesse der Software handelt. Zu guter Letzt gibt es noch die Datenbank, die alle im Laufe des Softwarebetriebs produzierten Daten sammelt, speichert und verwaltet.

Auch wenn es je nach Branche und Anwendungsfall verschiedene Arten von SaaS-Modellen gibt, so zeichnen sich alle durch ähnliche Charakteristika und Funktionen aus:

Zum einen ist eine zentralisierte Wartung und Konfiguration sowie ein zentrales Hosting charakteristisch für das SaaS-Modell. Der SaaS-Anbieter übernimmt die Verantwortung und kümmert sich darum, die Software betriebsbereit und verfügbar zu machen.

Eine Software as a Service kann monatlich oder jährlich in Form eines Abonnements genutzt werden. 

Möchte man Funktionen aus anderen Systemen in die Software integrieren, ist dies beim SaaS-Konzept mithilfe von API-Schnittstellen möglich. Diese erlauben es, mehrere Programme nahtlos miteinander zu verbinden. 

Werden zusätzliche oder weniger Nutzer:innen bzw. Anwendungen benötigt, weil sich die Geschäftsbedingungen ändern, können diese flexibel und einfach angepasst werden.

Auf eine Software as a Service kann orts- und geräteübergreifend zugegriffen und Daten können in Echtzeit abgerufen werden. 

Eine SaaS-Anwendung kann ganz unkompliziert überarbeitet, verbessert, angepasst und durch neue Funktionen und Updates aktualisiert werden.

Cloudbasierte SaaS-Lösungen werden häufig On-Premise-Softwares (On Premise = in eigenen Räumlichkeiten, vor Ort) gegenübergestellt, die sich dadurch auszeichnen, dass die Software nicht über das Internet zur Verfügung gestellt wird, sondern direkt auf den jeweiligen Servern installiert wird. Im Folgenden erläutern wir Ihnen, aus welchen Gründen es sich in vielen Fällen lohnt, auf eine SaaS-Anwendung statt auf ein On-Premise-System zurückzugreifen.

Im Gegensatz zum On-Premise-Modell fallen bei Software as a Service keine Kosten für große Investitionen wie Softwarelizenzen, Hardware, Wartung, Instandhaltung oder Ähnliches an. Stattdessen ist es ein vorhersehbarer Betrag pro Monat bzw. Jahr, der regelmäßig und ohne zusätzliche Überraschungen gezahlt wird.

Die Einrichtung von SaaS-Anwendungen ist vergleichsweise unkompliziert, sodass Zeit und Ressourcen für Implementierung und Betrieb gespart werden. So kann sich die IT-Abteilung auf die strategisch wichtigsten Projekte kümmern und muss sich nicht mit zeitaufwendigen Verwaltungsaufgaben beschäftigen.

Einer der größten Vorteile von cloudbasierten SaaS-Lösungen ist vermutlich die Möglichkeit, diese flexibel zu skalieren. Ändern sich die Geschäftsanforderungen und es werden mehr Lizenzen oder andere Anwendungen benötigt, können diese einfach und schnell hinzugefügt werden. Bei den vergleichsweise rigiden On-Premise-Modellen ist eine solch rapide Skalierung in der Regel nicht möglich.

Aufgrund der Tatsache, dass SaaS-Lösungen über die Cloud bereitgestellt werden, kann die Software jederzeit aktualisiert und mit neuen Sicherheitsupdates ausgestattet werden. So kann sich mit den neusten Technologien rund um die Uhr gegen externe Zugriffe und Datenmissbrauch geschützt werden.

Funktionen des Teilens und der Zusammenarbeit machen es in SaaS-Lösungen möglich, team- und abteilungsübergreifend zu arbeiten und unabhängig von Ort und Zeit auf verschiedene Daten und Informationen zuzugreifen. So werden Entscheidungsprozesse beschleunigt, die Kommunikation vereinfacht und die Produktivität erhöht.

Abgesehen davon, dass man sich als Nutzer:in einer SaaS-Anwendung nicht um das Hosten, Konfigurieren und Warten der Software kümmern muss, geht man auch ein geringeres finanzielles Risiko ein. Ein Abonnement kann jederzeit flexibel gekündigt werden und man zahlt in der Regel nur für das, was man auch tatsächlich nutzt.

Bereits zu Beginn des Artikels haben wir Ihnen verschiedene Beispiele für Arten von SaaS-Lösungen genannt. Eines dieser Beispiele, die e-Signatur-Software, werden wir im Folgenden nun etwas genauer unter die Lupe nehmen.

Eine e-Signatur-Lösung wie die von Yousign wird über eine Cloud bereitgestellt und kann in Form einer webbasierten App oder einer API-Schnittstelle genutzt werden. Mithilfe dieser Anwendung ist es möglich, rechtsgültige elektronische Signaturen zu erstellen. So können Verträge und Dokumente sicher digital aufgesetzt, verwaltet, signiert und archiviert werden.

Den Rechtsrahmen für elektronische Vertrauensdienste stellt in der EU die sogenannte eIDAS-Verordnung dar, die e-Signaturen für rechtsgültig erklärt, sofern sie die eIDAS-Anforderungen erfüllen. In Deutschland gibt es zusätzlich noch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO),  die Vertrauensdiensteanbieter wie Yousign einhalten müssen, um einen sicheren Datenschutz zu gewährleisten.

Yousigns Software liegt beispielsweise ausschließlich auf europäischen Servern, hält die eIDAS- und DSGVO-Anforderunen ein und ermöglicht einen flexiblen Zugang über die Cloud.

Viele Firmen nutzten bereits eine e-Signatur-Lösung, da Sie im Vergleich zur handschriftlichen Alternative viele Vorteile bieten. Durch den Wegfall von Druck-, Scan- und Postversandprozessen können nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch Kosten gespart werden. Die gesparte Zeit, die sonst für administrative Aufgaben verschwendet wird, kann stattdessen für das Kerngeschäft genutzt werden. 

Wie eine solche Software funktioniert, zeigen wir Ihnen im Folgenden anhand von Yousigns Lösung.

SaaS-Plattformen bieten ihren Kund:innen die Möglichkeit, orts-, zeit- und geräteungebunden über die Cloud auf ihre Anwendung zuzugreifen, ohne diese Installieren, Warten, Hosten oder Instandhalten zu müssen. Aufgrund der vielen Vorteile, die dieses System für beide Parteien hat, ist damit zu rechnen, dass sich Software as a Service noch weiter verbreiten und immer mehr genutzt werden wird.

Ein Beispiel für eine SaaS-Lösung sind e-Signatur-Plattformen, mithilfe derer Unternehmen Ihre Verträge digital erstellen, unterzeichnen und archivieren können.
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