Die e-Signatur im Verkauf: Unternehmen in 2025

Ohne elektronische Signaturen ist ein moderner Verkaufsprozess nicht denkbar. Vorbei sind die Jahre, in denen nach der Übereinkunft mit einem Kunden Verträge auf Papier ausgestellt und per Post zur Unterzeichnung versandt werden. Ein seriöses Unternehmen will sicherstellen, dass der Kunde schon im Verkaufsprozess die besten Erfahrungen macht.

Das bedeutet, dass alles so schnell und effizient wie möglich ablaufen muss. In der Zeit, in der sich ein Vertrag auf dem Postweg befindet, kann sich manch ein Kunde schon umentschieden haben und die Zeit, die man in dessen Akquise investiert hat, war umsonst. In diesem Artikel erklären wir, wie Ihre Sales-Teams von der Integration der e-Signatur profitieren.

Eine elektronische Signatur ist das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterschrift. Sie ermöglicht es, Dokumente sicher und rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Dabei unterscheidet man zwischen der Einfachen Elektronischen Signatur, der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur und der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES). Der rechtliche Rahmen für elektronische Signaturen wird durch die eIDAS-Verordnung in der EU festgelegt.

Elektronische Signaturen bieten viele Vorteile für Vertriebsteams:

• Automatisierung: Angebote und Verträge können automatisch erstellt und zur Unterzeichnung versendet werden.
• Mobilität: Kunden und Vertriebsteams können Dokumente jederzeit und von überall aus unterzeichnen.
• Integration: Elektronische Signaturen lassen sich problemlos in CRM-Systeme und andere Verkaufstools integrieren.
• Nachverfolgbarkeit: Die vollständige Dokumentation des Unterzeichnungsprozesses ermöglicht eine einfache Überprüfung und Auditierung.

Zeitersparnis:

• Verkaufsdokumente stehen sofort digital zur Verfügung.
• Der Versand per Post oder das Warten auf handschriftliche Unterschriften entfällt.

Kostensenkung:

• Es werden Kosten für Papier, Druckmaterialien und Versand eingespart.
• Fehler, die durch manuelle Bearbeitung entstehen, werden minimiert.

Rechtssicherheit:

• Die Einhaltung der eIDAS-Verordnung sichert die Rechtsgültigkeit der Unterzeichnungen.
• Insbesondere die Qualifizierte Elektronische Signatur bietet höchste Sicherheit und Schutz vor Missbrauch.

Steigerung der Abschlussraten:

• Einfache und flexible Prozesse erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden schneller handeln.

Kundenzufriedenheit:

• Kunden schätzen die Möglichkeit, Dokumente bequem online zu unterzeichnen.

• Effizienzsteigerung: Die Einführung elektronischer Signaturen beschleunigt den gesamten Verkaufsprozess.
• Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die moderne digitale Lösungen einsetzen, präsentieren sich als fortschrittlich und kundenorientiert.
• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier unterstützt die Nachhaltigkeit.

• Vertragsabschlüsse: Verkaufs- und Dienstleistungsverträge lassen sich zügiger abschließen.
• Angebotsannahme: Kunden haben die Möglichkeit, Angebote direkt zu unterzeichnen und zurückzusenden.
• Genehmigungen: Freigaben innerhalb des Teams oder durch den Kunden erfolgen auf digitalem Weg.

Definition:
Eine elektronische Signatur ist kein digitales Bild, sondern erhält ihre Gültigkeit durch Daten, die mit dem unterzeichneten Dokument verknüpft werden. Sie dient dazu, die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und die Integrität des Dokuments zu gewährleisten. Sie ist das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterschrift und in der gesamten EU rechtlich anerkannt.

1. Einfache Elektronische Signatur (EES):
   Keine speziellen Sicherheitsanforderungen. Beispiele sind gescannte Unterschriften oder das Klicken auf eine "Zustimmen"-Schaltfläche.
2. Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES):
   Diese Signatur ist eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft. Sie ermöglicht die Identifizierung und bietet Schutz vor Manipulation.
3. Qualifizierte Elektronische Signatur (QES):
   Sie stellt das höchste Sicherheitsniveau dar. Sie erfordert ein qualifiziertes Zertifikat sowie eine sichere Signaturerstellungseinheit. Zudem erfüllt sie die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und ist in der EU rechtlich gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift.

Empfänger können die Gültigkeit der Signatur mit entsprechenden Prüfprogrammen oder über den Anbieter des Zertifikats verifizieren.

Verträge und Angebote können sofort erstellt, versendet und unterzeichnet werden. Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses werden Transaktionen deutlich schneller.

• Es fallen keine Kosten für Druck, Papier oder Versand an. Der Aufwand für Verwaltung und Archivierung wird minimiert.
• Dokumente können von Kunden jederzeit und überall unterzeichnet werden. Eine benutzerfreundliche Handhabung steigert die Akzeptanz.
• Die Signaturen sind dank FES und QES authentisch und bleiben unverändert. Audit-Trails dokumentieren den gesamten Unterzeichnungsprozess. Elektronische Signaturen unterstützen papierlose Abläufe und helfen, den ökologischen Fußabdruck zu verringern.

• Automatisierte Abläufe: Dokumente können direkt aus CRM- oder ERP-Systemen erstellt und zur Unterzeichnung versendet werden.
• Echtzeit-Abwicklung: Kunden haben die Möglichkeit, Verträge sofort zu unterzeichnen, ohne Verzögerungen durch Postversand oder persönliche Treffen.
• Fehlerreduktion: Digitale Systeme minimieren manuelle Eingabefehler und stellen sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind.

1. Die eIDAS-Verordnung regelt die Verwendung von elektronischen Signaturen in der EU. Eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) hat die gleiche rechtliche Gültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift.
2. Bei der Identifizierung des Unterzeichners ist es wichtig, dass diese eindeutig erfolgt, insbesondere bei qualifizierten oder fortgeschrittenen elektronischen Signaturen.
3. Der Schutz personenbezogener Daten spielt eine entscheidende Rolle, wenn es um die Verarbeitung elektronischer Signaturen geht. Es ist unerlässlich, die Datenschutzbestimmungen, wie die DSGVO in der EU, zu beachten.
4. In bestimmten Branchen, wie den Finanzdienstleistungen, sind spezifische Sicherheitsstandards für digitale Transaktionen erforderlich. Hier kann die qualifizierte elektronische Signatur (QES) besonders nützlich sein.

Egal in welchem Sektor Sie tätig sind, Sales-Abteilungen sind überall anzutreffen. Viele Branchen profitieren spezifisch von der Nutzung elektronischer Signaturen.

1. Immobiliensektor:
   Digitale Signaturen für Miet- und Kaufverträge beschleunigen den Verkaufsprozess und reduzieren die Fehlerquote.
2. Finanzbranche:
   Banken und Versicherungen setzen die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ein, um online rechtsverbindliche Verträge abzuschließen.
3. E‑Commerce:
   Die Zustimmung zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Zahlungsvereinbarungen wird durch elektronische Signaturen vereinfacht.
4. Gesundheitssektor:
   Die digitale Unterzeichnung von Patientenformularen und Einwilligungserklärungen steigert die Effizienz in Kliniken und Praxen.

 Ja, elektronische Signaturen sind in allen Ländern der EU rechtlich anerkannt.

• EU: Die eIDAS-Verordnung garantiert die Rechtsgültigkeit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES).
• USA: Der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) und das Uniform Electronic Transactions Act (UETA) regeln die rechtliche Anerkennung.
• Die Rechtsgültigkeit hängt von der Art der Signatur und den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Dokuments oder der Branche ab.